Les chefs de projet révèlent leurs meilleures stratégies de prise de notes
Prendre des notes précises et concises lors des réunions n'est pas une mince affaire. Il est difficile de tout saisir ce qui est important—les gens parlent vite, il n'est pas toujours évident de distinguer ce qui compte sur le moment, et la réunion peut passer d'un sujet à l'autre.
Cela a été abordé dans un récent fil de discussion Reddit sur le subreddit r/projectmanagement. Prendre des notes et les distribuer aux bonnes personnes après coup fait souvent partie intégrante du rôle de chef de projet.
Même s'ils disposent d'un coordinateur sur lequel s'appuyer, je n'ai jamais rencontré de chef de projet qui ne possède pas l'organisation, la priorisation et les compétences de prise de décision nécessaires pour cela.
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Je vais couvrir quelques solutions pour faciliter la prise de notes, telles qu’expliquées par des chefs de projet dans ce fil de discussion.
Pourquoi la prise de notes efficace est-elle si difficile ?
La prise de notes revient souvent au chef de projet, même si le fait de savoir si elle devrait l'être fait débat (nous y reviendrons plus loin). Voici comment cela est résumé par l’auteur du fil :
Comment prenez-vous des notes lors des réunions ?
par u/Tronracer sur projectmanagement
Cela devient doublement difficile si vous animez aussi la réunion—il faut concilier cette tâche avec le suivi de ce qui a été dit et des actions à entreprendre. Cependant, il existe quelques stratégies pour faciliter la prise de notes.
Solution 1 : Utiliser un outil d’IA
De nombreux outils utilisent l'intelligence artificielle pour aider à la prise de notes. En utiliser un peut totalement vous décharger de cette tâche. Ces outils deviennent aussi de plus en plus performants, ce qui rend le processus de plus en plus facile à automatiser.
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par u/Tronracer venant de la discussion
sur projectmanagement
Otter.ai n’est d’ailleurs pas la seule option disponible.
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par u/Tronracer venant de la discussion
sur projectmanagement
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par u/Tronracer venant de la discussion
sur projectmanagement
Important : Vous devez vérifier les politiques de votre entreprise concernant l’utilisation de l’IA et l’enregistrement des réunions. De nombreux secteurs sont soumis à des réglementations en raison des problématiques de confidentialité et de sécurité. Vous pourriez également rencontrer des problèmes si vous enfreignez des NDA ou d'autres accords.
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par u/Tronracer venant de la discussion
sur projectmanagement
Si vous ne pouvez pas utiliser l’IA, vous pouvez peut-être quand même enregistrer ou transcrire automatiquement vos réunions (là encore, vérifiez les politiques de votre organisation) pour compléter vos notes après coup grâce à toute information qui aurait pu vous échapper.
Ce qu’il faut à tout prix éviter, c’est de transcrire ou d’enregistrer la réunion et de revenir ensuite dessus pour en extraire les notes après coup.
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par u/Tronracer venant de la discussion
sur projectmanagement
Solution 2 : Utiliser Microsoft OneNote
Si vous ne pouvez pas utiliser l’IA, c’est la prochaine meilleure option.
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paru/Tronracer de la discussion
dansprojectmanagement
Il est important de disposer d’un ordre du jour pour la réunion. Cela permet non seulement de rester concentré sur ce qu’il faut aborder, mais aussi de faciliter la prise de notes. Ajoutez vos notes directement dans la section appropriée de l’ordre du jour — cela vous aidera à mieux suivre le fil de la discussion.
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paru/Tronracer de la discussion
dansprojectmanagement
Vous pouvez intégrer facilement OneNote à votre messagerie pour faciliter encore plus la distribution de vos comptes-rendus de réunion (une fois que vous les aurez nettoyés).
Solution 3 : Prise de notes basée sur l’ordre du jour
C’est similaire à ce qui précède, mais c’est un peu plus difficile sans OneNote.
Voici le processus de base :
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paru/Tronracer de la discussion
dansprojectmanagement
Il est également utile de partager votre écran pendant la réunion en affichant l’ordre du jour et vos notes, sauf s’il y a autre chose d’important à visualiser (ex. livrables en attente de retour). Cela vous évite de devoir revenir et confirmer les notes auprès des autres participants — ils pourront ainsi lire vos notes et clarifier les points au fur et à mesure.
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paru/Tronracer de la discussion
dansprojectmanagement
Mais gardez à l’esprit : il faudra tout de même faire quelques ajustements avant d’envoyer le compte rendu.
4 autres conseils pour prendre des notes
Voici quelques autres astuces partagées dans le fil de discussion qui peuvent vous aider à rationaliser votre processus.
Priorisez vos réunions
Ne traitez pas chaque réunion avec le même niveau d’attention — hiérarchisez-les en conséquence.
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paru/Tronracer de la discussion
dansprojectmanagement
Résumez pour le groupe
Avant de quitter la réunion ou de passer à un nouvel ordre du jour, résumez votre compréhension pour le groupe afin de vérifier que tout le monde est d’accord et sur la même longueur d’onde.
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paru/Tronracer de la discussion
dansprojectmanagement
Ne soyez pas le preneur de notes
Si possible, désignez quelqu’un d’autre comme secrétaire afin de pouvoir vous concentrer sur l’animation de la réunion.
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paru/Tronracer issu de la discussion
dansgestiondeprojet
Voici quelques idées sur qui devrait prendre des notes à la place :
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paru/Tronracer issu de la discussion
dansgestiondeprojet
Essayez un journal RAID
Malgré certains débats à ce sujet, les journaux RAID peuvent être un outil efficace pour la prise de notes. Veillez à en créer un séparé de votre journal RAID de projet (généralement utilisé pour la gestion des risques) et gardez à l’esprit qu’il vous faudra reformater vos notes avant de les envoyer aux destinataires concernés.
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paru/Tronracer issu de la discussion
dansgestiondeprojet
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