10 Domande per l’Avvio di un Progetto da Porre Prima del Kickoff
Come project manager, se c’è una cosa che tutti noi sappiamo per certo, è che nulla è certo. Gestire cambiamenti e variabili inaspettate fa parte del mestiere – ma forse una delle sfide più grandi che dovrai affrontare come Project Manager è ritrovarti a gestire un progetto già avviato. Magari hai appena iniziato un nuovo lavoro e vieni coinvolto in un progetto in corso, oppure un altro PM ha lasciato improvvisamente e stai prendendo il suo posto.
Qui sotto, ho elencato 10 domande d’avvio di progetto che ogni Project Manager deve porre quando viene catapultato in un nuovo progetto. Che il progetto sia già nella fase di esecuzione o sia ancora nelle prime fasi della fase di avvio del progetto, questa lista è solo un punto di partenza e non sostituisce una formazione formale da PM.
Ma queste domande fondamentali possono guidarti verso una gestione più tranquilla quando il tempo scarseggia! Naturalmente, queste domande possono essere adattate a qualsiasi progetto o cliente specifico, e possono essere poste di persona in una riunione, virtualmente via email o al telefono.
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Qualunque sia la modalità scelta, documenta le risposte così da poterci fare riferimento in seguito o condividerle con il team e gli stakeholder del progetto se necessario.
10 Domande sull’Avvio del Progetto da Porre Prima di Iniziare un Progetto
1. Cosa Stiamo Effettivamente Consegnando?
Un progetto potrebbe avere un unico deliverable principale: un sito web, un programma, un evento, un design di brand. Ma la maggior parte dei progetti è composta da più fasi o elementi che devono essere completati in un certo ordine.
Tutta la tua documentazione, compresa la dichiarazione d’ambito o statement of work, il contratto, il project charter e il project plan dovrebbero includere un elenco chiaro di ogni elemento che il tuo team si aspetta di consegnare.
Un esempio di ambito di progetto (ad esempio, per la realizzazione di un sito web) potrebbe includere:
- riunione di kickoff
- strategia dei contenuti
- wireframe
- prima revisione di design
- seconda revisione di design
- terza revisione di design
- sviluppo
- inserimento contenuti
- test
- lancio
- supporto
Anche se il progetto è un “sito web”, è tua responsabilità come Project Manager monitorare ciascuno degli elementi da consegnare e ogni parte del progetto per assicurarti che vengano completati nell’ordine giusto, nei tempi previsti e secondo le specifiche.
Chiedi al tuo responsabile, al team o al cliente di confermare che hai la lista completa dei deliverable e delle attività di progetto, e che non manca nulla. Accertati anche di sapere cosa è già stato completato, cosa è in corso e cosa deve ancora essere fatto.
2. Cosa NON Stiamo Consegnando?
Importante quanto quello che FA parte del progetto, è sapere chiaramente cosa NON ne fa parte. Questo è uno dei modi più semplici per evitare il scope creep, confusione e lavoro extra.
Per esempio, nel semplice sito web del punto 1, la tua azienda offre la strategia dei contenuti, ma questo significa anche scrivere tutti i testi e fornire fotografie, video o illustrazioni/elementi visivi? Assicurati di chiedere a ciascuno stakeholder se sarà lui a fornire questi tipi di materiali, oppure se vuole che vengano aggiunti all’ambito del progetto.
Esiste naturalmente anche una via di mezzo, in cui magari consigli un’altra azienda o una società partner per fornire alcuni servizi aggiuntivi. In ogni caso, è fondamentale stabilire fin dall’inizio chi sarà responsabile di ogni elemento del progetto, così che a due settimane dal lancio tu non debba trovarti a spiegare al cliente che pensavi che FOSSE LUI a fornire i testi, mentre lui pensava foste voi.
Se il precedente PM aveva già discusso questo aspetto con il cliente, chiedere nuovamente può essere una buona occasione per verificare se il cliente ha cambiato idea o se possa essere l’opportunità per proporre altri servizi.
3. C’è Una Scadenza?
La maggior parte dei progetti ha delle scadenze, e credici o no, è una cosa positiva. Avere un limite di tempo entro cui completare un progetto aiuta il tuo team a rimanere focalizzato, sperabilmente aiuta anche il cliente a restare concentrato, e ti aiuta a stabilire la distribuzione di tempo e budget.
Quando inizi un nuovo progetto, chiedi ai tuoi stakeholder quali sono le loro scadenze. Potrebbe esserci una data limite fissa dovuta al lancio di un prodotto, a un evento o a un vincolo di budget. (Io la chiamo una "scadenza inderogabile"). A volte scoprirai che le scadenze possono essere un po' più flessibili, ad esempio: "Vorremmo che fosse pronto entro quest'estate". In ogni caso, come PM, dovresti determinare fin da subito qual è la vera scadenza, così da poter pianificare a ritroso.
Questo è anche un buon momento per verificare i progressi rispetto alla tua timeline – fino al tuo arrivo, il team era in linea per finire entro la scadenza? Se sì, ottimo! Se no, questa è la tua occasione per valutare cosa non va e intervenire per rimettere tutto in carreggiata.
4. Qual è il parametro di riferimento per il successo del progetto?
Questa è una delle domande più importanti da porre all'inizio di qualsiasi progetto di project management. L'obiettivo del progetto può sembrare semplice, ad esempio: costruire e lanciare un nuovo sito web. Ma non temere di andare più a fondo.
Chiedi ai tuoi clienti e stakeholder cosa vogliono davvero ottenere con questo lavoro. Vogliono aumentare la notorietà del marchio? Garantire un lancio di progetto o di prodotto di successo? Acquisire più utenti? Aumentare i ricavi? Fai in modo che il cliente sia trasparente con te sul motivo per cui sta intraprendendo questo progetto e mantieni tale obiettivo o scopo al centro delle vostre discussioni. Conoscere cosa rappresenterà davvero il successo può aiutare il tuo team a rimanere concentrato e a prendere decisioni importanti durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Arrivare a progetto già avviato significa anche che questo è un buon momento per chiedere agli stakeholder se la loro visione o i loro obiettivi sono cambiati dal kickoff, e come puoi aiutarli nel modo più efficace a raggiungere tutti i loro obiettivi.
5. Chi è davvero il cliente?
Se lavori in un'agenzia, sono sicuro che ti è già successo. So che a me è capitato più volte di quante ne possa contare! Durante la fase di acquisizione di un progetto parli con una o forse un paio di persone, ma appena il lavoro inizia improvvisamente altre persone emergono dall'ombra per offrire feedback e prendere decisioni.
Non biasimo i clienti per voler coinvolgere più persone – potrebbe essere una questione di politica, oppure il primo collaboratore desidera ottenere un secondo (o terzo, quarto, quinto…) parere sul lavoro, per non essere l'unico responsabile del successo del prodotto finale. Dopotutto, bisogna ricordare che spesso i clienti investono molto tempo e si affidano al tuo team e hanno diritto a un certo livello di coinvolgimento nel lavoro.
Qualunque sia il motivo, personalmente credo che si possa gestire questo fenomeno a volte frustrante dei "clienti che si moltiplicano" semplicemente chiedendo all'inizio: “Di chi conta davvero l'opinione? Ci sono altri stakeholder che saranno coinvolti nel dare feedback in futuro?”
In questo modo, non solo potrai prepararti al caos, nel caso si verifichi, ma potrai anche gentilmente ricordare al tuo cliente principale, se necessario, che aveva deciso che avresti raccolto osservazioni solo da 2-3 persone e ora che 10 persone stanno commentando corri il rischio di allargare lo scope del progetto.
6. Chi è il referente principale?
Questa domanda può sembrare superflua se stai già lavorando con un team di progetto apparentemente dedicato, ma è molto importante capire chi sia il CONTATTO PRINCIPALE, la persona da contattare in caso di emergenza, che prende le decisioni finali sul progetto.
E una domanda extra da project manager: scopri quale sia il loro metodo di comunicazione preferito. E-mail? Telefono fisso dell'ufficio? Cellulare? L'ultima cosa di cui vuoi preoccuparti se qualcosa va storto con un progetto è a chi rivolgerti e se leggeranno davvero la tua e-mail.
7. Chi svolge il lavoro?
La maggior parte delle domande in questa lista sono rivolte a clienti/stakeholder, ma questa domanda è estremamente importante e riguarda il tuo team interno. Forse stai entrando in un progetto dove conosci già designer, sviluppatori, ecc., oppure hai appena iniziato in una nuova azienda dove non conosci nessuno!
Ad ogni modo, appena vieni assegnato al progetto, assicurati di avere le persone giuste sul lavoro. Tutti hanno le competenze necessarie per completare il lavoro nei tempi e nei costi previsti? Qualcuno del team ha bisogno di ulteriore formazione o supporto? Hai coperto tutti i ruoli necessari? Hai valutato la possibilità di coinvolgere collaboratori esterni/freelancer se servono altre mani? In tal caso, è importante considerare strategie su come gestire i collaboratori esterni per assicurarsi che il loro lavoro sia in linea con gli obiettivi del progetto.
8. Chi è il pubblico destinatario del lavoro?
Spesso, nel project management, pensiamo che ogni progetto abbia 2 gruppi di stakeholder: il cliente, cioè chi richiede il lavoro, e il team, cioè chi esegue il lavoro. Ma di solito ce n'è un terzo, a volte silenzioso – il pubblico/consumatore/destinatario/utente che interagirà con il risultato, lo acquisterà o lo visionerà una volta completato.
Il pubblico per cui lavori è estremamente importante. Alcuni progetti consentiranno di effettuare sondaggi o ricerche per conoscere meglio il consumatore al termine del tuo lavoro sul progetto, ma in caso contrario puoi comunque porre questa domanda al cliente, al tuo team e a te stesso: per chi stiamo costruendo questo, e cosa è importante per loro? Le risposte a queste domande di project management ti aiuteranno senza dubbio a rimanere concentrato su ciò che stai veramente cercando di ottenere.
9. È Già Stato Fatto Prima?
Anche il lavoro più innovativo, unico e notevole nel nostro settore solitamente si basa su o prende ispirazione da qualcosa che è già stato fatto prima. Non c'è nulla di cui vergognarsi nel vedere cos'altro è stato fatto nello stesso ambito o da organizzazioni simili quando ti viene assegnato un nuovo progetto!
Chiedere ai tuoi stakeholder, (clienti E team interno), quali altri progetti sono già stati realizzati da cui il tuo team può trarre ispirazione/imparare è un ottimo modo per entusiasmare tutti riguardo il lavoro che verrà, ottenere nuove idee e restare consapevoli della concorrenza. Mi piace chiedere ai clienti di mostrarmi esempi di prodotti/progetti che li ispirano, così il mio team sa qual è l'obiettivo e può, si spera, superare le aspettative.
10. Cosa Potrebbe Ostacolarci?
Che ci crediate o no, penso che questa sia la mia domanda preferita da porre quando inizio un nuovo progetto. Potrebbe sembrare un po’ caotico entrare nei dettagli di tutti i potenziali problemi che il team potrebbe incontrare durante questo lavoro, ma credo che riunirsi per identificare responsabilmente gli ostacoli che potrebbero compromettere il successo sia non solo un esercizio di umiltà – ammettere che qualcosa, a un certo punto, andrà sicuramente storto – ma può assolutamente aiutarti a essere pronto quando quel momento arriverà.
Speriamo tu abbia già previsto le insidie più comuni – personale, tempistiche, budget, specifiche tecniche, ecc. – ma cos'altro potrebbe ostacolare il buon andamento del progetto secondo i piani? Riunisciti con il tuo team e chiedi agli stakeholder quali potrebbero essere i potenziali ostacoli al successo – o quali ostacoli si sono già presentati – e poi assicurati che tutti sappiano che tu, come PM, sei informato su questi problemi e pronto ad affrontarli se dovessero ripresentarsi.
Perché potrebbero esserci degli ostacoli, giusto?
Cosa ne pensi?
Ci sono domande importanti che non abbiamo menzionato? Faccelo sapere nei commenti. Ti consigliamo anche di dare un'occhiata alla nostra lista di domande per la sessione di discovery da porre ai clienti prima di un progetto.
Ascolta di più da Joanna nel suo episodio di podcast qui!
E se cerchi ancora più spunti utili, leggi anche questo articolo: Abbiamo il potere: come i DPM influenzano i modi di lavorare
