Teknologiapino, jota kuusi projektipäällikköä käyttäisi, jos heidän pitäisi aloittaa alusta
Yksinkertaisuus: Harvemmat integroidut työkalut päihittävät lukuisat toisistaan irralliset työkalut tehokkaassa projektinhallinnassa.
Alusta: Valitse projektinhallinta-alusta, joka vastaa tiimisi nykyistä kasvuvaihetta ja tarpeita.
Viestintä: Slack on eri toimialoilla työskentelevien projektipäälliköiden ensisijainen viestintävalinta.
Dokumentointi: Google Workspace hallitsee dokumentointia joustavuutensa ja muiden työkalujen integrointimahdollisuuksiensa ansiosta.
Tietämys: Investoi tietämyksenhallintajärjestelmiin varhaisessa vaiheessa, jotta tiimien kasvaessa ei tarvitse tukeutua organisaation hiljaiseen tietoon.
Kysyimme seitsemältä kokeneelta projektipäälliköltä yksinkertaisen mutta paljastavan kysymyksen: jos joutuisit aloittamaan alusta, mitä projektinhallintatyökaluja todella käyttäisit? Ei vanhoja järjestelmiä, joiden kanssa täytyisi tulla toimeen, ei uponneita kustannuksia eikä ajatusta ”näin tämä on aina tehty”. Vain tyhjä taulu ja mahdollisuus rakentaa fiksusti alusta alkaen.
Vastauksena ei ollut yhtä ainoaa lopullista vastausta — mutta se oli ehkä jotain vielä hyödyllisempää. Eri toimialojen, tiimikokojen ja työskentelytapojen välillä alkoi erottua selkeitä kaavoja. Tietyt työkalut nousivat toistuvasti esiin. Tietyt periaatteet toistuivat yhä uudelleen. Ja muutamat rehelliset myönnytykset siitä, mikä ei toimi, valaisivat asiaa yhtä paljon kuin itse suositukset.
Tässä on, mitä he sanoivat.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Perusperiaate: yksinkertaisuus ja integraatiot kaiken edelle
Ennen kuin perehdymme tiettyihin työkaluihin, on hyvä ymmärtää filosofia, johon lähes jokainen asiantuntija palasi: harvemmat yhdessä toimivat työkalut päihittävät aina useammat työkalut, jotka eivät toimi yhdessä.
Kayla Keizer, projektipäällikkö, joka on työskennellyt projektinhallinnan lisäksi telekommunikaation ja IT:n parissa, ilmaisi asian suoraan: ”tuottavuuden kannalta yksinkertaisin tapa on käyttää mahdollisimman yksinkertaista työnkulkua”. Hän lisäsi, että ”projektinhallintajärjestelmän pitäisi olla mahdollisimman pitkälti yksi kokonaisuus. Tietojen löytäminen on silloin paljon helpompaa.”
Tuottavuuden kannalta yksinkertaisin tapa on käyttää mahdollisimman yksinkertaista työnkulkua. Projektinhallintajärjestelmän pitäisi olla mahdollisimman pitkälti yksi kokonaisuus.
Julia Rajic, operatiivinen johtaja, yhtyi tähän näkemykseen, mutta taloudellisen integraation näkökulmasta. Hänen ihanteellisessa kokoonpanossaan kaikki olisi yhdistettynä — ”resursointi, työaikakirjaukset, budjetit, sopimukset ja asiakkaille laadittavat tarjoukset”, koska kuten hän selitti: ”projektipäällikkönä olen joutunut tekemään budjetit Excelissä, täyttämään työaikakirjaukseni toisaalla, pitämään projektin aikataulut kolmannessa paikassa ja hoitamaan resursoinnin jossain muualla. Se on kaikkein huonoin ratkaisu, koska nämä asiat liittyvät luonnostaan niin tiiviisti toisiinsa.”
Useimmille näistä projektipäälliköistä unelmana ei ole tehokkain työkalupino. Se on parhaiten yhdistetty kokonaisuus.
Projektinhallinta-alusta: kotipesäsi
Kaikki asiantuntijat olivat yhtä mieltä siitä, että tarvitset erillisen projektinhallinta-alustan. Heidän näkemyksensä erosivat siinä, mikä alusta pitäisi valita — ja tämä ero osoittautui liittyvän vähemmän henkilökohtaisiin mieltymyksiin ja enemmän siihen, missä vaiheessa tiimisi tai toimistosi kasvu on.
PM-konsultti Matthew Fox esitti yhden käytännöllisimmistä näkemyksistä: ”jos joku on vasta aloittamassa, esimerkiksi ClickUp sopii kaiken pyörittämiseen, koska et tarvitse mitään monimutkaista. Sen tarvitsee vain toimia. Kun alat kasvaa, kaikki alkaa hajota.” Tiimeille, jotka ovat kasvaneet perusasioita pidemmiksi mutta eivät ole vielä valmiita erittäin muokattavaan ratkaisuun, hän suositteli Asanaa vahvana välimuotona — ”se on erittäin hyvä perusprojektinhallinnassa... jos tarvitset jotain monimutkaisempaa kuin Basecamp, mutta et tarvitse erittäin muokattavaa ratkaisua, Asana on loistava välimuoto, ja siinä on todella hyviä ominaisuuksia ja työkaluja.”
Jos tarvitset jotain monimutkaisempaa kuin Basecamp, mutta et tarvitse erittäin muokattavaa ratkaisua, Asana on loistava välimuoto, ja siinä on todella hyviä ominaisuuksia ja työkaluja.
PM-konsultti Melody MacKeand tarkasteli kategoriaa laajemmin ja totesi, että itse alustalla on vähemmän merkitystä kuin sillä, että sellainen ylipäätään on: ”teillä on ensisijainen projektinhallinta-alusta — se voi olla Teamwork, Asana, ClickUp, Monday, Airtable... tarvitsemme vain rakenteen.” Jos hän rakentaisi järjestelmän alusta alkaen, hän valitsisi Teamworkin.
PM- ja operatiivisen toiminnan konsultti Megan Cotterman päätyi asiakastyön kokemuksensa perusteella myös Asanaan ja kuvaili sitä yhdeksi kolmesta työkalusta, joista hän ei olisi valmis luopumaan: ”asiakkaiden kanssa kokemukseni on ollut G-Driven, Asanan ja Slackin käytöstä. Minusta nämä kolme järjestelmätyyppiä ovat välttämättömiä.”
Erityisesti kehitystiimien osalta tekninen projektipäällikkö Ryan Gilbreath suhtautuu asiaan hieman eri tavalla. "Pidän edelleen Jirasta", hän sanoi. "Voit määrittää asiat niin yksityiskohtaisesti ja tarkasti kuin tarvitset. Voit integroida eri työkaluja suoraan Jiraan, suoraan kyseiselle taululle, ja lisäksi käytettävissä on erilaisia työnkulkuja ja mukautettuja työnkulkuja." Hän mainitsi myös GitHub Projectsin varteenotettavana vaihtoehtona, mutta totesi samalla, että loppujen lopuksi "kaikki riippuu tapauksesta".
Pidän edelleen Jirasta. Voit määrittää asiat niin yksityiskohtaisesti ja tarkasti kuin tarvitset. Voit integroida eri työkaluja suoraan Jiraan, ja käytettävissä on myös mukautettuja työnkulkuja.
Viestintä: miksi lähes kaikki mainitsivat Slackin
Jos yhdestä asiasta vallitsi lähes yksimielisyys, se oli tämä. Kun huoneellinen kokeneita projektipäälliköitä kysytään, mitä he käyttäisivät viestintään, lähes kaikki heistä mainitsevat Slackin.
Kayla Keizer mainitsi sen ensimmäisenä ja epäröimättä. Alexa Alfonso nimesi sen osaksi ydinkokonaisuutta, jonka ympärille hän rakentaisi järjestelmänsä — "Google Workspace, Slack, Miro... siinä ovat rakentamani kokonaisuuden ydin ja perusta." Julia Rajic kutsui sitä suosikikseen: "Pidän Slackista todella paljon viestinnässä. Se on luultavasti suosikkini." Megan Cotterman mainitsi sen olennaisena osana "päivittäistä yhteistyötä". Melody MacKeand puolestaan sanoi yksinkertaisesti suosittelevansa Slackia viestintään yhtenä kolmesta osa-alueesta, jotka jokaisen toimivan projektinhallintakokonaisuuden on katettava.
Viisi seitsemästä asiantuntijasta päätyi ilman johdattelua samaan työkaluun. Jossain vaiheessa kyse ei enää ole sattumasta, vaan merkittävästä havainnosta.
Pidän Slackista todella paljon viestinnässä. Se on luultavasti suosikkini.
Dokumentointi ja tiedostojen hallinta: Google-sovelluskokonaisuus hallitsee
Jos Slack hallitsee viestinnän kategoriaa, Google Workspace hallitsee dokumentointia — eikä kilpailu ole erityisen tasaista.
Kayla Keizerin ihannekokonaisuuteen kuuluu "kaikki Googlelta — Google Docs, Gmail, kaikki". Julia Rajic, joka kuvaili suhtautuvansa "kaikkiin Googlen juttuihin myönteisesti", mainitsi erityisesti Google Sheetsin ja Geminin muistiinpanotoiminnot osana ihanteellista kokoonpanoaan. Megan Cotterman korosti G-Driven merkitystä dokumentoinnin järjestämisessä: "G-Drive kaikelle dokumentaatiolle sekä johdonmukainen tiedostojen nimeämiskäytäntö ja rakenne, jotta ihmiset tietävät, mistä asiat löytyvät." Melody MacKeandilla oli käytettävissään paljon muitakin vaihtoehtoja, mutta hän valitsisi dokumentointiin Google Docsin, koska "se on suoraviivainen, helppokäyttöinen, joiltakin osin hieman edullisempi ja tarjoaa enemmän joustavuutta kuin jokin hieman kattavampi vaihtoehto".
Yhdistävä tekijä ei tässä ole se, että Google Workspace olisi täydellinen — vaan se, että se on tuttu, joustava ja toimii hyvin yhdessä kaiken muun kanssa. Uutta aloittaville tiimeille tätä yhdistelmää on vaikea päihittää.
[Google Docs] on suoraviivainen, helppokäyttöinen, joiltakin osin hieman edullisempi ja tarjoaa enemmän joustavuutta kuin jokin hieman kattavampi vaihtoehto.
Vakiotoimintamenettelyt ja tiedonhallinta: taso, jonka ihmiset unohtavat
Useimmat tiimit miettivät, missä heidän projektinsa sijaitsevat ja miten tiimi viestii. Harvemmat pohtivat, missä organisaation yhteinen tieto säilytetään — kunnes sitä tarvitaan eikä sitä löydy.
Kuten Melody MacKeand kuvaili, tarvitset "mekanismin vakiotoimintamenettelyjen ja dokumentaation hallintaan", ja se voi olla "niinkin yksinkertainen kuin Google Docs". Yritysten kasvaessa omistetummat ratkaisut alkavat kuitenkin olla järkevämpiä. Eri kasvuvaiheissa olevien tiimien kanssa työskennellyt Megan Cotterman mainitsi Scriben "todella hyvänä vaihtoehtona joidenkin vakiotoimintamenettelyjen dokumentointiin yritysten kasvaessa" ja huomautti, että tietopohjaiset järjestelmät muuttuvat erityisen arvokkaiksi henkilöstömäärän kasvaessa ja prosessien toistuessa ilman organisaation muistiin tukeutumista.
Tämä on osa-alue, johon useimmat alkuvaiheen tiimit panostavat liian vähän – ja jossa liian vähäisen panostuksen kustannukset alkavat näkyä yleensä odotettua myöhemmin.
Harkitsemisen arvoisia erikoislisäyksiä
Perusratkaisujen lisäksi esiin nousi muutamia työkaluja tiettyihin käyttötarkoituksiin, jotka on syytä mainita.
Visuaaliseen yhteistyöhön ja ideointiin kokenut projektipäällikkö Alexa Alfonso sisällytti Miron Google Workspacen ja Slackin rinnalle osaksi peruskokoonpanoaan. Suoritusten hallintaan ja tiimin palautteeseen liittyen hän mainitsi myös Latticen ja kuvaili sitä "todella hyväksi... palautteen antamiseen ja eri asioiden hallintaan, kuten suorituskyvyn johtamiseen".
[Lattice on] todella hyvä palautteen antamiseen ja erilaisten asioiden, kuten suorituskyvyn hallintaan.
Kehitystiimeille Ryan Gilbreath esitti vahvat perustelut tekoälypohjaisten koodaustyökalujen sisällyttämiselle alusta alkaen: "jos voisin aloittaa tyhjästä... suosittelisin teknologiakokonaisuutta, johon kuuluisi tekoälyavustaja, melkein kuin koodieditori... kuten Copilot, VS Code tai Cursor". Hänen näkemyksensä mukaan tämä ei ole kehitykseen keskittyville tiimeille enää valinnainen lisä – se on perustason oletus.
Henkilökohtaista tai pitkälle mukautettua järjestelmää rakentaville Megan Cotterman totesi, että Notion ansaitsi paikkansa hänen omassa työnkulussaan: "omaan henkilökohtaiseen teknologiakokonaisuuteeni rakensin ratkaisun Notionilla, koska halusin todella yhden kaikenkattavan ratkaisun omaan henkilökohtaiseen hallintajärjestelmääni". Sitä kannattaa harkita, jos joustavuus ja mukautettavuus ovat tärkeämpiä kuin valmiin ratkaisun yksinkertaisuus.
Omaan henkilökohtaiseen teknologiakokonaisuuteeni rakensin ratkaisun Notionilla, koska halusin todella yhden kaikenkattavan ratkaisun omaan projektinhallintajärjestelmääni.
Unelmien työkalukokonaisuus: miltä se todella näyttää
Mihin tämä kaikki siis johtaa? Kun asiantuntijoita pyydettiin kuvailemaan ihanteellista kokoonpanoaan, vastaukset olivat yllättävän yhteneviä.
Kayla Keizer tiivisti omansa selkeästi: "unelmani olisi yksi projektinhallintatyökalu, mieluiten Productive, Slack, kaikki Googlen palvelut, Zoom, ja sitten se olisi siinä. Siinä olisi koko elämäsi." Julia Rajic päätyi suunnilleen samaan — "Googlen palvelut sekä Slack ja jokin projektinhallinnan perusteet tarjoava työkalu... se olisi luultavasti minun yhdistelmäni." Ja Melody MacKeand sanoi, että täysin tyhjältä pöydältä aloittaessaan hän valitsisi projektinhallinta-alustaksi Teamworkin, viestintään Slackin ja dokumentointiin Google Docsin — "koska se on suoraviivainen, helppokäyttöinen, joiltain osin hieman edullisempi ja mahdollistaa enemmän joustavuutta".
Kolme eri ihmistä, kolme hieman erilaista yksittäistä työkalua – mutta sama taustalla oleva rakenne. Projektinhallinta-alusta. Viestintäkerros. Dokumentointikerros. Yhdistettynä, yksinkertaisena ja kasvua varten rakennettuna ilman, että se on tiellä.
Yhteenveto
Yhtä täydellistä ja kaikille sopivaa työkalukokonaisuutta ei ole olemassa. Jokainen haastattelemamme asiantuntija myönsi, että toimistot ja tiimit ovat erilaisia, tarpeet muuttuvat organisaatioiden kasvaessa ja paras työkalu on lopulta se, jota tiimisi todella käyttää.
Tässä havaitut toimintamallit ovat kuitenkin vaikeita sivuuttaa. Slack viestintään. Google Workspace dokumentointiin. Nykyiseen tilanteeseesi sopiva projektinhallinta-alusta – olipa se ClickUp, Asana, Jira, Teamwork tai jokin muu – sekä katse integraatioihin toiminnan kasvaessa.
Matthew Fox ilmaisi haasteen rehellisesti: "En ole löytänyt loistavaa työkalua tai edes loistavaa työkalupinoa." Asiantuntijat, joiden kanssa keskustelimme, ovat kuitenkin päässeet pidemmälle kuin useimmat. Aloita perusteista, vastusta halua suunnitella liikaa liian aikaisin ja rakenna mukaan yhteydet, jotka säästävät sinut myöhemmin kaaokselta. Tämä on todellinen opetus kaikilta, jotka ovat joutuneet selvittämään asian kantapään kautta.
