6 cose che non dovresti mai scrivere in un’email professionale
Se vuoi essere un project manager eccezionale, devi sapere non solo come "parlare la lingua" ma anche come tradurla in azione. Dimentica le frasi fatte e le email eccessivamente formali ai tuoi clienti: devi comunicare con loro come se fossi il loro partner e li stessi aiutando a costruire la loro attività.
Questo stile di scrittura non è quello che ci hanno insegnato a scuola e non è come immaginavamo di parlare ai nostri clienti quando abbiamo iniziato a lavorare, ma è il modo migliore per sviluppare relazioni positive e durature con i clienti. La chiave è il galateo delle email.
Ecco i miei principali errori da evitare quando scrivi email ai clienti. Eliminali dalle tue comunicazioni professionali e guarda crescere le tue relazioni con i clienti.
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1. Devi fare di più che solo crederci
Credo che sia corretto. Credo che ne abbiamo parlato durante la riunione. Il team di sviluppo crede sia possibile farlo.
Mettere la parola credere in una frase può sembrare professionale e positivo, ma in realtà dà un'impressione distaccata; sembri più il messaggero che la persona davvero informata.
Perché non dire semplicemente, “Sì, è corretto.” Oppure, “Il team di sviluppo può farlo.” Così risulterai molto più sicuro e affidabile.
A volte devi far sapere ai clienti che non sei al 100% sicuro, per impostare correttamente le aspettative. Invece di affidarti a una sola parola per trasmettere questo concetto, dillo chiaramente: “Il team di sviluppo ha analizzato la situazione e le prime impressioni sono positive. Consiglierei di dedicare mezza giornata per approfondire la soluzione e assicurarci che sia possibile prima di prendere impegni con gli stakeholder.”
2. Basta indovinare, inizia a sapere
Penso che potremmo andare oltre il budget di circa il 20% su questo progetto a meno che non prendiamo delle contromisure. Immagino che avremo abbastanza risorse per riuscirci. Suppongo che potremmo farcela con i tempi se ripensiamo l’approccio.
Questo trio di parole – Penso, Immagino e Suppongo è nella mia lista nera. Ho visto la reputazione di molti project manager vacillare perché dicevano di "immaginare" le cose. Può sembrare duro, ma quando un cliente ha investito alcune migliaia di dollari su un progetto e tu ne sei responsabile, anche la più piccola incertezza può metterli in agitazione.
Dire che pensi, immagini o supponi può essere percepito in due modi: il primo è che sembri poco impegnato o come se volessi scaricare tutto il rischio e la decisione sul cliente.
Il secondo modo è che appari poco competente o poco informato, come se stessi solo tirando a indovinare. Nessuno dei due casi ti fa apparire al meglio.
La prossima volta che trovi le dita a scrivere queste parole nelle email professionali, prova invece con termini come stimare, prevedere, oppure con la frase: “Possiamo completare X nei tempi previsti se siamo disposti a escludere Y.” Questo mostra che hai valutato la situazione e sei in grado di fornire una raccomandazione professionale, basata su fatti – non su supposizioni.
3. Le prime impressioni
Proprio come le prime impressioni, le prime parole in una email professionale sono importanti. Quelle prime parole sono importanti quanto l’oggetto della mail: è la prima cosa che il destinatario vede. Sbagliale e l’intera email risulterà fuori tono. È già abbastanza difficile fare in modo che chi legge interpreti il messaggio come intendevi – perché complicarti la vita con una frase d’apertura che mette il destinatario sulla difensiva?
Se non sai cosa può rendere una frase di apertura negativa, pensa alle email che hai ricevuto e che ti hanno subito messo di cattivo umore. Alcune tra le mie preferite: “Ciao Janet et al” quando sono fra l’"et al". Sicuramente non sento calore lì.
Un’altra perla è l’email che inizia semplicemente con, “Peta,” e passa subito al contenuto. Niente ciao, niente salve, solo dritto al punto. Suppongo che quella persona sia molto impegnata e io debba sentirmi fortunata di ricevere un attimo del suo tempo... pensiero che nessun cliente ha mai fatto.
E infine, “Ehi Peta”. Questa potrebbe andare, ma ricordando quei migliaia di dollari investiti – “Ehi” non trasmette la sicurezza al cliente che tu possa davvero portare a termine il progetto.
Mantieni un approccio sicuro quando inizi email professionali, attenendoti a un ‘Ciao [nome]’, o ‘Salve [nome]’, oppure ‘Ciao a entrambi’, ‘Ciao a tutti’ se ci sono più persone nell’email.
4. Non dirmi quanto è ovvio
Questa parola, ovviamente, è un altro tabù nel mondo delle email.
Hai visto cosa ho fatto, qui. Usare la parola "ovviamente" di solito serve per cercare di rassicurare i clienti o minimizzare qualcosa.
Ma pensaci: ti senti più tranquillo leggendo la frase Ovviamente ne abbiamo già parlato nella riunione scorsa? Certo che no. Sembra un tono aggressivo e difensivo. Fai un favore alle tue email e bandisci completamente questa parola!
5. Impostare il tono giusto
Buon venerdì!
Urgh. La maggior parte dei clienti non è pronta a questo livello di entusiasmo un venerdì mattina. Ma ancora peggio è quando questa frase allegra viene seguita dalla spiegazione che il progetto è in ritardo, fuori budget e procede male.
Niente comunica a un cliente più velocemente che non ti interessa il suo progetto e che vuoi solo iniziare il weekend delle frasi fatte imbarazzanti che stonano con il messaggio che devi trasmettere. Quindi fai attenzione quando imposti il tono della tua email.
6. Essere il capo
L’ultima espressione da eliminare dalle tue email professionali è: “Lascia che confermi con…”
Quanto è fastidioso fare una domanda e ricevere una risposta che in realtà non risponde? Immagina di provare a prenotare un tavolo al ristorante e sentire dal maître che deve chiedere conferma allo chef per la prenotazione. Sì, ci vuole un intero villaggio per gestire un progetto (almeno credo sia così il detto), ma il villaggio ha bisogno di un capo e come PM—sei tu. Quindi consulta chi devi, ma non fornire al cliente una telecronaca.
Scrivere email professionali migliori
Una chiacchierata faccia a faccia o una telefonata per parlare con i clienti è il modo migliore per conoscerli e capire la loro azienda, ma non buttare via tutto questo impegno mandando email che non ti fanno apparire come il PM di successo che sei. Metti fine a questi errori non professionali nelle email e vedrai migliorare le relazioni con i clienti.
Creare un piano di comunicazione di progetto ti aiuterà anche ad assicurarti che le email arrivino alle persone giuste al momento giusto.
E ora?
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