Come Scrivere un Business Case nel 2026 (con Esempio)

Nel mondo aziendale, con stakeholder e priorità in competizione tra loro, un business case può aiutare i leader a valutare oggettivamente i progetti proposti dai team e dalle unità di business che gestiscono. Questo permette di rendere la competizione più equa e di valutare in modo oggettivo i potenziali progetti. Tutti hanno le stesse possibilità e i business case meglio costruiti sono quelli che ottengono finanziamenti o il via libera.

Perché è importante usare e padroneggiare i Business Case? 

I business case ti obbligano a valutare se un’idea valga il tempo, il denaro e lo sforzo necessari. Forniscono un quadro chiaro del potenziale ritorno sull’investimento (ROI), così da non agire solo per istinto o su ipotesi vaghe.

Se desideri che il tuo team di leadership, potenziali clienti o partner finanzino o sostengano la tua idea, un business case solido offre loro la certezza che la proposta sia ben ponderata e allineata con obiettivi più ampi.

Risponde alla domanda chiave: Perché dovremmo fare questo?

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Quando dovresti scrivere un Business Case?

Più spesso scrivi business case, più diventerai abile nel costruire argomentazioni convincenti quando sarà davvero importante.

Il momento migliore per scrivere un business case è durante la fase di avvio del progetto. Fino a che il business case non è solido (e approvato), non sarà possibile passare alla fase successiva, ovvero la pianificazione del progetto.

Un altro caso in cui i business case possono supportare il processo decisionale è quando l’organizzazione si trova nella fase in cui si potrebbero avviare più progetti o soluzioni per un problema, ma le risorse (personale, tempo, budget di progetto, ecc.) sono limitate. Disporre di un business case solido e documentare i benefici attesi di ciascun progetto può aiutare te e il tuo team a decidere su quali progetti procedere.

Ad esempio, supponiamo che la tua azienda debba decidere se investire il budget marketing di quest’anno in un nuovo sito web, in pubblicità aggiuntiva o nell’implementazione di HubSpot. Tutte queste attività potrebbero portare crescita e ottimi risultati, ma si può sceglierne solo una. Business case ben realizzati aiutano a valutare da quale partire (e perché).

Guida passo-passo per scrivere un Business Case

A questo punto dovrebbe essere chiaro perché i business case siano importanti, ma se non ne hai mai scritto uno potresti non sapere da dove iniziare. Nessun problema! Ecco un processo in nove fasi che puoi seguire per produrre un business case completo e approfondito per qualsiasi progetto o iniziativa!

1. Sintesi Esecutiva: Anche se sarà la prima cosa che leggerà il tuo pubblico, è l’ultima che dovresti scrivere. È il riassunto delle otto sezioni successive. Considerala come il TLDR del tuo business case. Se il lettore legge solo questa parte, dovrebbe comunque comprendere i punti principali.

2. Descrizione del problema / Opportunità: In questa sezione devi illustrare il problema che si intende risolvere o l’opportunità che l’iniziativa vuole cogliere. Spiega chiaramente i punti dolenti o i vantaggi da sfruttare. Ad esempio, se stai scrivendo un business case per un nuovo sito web, qui dovrai citare i limiti dell’attuale sito e non la soluzione proposta (non preoccuparti, ci sarà spazio per farlo più avanti).

3. Alternative di progetto: Quando valuti il business case, tu e gli stakeholder principali dovete assicurarvi di aver considerato tutte le possibili opzioni e alternative. Ricorda che anche "non fare nulla" è una possibile opzione, quindi descrivi cosa succederebbe se il progetto non venisse realizzato oppure se si scegliesse un’altra soluzione.

4. Soluzione raccomandata: Ora che hai illustrato tutte le possibili opzioni nella sezione precedente, spiega perché la tua soluzione preferita è la migliore. Dimostra perché questa soluzione è più vantaggiosa delle alternative e mostra di aver valutato attentamente ogni possibilità.

5. Analisi costi-benefici: Se “Mostrami i soldi” fosse una sezione del business case, sarebbe questa. Illustra il ROI, l’aumento previsto dei ricavi, o qualsiasi vantaggio qualitativo che potrebbe derivare dal nuovo progetto o iniziativa. Questa è un’occasione per convincere davvero. Chi non vorrebbe vedere entrare un milione di dollari in più all’anno dopo aver investito $50K in un nuovo sito, oppure far guadagnare al team tre ore extra a settimana grazie a un migliore sistema di gestione dei progetti?

6. Valutazione del Rischio: Anche per progetti che presentano una proposta di valore chiara e benefici significativi, esiste sempre un certo livello di rischio. Che si tratti di un team di progetto piccolo o inesperto, di una finestra temporale ridotta per lanciare un nuovo prodotto o servizio, o dell'incertezza sulla reale capacità del progetto di risolvere un problema aziendale, è importante eseguire una valutazione approfondita dei rischi. I risultati della valutazione dovrebbero essere condivisi nel business case. Puoi anche includere le modalità con cui intendi mitigare i rischi individuati per aumentare la possibilità sia di ottenere un primo consenso che il successo del progetto.

7. Timeline di Implementazione: Anche se non sarà ancora disponibile un piano di progetto o un piano di implementazione completo, sarà necessario includere una timeline di implementazione. Quanto tempo richiederà la realizzazione della soluzione? Esistono date chiave di traguardo che vanno considerate? Ti consigliamo di utilizzare la nostra guida su come stabilire scadenze realistiche. È accettabile precisare che il calendario reale verrà fornito all'avvio del progetto, ma questa timeline darà agli stakeholder un'idea di cosa aspettarsi. Ad esempio, il nuovo sito richiederà sei mesi o più vicino a due anni per essere lanciato?

8. Metriche per il Successo / Piano di Valutazione: Hai già spiegato quale approccio pensi sia il migliore, ma ora devi delineare gli elementi chiave che dimostreranno il successo. Considera metriche come aumento dei ricavi, aumento del traffico, più tempo per il team da dedicare ad altri progetti, obiettivi di business raggiunti, risparmi sui costi, ecc. Oltre a mostrare quali metriche userai per misurare il successo, pensa a come traccerai e valuterai. Attenzione alle metriche di vanità che in realtà non impattano sul business o sul team (per quanto possano sembrare impressionanti).

9. Considerazioni sugli Stakeholder / Impatto: L'ultima sezione da includere descrive qualsiasi considerazione o impatto che il progetto o l'iniziativa avrà sugli stakeholder. L'intraprendere questo particolare progetto significa che il VP marketing dovrà forse rimandare altri lavori? Richiederà la maggior parte del team per un periodo significativo? Assicurati di includere tutti i modi in cui i principali stakeholder saranno impattati dal progetto, sia positivamente che negativamente.

Esempio di Business Case: Un Nuovo Sito Web

Dato che l'ho già menzionato alcune volte nella sezione precedente, restiamo sull'esempio del nuovo sito web e vediamo come potremmo proporlo alla nostra azienda fittizia.

Dichiarazione del Problema:

L’attuale sito web è obsoleto sia nel design che nella funzionalità. Negli ultimi due anni abbiamo registrato un calo costante sia del traffico al sito che del numero di lead qualificati generati. Le analisi mostrano un coinvolgimento ridotto e tassi di rimbalzo elevati, indicando che l’esperienza attuale non soddisfa più le aspettative del pubblico target. Questa tendenza costituisce un rischio per i nostri obiettivi di crescita e indebolisce l’efficacia delle nostre strategie di marketing più ampie.

Opzioni Considerate:

1. Restyling leggero dell’attuale sito web: Implicherebbe l’aggiornamento di alcune pagine, il rinnovamento degli elementi visivi e piccoli interventi SEO. Sebbene possa offrire un miglioramento a breve termine, potrebbe non risolvere problemi strutturali di fondo né garantire i risultati a lungo termine di cui abbiamo bisogno in termini di prestazioni, UX e generazione di contatti.
2. Investire in altri canali (es.: search a pagamento, social media): Allocare più budget ai canali a pagamento potrebbe temporaneamente aumentare il traffico, ma senza un sito ottimizzato e orientato alla conversione, rischiamo di sprecare risorse indirizzando gli utenti su una piattaforma poco performante. Il ritorno sull’investimento sarebbe probabilmente limitato.
3. Non fare nulla: Questo approccio passivo si basa più sulla speranza che sulla strategia. Senza intervento, prevediamo ulteriori cali di traffico e contatti, proseguendo nel trend negativo e potenzialmente impattando i ricavi.
4. Creare un nuovo sito web (Consigliato): Il redesign e la realizzazione di un nuovo sito consentirebbero di migliorare l’esperienza utente, la reattività su dispositivi mobili, potenziare la SEO e creare un sistema più robusto per la generazione e la gestione dei lead. Un nuovo sito offrirebbe inoltre un ambiente più efficace per campagne pubblicitarie, attività di content marketing ed altre iniziative volte a generare contatti.

Raccomandazione:

Raccomandiamo di procedere con lo sviluppo di un nuovo sito web. Questo investimento sarà il fulcro di tutte le attività di digital marketing, permettendoci di aumentare il traffico, migliorare la qualità dei lead e incrementare i tassi di conversione. Il nuovo sito non risolverà solo le problematiche di performance attuali, ma fornirà anche una piattaforma scalabile a supporto della crescita futura e delle esigenze in evoluzione della clientela.

Benefici Attesi:

• Aumento del traffico qualificato grazie a una migliore SEO ed esperienza utente
• Migliore generazione di lead e tassi di conversione più elevati
• Maggiore coerenza con identità di brand e messaggio
• Supporto potenziato per campagne a pagamento e iniziative di marketing
• Maggiore efficienza nei costi nel lungo termine rispetto a soluzioni frammentarie

Conclusione:

Un nuovo sito web rappresenta un investimento strategico nella salute e nella crescita dell’azienda. Colmando le attuali lacune prestazionali e consentendo un marketing più efficace, questa iniziativa offrirà un ROI misurabile e garantirà che possiamo rimanere competitivi nel panorama digitale.

Come mostra questo esempio, potresti non aver bisogno di ogni possibile sezione o di tutti i componenti chiave elencati sopra per creare un business case chiaro e convincente per un nuovo sito web. Sei convinto che ne abbiamo bisogno, oppure vorresti leggere di più? Cosa pensi che manchi?

Hai bisogno di un altro esempio? Dai un'occhiata a questo esempio di business case per un software DAM.

Chi è coinvolto? Parti interessate da ricordare quando si crea un business case

Quando scrivi il tuo business case, ci sono diverse persone da tenere in considerazione. E anche se il tuo business case non può essere tutto per tutti, tenere a mente queste figure ti aiuterà sicuramente a coprire quanti più punti chiave possibile per la maggioranza.

• Sponsor del progetto – Gli Sponsor del progetto fungono da promotori che supportano il progetto e spesso approvano il business case.
• Project Manager – La persona responsabile della redazione del business case e della gestione del progetto in caso di approvazione.
• Team finanziario – Aiuta a convalidare le stime dei costi, le proiezioni di ROI e l'impatto sul budget.
• Capi dipartimento o responsabili di funzione – Forniscono indicazioni sulla disponibilità delle risorse, sull'impatto e sulla fattibilità. Possono anche essere utili nell'evidenziare proattivamente aree di rischio o preoccupazione.
• Utenti finali o clienti – I loro bisogni e punti dolenti contribuiscono a giustificare il valore del progetto.
• Team IT/Operations – Fondamentali per valutare la fattibilità tecnica e i cambiamenti ai processi.
• Decision-maker e approvatori – Dirigenti o comitati che valutano e danno il via libera alla proposta.
• Esperti di area - Queste persone possono fornire competenze specifiche di settore per informare il business case. Possono contribuire sugli obiettivi aziendali, sulle metodologie per eseguire il lavoro o condividere altre competenze di dominio utili per definire le raccomandazioni finali.

Consigli per rendere il tuo business case più persuasivo

Scrivere un business case è un esercizio di scrittura persuasiva, quindi ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a convincere il tuo pubblico.

• Allineati agli obiettivi strategici - Quando scrivi il tuo business case, tieni a mente gli obiettivi strategici che la tua organizzazione cerca di raggiungere. Possono essere obiettivi di lungo o breve periodo. Ma più riuscirai a collegare gli esiti proposti agli obiettivi aziendali, maggiore sarà la probabilità che il tuo progetto o iniziativa venga approvato.
• Anticipa le obiezioni - Pensa a perché qualcuno potrebbe dire di no e cerca di inserire in modo proattivo delle motivazioni che possano portarli a dire sì.
• Sii conciso e adatto a un pubblico dirigenziale - Come per qualsiasi altro testo, è importante ricordare il proprio pubblico e fornire solo i dettagli che ritieni necessari. Se aggiungi troppe informazioni, rischi che i lettori si disinteressino o che preferiscano un business case scritto meglio e più convincente.
• Usa i dati, ma racconta una storia - Le persone di solito non ricordano le statistiche, ma ricordano le storie. Usa quindi i dati come parte del tuo racconto. Non aver paura di inserire una storia personale o un caso studio di un progetto simile.

Errori da evitare nella creazione di un business case

Man mano che la redazione di business case diventa parte della tua strategia aziendale complessiva, è importante fare attenzione ad evitare alcuni errori comuni che spesso commettono i nuovi autori:

• Errore n.1: Scrivere prima il riassunto esecutivo: Se scrivi il riassunto esecutivo per primo, rischi di bloccarti su una soluzione specifica o di non includere i punti migliori e più rilevanti. Aspetta di aver completato l'intero business case prima di scrivere il riassunto esecutivo.
• Errore n.2: Concentrarsi solo sulla soluzione e non sul problema: Se ti concentri esclusivamente sul progetto o sulla soluzione consigliata senza descrivere chiaramente il problema, renderai un cattivo servizio ai tuoi lettori. Non dai loro la possibilità di valutare tutte le opzioni in modo completo e oggettivo. Descrivendo chiaramente il problema o il punto dolente, consenti ai lettori di considerare soluzioni alternative.
• Errore n.3: Riempirlo di gergo o contenuti superflui: Anche se vuoi apparire credibile, usare troppo gergo o riempitivi può avere l'effetto opposto. I lettori finiranno per giocare al bingo delle parole d'ordine invece di concentrarsi sui bisogni aziendali che stai cercando di evidenziare. Rendi il business case chiaro, convincente e facile da comprendere.
• Errore n.4: Ignorare rischi e opzioni alternative: I rischi raramente scompaiono da soli se li ignori; quindi escluderli dal business case quasi mai è una soluzione intelligente. Analizzare in anticipo rischi potenziali e opzioni alternative può garantire il successo del progetto, aiutando a scegliere la soluzione giusta, non solo quella più ovvia, più facile o con i costi più bassi.

Strumenti per la creazione di un business case

Esistono molti strumenti che puoi utilizzare per creare il tuo business case o il relativo business plan. Questi includono:

• Modelli di business case possono offrire un formato e una struttura standardizzati per il business case, aiutandoti a garantire chiarezza e completezza. Possono anche fornire una guida per assicurarti di affrontare tutti i componenti richiesti, garantire coerenza così che la valutazione sia equa ed equilibrata, e far risparmiare tempo all'autore rispetto a partire da zero.
• Un’analisi costi-benefici valuta i costi finanziari e non finanziari di un'iniziativa rispetto ai benefici attesi. Può aiutare a quantificare il valore dell'investimento proposto o fornire una giustificazione per una soluzione raccomandata, oltre ad aiutare a confrontare più alternative.
• L’analisi SWOT è un altro strumento di pianificazione strategica che aiuta a valutare fattori sia interni che esterni legati al progetto. SWOT è un acronimo che rappresenta punti di forza, debolezze, opportunità e minacce. Questo tipo di analisi può mostrare come il progetto si allinei ai punti di forza dell'organizzazione o affronti eventuali debolezze. Può anche essere utilizzata per evidenziare opportunità o minacce che potrebbero mettere a rischio il progetto.
• La matrice di valutazione dei rischi è uno strumento di gestione dei rischi che può essere utilizzato per identificare i potenziali rischi, valutare la loro probabilità e impatto, e suggerire strategie di mitigazione. Può essere utilizzata per documentare tutti i modi in cui tu e il tuo team avete pensato a ciò che potrebbe andare storto e a come gestirlo.
• Puoi utilizzare un diagramma di Gantt o una vista cronologica come rappresentazione visiva della pianificazione delle attività chiave, delle tappe fondamentali e dei deliverable associati al progetto. Può anche aiutare a stabilire aspettative realistiche per la tempistica e le risorse necessarie.
• La mappa degli stakeholder del tuo progetto identifica gli stakeholder chiave, i loro interessi e la loro influenza sul progetto. Può essere usata insieme al tuo diagramma RACI, ORCI o DARCI per mostrare chi possiede le attività o le parti specifiche dell’ambito del progetto, chi è responsabile, consultato o informato durante il ciclo di vita del progetto o dell'iniziativa. Scopri di più sulla gestione degli stakeholder.
• Strumenti di previsione finanziaria possono aiutare a mostrare i benefici finanziari di un progetto nel tempo. Lo fanno aiutando a illustrare le entrate previste, il risparmio sui costi o i ritorni nel tempo, sia durante che dopo il progetto.
• Indicatori chiave di prestazione (KPI) e un framework per le metriche di successo aiutano a dimostrare come misurerai il successo del progetto dopo il suo completamento. Possono aiutare a creare responsabilità e chiarezza sugli obiettivi di progetto.
• Strumenti di project management possono tracciare molte delle informazioni sopra riportate (e molti dei template sopra sono inclusi nei più popolari software PM come Notion, Clickup o Monday.com).

Ecco la nostra lista dei migliori strumenti software per la gestione dei progetti:

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