Miten resurssitarpeen suunnittelu tehdään: 5 keskeistä vaihetta
Kapasiteetilla on merkitystä: Resurssitarve ja kapasiteetti eivät ole sama asia – resurssitarpeen tunteminen auttaa löytämään tiimin jäsenet, joilla on sitä vastaava kapasiteetti ja osaaminen (tai hankkimaan lisää tiimin jäseniä tarvittaessa).
Arviot ratkaisevat kaiken: Laadi tarkkoja arvioita perustamalla ne aiempiin kokemuksiin tai sidosryhmien kuulemiseen – voit käyttää niitä resurssitarpeen laskemiseen ja varmistaa, että tiimi hallitsee ajankäyttöään tehokkaasti.
Käytä ohjelmistotyökaluja: Resurssienhallinnan ohjelmistotyökalut voivat auttaa säästämään aikaa ja laatimaan helposti tarkkoja arvioita, laskemaan resurssitarpeen ja kapasiteetin sekä jakamaan tehtäviä tiimille.
Yksi projektinhallinnan suurimmista haasteista on koota oikea tiimi, jolla on oikeat taidot sovittujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Yhtä tärkeää on tunnistaa resurssitarve tarkasti eli projektin tehtävien suorittamiseen tarvittavat työtunnit.
Tässä artikkelissa kerron, kuinka voit ennustaa projektiesi resurssitarpeen, ja jaan joitakin resurssienhallintatyökaluja sekä parhaita käytäntöjä suunnitteluprosessin helpottamiseksi.
Mitä resurssitarve tarkoittaa?
Resurssitarve kertoo, kuinka monta henkilöä ja millaista osaamista tarvitset projektisi tavoitteiden toteuttamiseen. Työvoimaan liittyvien tekijöiden lisäksi resurssitarpeeseen kuuluvat myös kaikki projektin toteuttamiseen mahdollisesti tarvittavat laitteet ja materiaalit.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Verkkosivustoprojektissa resurssitarpeeseen kuuluvat onnistuneeseen julkaisuun tarvittavat suunnittelijat, insinöörit ja myyjät. Ilman suunnittelijoita tiimiltä saattaa puuttua projektin vaatimusten täyttämiseen tarvittava osaaminen.
Resurssitarpeeseen kuuluvat myös esimerkiksi verkkotunnusten vuokraamisesta aiheutuvat kustannukset, tarvittavien ohjelmistojen lisenssit ja tarvittava laitteisto (esim. testauslaitteet).
Resurssitarve ja resurssikapasiteetti
Projektin tavoitteiden onnistuneeseen saavuttamiseen tarvittavat resurssit (resurssitarve) eivät välttämättä vastaa sitä aikaa, jonka nämä resurssit voivat käyttää projekteihisi (resurssikapasiteetti). Siksi jotkut resurssipäälliköt käyttävät menetelmiä, kuten karkeaa kapasiteettisuunnittelua, ennen yksityiskohtaista kapasiteetin ja tarpeen analysointia.
Resurssikapasiteetti tarkoittaa sitä, kuinka paljon aikaa käytettävissä olevat resurssit voivat kohdentaa projektiisi sitoutumatta liikaa. On tärkeää huomata, että resurssikapasiteetti eroaa hieman resurssien saatavuudesta.
Toisin sanoen, vaikka joku olisi käytettävissä työskentelemään projektisi parissa kokopäiväisesti, hänen työpanostaan rajoittavat silti käytännön seikat (esim. palkalliset vapaat, sairauslomat, tauot ja nukkuminen).
Nämä rajoitteet huomioiden resurssikapasiteetti kannattaa ymmärtää työpanoksena, jonka tiimin jäsen pystyy tuottamaan tietyn ajanjakson aikana.
Lisätietoja kapasiteettisuunnittelusta saat kattavasta työkuorman kapasiteettisuunnittelua käsittelevästä oppaastamme sekä kapasiteettisuunnitteluohjelmistojen luettelosta.
Miksi resurssitarpeen suunnittelu on tärkeää?
Resurssitarpeen suunnittelu auttaa projektipäällikköä:
- Resursoimaan projektit asianmukaisesti: Nykyisen projektisalkkusi resurssivaatimusten ymmärtäminen auttaa tunnistamaan tiimin jäsenet, jotka soveltuvat parhaiten työn toteuttamiseen. Jos osaamisessa on puutteita, voit laatia suunnitelman niiden korjaamiseksi joko palkkaamalla työntekijöitä kokopäiväisesti tai ulkoistamalla työtä asiantuntijapalveluyritykselle.
- Ennustamaan tulevan resurssitarpeen: Tulevien resurssitarpeiden ennakointi auttaa varautumaan henkilöstövajeisiin sekä välttämään ongelmia, jotka liittyvät resurssien käyttöasteeseen ja/tai ylikuormitukseen. Hyvin toteutettuna se auttaa myös välttämään mahdollisia konflikteja. Hyödynnä resurssien ennustamista tekosyynä keskustella sidosryhmien kanssa projektiputkesta ja varmista, että sinulla on oikeat resurssit tulevien tarpeiden tukemiseen.
- Edistämään työntekijöiden motivaatiota ja parantamaan suorituskykyä: Tehtävien jakaminen taitojen ja uratavoitteiden perusteella lisää motivaatiota, sitoutumista ja suorituskykyä. Tämä parantaa myös henkilöstön pysyvyyttä ja kannattavuutta.
Kuinka resurssitarvetta ennustetaan
Kun käytät aikaa suunnitteluprosessin määrittämiseen, voit hyödyntää keräämiäsi tietoja sekä tulevien skenaarioiden suunnittelussa että reaaliaikaisessa päätöksenteossa projektin toteutuksen aikana. Resurssikysynnän suunnittelussa on viisi keskeistä vaihetta:
1. Tunnista tehtävät
Tunnista ensin, mitkä toiminnot on saatava valmiiksi projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Kattavan luettelon laatimisessa hyödynnä aiempien projektien kokemuksia (sekä omaa kokemustasi että organisaation aiemmista projekteista saatuja oppeja), kriittisen ajattelun taitoja ja keskusteluja sidosryhmiesi kanssa.
Mobiilisovelluksen julkaisun esimerkkitoimintoja voivat olla sovelluksen käyttöliittymän suunnittelu, koodin kirjoittaminen, sovelluksen testaaminen ja markkinointikampanjan kehittäminen julkaisun edistämiseksi.
2. Arvioi kunkin tehtävän kesto
Kun toimintojen luettelo on valmis, arvioi, kuinka kauan kunkin toiminnon suorittaminen kestää. Sinun on myös ymmärrettävä, millaisia henkilöresursseja kunkin toiminnon suorittamiseen tarvitaan.
Mobiilisovelluksen julkaisu voi esimerkiksi vaatia 80 tuntia kehitystyötä: 65 tuntia juniorikehittäjältä, 10 tuntia seniorikehittäjältä ja 5 tuntia laadunvarmistukseen.
Jos mahdollista, hyödynnä aiempien projektien tietoja projektien arvioinnissa. Jos käytettävissäsi ei ole historiatietoja, keskustele sidosryhmiesi kanssa vaihteluvälin määrittämiseksi.
3. Laske kysyntä
Laske projektin tehtävien arvioidut kestot yhteen muodostaaksesi kysyntäennusteen. Jos vastaat projektisalkun hallinnasta, kokoa organisaatiosi kunkin projektin kestotiedot yhteen laskeaksesi resurssikysynnän projektisalkun tasolla.
On hyvä muodostaa sekä kokonaiskysynnän luku (tuntien kokonaismäärä) että erittely siitä, kuinka monta tuntia tarvitaan roolin tai osaamisalueen mukaan.
4. Lisää puskuri
Jos et sisällyttänyt tehtävien kestoarvioihin jonkinlaista joustovaraa vaiheessa 2, sinun kannattaa ottaa projektitasolla huomioon varaus odottamattomien tilanteiden varalta.
10 prosentin varaus on hyvä nyrkkisääntö huomioimaan kaikki ennalta arvaamattomat resurssien aikatauluttamiseen liittyvät ongelmat, jotka voivat vääristää arvioitasi.
5. Määritä alustavat tekijät
Kun sinulla on alustava näkemys projektisi resurssikysynnästä, määritä alustavasti, ketkä suorittavat arvioimasi tehtävät.
Voit verrata tämän projektin resurssikysyntää ja aikatauluja organisaatiosi käytettävissä oleviin resursseihin muodostaaksesi alustavan näkemyksen resurssien kohdentamisesta.
Työkalut resurssikysynnän ennustamiseen
Resurssienhallintaohjelmisto voi olla tehokas työkalu, joka auttaa projektipäälliköitä resurssikysynnän suunnittelussa. Kun esimerkiksi syötät odotettua kysyntää koskevat tiedot, skenaarioiden suunnittelutoiminnon avulla voit kokeilla erilaisia resurssien kohdentamismalleja.
Kun olet resursoinut projektisi, voit luoda koontinäyttöjä, joissa esitetään resurssien käyttöasteen mittareita, ja määrittää automaatioita ilmoittamaan, kun lähestyt mahdollista resurssipulloa.
Sen sijaan että käyttäisit aikasi lukemattomien laskentataulukoiden manuaaliseen seurantaan, voit puuttua tilanteeseen tarpeen mukaan ja ratkaista haastavia ongelmia, jotka edellyttävät ihmisen väliintuloa.
Parhaat käytännöt resurssikysynnän hallintaan
Seuraavat parhaat käytännöt kannattaa pitää mielessä resurssikysyntää hallittaessa:
1. Dokumentoi oletuksesi
Päässäsi oleva suunnitelma ei ole hyödyllinen viestintäväline, kun olet tekemisissä projektin sidosryhmien kanssa, jotka eivät ymmärrä, miksi et pysty saamaan heidän projektiaan valmiiksi viikon loppuun mennessä.
Tuntiarvioiden esittämisen lisäksi dokumentoi resurssikohtaisesti kustannusten muodostamiseksi myös se päättely, jonka perusteella alun perin päädyit näihin arvioihin. Näin vältät hankalat laskutusta koskevat kysymykset myöhemmin projektin elinkaaren aikana.
2. Rakenna puskuri
Riippumatta siitä, kuinka paljon aikaa käytät suunnitteluun, joidenkin projektin tehtävien suorittaminen kestää väistämättä odotettua kauemmin. Varaa tehtäväarvioihisi ylimääräistä aikaa odottamattomien viivästysten varalta.
3. Ota tiimisi jäsenet mukaan
Resurssienhallinta ei ole pelkästään matemaattinen yhtälö. Kun suunnittelet projektin työtehtäviä, pidä mielessä, ketkä tiimin jäsenistä hyötyisivät tietyn tehtävän hoitamisesta.
Kun tiimin jäsenille annetaan tehtäviä, joiden tekemisestä he ovat ilmaisseet kiinnostuksensa, on todennäköisempää, että he pysyvät motivoituneina ja tekevät laadukasta työtä.
Liity mukaan saadaksesi lisää tietoa resurssienhallinnasta
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä mahdollisuuden verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.
