4 stratégies pour faire face à des délais de projet irréalistes

J’ai soutenu la direction d’équipe et j’ai aussi été en première ligne lors de discussions difficiles avec les parties prenantes du projet. Ces conversations garantissent que tout le monde dispose de ce dont il a besoin pour obtenir le niveau de qualité attendu (même avec un délai de projet irréaliste) et livrer un projet réussi.

Comment savoir si une échéance de projet est réaliste

Les délais de projet relèvent de l’opinion et de la perspective, et de nombreux facteurs peuvent entrer en jeu lorsque le client insiste pour une date précise. 

Dans leur esprit, une échéance peut sembler réaliste car ils ne comprennent pas forcément tout ce qui doit être fait pour aboutir à la date finale de livraison.

Commencez par ces étapes :

1. Réalisez un exercice de rétroplanning. Identifiez chaque étape à compléter en ordre inverse afin de déterminer dans un premier temps si le calendrier est réaliste et s’il existe des contraintes temporelles.
2. Comprenez la motivation du délai. Quels sont les facteurs clés ou jalons de cette initiative, afin d'évaluer comment vous pouvez livrer dans ce cadre ? Il peut y avoir un impératif métier important qui n'a pas été communiqué. Cela vous aidera à déterminer ce qui peut, le cas échéant, être supprimé du périmètre pour livrer dans le délai fixé.
3. Déterminez les ressources nécessaires à chaque tâche. Cela vous permet de voir s'il faut en ajouter mais aussi d'évaluer si l’équipe assignée peut effectivement accomplir le travail et si l’épuisement peut être évité.
4. Demandez un second avis sur le rétroplanning, le plan de ressources et le plan projet. Un designer ou développeur, par exemple, pourra peut-être mieux déterminer si des étapes peuvent être sautées, des dépendances supprimées, la durée raccourcie, ou certaines phases ou ensembles fonctionnels agiles superposés.

4 stratégies pour gérer des délais irréalistes

Voyons quelques stratégies pour renforcer votre volonté de vous opposer à un délai irréaliste et défendre votre position, tout en restant à l’écoute des besoins du client et de l’équipe projet.

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1. Documentez le processus et les attentes

Nous voulons nous assurer que chacun comprend comment nous allons atteindre l'objectif afin de ne pas perdre de temps à tout découvrir en cours de route. Vous n’avez peut-être pas la main sur les événements ou les circonstances ayant fixé l’échéance, mais vous maîtrisez le processus qui vous permettra de tenter de respecter la date.

Voici ce qu’il faut faire :

• Définissez clairement le rôle de chacun ainsi que ses attentes lors du lancement—aussi bien pour votre équipe interne que pour les intervenants côté client. Ils ont eux aussi une grande part de responsabilité dans le respect du délai. Un RACI est un bon point de départ ici.
• Créez une cartographie des processus décrivant comment l’équipe traversera chaque phase.
• Mettez en place un circuit de validation avec les dates et les responsabilités de chaque partie prenante. Cela engage la responsabilité du client afin que tout ne repose pas uniquement sur vous et votre équipe. De leur côté, ils doivent être stricts concernant les retours, validations et autres ressources nécessaires pour tenir ce délai de projet irréaliste.
• Vous pouvez même aller jusqu'à élaborer un plan de communication pour que tout le monde sache où transmettre quelles informations, et vers qui se tourner selon les besoins.

2. Augmentez les ressources ou réduisez le périmètre projet.

Ajouter une ou deux personnes à l’équipe pourrait bien être ce qu’il vous manque pour tenir le délai. Travaillez avec votre responsable des ressources pour déterminer qui peut rejoindre le projet sur toute sa durée ou sur certaines phases. L’union fait la force ! 😁

Note importante

Assurez-vous que si de nouvelles ressources rejoignent le projet en cours de route, elles aient déjà reçu toutes les informations nécessaires et puissent démarrer dès le premier jour sur les tâches que vous attendez d’elles.

Travaillez également avec votre représentant commercial et le client pour réduire la portée. Cela peut être une version MVP du SOW ou l’exigence que le client supprime des fonctionnalités moins prioritaires qui ne sont pas indispensables pour le lancement. Gardez à l’esprit que cela entraînera soit une augmentation, soit une diminution du coût (selon le triangle de la gestion de projet) en fonction de ce qui est décidé, vous devrez donc gérer cette discussion avec votre client.

3. Gestion agressive du plan de travail

Pour respecter des délais serrés, vous devez tout contrôler et vous assurer que toute l’équipe, y compris le client, soit également mobilisée. Des échéanciers irréalistes peuvent être atténués en mettant en place des stratégies efficaces pour gérer plusieurs projets afin d’équilibrer les charges de travail.

Accomplir les actions suivantes plusieurs fois par semaine vous aidera à rester dans les temps :

• Stand-up quotidiens : Ceux-ci peuvent inclure le client, afin d’obtenir des retours en temps réel et de façon fréquente. Cela réduit les obstacles auxquels pourrait se heurter votre équipe ou que vous pourriez avoir à lever.
• Revue de la timeline : Faites-en l’arrière-plan de votre ordinateur si nécessaire ! Il est crucial que vous consultiez constamment la timeline et anticipiez les étapes à venir pour atténuer les risques et être proactif dans la suppression des obstacles potentiels qui empêcheraient votre équipe d’accomplir les tâches dans les délais impartis.
• Vérifications des processus : Vérifiez au moins chaque semaine la progression de l’équipe dans le processus du projet. Cela permet aussi d’anticiper ou d’éliminer les obstacles avant qu’ils ne deviennent trop difficiles à surmonter dans un délai court.
• Estimez même les tâches les plus insignifiantes : Cela vous donne une vision détaillée et réaliste du moindre petit élément pouvant mettre votre planning en danger. Les outils de gestion de projet sont précieux pour ces estimations et pour assurer le suivi.

4. Communiquez, communiquez, communiquez !

C’est d’une importance capitale. Si vous avez l’impression de harceler vos membres d’équipe et vos clients, c’est que vous êtes sur la bonne voie. Sortez de votre zone de confort en sur-communiquant. 

C’est le seul moyen de s’assurer que tout le monde :

• A les ressources nécessaires pour travailler efficacement
• Est conscient des risques et obstacles à surmonter
• Est responsable de ce qui lui incombe. Ceci inclut le client. Il ne peut pas retarder ou modifier le périmètre et attendre de votre équipe et de vous-même que vous teniez toujours les engagements définis au début du planning de projet.
• Discute en permanence du calendrier, de la raison d’être de l’organisation du plan ainsi que des risques liés à sa réduction. Plus vous en parlerez, plus cela deviendra clair, compris et prioritaire pour le client et l’équipe projet.

Que faire si une échéance de projet est complètement irréalisable ?

Vous avez posé les questions, réorganisé le processus et le calendrier mais vous ne parvenez pas à atteindre les livrables dans le délai imposé. Vous êtes un as de la gestion du temps mais désormais, la seule chose restante est d’avoir une conversation difficile avec le client pour expliquer pourquoi c’est irréalisable et ce que vous avez entrepris pour en arriver à cette conclusion.

Dites simplement non.

Oui, je viens de dire cela. On pense que l’on n’a pas le droit de dire non, mais cela peut vraiment faire gagner beaucoup de temps, d’argent et d’énergie à tout le monde si l’on s’appuie sur la valeur de livrer un produit de grande qualité. Pour cela, nous avons toutefois besoin de temps pour exécuter. 

Des attentes et des échéances irréalistes entraînent bien plus de problèmes menant à l’échec des projets (apprenez ici comment éviter l’échec), en comparaison du simple fait de dire non. Ce n’est pas le premier recours, mais c’est une option à garder en tête quand vous testez d’autres stratégies face à des délais de projet irréalistes.

Le triangle de la gestion de projet

Le triangle d'or de la gestion de projet stipule que le temps, le périmètre et le coût doivent être équilibrés dans un projet afin de livrer un livrable de qualité. Peut-être que le client n'est pas adapté à votre organisation s'il ne valorise pas votre expertise concernant les exigences nécessaires pour offrir la qualité qu'il attend.

Ou bien, vous pouvez utiliser le triangle de fer (avec les piliers de « bon », « rapide » et « pas cher ») pour faire passer votre message.

Si vous voulez un bon produit rapidement, il ne sera pas bon marché. Si vous voulez un produit bon marché et rapide, il ne sera pas de bonne qualité.

Je comprends qu'il y a des nuances à cette stratégie en fonction de l'autorité que vous possédez, mais soyez un défenseur de votre équipe et présentez à la direction les raisons pour lesquelles il n'est pas acceptable de continuer à accepter des projets avec des délais irréalistes.

Vous êtes à mi-chemin

Personne n'aime se retrouver dans cette situation, bien sûr, mais nous y avons tous été ou nous y serons à un moment donné de notre carrière. Nous apprenons de cette expérience et cela fait de nous de meilleurs chefs de projet. Nous sommes alors plus à même d'avoir des discussions difficiles avec nos clients concernant des dates de fin de projet irréalistes et de toute autre objection que nous pourrions avoir à formuler. Quelqu'un a-t-il parlé de dérive du périmètre ?

Tous les éléments de cet article servent simplement à renforcer les compétences que vous possédez déjà, donc vous êtes déjà à mi-chemin !

Si vous constatez que des projets sont vendus avec des calendriers irréalistes ou que vous rencontrez constamment des délais non respectés dans votre entreprise, il serait pertinent de le signaler et d'examiner comment éviter que cela ne se produise. 

Demandez à participer au processus de vente. Cela permettra à un expert en planification d’évaluer les dates de livraison (et la gestion du périmètre) de manière proactive afin que, lorsque le projet sera remporté et lancé, il y ait moins de stress et que chacun puisse exécuter son rôle en toute sérénité.

Vous pouvez trouver plus de stratégies de gestion de projet ici, et n'oubliez pas de vous abonner à la newsletter The Digital Project Manager pour plus de guides pratiques qui rentrent dans les détails de la gestion de projet.