Mikä on riskienhallintasuunnitelma ja miten sellainen laaditaan (+ mallipohja)
Riskienhallintasuunnitelma (RMP) auttaa tunnistamaan projektin uhat ennen kuin ne vaarantavat aikataulut, budjetit tai sidosryhmien luottamuksen. Olen nähnyt hyvienkin projektien epäonnistuvan, koska tiimit käsittelivät riskien suunnittelua päätöksenteon työkalun sijaan pelkkänä paperityönä.
Tässä oppaassa opit laatimaan käytännöllisen suunnitelman, jonka avulla voit arvioida riskien vaikutuksia, reagoida nopeammin ja välttää projektit kaatavat virheet.
Mikä on riskienhallintasuunnitelma?
Riskienhallintasuunnitelma on asiakirja, jossa kuvataan, miten projektitiimisi seuraa riskejä, ongelmia tai muita odottamattomia tai epävarmoja tapahtumia, jotka voivat vaikuttaa projektiin, ja miten se reagoi niihin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Siinä analysoidaan organisaatiossasi tai projektissasi mahdollisesti esiintyvät riskit, määritetään, miten niihin reagoidaan niiden toteutuessa, ja nimetään vastuuhenkilö seuraamaan kutakin riskiä ja ryhtymään tarvittaessa toimiin.
Yksinkertaisimmillaan riskienhallintasuunnitelma voi olla muutaman sivun mittainen asiakirja, jossa kuvataan:
- missä vaiheessa projektiriski edellyttää eskalointia
- miten ja milloin riskejä arvioidaan
- riskien omistajien roolit ja vastuut
Mikä on riskienhallintasuunnitelman tarkoitus?
Riskienhallintasuunnitelman tarkoituksena on auttaa tunnistamaan projektin riskit ja muut mahdolliset ongelmat ennen kuin projektin työ aloitetaan, jotta voit laatia suunnitelman niiden lieventämiseksi sen sijaan, että reagoisit tilanteisiin vasta ongelmien ilmetessä. Mitä aikaisemmin tunnistat ja havaitset riskit, sitä pienempi niiden vaikutus on.
Se auttaa myös suunnittelemaan ja hallitsemaan epävarmuutta johdonmukaisemmin sekä pitämään projektin aikataulussa, budjetissa ja sovitussa laajuudessa.
Riskienhallintasuunnitelman malli
DPM:n jäsenet voivat ladata yksinkertaisen riskienhallintasuunnitelman mallimme.
Näin käytät sitä:
Mitä riskienhallintasuunnitelmaan sisällytetään?
Tässä ovat keskeiset osat, jotka riskienhallintasuunnitelmaan kannattaa sisällyttää.
Riskienhallinnan lähestymistapa
Kuvaile riskienhallinnan yleinen strategiasi ja lähestymistapasi. Tähän sisältyvät:
- Riskinsietokyky: Määritä, minkä tasoisen riskin olet valmis hyväksymään projektissasi. Organisaatiollasi voi olla tätä koskevat laajemmat ohjeet, joita sovelletaan kaikissa projekteissa.
- Riskien lieventämisstrategiat: Määritä, miten hyödynnät menetelmiä, kuten riskien välttämistä, riskien siirtämistä ja riskien jakamista. Tähän kuuluvat myös työkalut, kuten riskimatriisit, SWOT-analyysit sekä todennäköisyyden ja vaikutusten arvioinnit.
- Riskienhallinnan ohjaus: Määritä yksittäisten riskien ja riskienhallinnan yleinen omistajuus sekä keskustele säännöistä ja käytännöistä, joita sinun on noudatettava riskejä hallitessasi.
RAID-loki
RAID-loki seuraa riskejä, oletuksia, ongelmia ja riippuvuuksia, jotta projektiryhmä ja projektin sponsori voivat tarkastella niitä ja keskustella niistä tarkemmin.
Tämä on kevyempi ratkaisu kuin muodollinen riskirekisteri, joka on suunniteltu riskien vakavuuden laskemiseen. Vielä yksinkertaisempaa lähestymistapaa varten voit ylläpitää vain luetteloa viikoittaisessa tilanneraportissasi. Tämä on hyödyllistä pienissä, ei-teknisissä projekteissa, joita toteuttaa 3–4 hengen tiimi organisaatiossa, jossa ei ole vakiintunutta lähestymistapaa riskienhallintaan.
Jos projektisi onnistuu täydellisesti, olet erittäin onnekas. Asiat voivat mennä pieleen, ja niin myös tapahtuu. Käytä RAID-lokiasi tunnistaaksesi, missä asiat tulevat menemään pieleen. Suunnittele, miten ratkaiset nämä ongelmat mahdollisimman nopeasti, jotta projekti pysyy aikataulussa.
Riskimatriisi
Riskimatriisi (jota kutsutaan myös vaikutusmatriisiksi tai riskinarviointimatriisiksi) osoittaa riskitekijöiden välisen suhteen riskien vakavuutta laskettaessa. Riskit, joiden todennäköisyys ja vaikutus ovat suuria, ovat vakavimpia.
Tämä on perusteellisempi lähestymistapa, joka edellyttää yksityiskohtaista tarkastelua. Voit myös sisällyttää täydellisen kuvauksen menetelmästä, jota noudatat laadullisen ja määrällisen riskianalyysin suorittamisessa, sekä vaikutusmatriisin. Voit myös käyttää sitä riskien priorisointiin ja numeeristen vakavuuspisteiden määrittämiseen kunkin riskin tason mittaamiseksi.
Riskien erittelyrakenne
Voit luoda riskien erittelyrakenteen, jonka avulla korkeamman tason riskiluokat voidaan jakaa pienempiin ja tarkempiin riskien alaluokkiin
Tässä ei ole kyse monimutkaisuuden lisäämisestä — sinä ja tiimisi olette tyytyväisiä tämän yksityiskohtaisuuden tasoon suurissa yritysprojekteissa, joissa on mukana enemmän tiimejä ja useita sidosryhmiä ja joissa panokset ovat korkeat, mikä voi vaikuttaa merkittävästi liiketoimintaan.
Riskienhallintaohjelmisto
Riskienhallintaohjelmisto ja projektinhallintaohjelmisto voivat tukea riskienhallinnan suunnittelua, korvata suuren määrän manuaalista työtä ja helpottaa keskusteluja tiimisi ja projektin sponsorin kanssa siitä, miten riskejä voidaan hallita projektin onnistumisen todennäköisyyden lisäämiseksi.
Voit käyttää myös GRC-työkaluja, jotka kattavat laajemman kokonaisuuden ja yhdistävät koko riskienhallintaprosessin laajempaan projektinhallintasuunnitelmaan. Ne sisältävät yleensä riskienhallintaominaisuuksia, mutta ulottuvat myös vaatimustenmukaisuuden seurantaan, käytäntöjen hallintaan, viranomaisraportointiin ja sisäisiin tarkastuksiin.
Riskienhallintasuunnitelman laatiminen
Seuraavassa ovat riskienhallintasuunnitelman laatimisprosessin vaiheet.
1. Valmistele tukidokumentaatio
Tarkista olemassa oleva projektinhallinnan dokumentaatio ennen riskienhallintasuunnitelman laatimista. Dokumentaatio sisältää:
- Projektin perustamiskirja: Tässä määritellään projektin tavoitteet, projektin sponsori ja sinut projektipäälliköksi. Se antaa sinulle oikeuden laatia projektinhallintasuunnitelman ja riskienhallintasuunnitelman. Jos organisaatiossasi ei käytetä virallisia projektin perustamiskirjoja, sinun tulisi vähintään dokumentoida nämä asiat sähköpostissa tai vähemmän muodollisessa tiivistelmässä.
- Projektinhallintasuunnitelma: Tässä kuvataan, miten hallitset, seuraat ja ohjaat projektiasi, mukaan lukien käytettävä projektimenetelmä, edistymisestä raportointi, ongelmien eskalointi ja muut vastaavat asiat. Riskienhallintasuunnitelma on projektisuunnitelman osa.
- Sidosryhmärekisteri: Muodosta selkeä käsitys projektin sidosryhmistä ennen riskien arviointia. Kukin sidosryhmä tuo mukanaan erilaisia ihmisiin, prosesseihin ja teknologiaan liittyviä riskejä. Voit myös pyytää sidosryhmiä tunnistamaan riskejä projektin aikana ja jopa nimetä heidät riskien omistajiksi.
2. Määritä asiayhteys
Ota projektin perustamiskirjasta projektin kuvaus ja tavoitteet ja käytä niitä projektin liiketoiminta-arvon sekä niiden kielteisten vaikutusten kuvaamiseen, joita projektin epäonnistumisesta seuraisi.
Riskienhallintasuunnitelmasi johdannossa tulisi selittää sen tarkoitus ja suhde yleiseen projektisuunnitelmaan. Käytä tätä asiayhteyttä riskienhallintaa koskevan keskustelun käynnistämiseen tiimisi ja projektin sponsorin kanssa.
3. Päätä, miten riskit tunnistetaan ja arvioidaan
Eri projektityyppeihin soveltuvat erilaiset menetelmät. Valitsemiesi menetelmien on myös oltava tiimille riittävän kestäviä, jotta niitä voidaan käyttää koko projektin ajan.
Keskeistä on käydä oikeat keskustelut ja kerätä näkemyksiä yhteisymmärryksen rakentamiseksi tiimin ja sidosryhmien kanssa jo projektin elinkaaren alkuvaiheessa. Sopikaa näiden keskustelujen avulla riskiluokista, riskien käsittelysuunnitelmista ja tavoista laskea riskien vakavuus.
4. Tunnista riskejä jatkuvasti
Järjestä riskityöpaja tai ryhmätilaisuus, johon osallistuvat tiimisi, keskeiset sidosryhmät, projektin sponsori ja aihealueen asiantuntijat, jotta riskit voidaan tunnistaa, arvioida ja niihin voidaan suunnitella toimenpiteet.
Päivitä riskienhallintasuunnitelmaa suoraan työpajan aikana:
Käykää läpi kaikki sarakkeissa E–R olevat asiat ja varmista, että jokaisessa ruudussa on selkeät SMART-tulokset. Tehtäväsi on fasilitoida kokousta ja ideoida yhdessä sidosryhmien kanssa, jotta voitte arvioida sekä tunnettuja riskejä että mahdollisia riskejä, joita ei ehkä ole aiemmin otettu huomioon.
Työpajan lopussa sidosryhmien tulisi olla yksimielisiä projektin riskeistä, toivotusta riskien käsittelytavasta ja riskien odotetuista vaikutuksista. Sidosryhmien sitoutuminen on ratkaisevan tärkeää onnistuneen riskienhallintatoimenpiteen kannalta.
5. Nimeä riskien omistajat
Kun tunnistat riskejä, työskentele tiimin kanssa omistajien nimeämiseksi ja nimeä tarvittaessa myös itsesi riskien omistajaksi. Projektipäällikkö ei voi omistaa kaikkea. Riskien omistajien nimeäminen voi olla vaikeaa, koska se edellyttää sidosryhmien vastuunottoa.
Varmista, että riskien omistajat ovat perehtyneet riskienhallintasuunnitelmaan ja ymmärtävät selkeästi vastuunsa. Seuraa heidän toimintaansa samalla, kun valvot riskejä koko projektin elinkaaren ajan.
6. Täydennä riskirekisteri
Täydennä riskityöpajan jälkeen kaikki riskirekisteriin tarvittavat tiedot. Näihin kuuluvat riskin kuvaus, riskin käsittelyluokka, yksityiskohtainen riskien käsittelytapa, riskin tila ja riskin omistaja.
Varmista, että riskivaste kuvastaa vastaavan riskin vakavuutta ja merkitystä. Tutustu riskirekisteriin ymmärtääksesi riskien väliset mahdolliset laajemmat yhteydet.
7. Julkaise riskirekisteri
Lähetä päivitetty riskirekisteri kaikille 48 tunnin kuluessa työpajasta, jotta jokaisella on aikaa lukea ja käsitellä tulokset.
Voit käyttää riskirekisteriä myös laajemmissa projektikeskusteluissa projektin tai tiettyjen suoritettavien toimien aikataulun selittämiseen tai määrittämiseen. Oikea-aikaisuus on tärkeää, jotta tuloksia voidaan hyödyntää projektin muissa asiakirjoissa.
8. Seuraa ja arvioi riskejä jatkuvasti
Projektin aikana kohtaat jatkuvasti uusia riskejä. Itse asiassa yhden riskin lieventäminen saattaa synnyttää uuden riskin tai jättää jäljelle ”jäännösriskin”.
Jos mahdollista, järjestä riskityöpajoja säännöllisesti koko projektin ajan tai sisällytä riskirekisterin tarkastelut muihin toistuviin suunnittelutoimiin. Voit myös käyttää juurisyyanalyysiä ymmärtääksesi paremmin, miten riskit syntyvät, etenkin kun samantyyppiset ongelmat toistuvat.
Mikään ei tunnu yhtä lannistavalta kuin se, että väistät yhtä riskiä vain ajaaksesi sokkona kohti toista, paljon suurempaa riskiä.
9. Arkistoi suunnitelmasi
Arkistoi projektin jälkeen riskienhallintasuunnitelmasi myöhempää käyttöä varten. Vaikka jokainen riskienhallintasuunnitelma ei sovellu jokaiseen projektiin, riskit ja riskivastestrategiat voivat edelleen olla käyttökelpoisia. Hyödynnä aiempia riskejä seuraavan projektisi perustan luomisessa.
Esimerkki riskienhallintasuunnitelmasta
Tässä on yksinkertainen esimerkki riskienhallinnasta, joka pelasti projektin:
Toimisto sopi erittäin teknisen projektin tiukasta aikataulusta. Tiimi oli esittänyt huolensa projektin käynnistämisen yhteydessä, mutta johto halusi silti edetä. Projektipäällikkö ja tekninen arkkitehti kirjasivat aikatauluriskin ennen projektin aloittamista, ja heidän riskivastestrategiansa oli arvioida projektin aikataulu uudelleen Monte Carlo -simulaation avulla.
Kun he olivat laskeneet jokaiselle kriittisen polun projektitehtävälle pessimistisen, optimistisen ja todennäköisen keston, he määrittivät matemaattisesti, että projektilla oli 3 prosentin mahdollisuus saavuttaa määräaika.
Tältä tämä saattaisi näyttää riskirekisterissäsi:
Projektipäällikkö otti asian esille asiakkaan kanssa, ja asiakas suostui määrittelemään projektin laajuuden uudelleen sekä laatimaan projektille uuden lähtötason ennen aloittamista. Riski oli heille liian suuri otettavaksi.
Mitä seuraavaksi?
Olitpa aloitteleva projektipäällikkö tai kokenut ammattilainen, hyvä riskienhallintasuunnitelma on elintärkeä projektin onnistumiselle. Onnistuneen riskienhallintasuunnitelman avain on mukautuvuus. Sinun on varmistettava, että pystyt mukauttamaan riskienhallintasuunnitelman jokaiseen toteuttamaasi projektiin, toimialaan ja organisaatioon.
Syvennä näitä strategioita ilmoittautumalla jollekin näistä kattavista riskienhallintakursseista.
