Che cos’è una bacheca Kanban? Come funziona e 3 esempi
Una bacheca Kanban è un semplice sistema visivo per gestire attività, progetti e flussi di lavoro. Mostra cosa deve essere fatto, su cosa si sta lavorando e cosa è terminato, solitamente utilizzando colonne come Da fare, In corso e Fatto.
Le bacheche Kanban sono particolarmente utili quando il lavoro è distribuito tra e-mail, fogli di calcolo, messaggi chat e riunioni. Invece di dover indovinare cosa è bloccato o chi è responsabile di un'attività, i team possono visualizzare lo stato del lavoro in un'unica vista centralizzata.
In questa guida scoprirai cos'è una bacheca Kanban, come funziona, vedrai alcuni esempi e imparerai a conoscere gli elementi di base. Negli ultimi 10+ anni ho utilizzato flussi di lavoro Kanban in progetti web, team di produzione e processi operativi, e illustrerò gli approcci pratici che funzionano davvero.
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Cos'è una bacheca Kanban?
Una bacheca Kanban è un sistema di gestione del flusso di lavoro che aiuta i team a visualizzare il lavoro mentre attraversa diverse fasi di completamento. Le attività sono rappresentate da schede che vengono spostate tra colonne, le quali riflettono lo stato attuale del lavoro, ad esempio Lavoro arretrato, In corso, Revisione e Fatto.
A differenza degli elenchi statici di attività, le bacheche Kanban offrono una vista in tempo reale del carico di lavoro, delle priorità e degli impedimenti. Possono essere realizzate digitalmente utilizzando un software Kanban oppure fisicamente, ad esempio utilizzando una grande lavagna bianca e dei post-it.
Cos'è il Kanban e a chi è rivolto?
Kanban è una metodologia di gestione del flusso di lavoro incentrata sul miglioramento del modo in cui il lavoro attraversa un processo. I team utilizzano il Kanban per visualizzare le attività, gestire i carichi di lavoro, ridurre i colli di bottiglia e migliorare continuamente la distribuzione.
Il Kanban si basa su alcuni principi fondamentali:
- Visualizzare il lavoro: rendere visibili a tutto il team le attività, le priorità e l'avanzamento
- Limitare il lavoro in corso (WIP): ridurre il multitasking controllando quante attività sono attive contemporaneamente
- Concentrarsi sul flusso: mantenere il lavoro in movimento in modo costante invece di lasciare che le attività si accumulino
- Identificare tempestivamente i colli di bottiglia: individuare rapidamente le fasi del flusso di lavoro bloccate o sovraccariche
- Migliorare continuamente: ottimizzare i flussi di lavoro nel tempo sulla base delle prestazioni reali del team
Il Kanban ha avuto origine nella produzione snella e in seguito è stato ampiamente adottato nei flussi di lavoro Agile e DevOps grazie alla sua flessibilità e alla sua attenzione alla distribuzione continua.
Oggi, le bacheche Kanban sono estremamente diffuse e vengono utilizzate nei team di sviluppo software, operazioni, marketing, gestione dei prodotti e creativi per migliorare la collaborazione e la visibilità dei progetti.
3 esempi di bacheche Kanban ben realizzate
Che una bacheca Kanban si trovi su una lavagna bianca nella tua camera da letto o sia uno strumento software aziendale altamente complesso, il Kanban può aiutarti a vedere a colpo d'occhio cosa sta accadendo ora, cosa deve ancora accadere e cosa è già successo.
Vediamo alcuni esempi di come le persone utilizzano le bacheche Kanban nella gestione del lavoro reale, dai quali puoi prendere spunto:
1. Piano di rilascio di un prodotto per una squadra SaaS
I responsabili dei prodotti digitali e i team di sviluppo software spesso si affidano completamente alle loro bacheche Kanban. A questo punto, praticamente ogni strumento di sviluppo agile dispone della funzionalità di bacheca Kanban, e ogni team con cui ho lavorato in passato ha utilizzato una bacheca Kanban.
Indipendentemente dalla metodologia utilizzata dal team, una bacheca Kanban può essere utile per tenere le persone informate, visualizzare il processo di lavoro e, in alcuni casi, contribuire persino a mantenere le parti interessate aggiornate sulla tua tabella di marcia e sui prossimi passi.
Nota: Nello sviluppo dei prodotti è particolarmente importante considerare attentamente la dimensione delle attività mostrate sulla stessa bacheca. In molti casi, è possibile utilizzare una gerarchia delle attività per “raggruppare” elementi più dettagliati in unità di lavoro più ampie e strategiche.
Nella maggior parte dei casi, le attività più piccole si troveranno sulla bacheca Kanban del team di sviluppo, mentre gli elementi di livello superiore e più ampi a cui contribuiscono tali attività saranno rappresentati su una bacheca separata destinata alla direzione e alle parti interessate, sotto forma di tabella di marcia.
2. Uno strumento dettagliato per il monitoraggio delle campagne di marketing
Una cosa che ho osservato costantemente nei team di marketing è la rapidità con cui diventa difficile monitorare il lavoro quando approvazioni, revisioni dei contenuti, date di lancio e riscontri delle parti interessate iniziano ad accumularsi tra e-mail e conversazioni in chat. Le bacheche Kanban offrono ai team una visione operativa molto più chiara di ciò che è in attesa di riscontri, di ciò che è bloccato, di ciò che è stato approvato e di ciò che è già online.
Questa flessibilità è uno dei motivi principali per cui strumenti come Asana e monday.com hanno adottato flussi di lavoro in stile Kanban insieme a calendari, sequenze temporali e funzionalità più ampie di gestione dei progetti.
Scopri di più su come utilizzare Kanban per la gestione dei progetti qui.
3. Una coda di ticket per l'assistenza IT
L'assistenza IT utilizza le colonne Da fare, In corso, In attesa dell'utente e Risolto. I responsabili dei team assegnano rapidamente la priorità ai ticket urgenti, li assegnano ai membri del team e visualizzano gli arretrati delle risposte per mantenere la soddisfazione degli utenti.
Trova qui altri esempi di Kanban.
Elementi delle bacheche Kanban
Le bacheche Kanban sono uno strumento estremamente utile per la visualizzazione dei flussi di lavoro e la gestione efficace delle attività.
Le bacheche Kanban sono composte da tre elementi principali:
- Schede
- Colonne
- Limiti WIP (limiti al lavoro in corso)
Schede
Nelle bacheche Kanban, le schede rappresentano singole attività da completare. Ogni scheda rappresenta un'attività unica e specifica. Le attività possono variare in dimensioni e complessità a seconda dell'utilizzo delle bacheche Kanban.
Ad esempio, una bacheca Kanban di alto livello potrebbe avere una scheda per “lanciare un nuovo sito web”, mentre la bacheca utilizzata per gestire il lancio di quel sito potrebbe avere più schede per i vari elementi, fino ad arrivare a “selezionare i colori del marchio per la homepage”, “testare le animazioni sulle pagine dei prodotti” o “inserire i testi di marketing dei prodotti nelle nuove pagine dei prodotti”.
Indipendentemente dal livello di granularità, le schede rappresentano una parte del progetto o del lavoro operativo da svolgere. Le schede possono assumere la forma di una scheda virtuale su una bacheca Kanban virtuale o online, oppure essere semplicemente un post-it su una parete dell’ufficio.
Colonne
Ogni bacheca Kanban contiene almeno tre colonne: Da fare, Lavori in corso (WIP) e Completato. Da lì, i team solitamente aggiungono altre fasi per riflettere il modo in cui il lavoro procede effettivamente attraverso il loro processo e i punti in cui tende a... subire ritardi.
Le colonne più comuni possono includere:
- Revisione
- Test
- Approvazione
- Pronto per la pubblicazione
- Bloccato
- Pronto per il lancio
Nella mia esperienza, le bacheche Kanban più utili sono quelle che rispecchiano la realtà abbastanza fedelmente da permettere al team di capire immediatamente a che punto si trova il lavoro e dove si sta bloccando. Ad esempio, la mia bacheca personale per l’organizzazione del matrimonio includeva una colonna “Pagamento finale”, soprattutto perché i fornitori di servizi per matrimoni hanno una straordinaria capacità di ricordarsi delle fatture esattamente alle 8:03 di un martedì mattina.
Limiti WIP
I limiti del lavoro in corso, o limiti WIP, sono limiti applicati agli elementi in corso, il che significa che, se viene implementato un limite WIP, solo quel numero di elementi può essere considerato in corso in un determinato momento.
I limiti WIP non sono necessariamente un requisito della bacheca Kanban in sé (la bacheca visiva), ma sono un elemento essenziale della metodologia Kanban. I limiti WIP stabiliscono quanto lavoro può essere in corso in un determinato momento e incoraggiano i team a collaborare per portare a termine ciò che iniziano prima di passare ad altro lavoro.
Una regola generale per il limite WIP di un team è: numero di collaboratori + 1. Il personale dedicato esclusivamente alla gestione non è incluso. Ciò significa che in qualsiasi momento possono esserci solo n+1 schede Kanban nello stato “in corso”.
Se qualcuno è bloccato e vuole portare qualcosa di nuovo nella colonna “in corso”, deve prima aiutare un altro membro del team a spostare ciò che è già in corso nella colonna “completato”: questa pratica è nota come collaborazione collettiva per risolvere il problema.
Vantaggi delle bacheche Kanban
Una bacheca Kanban fa subito una cosa molto utile:
Tutti possono vedere il lavoro
Mostra a tutti cosa sta succedendo, cosa è bloccato, dove possono intervenire per aiutare e cosa è stato completato.
Ciò significa che l’intero team può vedere rapidamente:
- Cosa deve ancora essere fatto
- Su cosa si sta lavorando attualmente
- Cosa è bloccato
- Cosa è già stato completato
E sì, vedere le attività spostarsi nella colonna “Completato” offre una piccola ma concreta spinta al morale.
2. È più difficile nascondere i blocchi
Quando il lavoro è distribuito tra email, chat, documenti, riunioni e la memoria di qualcuno risalente a martedì scorso, è facile non accorgersi dei blocchi.
Se cinque attività sono ferme in “Revisione” e non avanza nulla, la bacheca praticamente alza la mano e dice: “Salve. Qui c’è qualcosa che non va.”
Questa visibilità aiuta i team a individuare prima i ritardi, risolvere più rapidamente i problemi ed evitare di scoprire le criticità solo quando la scadenza è ormai alle calcagna di tutti.
3. Metriche misurabili
Un altro vantaggio delle bacheche Kanban nel lavoro operativo è la possibilità di misurare metriche come il tempo di consegna previsto per completare un’attività. Il tempo di ciclo e il tempo di consegna possono essere ricavati osservando un processo coerente nel tempo.
Bacheche Kanban e bacheche Scrum a confronto
Il dibattito su Kanban e Scrum è vecchio quanto il mondo e spesso viene frainteso. Scrum è una metodologia agile di gestione dei progetti incentrata sul feedback rapido attraverso brevi iterazioni.
Kanban, d’altra parte, è sia una metodologia sia uno strumento specifico. Sebbene risolvano problemi diversi, possono in realtà funzionare insieme sorprendentemente bene.
Ecco il modo più semplice in cui lo spiego dopo anni trascorsi a vedere i team confonderli:
| Kanban | Scrum |
|---|---|
| Si concentra sul flusso di lavoro continuo | Si concentra su sprint di durata fissa |
| Dà priorità al flusso e alla limitazione del WIP | Dà priorità alla pianificazione degli sprint e agli obiettivi delle iterazioni |
| Il lavoro procede continuamente | Il lavoro è raggruppato in cicli con intervalli di tempo prestabiliti |
| Priorità flessibili | Le priorità restano bloccate durante uno sprint |
| Non prevede ruoli obbligatori | Include ruoli definiti come Scrum Master e Product Owner |
| Rappresentato visivamente con schede Kanban | Spesso utilizza schede Scrum durante gli sprint |
Una cosa che confonde i team è che una bacheca Kanban può assolutamente esistere all'interno di un flusso di lavoro Scrum. Nella pratica, molti team Scrum utilizzano bacheche in stile Kanban per monitorare le attività dello sprint mentre passano dal backlog a in corso fino a completate.
Il modo più semplice per pensarla è questo:
- Scrum definisce come il team pianifica ed esegue il lavoro
- Le bacheche Kanban visualizzano il lavoro man mano che viene svolto
In altre parole, Scrum è il ritmo operativo, mentre la bacheca Kanban è il livello di visibilità che aiuta tutti a vedere cosa sta avanzando, cosa è bloccato e cosa richiede ancora attenzione prima della fine dello sprint.
Kanban vs grafico di Gantt
È importante capire che una bacheca Kanban non sostituisce un grafico di Gantt. Ha invece uno scopo leggermente diverso. Una bacheca Kanban è molto più specifica di un grafico di Gantt, poiché mostra le attività effettive che i membri del team stanno svolgendo per completare un'attività.
Mentre un grafico di Gantt offre una panoramica più completa del progetto per illustrare scadenze o tempistiche, le bacheche Kanban sono strutturate attorno a iterazioni o sprint specifici all'interno dei progetti.
Domande frequenti sulle bacheche Kanban
Queste domande emergono continuamente tra i team che si stanno avvicinando al metodo Kanban o che cercano di ottenere di più da una bacheca già configurata:
È possibile creare una bacheca Kanban con un modello Excel?
Esistono strumenti Kanban gratuiti?
Quante colonne dovrebbe avere una bacheca Kanban?
Come si impostano i limiti WIP?
Le bacheche Kanban sono adatte ai team da remoto o distribuiti?
Iniziamo!
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