Lean Project Management: 5 Principi e Guida Completa
La gestione dei progetti secondo il modello lean mira a raggiungere l’eccellenza operativa ottimizzando l’efficienza e riducendo gli sprechi nei processi di lavoro.
Sebbene questa metodologia abbia origine nell’industria automobilistica, ha acquisito popolarità in una vasta gamma di settori. Vediamo come viene utilizzata nella gestione dei progetti digitali.
Cos’è la gestione dei progetti Lean?
La gestione lean dei progetti è una metodologia incentrata sull’efficienza e sulla riduzione degli sprechi. In poche parole: lavorare in modo più intelligente, non più duro.
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Dando priorità al miglioramento continuo e al valore per il cliente, il metodo lean punta a:
- Semplificare i processi
- Eliminare passaggi non necessari
- Offrire risultati di qualità superiore con risorse minime
L’approccio lean trova le sue radici nei primi giorni della produzione automobilistica. Toyota ha preso la famosa strategia di produzione di massa snella di Ford e l’ha adattata alle diverse esigenze di prodotti e del mercato. Il Toyota Production System (TPS) è stato il precursore della gestione lean dei progetti.
Lean si concentra sulla riduzione di tre specifici tipi di sprechi:
- Muda: Attività o processi che consumano risorse senza aggiungere valore per cui i clienti siano disposti a pagare (noti anche come sovrapproduzione o superlavorazione), quali i test e la QA.
- Mura: Irregolarità o incoerenza nella distribuzione del lavoro, come la ripartizione dei compiti che può causare sovraccarico ad alcuni membri del team mentre altri restano sottoimpiegati.
- Muri: Sovraccarico o carichi di lavoro irrealistici, ad esempio assegnare un volume eccessivo di attività in tempi troppo stretti, aumentando così il rischio di burnout e di errori.
Lean è uno dei tanti approcci di gestione agile dei progetti (altri sono Scrum e Kanban). Indipendentemente dalla metodologia lean o agile (o non agile) seguita, i progetti si gestiscono sempre al meglio tramite un software di gestione progetti.
I 5 principi della gestione dei progetti Lean
In "Lean Thinking", James P. Womack e Daniel T. Jones hanno individuato cinque principi fondamentali per la gestione dei progetti lean.
1. Identificare il valore
In parole semplici, significa individuare ciò per cui il cliente è disposto a pagare. Non è molto diverso dal presentare una stima del progetto e un ambito di lavoro, insieme al prezzo proposto a un cliente, per capire se desidera procedere.
2. Individuare il flusso di valore per ciascun prodotto
Crea una mappa del flusso di valore per avere una rappresentazione visiva di tutto il lavoro da svolgere. In sostanza, si tratta di un diagramma di flusso che mostra come materiali e informazioni si muovono lungo il percorso di progetto.
3. Creare il flusso
Stabilire un flusso di lavoro continuo e regolare, senza interruzioni, dall’inizio alla fine del progetto. Questo serve a massimizzare l’efficienza del processo e prevenire ritardi e colli di bottiglia nella produzione.
4. Stabilire il pull
Allinea la produzione alla reale domanda del cliente (cioè un sistema "pull"), garantendo che le risorse siano utilizzate in modo efficiente in base alle esigenze in tempo reale anziché produrre lavoro superfluo. Questo consente alle aziende o ai team di progetto di evitare l’accumulo di scorte o prodotti in magazzino in attesa di un ordine, risparmiando tempo e denaro.
5. Perseguire la perfezione
Punta al miglioramento continuo, elimina sprechi e inefficienze e ottimizza i processi per raggiungere il massimo livello di efficienza e valore nei tuoi progetti.
Tecniche della gestione dei progetti Lean
Due sono le principali tecniche lean che dovresti conoscere:
- Ciclo di Deming: Questo processo comporta un apprendimento continuo e l'adattamento basato su tali apprendimenti. È anche noto come ciclo PDCA o PDSA, che sta per Pianificare, Fare, Controllare (o Studiare) e Agire. Si inizia creando un piano per raggiungere un obiettivo specifico, poi si realizza tale piano. Successivamente si controlla o si studia l’impatto del piano e infine si applica ciò che si è appreso al piano successivo.
- Lean Six Sigma: Questo processo di gestione dei progetti combina il metodo Six Sigma con i principi lean. Six Sigma utilizza dati, probabilità e statistiche per ridurre sprechi ed errori, nonché tecniche come l’analisi delle cause profonde.
Vantaggi della Lean Project Management
La metodologia lean ha impatti che vanno oltre la creazione di efficienze. Essi includono:
- Creazione di una cultura del miglioramento dei processi: Lean punta a mantenere i processi di lavoro flessibili affinché tutti i membri del team possano suggerire o provare nuovi modi di lavorare. Questo può promuovere una mentalità in cui i team sono predisposti a individuare modalità di miglioramento.
- Migliorare la visibilità con stakeholder e clienti di progetto: I progetti lean richiedono molto contributo da parte del cliente o degli stakeholder per garantire che non ci siano sforzi o ambiti extra. Durante la definizione dei deliverable, i principali stakeholder dovrebbero essere coinvolti nel processo per assicurare che il documento finale contenga solo ciò che ha valore.
- Riduzione dei costi: Poiché la metodologia lean di project management evita che le aziende costruiscano prodotti prima che siano necessari (conosciuto come sistema just-in-time), i costi possono essere ridotti evitando scorte in eccesso. Inoltre, lavorando per perseguire la perfezione, il pensiero lean chiede ai membri del team di monitorare costantemente il bilancio.
Svantaggi della Lean Project Management
Come qualsiasi metodologia di project management, la lean può presentare alcune sfide.
- Perdere di vista la visione d’insieme: In un ciclo di vita di progetto lean, si cercano miglioramenti piccoli e incrementali. Lean non offre molte opportunità di fare un passo indietro e guardare al quadro generale. In tal contesto, si rischia di essere "parsimoniosi con le spese minori ma spreconi con quelle maggiori”, perché ciò che fa risparmiare tempo o sforzi in una parte del progetto può generare più lavoro (o rilavorazione) in un’altra.
- Essere più reattivi che proattivi: Lean è pensato per evitare la sovrapproduzione. Questo può rendere difficile prevedere la domanda quando i trend di mercato o eventi imprevisti cambiano le esigenze dei clienti.
Casi d’Uso della Lean Project Management
La lean project management è particolarmente utile in situazioni di progetto dove:
- Hai risorse o budget limitati: Lean ti aiuterà a ridurre gli sprechi e ottenere efficienza, permettendoti di sfruttare al massimo le risorse e tagliare costi o perdite di tempo inutili.
- Hai bisogno di spazio per flessibilità e adattabilità: Poiché lean si muove rapidamente e prevede revisioni regolari (spesso in corrispondenza di tappe di progetto), i team possono adattarsi rapidamente per affrontare feedback, cambiamenti nello schema di progetto o nuove informazioni o decisioni che impattano sul progetto.
- Hai una scadenza ravvicinata: Lean pone l’accento sulle risposte rapide ai cambiamenti, permettendo al team di adattarsi alle modifiche che altrimenti potrebbero complicare il raggiungimento degli obiettivi nei tempi previsti.
- Devi dare priorità al miglioramento continuo: Lean offre un sistema integrato per migliorare nel tempo. Questo è ideale per team composti da membri junior o per team che lavorano insieme per la prima volta.
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