Assunzioni di Progetto: Come Individuarle e Metterle in Discussione

Queste assunzioni avvengono perché crediamo che le altre persone sappiano ciò che sappiamo noi, sia a proposito del progetto, delle sue motivazioni, o perfino di competenze specifiche. 

Un tipo di assunzione si verifica quando non abbiamo tutte le informazioni, ma siamo abbastanza sicuri della strada da percorrere. Un esempio: potremmo presumere che il gateway di pagamento abbia un'API che possiamo usare per integrare lo store online del nostro cliente. Al giorno d’oggi, è ragionevole assumere che siano disponibili delle API. 

Queste tipologie di assunzioni di solito vengono identificate all’inizio e inserite in uno o più tra:

• RAID log (utilizzato per registrare rischi, assunzioni, problemi e dipendenze di progetto)
• Documento di avvio del progetto
• Piano di progetto
• Registro specifico delle assunzioni
• Strumento di project management o software di gestione progetti 

L’altro tipo di assunzione di progetto, ovvero le assunzioni nella comunicazione, può essere un po’ più sfuggente e difficile da individuare.

Ciò che rende queste assunzioni più insidiose è il fatto che si verificano su entrambi i lati del progetto, sia lato fornitore sia lato cliente, e spesso sono fatte inconsciamente. Ad esempio, il cliente o uno stakeholder chiave può dare per scontato che una certa funzionalità sia ovvia e quindi non pensa di doverla richiedere esplicitamente.

Nota: Queste strategie di comunicazione nella gestione dei progetti possono aiutare a ridurre anche le assunzioni.

Perché Sono Importanti le Assunzioni di Progetto?

Le assunzioni di progetto sono importanti perché possono introdurre molti potenziali rischi nel tuo progetto. In quanto project manager, sei costantemente alla ricerca di rischi e crei piani di contingenza per proteggerli, poiché sei il custode di ambito di progetto, budget e tempistiche o pianificazione del progetto. Le assunzioni sono come ninja nel mondo dei rischi: spesso si insinuano senza essere viste e spariscono senza lasciare traccia dopo che il danno è stato fatto. 

Le assunzioni portano a incomprensioni, che possono far deragliare gravemente il progetto o causare ampliamento incontrollato dell’ambito. Se non hai compreso ciò che deve essere consegnato e al suo posto hai fatto delle assunzioni, finirai il lavoro e lo consegnerai sentendoti dire “non è quello che ti avevo chiesto”. Tutto ciò ti costringerà a modificare il piano e rifare quella parte di lavoro, facendoti perdere tempo e facendo esaurire il budget del progetto. 

C’è però un lato positivo. Una volta che diventi consapevole di questo tipo di assunzioni, inizierai a individuarle ovunque, anche fuori dal processo o dal flusso di pianificazione del progetto, che è dove di solito ne scopri la maggior parte.

La loro natura nascosta non è più così nascosta, il che significa che puoi ridurre il loro potenziale impatto e metterle in discussione in qualsiasi fase del ciclo di vita del progetto, prima che causino problemi.

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Come Mettere in Discussione le Assunzioni di Progetto

Puoi affrontare le assunzioni di progetto ponendo le domande giuste. Vedo le domande come aventi due funzioni in questo contesto: 

1. Ci aiutano a raccogliere più informazioni
2. Fanno riflettere le persone in modo diverso, favorendo nuovi spunti

Le domande sono l’unico modo per mettere veramente in discussione e rimuovere le assunzioni. Mi piace adottare l’approccio di Stephen Covey tratto dalle sue 7 Regole per Avere Successo (“Cerca prima di capire, poi di essere capito”). 

A volte può sembrare di porre troppe domande o domande che hanno risposte ovvie, ma bisogna prima cercare di capire prima di poter creare un piano che sia compreso.

Raccolta delle Informazioni

Lo scopo di una domanda è ottenere maggiore comprensione. Nel caso delle assunzioni, qui si cerca chiarimento. Puoi aspettarti dettagli più precisi man mano che approfondisci dalle dichiarazioni generali. 

Alla fine, se fai abbastanza domande, la persona a cui chiedi inizierà a ripetersi o non sarà in grado di rispondere. È così che capisci di aver ottenuto tutte le informazioni che ha a disposizione.

Cambiare il modo di pensare

Questa ragione per porre domande potrebbe sembrare più insolita per alcuni, ma è molto utile per aiutare le persone a scoprire le assunzioni che fanno senza rendersene conto. 

Queste domande tendono ad essere volutamente più vaghe rispetto a quelle utilizzate per ottenere informazioni, poiché sono progettate per far riflettere chi risponde. Di solito, quando usi le domande per cambiare il modo di pensare, vuoi che la persona che risponde si fermi un attimo. È in questo momento che capisci che sta cercando la risposta e quindi ha cambiato modo di vedere l’argomento in questione.

Gestire le assunzioni di progetto con le domande

È importante essere attenti quando si pongono domande perché possono essere un’arma a doppio taglio. Se non presti attenzione, potresti finire per fare ulteriori assunzioni ponendo quella che nel mondo del coaching viene chiamata una domanda "non pulita".  

“Intendi un invito all’azione che, quando premuto, collega al tuo negozio?” 

Questa è un ottimo esempio di domanda non pulita. Abbiamo inserito la nostra interpretazione della richiesta invece di chiarirla. Inoltre, è posta in modo da indirizzare verso una risposta "sì" o "no". Se in questo caso il cliente risponde sì, potresti comunque avere assunzioni diverse sulla funzionalità, come ad esempio: 

• Se il link si apre in una nuova scheda
• Se il link porta alla homepage del negozio o a una specifica landing page
• Se lo stile sarà lo stesso degli altri inviti all’azione presenti sul sito
• Dove verrà posizionato

Vogliamo porre domande pulite, prive di pregiudizi e affermazioni guidate. Per l’esempio sopra, una domanda migliore sarebbe qualcosa come: 

“Mi puoi spiegare passo dopo passo il percorso che immagini per l’utente, partendo da quando il cliente visita il tuo sito fino a quando raggiunge il tuo negozio online tramite questo invito all’azione?”

Ecco come formulare domande in modo che il significato giusto venga compreso.

Domande per mettere in discussione le tue assunzioni

Noterai più assunzioni man mano che ti concentri su di esse. Tuttavia, vale spesso la pena iniziare con delle domande rivolte a te stesso.

• Chiediti: cosa stai dando per scontato su questa richiesta? Puoi approfondire chiedendoti se la richiesta può essere interpretata in modo diverso. Identifica quali assunzioni sono presenti nella richiesta e poi formula domande per ottenere dettagli. Sii chiaro e specifico. Cerca di attenerti a domande in stile chi, cosa, dove, quando, perché e come, evitando quelle tipo: intendevi, è qualcosa come ecc. 
• Fai una domanda alla volta. Se hai dubbi se una domanda sia pulita o meno, verifica se stai presentando una soluzione. Le domande non pulite contengono già delle risposte, dunque, se possono essere risolte con un sì o un no, sono potenzialmente non pulite a meno che non siano estremamente specifiche, ad esempio: “Il codice esadecimale del colore che desideri è #1E4BF5?”.

Ottenere dettagli aggiuntivi in questo modo ti permette di mettere in discussione le tue assunzioni eliminandole dalle domande e aiutandoti a comprendere meglio la richiesta. Questo vale sia per le assunzioni che fai tu, sia per quelle che la richiesta ti chiede di fare perché non ci sono abbastanza dettagli.

Domande per mettere in discussione le loro assunzioni

Strutturare una domanda che metta in discussione le assunzioni di qualcun altro sarà più aperto rispetto a quanto sopra. È comunque importante mantenere queste domande "pulite", ma è difficile essere specifici perché non sai necessariamente quali assunzioni stiano facendo. Queste domande saranno più generali, per esempio: “C’è qualcos’altro che non hai ancora menzionato e che ritieni importante che sappiamo?”. 

Mantieni queste domande aperte e vaghe, nel senso che non stai indirizzando la risposta. Nella domanda sopra non stiamo suggerendo nessun modo su come rispondere o su quali informazioni fornire. Puoi sempre proseguire con domande più specifiche per mettere in discussione le tue assunzioni sulla loro risposta, se necessario. 

Porre domande ampie e aperte dà all’altra persona il tempo di riflettere sulla risposta, e spesso porta a far emergere informazioni a cui prima non aveva pensato. 

Esempi di assunzioni di progetto & domande per metterle in discussione

Ecco alcuni esempi di assunzioni di progetto insieme a buone domande da utilizzare per metterle in discussione. Trovo sia una buona pratica avere alcune domande pronte che si adattino al tuo settore, così da poterle utilizzare quando necessario. 

1. Presupposizione: Il tuo cliente vuole creare una landing page che porti i clienti alla loro nuova pagina prodotto. Una buona domanda per mettere in discussione questo è: Mi puoi spiegare passo dopo passo cosa vorresti che i clienti facessero per arrivare alla nuova pagina? Questa è una domanda diretta volta a eliminare le supposizioni che potresti avere sul processo decisionale del tuo cliente riguardo al percorso utente.
2. Presupposizione: I clienti del cliente non riescono a trovare la nuova pagina prodotto e hanno bisogno di aiuto nella navigazione. Per mettere in discussione questa presupposizione, potresti porre questa domanda: Puoi spiegarmi perché i clienti hanno bisogno di un link di navigazione aggiuntivo e cosa vuoi ottenere? Questo metterà in discussione le presupposizioni sul problema che i clienti stanno affrontando e i benefici della tua soluzione.
3. Presupposizione: Il cliente ha scelto questa soluzione dopo aver valutato tutte le possibili alternative. Buone domande per questa presupposizione sono: Ci sono opzioni alternative che potrebbero ottenere lo stesso risultato? Ci sono ulteriori vantaggi che potremmo ottenere adottando un altro approccio? Questa domanda è pensata per aprire la mente del cliente e riconsiderare le presupposizioni troppo restrittive che potrebbero portare a perdere benefici maggiori.
4. Presupposizione: Il cliente ha preso in considerazione le proprie presupposizioni sulla soluzione e le sta valutando. Una buona domanda qui è: C’è qualcosa che stai dando per scontato che ti ha portato a questa soluzione? A volte questo approccio diretto funziona con clienti disponibili a farsi mettere in discussione e a pensare in modo diverso. Io l’ho usato per mettere in discussione l’approccio di delivery di progetto con i membri del team. È efficace per far emergere le presupposizioni e stimolare nuove conversazioni sulle possibili soluzioni ai problemi.

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