Che Cos’è la Gestione di Progetti Digitali? [Guida Definitiva]
C'è una domanda cruciale all'interno della comunità della gestione di progetti digitali: Nel nostro mondo digitale in evoluzione, la gestione di progetti digitali è un ruolo o una competenza?
Che cos'è la gestione di progetti digitali?
La gestione di progetti digitali (DPM) consiste nel guidare, pianificare, organizzare, motivare e consegnare progetti abilitati dal web; è costruire cose in un mondo digitale, per un mondo digitale. Si tratta di gestire progetti con deliverable digitali—dati, pixel, interfacce e schermi.
I project manager digitali utilizzano tecnologie web per consegnare qualsiasi cosa, dai siti web alle app mobili, dai video ai giochi, dall'e-commerce alle email, dalle campagne sui social media alla realtà virtuale, o dalla pubblicità multimediale avanzata alle installazioni digitali outdoor. Significa consegnare progetti in un mondo connesso e online dove marchi e organizzazioni interagiscono direttamente con i clienti.
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I deliverable digitali sono ciò che rende un progetto bisognoso di una gestione di progetti digitali, piuttosto che di qualsiasi altro tipo di gestione di progetto.
Questi deliverable e i workflow creativi utilizzati per crearli (spesso da un'agenzia, studio, team web interno o in ambito consulenziale) hanno generato un tipo di project manager che usa una mentalità, un set di competenze e strumenti diversi per consegnare digitalmente.
L’approccio alla gestione di progetti digitali
- Mentalità: I DPM sono orientati al valore, agili e iterativi, e focalizzati sul massimizzare la consegna di valore in modo rapido ed efficiente.
- Competenze: Le competenze tecniche sono importanti, ma a prevalere sono le competenze trasversali. L'intelligenza emotiva e quella sociale sono fondamentali per la collaborazione, e i DPM devono agire da leader strategici.
- Strumenti: Gestiamo più progetti e deliverable con meno risorse e tempo, e siamo concentrati sullo sfruttare strumenti e tecnologie per far crescere l’efficienza.
Gestione di progetti digitali: un ruolo, una competenza o entrambi?
La natura sempre più collaborativa di molte organizzazioni è ciò che alimenta questa domanda. La tentazione, naturalmente, è quella di risparmiare e ridurla semplicemente a una competenza, affidando quindi la gestione del progetto a un membro del team dotato di ottime capacità comunicative.
Dobbiamo riconoscere il nostro stesso bias qui, ma ancora e ancora arriviamo alla stessa risposta definitiva: la gestione di progetti digitali è più di una semplice competenza—è un ruolo chiave che richiede una mentalità per fare da ponte tra tutti gli stakeholder di uno specifico progetto e ottenere risultati ottimali che altrimenti non si potrebbero raggiungere.
Noi occupiamo quello spazio unico, proprio al centro della ragnatela, sempre attenti in tutte le direzioni, usando gli strumenti e la tecnologia per percepire e reagire alle vibrazioni provenienti da tutti i diversi fili. Come nodo informativo critico, poi interpretiamo questi segnali e traduciamo cosa significano per l’esito generale, per le altre sezioni della rete e per il cliente stesso.
E siamo sempre pronti a identificare problemi e rischi di progetto che potrebbero strappare la ragnatela e bloccare l’avanzamento del progetto.
In sostanza, il tutto è più della somma delle sue parti; senza dubbio, la gestione di progetti digitali è indiscutibilmente un ruolo fondamentale.
Qual è la descrizione del lavoro di un Digital Project Manager?
Galen Low, co-fondatore di The Digital Project Manager, l’ha riassunto al meglio durante una conversazione telefonica informale: i DPM raccolgono, curano, traducono e comunicano per consegnare un progetto nei tempi e nel budget stabiliti.
I DPM sono specializzati nel far accadere le cose, e con questo intendiamo garantire che tutti i membri del team abbiano le risorse, il tempo e le competenze necessarie per svolgere il proprio compito.
Se tutto ciò suona ancora un po' vago, entriamo più nello specifico. Ho chiesto a Mackenzie Dysart, Project Management Professional (PMP) e Certified Scrum Master, di descriverci come si svolge tipicamente un ciclo di vita di progetto per lei:
- Ambito e aspettative: Comprendere l’ambito del progetto e i prodotti digitali coinvolti, e cosa è stato venduto (che potrebbe essere effettivamente diverso!)
- Kickoff interni ed esterni: Stabilire il sistema di software di gestione dei progetti preferito dal cliente e comunicare le tue metodologie e i tuoi framework di gestione del progetto, incontrare il tuo team di progetto, stabilire il calendario del progetto e determinare i principali indicatori di successo del progetto.
- Stand-up giornalieri: Controllare quotidianamente con il tuo team e la leadership per assicurarti che tutti siano allineati, valutare la gestione delle risorse e del tempo, e comunicare questi aggiornamenti tra i team e la leadership.
- Report di budget e logistica della pianificazione: Monitorare e comunicare gli aggiornamenti di budget e pianificare per le festività e le pause programmate, affrontando anche questioni impreviste riguardanti il budget complessivo, la tempistica e l’ambito.
- Ottenere l’approvazione del cliente e andare live: Ottenere l’approvazione finale e portare il prodotto minimo fattibile sul mercato per la valutazione
- Gestire le problematiche e ottimizzare per le migliori prestazioni e risultati: Valutare le prestazioni e guidare i miglioramenti del prodotto in tempo reale.
Quando guardi questa lista esaustiva, viene da chiedersi: perché mai qualcuno dovrebbe lanciare qualsiasi tipo di prodotto digitale senza un digital product manager al comando?
Un Digital PM ha molti nomi diversi
Agli esseri umani piace complicare le cose semplici, e il titolo di lavoro DPM è un esempio perfetto. Un digital project manager potrebbe essere chiamato in modo diverso a seconda del settore in cui lavori o dell’agenzia per cui lavori.
Potresti essere assunto come web project manager, project manager per la logistica, digital producer, technical project manager—e così via. Mackenzie Dysart afferma che talvolta un DPM può assumere anche il ruolo di stratega, anche se nella maggior parte dei casi questo non è un elemento distintivo del ruolo.
Qual è una caratteristica distintiva? Ginnastica logistica. Parliamo di logistica funzionale (ambito del progetto, tempistiche, prezzi, chi fa cosa e quando, ecc.) e, forse ancor più importante, logistica emotiva.
“Lo stile ‘comando e controllo’ sta diventando meno efficace nel nostro mondo del lavoro e ciò consente a leader ‘di nuova scuola’ e project manager ‘di nuova scuola’ di essere più empatici e orientati alle persone”, afferma Galen Low.
Le persone non sono macchine—hanno tante cose in ballo e non siamo solo dei robot. È un equilibrio molto delicato di umanità.
Quest’osservazione fa eco a un recente rapporto Future of Jobs del World Economic Forum, che ha identificato una crescente domanda globale per l’intelligenza emotiva e altre competenze sociali.
Le competenze trasversali come la risoluzione dei conflitti nei progetti, la negoziazione, il mentoring, la delega, la formazione, il decision-making e la costruzione del team stanno diventando qualità sempre più preziose nei candidati in generale, il che significa che i grandi project manager sono destinati a diventare ancora più figure chiave nello spazio digitale, portando ancora più valore al tavolo.
Scopri di più sulle tendenze della gestione dei progetti e sul futuro dei DPM.
Strumenti vs qualità del Digital Project Manager
La flessibilità è lo strumento più prezioso nella tua cassetta degli attrezzi di gestione dei progetti. Ok, forse la flessibilità è meno uno strumento e più una qualità, ma è la caratteristica migliore che un DPM possa avere.
Gli strumenti che usi non sono sempre una tua scelta. Il tuo compito è inserirti nei processi di lavoro in cui opera il cliente per creare un piano di progetto e guidare le attività da consegnare.
Chiunque può seguire sistemi di gestione dei progetti come Scrum, Kanban, waterfall o agile, ma ciò che distingue un progetto digitale di successo da uno catastrofico è avere un DPM che evolve costantemente le proprie competenze di gestione dei progetti.
Perché? Perché nello spazio digitale, la velocità conta.
“La gestione tradizionale dei progetti ha tutto questo tempo e spazio per affrontare le correzioni. Nel digitale tutto è molto più veloce. Devi essere agile,” dice Mackenzie Dysart. “Si tratta di tante domande, risposte e decisioni prese in uno spazio ristretto, nel giro di poche ore,” non giorni o mesi. Ma questa natura iterativa dei progetti digitali è entusiasmante, sia per il cliente che per l’utente.
Iteriamo perché possiamo—è software ed è facile da cambiare—ma anche perché gli utenti lo richiedono, fa notare Galen Low. Oggi gli utenti non solo sono abituati al miglioramento incrementale, ma anche ad avere un ruolo diretto nella definizione di questi miglioramenti.
È proprio questo ciclo di feedback che rende la gestione dei progetti digitali uno spazio così stimolante; “il prodotto migliorerà mentre lo uso,” afferma.
Gestione di Progetti Digitali vs Marketing Digitale
Ok, hai appena lanciato un prodotto digitale: hai impostato tutta la base tecnologica per il cliente, con codice personalizzato CSS e HTML e un’esperienza utente migliorata, rispettando budget e tempistiche. Il progetto web o il prodotto app è pronto per attirare traffico e contenuti con modelli di coinvolgimento digitale già integrati.
Quindi... è tutto qui? Fine dei giochi!
No. Assolutamente no. C'è tutto un altro ciclo di vita da considerare qui, ovvero ottimizzazione e marketing digitale.
In altre parole, il marketing digitale è spesso la fase successiva del progetto digitale, dopo la consegna. Ricade perfettamente sotto l’ombrello della gestione dei progetti digitali, perché ora sei tu a dirigere l’esecuzione di campagne marketing e social media coinvolgenti per il tuo cliente. Questa fase successiva può richiedere un software di gestione progetti di marketing digitale specifico oppure software di project management per il marketing.
Spostiamo la Narrativa dal Costo di Gestione all’Investimento che Genera Valore
Di solito, i project manager digitali arrivano per ultimi, dice Mackenzie Dysart, aggiungendo che tipicamente vengono coinvolti su nuovi progetti solo dopo che un'azienda sperimenta una certa crescita, e questo perché sono considerati una spesa da ammortizzare, non il valore aggiunto che potrebbero rappresentare già prima.
Non penso che molte organizzazioni siano strutturate per essere digitali. Soprattutto durante la pandemia, molte aziende hanno dovuto adattare il loro spazio digitale. All’improvviso, le agenzie digitali sono diventate la spina dorsale del business di molte di queste organizzazioni perché quel sito web era la vetrina.
Ha ragione. Un rapporto della International Project Management Association ha evidenziato che, all'inizio della pandemia, solo il 30 percento delle organizzazioni riteneva efficace la propria capacità di gestire il cambiamento organizzativo. Questo significa che oggi molte organizzazioni si stanno rivolgendo improvvisamente ai project manager per guidare iniziative di cambiamento, che il più delle volte significano trasformazioni digitali.
Questo cambiamento è stato rapido e in parte forzato, con il risultato che molte organizzazioni assumono DPM senza comprendere veramente la complessità del lavoro, del progetto, e/o il ruolo preciso di un digital project manager.
Ecco un ottimo esempio da un post su Reddit: L’autore è il co-fondatore di una piccola agenzia digitale senza nome che vuole assumere un DPM per liberare tempo al co-fondatore e consegnare più progetti di qualità migliore.
Il problema, dice l’autore, è che “tutte le domande che ho trovato su Google per i colloqui da PM [sembrano] troppo generiche o troppo aperte o non è chiaro cosa sia considerato un buon/cattivo/ottimo risultato.”
Poi spiega che hanno già selezionato alcuni candidati e stanno cercando domande o test da colloquio per filtrare il miglior 5 percento dei candidati; vogliono dare questionari specifici “al loro HR manager con opzioni buone/cattive/ottime, così che non sia necessaria esperienza/conoscenza aggiuntiva per individuare una risposta buona/cattiva.”
Vogliono anche qualcosa a cui solo il 5-15 percento dei candidati possa rispondere e desiderano che sia “più rapido e breve possibile.”
A questo punto, le bandiere rosse sventolano come durante una tempesta. E come puoi immaginare, le risposte su Reddit non sono state gentili.
Il problema è che questa situazione non è un’eccezione.
I DPM sono notoriamente poco valorizzati e sovraccaricati, afferma Dysart.
L'ironia è che un buon Project Manager passa raramente inosservato. Quando supporta davvero il team, il team quasi non si accorge della sua presenza; tutta quella raccolta cruciale, cura, traduzione e comunicazione lavora silenziosamente in secondo piano per evitare che i problemi diventino incendi veri e propri.
Nessuno si accorge di un incendio che non si verifica mai. Ma forse, con l'avanzare progressivo del mercato digitale, i clienti iniziano a riconoscere il vero valore della prevenzione.
Strumenti software consigliati per i digital project manager
I DPM hanno bisogno di strumenti digitali di collaborazione per avviare i loro progetti e portarli a termine. Il software giusto ti permetterà di tenere traccia del budget, di chi lavora su cosa e dello stato delle consegne e delle attività.
Ecco le mie scelte per i migliori software di project management sul mercato, che puoi usare come punto di partenza per trovare quello che fa per te.
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E ora?
Mentre noi digital project manager continuiamo a istruire i clienti sul nostro vero valore, dobbiamo guidare il percorso di crescita e aggiornamento. Il modo migliore per farlo è iscriversi alla community di The Digital Project Manager. Potrai fare networking e connetterti con i tuoi colleghi, oltre ad avere accesso a template, esempi e modelli per la documentazione di progetto più importante.
