Logiciel de suivi du temps pour les consultants : ce qu’actiTIME suit au-delà des heures facturables

Les cabinets de conseil adoptent le suivi du temps pour une raison affichée : de meilleures factures. Les projets à prix fixe doivent rester dans le périmètre. Les projets en régie nécessitent un historique défendable pour le client. Dans les deux cas, le discours porte sur la précision de la facturation.

C’est un besoin réel, mais ce n’est rarement le problème coûteux. Le vrai problème coûteux, c’est le temps passé « sur le banc ». Un consultant inactif entre deux missions coûte à l’entreprise autant, qu’aucune facture erronée ne soit jamais émise ou pas. La plupart des sociétés savent dire combien elles ont facturé le mois dernier. Bien moins savent, un mardi donné, qui est surchargé et qui a des capacités sous-utilisées. C’est ce fossé que le suivi du temps est réellement censé combler, s’il est conçu pour répondre à cette question plutôt qu’à celle de la facturation uniquement.

Les consultants mènent trop de tâches en parallèle pour qu’une vue au niveau projet ait du sens

Une équipe produit possède généralement une seule feuille de route. Un cabinet de conseil peut gérer six clients en simultané, chacun ayant son propre périmètre, son propre mode de facturation et sa propre pression de délai. Suivre le temps au niveau du projet – ou pire, dans un tableur partagé – ne donne qu’un total. Cela ne vous dit pas quel client consomme discrètement plus d’heures que prévu, ni quel consultant est doublement affecté à deux comptes cette semaine.

Marco Monselesan, COO chez Nash Srl, a décrit le coût du manque de visibilité de façon limpide : garder le contrôle de l’état d’avancement et de l’effort par rapport au budget était un défi, mais « allouer correctement les membres d’équipe, éviter l’inactivité des salariés et suivre leurs activités sur les différents projets » constituait un autre problème distinct. Ce ne sont pas les mêmes problèmes, même s’ils sont généralement regroupés sous une seule ligne baptisée « suivi du temps ».

actiTIME structure le travail comme client, puis projet, puis tâche, afin que les heures d’un consultant soient toujours attribuées de façon assez précise pour répondre aux deux questions à la fois, et pas uniquement à une seule.

Le ratio facturable versus non facturable est le chiffre qui prédit réellement la marge

Le nombre total d’heures suivies indique qu’il y a eu de l’activité. Mais il ne précise pas si cette activité était facturable. Pour un cabinet de conseil, le ratio entre les deux, le taux d’utilisation, est bien plus proche de la vraie mesure de santé qu’un chiffre d’affaires global, car un consultant peut être pleinement occupé mais nuire à la marge si trop de ce temps est interne, non facturé ou déprécié.

actiTIME suit le temps en fonction du type de travail, qui peut être marqué comme facturable ou non, et ventile cette répartition dans les rapports « Suivi du temps » et « Résumé de la facturation ». Voir cette répartition par personne, par client ou par projet permet de passer de « tout le monde est occupé » à « la moitié des heures du Client X le mois dernier étaient du travail hors périmètre non facturé », ce qui change radicalement la conversation à avoir avec ce client.

Ce que le rapport “Estimation vs réel” d’actiTIME révèle pour votre prochaine proposition

Toute société de conseil se fait un jour demander de chiffrer un projet similaire à un déjà réalisé. La fiabilité de cette estimation dépend entièrement de sa capacité à tracer la réalité du précédent, et non pas uniquement le devis initial.

Le rapport « Estimation vs Réalité » d’actiTIME conserve cet historique automatiquement, tâche par tâche. Une société qui enregistre des données détaillées de tâches depuis un an peut identifier de véritables écarts avant de rédiger la nouvelle proposition. Une société qui ne gère qu’un tableau totalisant les heures par projet n’a pour référent que ses souvenirs pour le nouvel estimé. Le chef de projet de DSS Consulting mettait d’ailleurs en avant ce genre de structuration pour la fiabilité de leurs données : « une structure claire client-projet-tâches et des fiches de temps complétées régulièrement grâce à une interface facile à utiliser ».

Prix fixe et régie nécessitent des calculs différents, actiTIME gère des budgets distincts pour chacun

Un contrat au temps passé repose sur la précision et la fiabilité des heures saisies. Un contrat au forfait dépend du respect du budget, quelle que soit la durée effective. Utiliser le même total d’heures pour les deux revient à ignorer leurs spécificités respectives.

actiTIME suit trois types de budgets distincts par projet : le coût (dépense salariale), la facturation (montant facturable) et le temps (heures allouées versus consommées), chacun avec sa propre barre de progression qui signale si un projet dérape. Pour un client en régie, le budget facturation et la facture sont essentiels. Pour un client au forfait, c’est le budget temps qui prime, car tout dépassement est à la charge du cabinet, pas du client.

Une fois que l’actiTIME génère la facture client, le plus difficile est déjà fait

La précision de la facturation ne disparaît pas de l’équation, elle cesse simplement d’être un paramètre à maîtriser directement. actiTIME génère les factures directement à partir du temps facturable suivi et des tarifs de facturation définis pour chaque type de travail, et les rapports de facturation peuvent inclure les notes de travail attachées à chaque saisie de temps, afin que le client voie non seulement un chiffre mais aussi à quoi il correspond. Ce niveau de détail tend à réduire les allers-retours autour d’une facture, mais il s’agit d’un effet indirect d’une bonne saisie des données au niveau des tâches, et non d’un résultat obtenu en mettant la priorité sur la facturation.

Si, chez un cabinet de conseil, la question du suivi du temps revient sans cesse à « il nous faut de meilleures factures », il vaut la peine de se demander ce qu’un enregistrement précis et honnête des travaux passés de l’entreprise pourrait révéler sur la capacité et l’utilisation réelles. C’est généralement là que se cache le véritable point d’amélioration.

Vous n’avez pas besoin de nouvelles données pour vérifier, il suffit d’examiner de plus près le niveau de détail actuel de votre structure de tâches. Si celle-ci ressemble davantage à « nom du projet » qu’à « tâche », c’est souvent là que commence le problème de précision. L’offre d’essai gratuit d’actiTIME propose toutes les fonctionnalités pendant 30 jours, ce qui vous permet de tester la structuration client, projet et tâche sur vos propres missions avant de vous engager.