Mitä projektitoiminnot ovat ja miten ne määritellään

Projektin toiminnot verrattuna projektin virstanpylväisiin

Projektin toiminnot ovat tehtäviä ja alitehtäviä, joita projektiryhmän jäsenet suorittavat projektin loppuunsaattamiseksi, kun taas virstanpylväät ovat selkeästi erottuvia hetkiä projektin aikajanalla.

Esimerkkejä virstanpylväistä ovat sopimuksen allekirjoittaminen, suunnitteluvaiheen valmistuminen, verkkosivuston julkaiseminen tai 50 käyttäjän rekisteröitymisen saavuttaminen. Nämä ovat projektin selkeästi määriteltyjä hetkiä, jolloin siirryt yhdestä vaiheesta toiseen.

Projektin toimintojen suorittaminen vie sinua lähemmäs vastaavan virstanpylvään saavuttamista. Esimerkiksi suunnitteluvaiheen loppuunsaattamiseksi sinä ja tiimisi voitte tehdä esimerkiksi miellekarttoja ja rautalankamalleja tai järjestää sisäisiä ja asiakkaan kanssa pidettäviä katselmointeja.

Projektin toiminnot verrattuna projektin tuotoksiin

Projektin toiminnot ovat tehtäviä ja alitehtäviä, joista projektityö koostuu, kun taas projektin tuotokset ovat näiden toimintojen tuloksia. Toimintona voi olla tyylioppaan luominen, ja tuotos on kyseinen tyyliopas (joka esitellään asiakkaalle tai sisäisille sidosryhmille).

Esimerkkejä tuotoksista ovat strategia-asiakirjat, raportit, esitykset tai esimerkiksi sisältö, verkkosivustot, digitaaliset tuotteet ja sovellukset. Se voi olla mitä tahansa, mitä toimitat asiakkaalle tai sidosryhmätiimille.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Miksi projektin toiminnot ovat tärkeitä?

Projektin toiminnot ovat tärkeitä, koska ne tuovat projektiin järjestystä ja rakennetta ja tekevät projektityön loppuunsaattamisesta vähemmän kuormittavaa.

Jos sanoisit projektiryhmällesi: ”Rakentakaa 10-sivuinen verkkosivusto ensi kuuhun mennessä”, he kuormittuisivat eivätkä tietäisi, mistä aloittaa.

Mutta jos sanot projektiryhmälle: ”Rakennamme 10-sivuisen verkkosivuston ensi kuuhun mennessä. Kartoitetaan tarvittavat toiminnot”, tehtävä tuntuu vähemmän kuormittavalta. Tämä voi tehostaa toimintaa ja vähentää päällekkäistä työtä.

Jos esimerkiksi Adam tietää, että Stephanie viimeistelee hänen arvioitavakseen tulevan miellekartan ja rautalankamallit ensi viikolla, hän voi keskittyä muihin toimintoihin sen sijaan, että yrittäisi ”auttaa” häntä tai tekisi ne itse.

Menetelmät projektin toimintojen suunnitteluun

Voit käyttää useita projektinhallintatekniikoita suunnitellessasi projektin toimintoja tiimisi kanssa. Pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen joka kerta, mutta voit mukauttaa näitä projektimenetelmiä hallinnoimiesi projektien ja työskentelemiesi tiimien tarpeisiin.

• Vesiputousmenetelmä: Vesiputousmenetelmässä on viisi vaihetta: käynnistäminen, suunnittelu, toteutus, seuranta ja valvonta sekä päättäminen. Suunnittelet koko projektin ja kaikki toiminnot alussa ja toteutat sitten suunnitelman. Yksi tällainen toiminto on työn ositusrakenteen (WBS) luominen – kattavan luettelon laatiminen kaikesta projektin työstä, sen tekijöistä ja ajankohdista. Vesiputousmenetelmä sopii hyvin pienempiin ja vähemmän monimutkaisiin projekteihin, joissa epävarmuutta on vähän tai ei lainkaan.
• Ketterä tai Scrum: Vaikka termejä käytetään usein virheellisesti toistensa synonyymeina, ketterät ja Scrum-menetelmät mahdollistavat toimintojen suunnittelun seremonioiden, kuten sprintin suunnittelun ja tarkentamisen, avulla. Järjestät myös päivittäisiä tilannepalavereita seurataksesi, minkä projektin toimintojen parissa kukin työskentelee, mitä edellisenä päivänä saatiin valmiiksi ja mitkä asiat estävät etenemistä.
• Hybridi: Hybridimenetelmässä yhdistetään useiden menetelmien elementtejä. Voit käyttää vesiputousmenetelmää kaikkien projektin toimintojen suunnitteluun ja WBS:n luomiseen sekä järjestää päivittäisiä tilannepalavereita tai suunnitella työn lyhyempiin sprintteihin. Tämä antaa tiimille koko projektin suunnittelun tuoman selkeyden ja sprinteissä työskentelyn joustavuuden.
• Kanban: Kanban on yksinkertainen ja visuaalinen tapa suunnitella työtoimintoja. Luot Kanban-taulun, jossa on useita sarakkeita. Projektin toiminnot esitetään kortteina näissä sarakkeissa (tämän voi tehdä projektinhallintaohjelmistossa, joten niitä ei tarvitse tehdä käsin). Sarakkeiden otsikot kertovat toiminnon tilan (eli tekemättä, käynnissä tai valmis).

Miten projektin toiminnot määritellään?

Jos tarkastelet projektin perustamiskirjaa tai työn määrittelyä ja mietit, miten sinä ja tiimisi saatte sen toteutettua, ei syytä huoleen. Näin määrittelet projektin tehtävät ja laadit toteutussuunnitelman.

1. Kartoita virstanpylväät tai työn vaiheet

Projektin onnistuminen ei tarkoita vain sitä, että projekti valmistui ajoissa ja sovitun laajuuden mukaisesti. Onnistunut projekti on sellainen, jolla oli selkeä suunta, yhtenäinen tiimi ja joka ei ollut täyttä kaaosta tai viime hetken epätoivoista kilpajuoksua maaliin. Tämä ei tapahdu sattumalta.

Kaikki alkaa hyvästä suunnittelusta. Aloita miettimällä projektin laajuutta ja yksinkertaisinta suunnitelmaa sen saavuttamiseksi. Tilanne ei juurikaan eroa siitä, että päättäisit pudottaa painoa tai säästää rahaa. Saatat aloittaa määrittelemällä, kuinka monta kiloa haluat pudottaa tai kuinka paljon rahaa haluat säästää.

Voit ajatella rahan säästämistä projektina. Oletetaan, että haluat säästää $5,000 10 kuukaudessa. Jotta pysyt suunnitelmassa, sinun on säästettävä $500/kuukausi eli noin $125/viikko. Jokainen viikko- tai kuukausitavoite on matkan varrella oleva virstanpylväs, ja niiden avulla voit seurata edistymistä. Jos kaksi kuukautta on kulunut ja olet säästänyt vasta $900, tiedät olevasi aikataulusta jäljessä.

2. Luettele projektin tehtävät

Kun olet määritellyt vaiheet tai virstanpylväät, aloita tehtävien määrittely. Tässä osiossa määritellään, mitä on tehtävä ja kuinka kauan siihen kuluu aikaa (tehtävien kestot).

Säästämisprojektissamme saatat etsiä edullisempia palveluntarjoajia, siirtää matkan myöhempään ajankohtaan tai tehdä vaihtoehtoisia suunnitelmia, jotka eivät maksa yhtä paljon. Mieti kaikkea, mitä sinun on tehtävä, ja kuinka kauan arvelet siihen kuluvan.

3. Määritä järjestys ja riippuvuudet

Kun luettelosi on valmis, mieti toimintojen järjestystä ja riippuvuuksia. Näistä muodostuu projektin aikataulu. Tehtävien järjestyksestä riippuen jotkin niistä on ehkä tehtävä ennen kuin voit tehdä muita. Saatat esimerkiksi peruuttaa tilauksen ennen edullisemman tilaamista, jotta et maksa kahdesta tilauksesta saman kuukauden aikana.

Kun käyt järjestystä tai aikataulua läpi, selvitä, kuinka nopeasti voit saada työn valmiiksi. Alkuperäinen tavoitteemme oli säästää $5,000 10 kuukaudessa. Se tuntui realistiselta, ja budjettimme näytti olevan karsittavissa $125/viikko. Mutta entä jos haluaisit tai sinun täytyisi nopeuttaa aikataulua?

Kriittinen polku on lyhin aika, jossa projekti voidaan saada valmiiksi. Kuinka nopeasti voit säästää rahaa tehtävien ja riippuvuuksien perusteella? Jos yksi tehtävistä on palkan saaminen (rahan tuleminen tilille), voit saada projektin valmiiksi aikaisintaan, kun $5,000 on kertynyt. 

Jos ansaitset $3,000 kuukaudessa etkä käytä lainkaan rahaa, tarvitsisit vähintään kaksi kuukautta olettaen, että saat palkan kuun lopussa. Tämä ei kuitenkaan ole kriittinen polku, koska kulusi ovat $1500 kuukaudessa. Kuluihin liittyvän riippuvuuden vuoksi aikaa kuluisi todellisuudessa vähintään neljä kuukautta.

4. Suunnittele resurssit

Seuraava vaihe projektisuunnitelmassa eli projektin tehtävien suunnittelussa on resurssien määrittely. Kun ajatellaan projektin toteutusta kokonaisuutena, mitä meillä on käytettävissämme ja mitä tarvitsemme?

Säästämisprojektia varten saatat luoda budjetin seurantataulukon, jonka avulla seuraat säästämääsi summaa ajan kuluessa. Voisit myös tavata taloussuunnittelun asiantuntijan, joka auttaa löytämään uusia tapoja säästää rahaa tai pysyä budjetissa.

Esimerkki projektin tehtäväluettelosta

Tässä on esimerkki digitaalisen projektin – pienen verkkosivuston – tehtäväluettelosta. Laadin tämän luettelon aiemman kokemukseni perusteella, mutta jos projektinhallinta on sinulle uudempaa, voit ottaa luetteloni käyttöön ja muokata sitä vastaamaan paremmin työselostettasi tai etsiä projektinhallintamallin (jäsenyhteisömme kautta on saatavilla monia malleja), jossa esitellään esimerkkejä vaiheista ja tehtävistä.

Esimerkkiluettelo projektin tehtävistä

1. Määritä luotavat sivut
2. Luo sivustokartta kaikista tarvittavista sivuista
3. Päätä, mitkä sivut tarvitsevat yksilöllisen suunnittelun
4. Esittele ehdotettu rakenne ja mallit asiakkaalle tai sidosryhmälle suunnitelman hyväksymistä varten
5. Vahvista budjetti ja aikataulu hyväksytyn suunnitelman perusteella
6. Laadi sivujen rautalankamallit
7. Projektitiimi käy työn sisäisesti läpi
8. Sisäiset korjaukset
9. Esittele rautalankamallit asiakkaalle tai sidosryhmälle
10. Ota asiakkaan tai sidosryhmän palaute huomioon
11. Toinen suunnitteluesittely
12. Asiakkaan lopullinen katselmointi
13. Rautalankamallit hyväksytty
14. Suunnittele sivut
15. Projektitiimi käy työn sisäisesti läpi
16. Sisäiset korjaukset
17. Esittele suunnitelmat asiakkaalle tai sidosryhmälle
18. Ota asiakkaan tai sidosryhmän palaute huomioon
19. Toinen asiakkaan tai sidosryhmän katselmointi
20. Ota lopullinen palaute huomioon
21. Suunnitelmat hyväksytty
22. Valmistele suunnitelmat kehitystyötä varten
23. Suunnittelijan ja kehittäjän katselmointi
24. Ratkaise kehittäjän mahdolliset kysymykset
25. Kehitystyö
26. Sisäinen laadunvarmistus
27. Korjaa havaitut ongelmat
28. Käyttäjähyväksyntätestaus
29. Korjaa havaitut ongelmat
30. Julkaisua edeltävät tehtävät
31. Julkaisu
32. Julkaisun jälkeiset tehtävät

Työkalut projektin tehtävien suunnitteluun

Projektin tehtävien suunnittelu on nyt helpompaa kuin koskaan – saatavilla on niin paljon projektinhallintatyökaluja, joiden avulla voit määrittää ja hallita projektin tehtäviä. Sinun ei enää tarvitse tehdä sitä manuaalisesti laskentataulukolla tai aloittaa jokaisen projektin kohdalla alusta. 

Tässä on luettelo parhaista projektinhallintaohjelmistoista projektin tehtävien suunnitteluun ja seurantaan. 

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Sopii parhaiten suuriin projekteihin ja toiminnan laajentamiseen
2. 2. Smartsheet — Parhaiten mukautettaviin koontinäyttöihin
3. 3. Productive — Paras toimistoprojekteihin ja budjetointiin
4. 4. Runn — Paras projektien ennustamiseen
5. 5. monday AI Workspace — Paras tekoälypohjaiseen resurssien optimointiin
6. 6. Celoxis — Paras yksinkertaiseen suunnitteluun ja työnkulkuihin
7. 7. Copper — Paras vaihtoehto toimistoille, jotka sujuvoittavat myynnin siirtymistä toimitukseen
8. 8. Zoho Projects — Paras integraatioon Zoho Suiten kanssa
9. 9. Ziggu — Paras asiakasportaalien integrointiin
10. 10. Workzone — Sopii parhaiten kattavan projektin näkyvyyden tarpeisiin

Parhaat käytännöt projektin tehtävien suunnitteluun

Tässä on muutamia parhaita käytäntöjä, jotka kannattaa pitää mielessä projektin tehtäviä suunniteltaessa.

• Huomioi tehtävien kestot: Kun suunnittelet projektin tehtäviä, mieti, kuinka kauan kunkin tehtävän pitäisi kestää, ja huomioi aloitus- ja päättymispäivät. Tämä auttaa sinua suunnittelemaan kokonaisaikataulun ja varmistamaan, ettet aikatauluta ihmisille tai resursseille liikaa tehtäviä.
• Vain yksi henkilö voi olla vastuussa kustakin tehtävästä: Kun kaikki ajattelevat, että vastuu kuuluu jollekin toiselle, kukaan ei hoida tehtävää. Jokaisella tehtävällä tulisi olla yksi selkeä vastuuhenkilö, vaikka tehtävä olisi yhteistyötä vaativa. Vastuun on päätyttävä jonkun kannettavaksi.
• Lisää tietoja jokaiseen tehtävään: Tämä helpottaa tehtävään nimetyn henkilön ymmärrystä siitä, mitä hänen tulee tehdä, ja auttaa välttämään epäselvyyksiä ja uudelleentyötä. Varmista, että hänellä on riittävä konteksti ja että hän ymmärtää odotetun lopputuloksen. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi linkin lisäämistä tarkistettavaan asiakirjaan tai asiaankuuluvan vakiotoimintamenettelyn lisäämistä tietoihin.
• Ole realistinen: Älä yliarvioi sitä, kuinka paljon tiimin jäsen pystyy tekemään. Kun arvioit tehtävien kestoja, tarkastele kaikkia tietylle tiimin jäsenelle yhdelle päivälle osoitettuja tehtäviä ja varmista, että määrä on kohtuullinen. Jos projektit toimivat erillään toisistaan, projektinjohtajien on tarkasteltava säännöllisesti jokaisen henkilön työkuormaa vähentääkseen määräaikojen ylittymisen riskiä.

Haluatko oppia lisää? Liity yhteisöömme!

Onko sinulla projektitavoitteita, jotka haluat saavuttaa? Etsitkö kokenutta ja innostavaa projektipäälliköiden ryhmää, jonka kanssa voit keskustella alasta? Digital Project Manager on täydellinen yhteisö sinulle. Liity meihin ja saat käyttöösi työkaluja, koulutusta sekä aktiivisen (ja hauskan) Slack-yhteisön!