Yritystason projektinhallinta: kuinka suunnitella ja toteuttaa

EPM edellyttää usein eri osastojen ja projektiryhmien välistä yhteistyötä, jotta voidaan varmistaa, että organisaation projektisalkkuun kuuluvat yksittäiset projektit etenevät suunnitellusti ja saavuttavat asetetut tavoitteet. Vaikka eri projekteilla voi olla erilaiset liiketoimintatavoitteet, niiden tulisi olla linjassa yritystason tavoitteiden kanssa.

EPM:n avulla organisaatiot voivat valita ja priorisoida toteutettavat projektit, kohdentaa ja hallita resursseja tehokkaasti, välttää päällekkäistä työtä sekä saattaa projektit päätökseen ajallaan ja budjetissa.

Organisaatiot voivat hyödyntää EPM:ää riippumatta projekteissaan käyttämästään projektinhallintamenetelmästä – olipa kyseessä vesiputousmalli, ketterä menetelmä tai hybridimenetelmä.

Miten yritystason projektinhallinta eroaa perinteisestä projektinhallinnasta?

Yritystason projektinhallintastrategiat keskittyvät lopputuloksiin, kun taas projektinhallinta keskittyy yksittäisiin toimituksiin. Projektin onnistumista mitataan sillä, kuinka hyvin projekti vastaa organisaation tarpeisiin, ei sillä, onko virstanpylväät saavutettu ja riippuvuudet poistettu.

EPM perustuu myös yhteistyöhön enemmän kuin perinteinen projektinhallinta. Koska EPM-projektit ovat usein toisistaan riippuvaisia, sidosryhmät on tärkeää ottaa mukaan päätöksentekoon. Tämä mahdollistaa organisaation resurssien koordinoidumman ja tehokkaamman käytön. 

EPM korostaa mukautuvuutta ja joustavuutta. Organisaation tavoitteiden muuttuessa jatkuvasti EPM:n on pystyttävä reagoimaan nopeasti laajuuden tai prioriteettien muutoksiin. EPM ottaa huomioon organisaation strategiset tavoitteet ja osallistaa sidosryhmät päätöksentekoon.

EPM edellyttää erilaista lähestymistapaa kuin perinteinen projektinhallinta tai edes ohjelmanhallinta.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Yritystason projektin suunnittelu

Organisaation laajuisten projektien hallinnan järjestelmällisenä lähestymistapana EPM sisältää seitsemän erityistä osa-aluetta liiketoimintaprosessien ja tuottavuuden parantamiseksi.

1. Riskianalyysi ja hallinta: Tunnista mahdolliset projektiriskit varhaisessa vaiheessa ja laadi riskienhallintasuunnitelma niiden lieventämiseksi
2. Projektin kustannusarvio: Arvioi uuden projektin kustannukset, aikataulu ja tarvittavat resurssit
3. Menetelmien tarkastelu: Arvioi ja hienosäädä jatkuvasti järjestelmiä, yritystason projektinhallintakehyksiä, hallintaprosesseja ja työnkulkuja projektien suorituskyvyn parantamiseksi. Suosittelemme tutustumaan myös yritystason projektinhallintamenetelmiä käsittelevään oppaaseemme.
4. Ongelmien priorisointi ja eskalointi: Käsittele projektin toteutuksen aikana ilmenevät ongelmat nopeasti
5. Ajanhallinta: Suunnittele, seuraa ja säädä projektiaikatauluja
6. Tietojärjestelmät: Hyödynnä tietoja projektien tarkasteluissa ja päätöksenteossa sekä seuraa edistymistä 
7. Koulutus ja mentorointi: Tarjoa työntekijöille heidän menestymiseensä tarvitsemat resurssit

Jokainen näistä osa-alueista on olennainen minkä tahansa EPM-järjestelmän onnistumisen kannalta, ja niitä tulisi siksi soveltaa perusteellisesti suunniteltaessa mitä tahansa yritystason projektia.

Näin otat EPM:n käyttöön organisaatiossasi

Näin otat yritystason projektinhallinnan käyttöön organisaatiossasi:

1. Laadi luettelo organisaatiosi käynnissä olevista projekteista ymmärtääksesi yritystason projektiportfoliosi nykytilan.
2. Luo ja aseta yritystason liiketoimintatavoitteet ymmärtääksesi, mitä haluat saavuttaa.
3. Arvioi käynnissä olevien projektien luetteloa liiketoimintatavoitteitasi vasten ja muokkaa projektien luetteloa vastaavasti, jotta se vastaa näitä tavoitteita ja käytettävissä olevaa kapasiteettia.
4. Luo raportointijärjestelmä, jonka avulla tiimit kirjaavat projektien edistymisen ja seuraavat sitä suhteessa liiketoimintatavoitteisiin. Keskitetyn yritystason projektinhallinnan koontinäytön avulla organisaatiosi voi säilyttää näkyvyyden useisiin projekteihin.
5. Seuraa ja hallitse edistymistä, mukaan lukien neljännesvuosittaisten tavoitteiden laatimisen sekä opittujen asioiden ja tehtyjen päätösten dokumentoinnin rytmi. Monet EPM-ohjelmistojen tarjoajat tarjoavat mahdollisuuden luoda tavoitteita sekä yhdenmukaistaa ja seurata projektien edistymistä suhteessa tavoitteisiin.

Yritystason projektinhallinnan hyödyt

Kun käytät aikaa yritystason projektinhallinnan suunnitteluun ja käyttöönottoon organisaatiossasi, saat useita hyötyjä:

• Vankka projektien valintaprosessi: varmistaa, että valitsemasi projektit vastaavat organisaation tavoitteita
• Sidosryhmien vastuullisuus: osallistaa sidosryhmät organisaation päätöksentekoon ja pitää heidät vastuussa projektien tuloksista
• Yritystason resurssien kohdentaminen: tehostaa resurssien suunnittelua ja kohdentamista koko organisaatiossa
• Parantunut projektiraportointi: raportoi projektien edistymisestä yksittäin ja koko organisaation tasolla, jotta mahdolliset pullonkaulat ja yhteistyömahdollisuudet voidaan tunnistaa

Yritystason projektinhallinnan haasteet

Seuraavassa on joitakin yleisiä haasteita, joita saatat kohdata ottaessasi yritystason projektinhallintaa käyttöön.

1. Kannatuksen puute: Jos et saa johtoryhmän tukea, kohtaat vaikeuksia muutosvastarinnan kanssa ja muun organisaation saamisessa mukaan muutokseen. Tämä voi aiheuttaa tavoitteiden ja toteutuksen välisen epäsuhdan.
2. Yhtenäisten standardien puute: Ilman vahvaa yritystason projektinhallintakehystä organisaatiosi eri PMO:t ja osastot saattavat käyttää erilaisia menetelmiä ja viitekehyksiä. Tämä voi johtaa työn laadun heikkenemiseen ja vaikeuttaa koko organisaation kattavaa raportointia.
3. Puute tietojen näkyvyydessä ja integroinnissa: Ilman keskitettyä järjestelmää terveydentilan mittareiden ja edistymisen seurantaan, raportointiin ja valvontaan päätöksenteko viivästyy ja tiedot pirstaloituvat toisiinsa yhdistämättömien työkalujen välillä.

Yritystason projektinhallinnan parhaat käytännöt

Tässä on kolme parasta käytäntöä, jotka voivat auttaa sinua ottamaan käyttöön yritystason projektinhallinnan:

1. Hyödynnä OKR:iä: Tavoitteet ja avaintulokset (OKR:t) -viitekehyksen käyttöönotto projektisalkuissasi voi auttaa varmistamaan, että jokainen projekti tukee strategisia tavoitteitasi, sekä mittaamaan projektin vaikutusta.
2. Kokeile skenaariomallinnusta: Tämä tekniikka voi auttaa sinua ennakoimaan rajoitteita, kohdentamaan resurssisi paremmin ja ajoittamaan projektisi siten, että ne sopivat yhteen ulkoisten tekijöiden ja sisäisten valmiuksien kanssa. Tähän on saatavilla runsaasti tekoälypohjaisia työkaluja.
3. Huomioi muutkin tekijät kuin taloudellinen ROI: Kun arvioit projekteja, käytä yhdistelmäpistemäärää projektien järjestämiseen ja priorisointiin. Siinä voidaan ottaa huomioon esimerkiksi kunkin projektin strateginen merkitys, riskit ja innovaatiopotentiaali (taloudellisen ROI:n lisäksi).

Yritystason projektinhallintaa helpottavat työkalut

Yritystason projektinhallintaohjelmisto on erikoistunut projektinhallintaohjelmiston muoto, joka auttaa organisaatioita ja yritystason projektinhallintatoimistoa (EPMO) suunnittelemaan, toteuttamaan ja seuraamaan laajamittaisia projekteja koko organisaatiossa.

Tässä ovat valintamme parhaiksi yritystason projektinhallintaohjelmistoiksi:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Productive — Paras projektien kannattavuuden seurantaan
2. 2. Wrike — Paras skaalautuvuuteen
3. 3. Screendragon — Paras resurssien ajoitukseen
4. 4. Celoxis — Parhaiten globaaleille etätiimeille
5. 5. monday AI Workspace — Paras tietosuojan kannalta
6. 6. OnePlan — Sopii parhaiten strategian toteutuksen portfolioiden suunnitteluun
7. 7. Oracle Primavera P6 — Parasta laajamittaiseen CPM-aikataulutukseen
8. 8. Broadcom Clarity — Sopii parhaiten monivaluuttaisiin salkkuihin ja taloustietoihin
9. 9. Planview Portfolios — Sopii parhaiten yritysportfolion ja strategian yhteensovittamiseen
10. 10. Planisware — Paras avaimet käteen -periaatteella toteutettavaan PPM:ään, jossa on skenaariosuunnittelu

Tässä on luettelo Quickbasen vaihtoehdoista ja Planview'n vaihtoehdoista, jotka ovat kaksi yllä olevassa luettelossa olevaa suosittua työkalua.

Voit hyödyntää myös muita yritystason työkaluja, kuten yritystason projektisalkunhallintaohjelmistoa ja yritystason työnkulkuohjelmistoa, jotka voivat tehostaa tuottavuutta entisestään yhdistämällä projektit strategisiin tavoitteisiin, automatisoimalla prosesseja ja ylläpitämällä johdonmukaisuutta projektien ja tiimien välillä.

Mikä on EPM-ohjelmisto?

Yritystason projektipäälliköt käyttävät EPM-ohjelmistoa erityyppisten projektien hallintaan rakennusprojekteista tuotelanseerauksiin. Se sisältää yleensä projektien suunnitteluun ja aikataulutukseen, resurssienhallintaan, tehtävien seurantaan ja budjetointiin liittyviä ominaisuuksia.

EPM-työkalut voivat myös auttaa optimoimaan resurssien käyttöä, parantamaan tehokkuutta projektisalkun laajuisesti, tunnistamaan mahdolliset riskit ja ongelmat projektin käynnistämisen yhteydessä tai projektin elinkaaren alkuvaiheessa sekä seuraamaan projektin edistymistä.

Kun valitset EPM-ohjelmistoa, ota huomioon seuraavat tekijät: 

• Monipuoliset ominaisuudet: EPM-ohjelmiston tulisi tarjota erilaisia ominaisuuksia, kuten tehtävien hallintaa, resurssien kohdentamista ja projektiraportointia, jotka ovat välttämättömiä suurten ja monimutkaisten projektien hallinnassa. Ohjelmiston tulisi myös vastata yrityksesi erityistarpeisiin, kuten mukautettuihin budjetointi- tai ajanseurantavaatimuksiin.
• Helppokäyttöisyys: EPM-ohjelmiston tulisi olla käyttäjäystävällinen, jotta työntekijät voivat alkaa käyttää työkalua tehokkaasti mahdollisimman lyhyen perehdytysajan jälkeen. Ohjelmiston hankintaan ja käyttöönottoon käytetty suuri rahamäärä ja paljon aikaa eivät hyödytä sinua, jos tiimisi jäsenet eivät halua käyttää hankkimaasi ohjelmistoa.
• Edullisuus: Ohjelmistokustannusten tulisi olla organisaatiosi budjetin mukaisia.
• Yhteensopivuus: Ohjelmiston tulisi olla yhteensopiva muiden organisaatiosi käyttämien sovellusten kanssa. Lisäksi sen tulisi olla skaalautuva, jotta ohjelmisto voi kasvaa liiketoimintasi mukana sen laajentuessa.

Katso lisätietoja kaikista edellä mainituista työkaluista (ja muista) tästä videosta:

Play Video