Come Gestire le Persone Senza che se Ne Accorgano
Ci siamo passati tutti—stai facendo del tuo meglio per evitare di micromaneggiare il tuo team, ma il modo in cui stanno facendo le cose (o in cui non lo stanno facendo) sembra far pensare che vogliono essere micromaneggiati. Alcuni giorni, riesci a malapena ad uscire per un caffè che il tuo team ti scrive in preda al panico per una questione apparentemente urgente che non può essere risolta senza il tuo input.
Perché succede? Come puoi fare in modo che il tuo team lavori in modo indipendente cosicché anche se ti assenti per una settimana, clienti e colleghi non vadano nel panico? Ecco come: devi imparare a gestire le persone—senza che se ne rendano conto.
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Come Gestire le Persone Senza Che Nemmeno Se Ne Accorgano
Una delle principali sfide della gestione progetti è imparare a gestire le persone in modo che possano gestirsi efficacemente da sole. Queste tre linee guida principali spiegano come gestire le persone affinché tu possa spingere il tuo team a innovare e sviluppare senso di responsabilità e autonomia nelle proprie decisioni.
1. Definisci Cosa Richiede il Tuo Contributo
Siamo onesti: se il tuo team ti inonda di richieste d’aiuto, il tuo attuale stile di leadership suggerisce che non ti fidi di loro nel prendere decisioni autonomamente. Devi correggere questa dinamica—e in fretta.
Anche solo per tuo riferimento, è difficile sapere come gestire le persone se non hai chiarito con il tuo team quali tipi di questioni richiedano davvero il tuo input. Ad esempio, ti interessa il font usato per la grafica della pagina di lancio? Lo strumento che il team usa per gestire i flussi di lavoro interni? Probabilmente sei più preoccupato delle modifiche che impattano pianificazione e budget che della definizione dei dettagli estetici e tecnici minori.
In base a quanto ti senti a tuo agio, ai requisiti del cliente e alla natura del progetto, traccia una linea su quali tipi di problemi richiedono il tuo feedback prima che il team agisca. Poi, mantieni la parola data. Ogni passo indietro da parte tua porterà confusione e farà ripartire una valanga di richieste.
2. Rafforza le Tue Aspettative
Se hai reso chiare le tue aspettative ma il team continua a ignorare queste linee guida, devi insegnare loro a mantenere la propria parte dell’accordo. Dato che sei molto bravo/a in ciò che fai, è naturale che le persone siano tentate di prendere la strada più semplice lasciando a te il compito più difficile di valutare le opzioni e decidere. Questo può andare bene con un nuovo assunto o un collega junior che sta imparando, ma dopo un certo punto, devi dare al tuo team l’opportunità di crescere.
Naturalmente, ci sarà sempre qualcuno nel team che è costantemente dipendente. Se vuoi sapere come gestire chi ti chiede troppo supporto, il mio consiglio è: capovolgi la situazione. La prossima volta che qualcuno ti chiede come impostare il report che sta approfondendo da due settimane, resisti alla tentazione di esprimere la tua (forte!) opinione e chiedi invece la sua idea.
Se non colgono che è il loro momento di brillare per capacità decisionale, fargli notare la cosa. Potrebbero non esserne nemmeno consapevoli. Chiedi perché sentono ancora il bisogno di consultarti e ribadisci che ti fidi della loro capacità di trovare da soli una soluzione brillante. Quasi sempre si tratta di mancanza di fiducia in sé stessi (oppure è l’abitudine) e bisogna dare tempo al team di sviluppare queste competenze—soprattutto se sei il coach su un progetto agile.
Mi è capitato però che, a volte, nemmeno un centinaio di “Tu cosa ne pensi?” portano ai risultati sperati. In questi casi, puoi portare il project management invisibile al livello successivo: se il team ti bombarda costantemente di messaggi, vai offline per un po’ (Sì, si può fare! Il mondo non finirà, te lo assicuro!). Chiudi la porta. Fai quello che serve per comunicare che non sei disponibile. Prima, però, chiarisci che il team deve arrivare ad una soluzione autonoma che raggiunga XYZ, con una scadenza precisa.
È una sottile arte capire come gestire le persone in modo "hands-off" senza dare l'impressione di ignorarle—che di certo non è l'obiettivo. Per questo, organizza incontri settimanali one to one con ogni membro del team. Avere un momento designato insegna loro a trattenere le domande fino a quando sarai disponibile e riduce (si spera) il numero di richieste inutili. Se si presentano alla riunione senza argomenti, chiudila prima del previsto. Scommetto che la settimana successiva arriveranno con una lista di punti all’ordine del giorno. Questo è un altro modo (molto sottile) per insegnare al team a guidare la propria carriera.
3. Insegna al Tuo Team a “Pescare”
Conosci il proverbio: dai a qualcuno un pesce e avrà cibo per un giorno. Insegna a qualcuno come pescare, e lo avrai sfamato per tutta la vita.
Nell'esempio sopra, un membro del team ti ha chiesto come delineare un report. Che lo sapessero o meno, stavano identificando un problema più ampio che trarrebbe beneficio da una risoluzione. Ovvero, se il progetto avesse un modello di consegna, il team non dovrebbe consultarsi con te ogni volta che inizia un nuovo incarico. Soprattutto quando stai gestendo un progetto agile, questa è una perfetta occasione per insegnare a "pescare". Al prossimo daily standup, fai sapere al team che hai notato un po’ di incoerenza nel formato delle consegne e assegnagli il compito di implementare una soluzione entro la prossima settimana. Poi, fai un passo indietro e aspetta i risultati. Imparando a gestire le persone in questo modo, potresti essere sorpreso da ciò che il team è in grado di creare autonomamente, il che porta benefici a cascata ai tuoi progetti in futuro.
Qualcosa di simile è successo recentemente in uno dei miei progetti. Quando il team mi ha portato il problema all’attenzione, mi sono sentito come in uno di quei libri "scegli la tua avventura" che leggevo da bambino:
- Opzione 1: Risolvi il problema da solo. Sarà più veloce ed efficiente.
- Opzione 2: Di’ al team cosa fare. Conosci così bene il cliente che sai già che adorerà l’idea che hai avuto.
- Opzione 3: Fai sapere al team che c’è un problema. Resisti alla tentazione di ingegnerizzare una soluzione e lascia che decidano loro come risolverlo.
Certo, le Opzioni 1 e 2 sono sicuramente le più semplici e dirette—ma quando sfogli fino a pagina 100 della tua avventura, vedrai che la tua soluzione ha funzionato solo nel breve termine, facendo però affondare il progetto a lungo termine:
- Nell’Opzione 1, ti sei esaurito. Il progetto è fallito perché sei diventato così indispensabile che non hai mai avuto il tempo di sviluppare una strategia riguardo al previsto deficit di budget. Ti sei concentrato sui dettagli, e non su come gestire persone e progetti—cioè il fulcro del tuo lavoro come PM.
- Nell’Opzione 2, il team ha fornito una soluzione vincente, ma non ha mai sviluppato le proprie capacità. I migliori hanno iniziato a provare risentimento nei tuoi confronti. I meno forti hanno visto ostacolata la loro crescita. Il turnover è aumentato, e i membri rimasti hanno perso fiducia in te—e tra di loro. Il progetto ne ha sofferto.
Drammatico? Forse un po’. Ma il punto è che, quando ho detto al mio team che dovevano consegnare i report più rapidamente, hanno creato una guida di stile e istituito un processo interno di quality assurance. La soluzione era più creativa e completa di qualsiasi cosa avrei potuto ideare da solo. Il tempo che impiego nella revisione è diminuito del 10%, e ora tutti nel team hanno una comprensione comune di ciò che c’è da fare. Se ti fidi del team nella gestione del lavoro, loro si fideranno di te come guida.
Goditi il viaggio
Imparare a gestire persone—e progetti—non accade dall’oggi al domani. È anche questo che lo rende così interessante! Gestire il proprio team come project manager richiede ripetizione, pazienza e la costruzione della fiducia. Per chi di noi lavora in team agili, è importante ricordare che l’agile è un processo iterativo e allo stesso tempo trainato dalle persone. Se come PM agile riesci a giocare un ruolo più "di supporto a distanza", il team imparerà a risolvere i problemi autonomamente (ovviamente con qualche guida da parte tua). Chi lo sa? Magari riuscirai anche a concederti una pausa caffè—in pace, con o senza il tuo team.
Stai cercando di guidare il tuo team attraverso un cambiamento organizzativo o di squadra? Scopri di più su come guidare i tuoi team attraverso questi periodi di transizione qui.
