Soittolista projektiryhmän siirtymien johtamiseen: vuoden 2022 suuri irtisanoutumisaalto
Ennen vuotta 2020 sellaisilla ilmauksilla kuin ”sosiaalinen etäisyys” ei oikeastaan ollut paljonkaan merkitystä tai asiayhteyttä. Pandemia ei ole ainoastaan lisännyt sanastoomme ilmauksia, kuten ”sosiaalinen etäisyys”, vaan olemme myös alkaneet käyttää uusia ilmauksia, kuten ”vuoden 2022 suuri irtisanoutumisaalto”. Olivatpa organisaatiot käymässä läpi yritysrakenteen uudistamista tai ihmiset päättämässä vapaaehtoisesti siirtyä vihreämmille laitumille, ihmiset jättävät nykyiset työnantajansa ja tiiminsä.
Sanavarastomme laajentamisen lisäksi pandemia pakotti monet meistä olemaan luovia keksiessämme tekemistä karanteenin aikana. Sen lisäksi, että katsoit Netflixiä putkeen, pelasit kaikkia mahdollisia lautapelejä ja tutustuit naapurustoosi, olet ehkä turvautunut myös musiikkiin ja Spotifyn kaltaisiin sovelluksiin. Koska musiikki on elämämme ääniraita, on vain sopivaa, että musiikki voi auttaa meitä selviytymään muutoksista ja tiimien siirtymävaiheista.
Olen toiminut yli 15 vuoden ajan projektijohtajana sekä suurissa yrityksissä että startup-yrityksissä, ja olen ollut mukana henkilöstön siirtymävaiheissa sekä johtanut tiimejä niiden aikana. Siirtymävaiheet voivat olla vaikeita sekä tiimeille että johtajille, ja jokin musiikin kaltainen asia, joka rauhoittaa sielua, voi olla erittäin hyödyllinen. Seuraa siirtymävaiheen inspiroimaa soittolistaani, joka auttaa sinua ja tiimiäsi siirtymävaiheen aikana.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jos olet päässyt hyvään vauhtiin ja haluaisit ladata soittolistan, se on saatavilla täällä Spotifyssa.
Muutoksen tuuli – vuoden 2022 suuri irtisanoutumisaalto
Tulevaisuus on ilmassa
”Wind of Change” -kappale, Scorpions
Sen voi tuntea kaikkialla
Puhaltaen muutoksen tuulen mukana
Ihmisiä ei ole tarkoitettu pysymään paikoillaan. Liike ja siirtymät ovat osa elämää. Kuten Scorpions-yhtye totesi, niitä on kaikkialla, ja ne ovat yhtä yleisiä kuin tuulen puhaltaminen. Ihmiset voivat vaihtaa roolia ja siirtyä tiimistä tai organisaatiosta monista eri syistä.
Viimeaikaiset suuntaukset ja tiedot kuitenkin osoittavat, että ihmiset ovat liikkeellä suuremmissa määrin kuin ennen vuotta 2020. Gartnerin mukaan ”Yhdysvaltalaisten työntekijöiden vuotuinen vapaaehtoinen vaihtuvuus kasvaa todennäköisesti lähes 20 prosenttia tänä vuonna: pandemiaa edeltäneestä vuotuisesta keskiarvosta, jossa 31,9 miljoonaa työntekijää irtisanoutui työstään, 37,4 miljoonaan irtisanoutuneeseen vuonna 2022” (Gartner).
Pinnalta katsottuna 20 prosentin kasvu vapaaehtoisessa vaihtuvuudessa saattaa vaikuttaa enemmän henkilöstöhallinnon ja organisaation rekrytointi- ja sitouttamissuunnitelmien huolenaiheelta. Organisaatiosta lähtevät ihmiset saattavat kuitenkin olla juuri niitä henkilöitä, jotka työskentelevät projektissasi.
Projektipäällikkönä tämän pitäisi olla erittäin huolestuttavaa, kun otetaan huomioon suuntaus, joka todennäköisesti jatkuu vuonna 2022 ja vuoteen 2023 asti. Sinun on varmistettava, että projektillasi on riittävästi resursseja ja työntekijöitä.
Mitä tapahtuu, jos projektitiimisi jäsen lähtee kesken projektin? Tämä ei vaikuta ainoastaan tiimin moraaliin ja dynamiikkaan, vaan myös esimerkiksi projektin laajuuteen, resursointiin, sidosryhmien osallistamiseen, viestintään ja riskeihin. Projektipäällikön on ehkä paitsi ohjattava tiimiä tiimin dynamiikan muutosten läpi myös analysoitava ja suunniteltava muutoksen lopulliset vaikutukset projektiin.
Tarkastellaan seuraavaksi joitakin projektin osa-alueita, joihin voi vaikuttaa se, että joku päättää liittyä suureen irtisanoutumisaaltoon, sekä sitä, mitä projektipäällikkö voi tehdä auttaakseen tiimiään tämän siirtymävaiheen aikana.
Ero on vaikea: vaikutus tiimin moraaliin
Ajattele kaikkea, mitä olemme käyneet läpi
”Breaking up is Hard to Do” -kappale, Neil Sedaka
Ja ero on vaikea kestää
Ihmiset voivat lähteä projektitiimistäsi monista eri syistä. Urani alkuvaiheessa työskentelin suuressa organisaatiossa, joka kävi läpi erittäin laajan ja julkisen yritysrakenteen uudistamisen. Päätöksiä tehtiin, ja monet niistä johtivat siihen, että projektitiimien jäseniä erotettiin yrityksestä vastoin heidän tahtoaan (toisin sanoen: henkilöstöä irtisanottiin). Oli sekä surullista että pelottavaa nähdä niin monien lahjakkaiden työkavereiden lähtevän organisaatiosta.
Olen toisaalta ollut mukana monissa projektitiimeissä sekä tiimin jäsenenä että projektipäällikkönä, kun joku tiimin jäsen on päättänyt lähteä uuden ja innostavan mahdollisuuden perässä. Kyseessä voi olla mahdollisuus edetä uralla, perustaa uusi yritys tai lähteä henkilökohtaisten syiden vuoksi. Tällaisissa tapauksissa on hienoa nähdä tiimikavereiden siirtyvän eteenpäin kohti toiveitaan ja tavoitteitaan.
Riippumatta siitä, lähteekö tiimin jäsen vasten tahtoaan vai vapaaehtoisesti, sillä on vaikutusta tiimin moraaliin ja dynamiikkaan. Projektitiimin jäljelle jäävät jäsenet voivat kokea monenlaisia tunteita, kuten surua, pelkoa, onnellisuutta, kateutta, epätoivoa ja ahdistusta.
Projektipäällikkönä saatat käyttää projektin aikana monia hattuja. Saatat joutua toimimaan neuvonantajana ja toisinaan myös olkapäänä, johon nojata. Jos tiimin jäsenet tuntevat surua jonkun jäsenen lähtiessä, se vaikuttaa mielialaan ja voi vaikuttaa tiimin tuottavuuteen. Kuten Neil Sedaka laulussaan sanoi, eroaminen voi todellakin olla vaikeaa, erityisesti jos tiimi oli hitsautunut hyvin yhteen ja vahvoja ammatillisia ja henkilökohtaisia suhteita oli muodostunut.
Jos olet projektin jäsen ja huomaat tiimin mielialan olevan matalalla jonkun jäsenen lähdettyä, on tärkeää muistuttaa tiimiäsi ja vakuuttaa sille, että muutokset ovat normaaleja eivätkä huono asia. Siirtymät ja liike ovat luonnollisia, ja jokainen kokee niitä jossain vaiheessa uraansa.
Jos lähtenyt tiimisi jäsen oli pidetty ja tiimin jäsenten ystävä, kannusta tiimin jäseniä pitämään yhteyttä tähän henkilöön ja käyttämään viestintään esimerkiksi LinkedInin kaltaisia sovelluksia. Se, että kyseinen jäsen on lähtenyt, ei tarkoita, että hän olisi kadonnut maan päältä! Suhteita voidaan ylläpitää, vaikka ne saattavatkin muuttua jatkossa.
Samoin voi olla hyvä antaa tiimillesi aikaa ja tilaa tapahtuneen sulattelemiseen siirtymävaiheen aikana. Joskus rakastetun projektitiimin jäsenen menettäminen voi tuntua samalta kuin kuolemantapaus perheessä.
Anna tiimisi jäsenten tuntea monenlaisia tunteita ja ole heidän käytettävissään joko henkilökohtaisesti tai virtuaalisesti, jos he tarvitsevat tukea tai jonkun, jolle puhua. Ole aito ja ole vuorovaikutuksessa tiimisi kanssa tarjotaksesi kaiken tarvittavan tuen tai huolenpidon, jos siirtymäprosessi on vaikea.
Lopuksi on myös hyvä muistuttaa tiimiäsi siitä, että se on edelleen tiimi. Yhden jäsenen lähtö ei tarkoita, ettei tiimiä enää olisi. Kokeile esimerkiksi tehtävää, jossa tiimiä pyydetään nimeämään yksi tiimin vahvuus tai yksi asia, jossa tiimi toimii hyvin. Tällainen tehtävä voi auttaa suuntaamaan tiimin huomion uudelleen siihen, mikä on hyvin. Muista — sanassa tiimi ei ole ”minää”!
Liiketoiminnan hoitaminen: vaikutus laajuuteen
Ja hoidan liiketoimintaa (joka päivä)
‘Liiketoiminnan hoitaminen’ – Bachman-Turner Overdrive
Hoidan liiketoimintaa (kaikin tavoin)
Projektin suunnittelu- tai valmisteluvaiheessa projektipäällikkö ja hänen tiiminsä olisivat analysoineet kaiken valmistuvan projektityön (projektin laajuuden). Näin ollen aikataulut, budjetit ja resurssisuunnitelmat laadittiin projektin laajuuden pohjalta.
Projektin suunnitteluvaiheessa on saatettu olettaa, että kaikki resurssit, mukaan lukien projektiin osallistuvat ihmiset, ovat käytettävissä tarvittaessa projektin aikana ja koko projektin ajan. Klassisen kanadalaisen kappaleen ‘Liiketoiminnan hoitaminen’ mukaisesti oletuksena on, että projektitiimi pystyy saattamaan projektin päätökseen sen keston aikana ja hoitamaan liiketoiminnan.
Mitä tapahtuu, jos tämä oletus ei enää päde tiimin jäsenen lähdettyä? Pystyvätkö jäljelle jääneet tiimin jäsenet saattamaan projektin laajuuden mukaisen työn päätökseen? Nämä ovat erittäin hyviä kysymyksiä, jotka edellyttävät koko projektitiimiltä laajuusmäärittelyn (WBS:n, eeposten ja tarinoiden) tarkastelua sekä sen määrittämistä, pystyykö jäljelle jäänyt tiimi saattamaan työn päätökseen. Tämä tulisi tehdä ennen kuin asiasta viestitään sidosryhmille, kuten sponsorille, ja mahdollisesti esitetään pyyntö laajuuden muuttamisesta.
Tiimin analyysin helpottamiseksi jäljelle jäävän laajuuden työtehtäviä voidaan jakaa uudelleen useilla tavoilla. Resurssien kohdentamismenetelmiä, kuten resurssien tasaamista ja tasoitusta, voidaan soveltaa ennen projektin laajuuden muuttamista koskevan pyynnön esittämistä.
Samoin ennen kuin tiimin jäsen lähtee, tulisi laatia jonkinlainen siirtymäsuunnitelma, jossa kuvataan tehtävät ja toiminnot, joiden parissa hän työskenteli, sekä se, miltä luovutussuunnitelma voisi näyttää. Osana tätä siirtymäsuunnitelmaa tulisi myös tunnistaa kaikki tarvittavat taidot, tiedot ja osaaminen, joita työn loppuun saattaminen edellyttää.
Jos tiimi tulee siihen tulokseen, ettei se pysty saattamaan jäljellä olevaa laajuuden mukaista työtä päätökseen käytettävissä olevilla resursseilla, projektipäällikön tulisi siinä vaiheessa ottaa yhteyttä projektin sponsoriin ja muihin tarvittaviin sidosryhmiin ja pyytää joko laajuuden pienentämistä, aikataulun pidentämistä tai budjetin kasvattamista uuden tiimin jäsenen palkkaamiseksi työn loppuun saattamisen avuksi. Muista — laajuus on osa kolmoisrajoitetta.
Laajuuden muuttaminen pienentyneen tiimikapasiteetin huomioimiseksi voi vaikuttaa projektin budjettiin ja/tai aikatauluun, ja sitä tulee harkita huolellisesti. Tiimin siirtymästä johtuvan muutoksen pyytämismenettely tulisi sisällyttää projektin muutoshallintasuunnitelmaan.
Ystävien pienellä avulla: vaikutus resursointiin
”Selviän ystävieni pienellä avulla”
‘Ystävien pienellä avulla’ – The Beatles
Tiiviit tiimit kärsivät tiimin jäsenen lähdöstä. Jos tiimi oli hitsautunut hyvin yhteen ja suhteita oli muodostunut, tiimin jäsenet ovat saattaneet saada ”ystäviltään pientä apua” projektin työn loppuun saattamiseen.
Kun tiimin jäsen lähtee, sillä on luonnollisesti vaikutusta projektin resursointisuunnitelmaan. Kuten mainittu, on saatettu olettaa, että koko projektitiimi työskentelee yhdessä projektin ajan. Mitä tapahtuu, kun joku lähtee?
Oikeanlainen ajattelutapa on tässä erittäin tärkeä. Projektipäällikön tulisi muistaa, että tiimistä ei ole lähtenyt vain ”resurssi” vaan ihminen. Vaikuttaa kylmältä ja tunteettomalta (puhumattakaan siitä, että se on yksinkertaisesti ilkeää) lähestyä projektin resursointia ajattelutavalla, että lähtenyt jäsen voidaan vain korvata. Ihmistä ei voi korvata, mutta hänen jättämänsä rooli voidaan täyttää.
Tiimissä avoinna olevan roolin tarkastelu voi olla myönteisempi lähestymistapa. Mitä työtä, taitoja ja kokemusta projektitiimiltä nyt puuttuu? Voivatko nykyiset tiimin jäsenet täyttää tämän aukon? Jos eivät, onko projektipäälliköllä mahdollisuus pyytää sponsorilta ja muilta keskeisiltä sidosryhmiltä tukea aukon täyttämiseen (mikä voi sisältää budjetin uuden tiimin jäsenen palkkaamiseen)?
Tämän ajattelutavan omaksuminen voi myös auttaa luomaan tiimiin kunnioittavan ja välittävän kulttuurin. Jos tiimi uskoo, ettei kyse ole vain ”resursseista”, jotka voidaan milloin tahansa korvata, sen jäsenet tuntevat olevansa arvostetumpia ja kunnioitetumpia sekä sitoutuvat paremmin tiimiin. Muista, että empaattinen projektin johtaminen on projektipäällikölle aivan yhtä tärkeä taito kuin kyky suunnitella ja toteuttaa.
Kuulin sen puskaradiosta: vaikutus sidosryhmiin ja viestintään
Ihmiset sanovat, että usko puoleen siitä, mitä näet, poika
Marvin Gayen kappale ”Kuulin sen puskaradiosta”
Äläkä mihinkään siitä, mitä kuulet
Kun projektitiimin jäsen lähtee, se on epäilemättä uutinen joillekin sidosryhmistäsi. Se voi olla tilanteesta riippuen myönteinen tai kielteinen asia. Suuren irtisanoutumisaallon ollessa käynnissä tiimissä tapahtuvista muutoksista ja siirtymistä on tarpeen viestiä sidosryhmille.
Sidosryhmät saattavat kuulla tiimin jäsenen lähdöstä ja alkaa ajatella: ”Hmm... mietin, onkohan tiimin kulttuuri huono. Miksi tuo henkilö lähtisi?” Jos asiaa ei käsitellä suoraan, tiimin jäsenen lähtöä koskevat tiedot voivat johtaa juoruiluun ja muuttua projektitiimille ei-toivotuksi häiriötekijäksi.
Jos et halua väärän tiedon leviävän puskaradion kautta, on parasta kertoa projektitiimin sisäisistä siirtymistä sidosryhmille suoraan. Osana projektin sidosryhmien osallistamista ja viestintäsuunnitelmaa voidaan käyttää esimerkiksi projektin tilanneraporttia välineenä, jolla sidosryhmille tiedotetaan henkilöstömuutoksista.
Jos sidosryhmät ovat huolissaan siirtymän hallinnasta ja kokevat epävarmuutta olevan paljon, siirtymäsuunnitelman kaltaisen asiakirjan jakamisesta voi myös olla hyötyä. Kuten projektitiimille, anna myös sidosryhmille mahdollisuus esittää kysymyksiä ja kertoa huolenaiheistaan. Projektitiimin tavoin myös sidosryhmät saattavat tuntea ahdistusta. Heille on parasta antaa mahdollisuus tuoda huolensa esiin ja samalla muistuttaa heitä jäljelle jääneen projektitiimin sitoutumisesta.
Riskialtista toimintaa: vaikutus riskienhallintaan
Sano perässäni. On parempi olla turvassa kuin katua
A-han kappale ”Take On Me”
Kukaan ei halua projektitiimin jäsenen lähtevän. Irtisanoutumisten yleisyyden vuoksi ei kuitenkaan luultavasti olisi hyvä ajatella, ettei näin tapahdu koskaan projektisi aikana. McKinsey & Companyn heinäkuussa 2022 tekemä kysely osoittaa, että 40 % työntekijöistä harkitsee nykyisestä työpaikastaan lähtemistä 3 kuukauden kuluessa.
40 %! Se ei ole mitätön luku. Vaikka tiimisi jäsenet eivät todella lähtisikään, kyse on silti riskistä, johon tulisi varautua. Toisin kuin 80-luvun hittikappaleessa ”Take On Me”, on parempi olla turvassa kuin katua. Ei ole hyvä idea ottaa riskiä jättämällä varautumatta riskiin, joka hyvin todennäköisesti voi toteutua.
Lisää tämä mahdollisuus projektin riskienhallintasuunnitelmaan ja laadi tarvittaessa varautumissuunnitelma siltä varalta, että riski toteutuu. Mihin toimiin tiimisi voi ryhtyä riskin vaikutusten vähentämiseksi, jos se toteutuisi? Joitakin ideoita ovat:
- Tiedonsiirtotilaisuuksien suunnitteleminen sen varmistamiseksi, ettei tieto ole vain yhden henkilön hallussa
- Hyvä projektidokumentaatio siltä varalta, että joku lähtee ja uusi tiimin jäsen on perehdytettävä
- Jos mahdollista, jätä projektin toimintoihin/tehtäviin hieman joustovaraa siltä varalta, että tiimin jäsen lähtee ja suunnitteluun tarvitaan lisää aikaa
Vaikka et ehkä pysty välttämään riskiä tiimin jäsenen lähtemisestä, sinulla pitäisi aina olla sitä varten suunnitelma, jotta projektitiimi on valmis, jos niin tapahtuu.
Muutokset: Tupac oli oikeassa
Sellaista elämä vain on (Muutokset). Mikään ei tule koskaan olemaan ennallaan
‘Muutokset’ – Tupac Shakur
Kyllä, muutoksia ja siirtymiä tapahtuu. Kuten Tupac ilmaisi kappaleessaan ”Changes”, projektitiimissä asiat eivät tule olemaan ennallaan. Kun muutoksia tapahtuu ja käynnissä on siirtymävaihe, tiimin dynamiikkaan vaikuttaa muutos, ja niin voi käydä myös projektin laajuudelle, resursoinnille, sidosryhmien osallistamiselle, viestinnälle ja riskeille.
Jos tiimisi käy parhaillaan läpi siirtymävaihetta osana suurta irtisanoutumisaaltoa, he odottavat projektipäälliköltään taktisten seuraavien vaiheiden lisäksi myös tukea ja johtajuutta. Siirtymävaiheet voivat olla vaikeita, mutta lähestymällä niitä myönteisellä ajattelutavalla ja asenteella projektitiimi pääsee eteenpäin.
Jos sinä tai projektitiimisi käytte läpi siirtymävaihetta, voit vapaasti jakaa vinkkejä tai niksejä, jotka ovat toimineet sinulla, Twitterissä tai LinkedInissä.
