Kuinka käyttää Asanaa projektinhallintaan
Asanan käyttö projektinhallintaan
Asana on työnhallinta-alusta, joka auttaa SaaS B2B -yritysten projektipäälliköitä järjestämään, seuraamaan ja koordinoimaan tiimien työskentelyä useissa projekteissa. Se tarjoaa jäsennellyt työnkulut, tehtävien osoittamisen ja näkyvyyden projektien edistymiseen, jotta tiimit voivat toimittaa työnsä ajallaan ja sidosryhmät pysyvät ajan tasalla. Projektipäälliköt käyttävät Asanaa korvaamaan hajallaan olevat sähköpostit ja laskentataulukot keskitetyllä järjestelmällä, jossa työtä tehdään yhdessä paikassa.
Edellytykset ja käyttöönoton vaatimukset
Ennen kuin käytät Asanaa projektinhallintaan, varmista, että sinulla on:
- Asana-tili, jolla on oikeudet projektien luomiseen (saatavilla kaikissa tilauspaketeissa)
- Asanan työtilaasi kutsutut tiimin jäsenet
- Selkeä käsitys projektisi tavoitteista, toimitettavista tuotoksista ja tiimin rakenteesta
Projektien hallinnan aloittamiseen ei tarvita lisämoduuleja tai kehittyneempiä tilauspaketteja, vaikka jotkin automaatio- ja raportointiominaisuudet edellyttävät maksullisia tasoja.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Miten Asana tukee projektinhallintaa
Asana mahdollistaa projektinhallinnan projektien, tehtävien ja aikajanojen avulla, jotka luovat rakennetta tiimityölle. Projektipäälliköt käyttävät projekteja toisiinsa liittyvän työn säiliöinä ja jakavat ne tehtäviksi, joille määritetään vastuuhenkilöt, määräpäivät ja riippuvuudet. Alusta tarjoaa useita näkymiä (luettelo, taulu, aikajana, kalenteri), jotta tiimit voivat havainnollistaa työtä itselleen parhaiten sopivassa muodossa. Mukautetut kentät, tehtävien riippuvuudet, virstanpylväät ja tilapäivitykset auttavat esihenkilöitä seuraamaan edistymistä ja viestimään sidosryhmille poistumatta alustalta.
Näin hoidat projektinhallintaa Asanassa
Luo projekti
Luo uusi projekti napsauttamalla oranssia "+"-painiketta, valitsemalla "Projekti" ja valitsemalla sitten mallipohja tai aloittamalla tyhjästä.
Määritä projektin asetukset
Nimeä projekti, valitse luettelo- tai tauluasettelu, määritä yksityisyysasetukset ja lisää tiimin jäseniä.
Lisää tehtävät
Lisää tehtäviä napsauttamalla kunkin osion alla olevaa kohtaa "Lisää tehtävä" ja nimeämällä jokainen toimitettava tuotos tai toimenpide.
Lisää tehtävien tiedot
Lisää kuvauksia, liitä tiedostoja ja sisällytä asiayhteys tehtävän tietopaneeliin, jotta vastuuhenkilöillä on kaikki tarvitsemansa tiedot.
Määritä vastuut ja määräajat
Osoita jokainen tehtävä tiimin jäsenelle ja määritä määräpäivät aikataulusi laatimiseksi.
Määritä riippuvuudet
Luo riippuvuuksia avaamalla tehtävä, napsauttamalla kolmea pistettä ja valitsemalla "Merkitse riippuvaiseksi tehtävästä".
Havainnollista aikajana
Siirry aikajananäkymään havainnollistaaksesi aikataulusi, määrittääksesi virstanpylväät ja tunnistaaksesi mahdolliset ristiriidat.
Seuraa mukautettuja tietoja
Seuraa prioriteettia, tilaa tai muita projektikohtaisia tietoja mukautettujen kenttien avulla.
Viestitä edistymisestä
Julkaise tilapäivityksiä projektin otsakkeesta, jotta sidosryhmät pysyvät ajan tasalla edistymisestä.
Seuraa ja mukauta
Seuraa tehtävien valmistumista ja mukauta tehtävien jakoa, päivämääriä ja prioriteetteja projektin edetessä.
Miltä onnistuminen näyttää
Olet määrittänyt projektinhallinnan Asanassa onnistuneesti, kun projektisi sisältää kaikki tarvittavat tehtävät, joille on määritetty selkeät vastuuhenkilöt ja määräpäivät, riippuvuudet vastaavat todellista työjärjestystä ja tiimin jäsenet näkevät, mistä he ovat vastuussa. Aikajananäkymäsi näyttää realistisen aikataulun, jossa on vain vähän ristiriitoja, ja sidosryhmät saavat säännöllisiä tilapäivityksiä projektisyötteen kautta. Tehtävät siirtyvät työn edetessä työnkulun vaiheesta toiseen, ja voit vastata kysymyksiin, kuten ”mikä on tilanne?”, tarkistamalla projektin sen sijaan, että joutuisit pyytämään ihmisiltä erikseen päivityksiä.
Yleiset virheet ja ammattilaisvinkit
Yleiset virheet:
- Liian monien alitehtävien luominen sen sijaan, että tehtävärakenteet pidettäisiin yksinkertaisina ja helposti hahmotettavina
- Riippuvuuksien määrittämisen unohtaminen, mikä johtaa aikatauluristiriitoihin ja tehtävien siirtojen epäonnistumiseen
- Osioiden tai mukautettujen kenttien käyttämättä jättäminen tehtävien järjestämiseen, mikä vaikeuttaa suurissa projekteissa navigointia
- Säännöllisten tilapäivitysten laiminlyöminen, jolloin sidosryhmät eivät saa tietoa edistymisestä tai etenemisen esteistä
Ammattilaisvinkit:
- Käytä projektimalleja toistuvissa projektityypeissä säästääksesi käyttöönottoon kuluvaa aikaa ja säilyttääksesi yhdenmukaisuuden
- Määritä sääntöjä tai automaatioita, jotka siirtävät tehtäviä osioiden välillä automaattisesti tilan muuttuessa
- Luo projektin yleiskuvaus Yleiskatsaus-välilehdelle, jotta kaikki ymmärtävät tavoitteet ja taustan
- Lisää tehtäviin mukautettuja kenttiä, jotta voit suodattaa ja raportoida tietoja useissa projekteissa
Usein kysyttyä Asanan käytöstä projektinhallintaan
Voinko hallinnoida Asanassa useita projekteja samanaikaisesti?
\u003cp class=\u0022font-claude-response-body break-words whitespace-normal leading-[1.7]\u0022\u003eKyllä, voit luoda ja hallinnoida Asanassa rajattoman määrän projekteja. Ryhmittele toisiinsa liittyvät projektit portfolioihin ja seuraa niiden yhteistä tilaa yhdessä näkymässä. Näin voit seurata useita hankkeita ilman, että sinun tarvitsee jatkuvasti vaihtaa projektivälilehtien välillä.\u003c/p\u003e
Miten seuraan aikaa tai budjetteja Asanassa?
\u0026nbsp;
\u003cp class=\u0022font-claude-response-body break-words whitespace-normal leading-[1.7]\u0022\u003eAsana ei sisällä sisäänrakennettua ajanseurantaa tai budjetinhallintaa, mutta voit käyttää mukautettuja kenttiä arvioiden ja toteutuneiden arvojen manuaaliseen seurantaan. Edistyneempiä tarpeita varten integroi Asana ajanseurantatyökaluihin, kuten Harvestiin tai Clockifyhin, natiivien integraatioiden kautta.\u003c/p\u003e
\u0026nbsp;
Mitä tapahtuu, kun tehtävän määräaika jää saavuttamatta?
Asana korostaa myöhässä olevat tehtävät punaisella ja näyttää ne asiaankuuluvien näkymien yläosassa. Sinun on säädettävä määräpäivää manuaalisesti tai merkittävä tehtävä valmiiksi. Määritä säännöt ilmoittamaan, kun tehtävät myöhästyvät, jotta voit puuttua viivästyksiin nopeasti.
Voivatko ulkoiset sidosryhmät nähdä projektipäivitykset?
Kyllä, voit kutsua ulkoisia yhteistyökumppaneita vieraina tiettyihin projekteihin ilman, että annat heille pääsyä koko työtilaasi. He näkevät vain projektit, joihin heidät on lisätty, ja voivat kommentoida, tarkastella tehtäviä sekä vastaanottaa päivityksiä.
Miten käsittelen projektin laajuuden tai aikataulun muutoksia?
Muokkaa tehtäviä, päivämääriä ja riippuvuuksia suoraan projektissasi muutosten tapahtuessa. Käytä aikajananäkymää vetääksesi tehtäviä uusille päivämäärille ja nähdäksesi heijastusvaikutukset. Julkaise tilapäivitys, jossa selität muutoksen, jotta tiimisi ja sidosryhmäsi ymmärtävät sen vaikutukset.
Lue lisää Asanasta
Asana tukee muutakin kuin yksittäisten projektien hallintaa – se voi auttaa tiimiäsi koordinoimaan työtä portfolioiden välillä, automatisoimaan toistuvia työnkulkuja ja saamaan näkyvyyttä organisaation prioriteetteihin. Tutustu siihen, miten Asana voi skaalautua tiimisi tarpeiden mukaan, vierailemalla osoitteessa asana.com tai keskustelemalla heidän tiiminsä kanssa edistyneistä ominaisuuksista, kuten työkuorman hallinnasta, tavoitteista ja mukautetusta raportoinnista.
