RAID-lokit: määritelmä, mallipohja, esimerkit ja käyttöopas

RAID Logs Explained in 60 seconds!

Mikä RAID-loki on ja mitä RAID tarkoittaa?

RAID tarkoittaa riskejä, oletuksia (tai toimenpiteitä), ongelmia ja riippuvuuksia (tai päätöksiä).

RAID-lokin komponentin määritelmä	Esimerkkejä
Riskit. Tunnista ja luokittele riskit ja mahdollisuudet, niiden toteutumisen todennäköisyys, niiden vaikutus/vakavuus toteutuessaan sekä lieventämissuunnitelma ja toimenpiteet	-Riski: Huono sää viivästyttää tiedonkeruun aikataulua
Arvot tai Aiottavat toimenpiteet. Dokumentoi projektin reunaehdot estääksesi projektin laajuuden hallitsemattoman kasvun; ylläpidä projektin jatkuvaan työhön perustuvaa tehtävälistaa	-Oletus: tarvittavat resurssit ovat käytettävissä projektityön toteuttamiseen -Toimenpide: ota yhteyttä taloustiimiin saadaksesi erittelyn nykyisten kolmannen osapuolen toimittajien kustannuksista
Issuet eli ongelmat. Dokumentoi tapahtumat, jotka ovat jo tapahtuneet ja vaikuttavat projektin etenemiseen, sekä selitä ratkaisuun johtava etenemistapa	-Ongelma: Tietoturvaloukkaus vaarantaa asiakastietojen eheyden
Diippuvuudet eli Däätökset eli riippuvuudet tai päätökset. Luettele toiminnot, joita ei voida aloittaa tai saattaa päätökseen ilman toisen toiminnon aloittamista tai päättämistä; dokumentoi aiemmin sovitut toimintatavat sekä perustelut niiden toteuttamiselle tai toteuttamatta jättämiselle	-Riippuvuus: tee vaihtoehtojen analyysi ennen uuden toimittajahallintajärjestelmän hankintaa -Päätös: rakenna osaamisenhallintajärjestelmä itse, jotta keskitytään suorituskykyä korostavaan kulttuuriin, vaikka tämä tulee lyhyellä aikavälillä kalliimmaksi

Huomaat, että RAIDin määritelmä sisältää joitakin kaksinkertaisia lyhenteitä: oletukset tai toimenpiteet, riippuvuudet tai päätökset. Tässä omat näkemykseni siitä, miten näitä kannattaa lähestyä:

• Oletukset vai toimenpiteet. En osaa edes sanoa, kuinka monta kertaa oletusluettelo on pysäyttänyt projektin laajuuden hallitsemattoman kasvun alkuunsa. Jos haluat suunnata lokisi ylemmän johdon yleisölle, suosittelen pitämään toimenpiteet erillisessä asiakirjassa, joka keskittyy käytännön toteutukseen.
• Päätökset vai riippuvuudet. Kokemukseni mukaan kukaan ei koskaan muista, miksi päätökset tehtiin: erityisesti sitä, mitä vaihtoehtoja harkittiin mutta hylättiin, ja miksi. Jotta pitkän yhteistyön aikana vältetään kehämäinen ajattelu, suosittelen dokumentoimaan RAID-lokiin riippuvuuksien lisäksi myös päätökset.

Milloin RAID-loki kannattaa luoda?

RAID-loki tulisi luoda projektin alussa aloitus- tai suunnitteluvaiheessa, kun projektin laajuudesta, sidosryhmistä ja tavoitteista tiedetään riittävästi ensimmäisten riskien ja oletusten tunnistamiseksi. Sen jälkeen loki tulee käydä läpi uudelleen tärkeissä virstanpylväissä, aina projektin laajuuden muuttuessa tai kun ilmenee merkittävä riski tai ongelma. Ketterissä projekteissa luonteva päivitysrytmi on jokaisen sprintin alussa.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

RAID-loki verrattuna riskirekisteriin

Vaikka näissä kahdessa asiakirjassa on jonkin verran päällekkäisyyttä, ero on siinä, että RAID-loki on kattavampi kuin riskirekisteri. Riskien dokumentoinnin lisäksi RAID-loki sisältää myös oletuksia tai toimenpiteitä, ongelmalokin sekä riippuvuudet tai päätökset.

RAID-lokimalli

Olen lisännyt RAID-lokin latauksen mallin Microsoft Excel -muodossa (mallin saaminen edellyttää DPM-jäsenyyttä). Tämän mallin avulla voit dokumentoida riskit, oletukset, ongelmat ja riippuvuudet. Sarakkeissa M ja N seurataan päätöksiä ja päätöspäivää.

RAID-lokin näyte ja esimerkkejä

RAID-lokin mallin lisäksi olen lisännyt myös esimerkin Excel-lokista, jotta saat käsityksen valmiista lopputuloksesta (myös tämän käyttö edellyttää jäsenyyttä).

Tässä on toinen esimerkki siitä, miten RAID-lokeja voitaisiin käyttää retkeilymatkaa koskevassa projektissa.

RAID-lokin luominen

Kun mallisi on nyt valmis käytettäväksi, miten sen täyttäminen käytännössä tapahtuu? Projektin suunnitteluvaiheessa pystyt hankkimaan sisältöä seuraavia RAID-lokin osa-alueita varten:

• Riskit
• Oletukset
• Riippuvuudet

Toimenpiteet, ongelmat ja päätökset tulevat mukaan vasta projektin alettua.

Kirjaa jokaisesta lokiin lisäämästäsi kohdasta vähintään seuraavat kentät:

• Kuvaus — lyhyt yhteenveto riskistä, oletuksesta, ongelmasta tai riippuvuudesta
• Vastuuhenkilö — henkilö, joka vastaa asian hallinnasta tai ratkaisemisesta
• Prioriteetti — korkea, keskitasoinen tai matala
• Tila — avoin, käynnissä tai suljettu
• Tavoitepäivä — päivämäärä, johon mennessä asia on ratkaistava tai tarkistettava
• Lieventämis- tai toimintasuunnitelma — asian käsittelemiseksi toteutettavat toimet

Kun jokaisessa merkinnässä käytetään yhdenmukaisia kenttiä, sidosryhmien on helpompi silmäillä lokia ja sitä on helpompi ylläpitää ajan mittaan.

Mahdollisia sisällön lähteitä RAID-lokiin

Voit hankkia lokin sisältöä useista eri lähteistä:

• Sidosryhmähaastattelut
• Nykyisen tai aiempien projektien dokumentaatio
  • Esimerkkejä: opituista asioista koottu mallipohja, retrospektiivit, jälkiarvioinnit, projektiperustat, projektisuunnitelmat, projektiaikataulut
• Aiempi kokemus vastaavien projektien toteuttamisesta
• Verkossa saatavilla olevat avoimen lähdekoodin materiaalit
• Edellä mainituista lähteistä saadun tiedon pohjalta tehtävä kriittinen ajattelu (esimerkiksi sidosryhmäsi eivät sano suoraan jonkin asian olevan ongelmakohta, mutta heidän haluttomuutensa käsitellä aihetta viittaa siihen, että tämä alue hyötyisi lisäselvityksestä.)

Parhaat käytännöt

Kun projektisi käynnistyy ja luonnoksesi RAID-lokista on valmis, pidä mielessä nämä parhaat käytännöt lokin käyttämiseen projektin hallinnan aikana:

• Säädä yksityiskohtien taso yleisölle sopivaksi. Sidosryhmät tukeutuvat RAID-lokiin ymmärtääkseen tämän projektin taustan sekä mahdolliset riskit tai ongelmat, jotka voivat uhata projektin onnistumista. Keskity liiketoimintavaikutuksiin sellaisten taktisten päivitysten sijaan, jotka eivät välttämättä ole merkityksellisiä henkilölle, joka ei osallistu päivittäiseen työhön.
• Seuraa ja päivitä lokia koko projektin elinkaaren ajan. Tästä dokumentista ei ole hyötyä, jos et päivitä sitä ja vie sen sisältöä muihin dokumentteihin, kuten päätöslokiin. Tämä on yksi syy pitää sisältö tiiviinä, jotta dokumentin ylläpito ei muodostu raskaaksi. Suurimman osan ajastasi tulisi kulua ongelmien ratkaisemiseen, ei niiden dokumentointiin.

Hyödyt

RAID-lokit hyödyttävät sidosryhmiä, projektiryhmän jäseniä, liiketoimintaa ja sinua projektipäällikkönä.

• Se kokoaa projektin olennaiset tiedot yhteen paikkaan ja tarjoaa helposti reaaliaikaisen näkymän projektin tilanteeseen
• Sen avulla voidaan seurata riskejä ennen kuin niistä tulee ongelmia ja priorisoida ongelmat nopeasti, jos riskit toteutuvat
• Projektipäälliköt voivat dokumentoida oletukset ja päätökset vähentääkseen riskiä joutua palaamaan keskusteluihin, jotka saattavat viivästyttää projektia.

Miten RAID-lokeja käytetään ketterässä kehityksessä?

Tyypillisesti ketterissä projekteissa dokumentointia pyritään välttämään toimivan tuotteen kehittämisen hyväksi. Tästä huolimatta väitän, että RAID-lokin laatimiseen käytetty ylimääräinen vaiva kannattaa.

Syy? Ketterissä projekteissa projektien toteuttamiseen noudatetaan yleensä iteratiivista lähestymistapaa, joka kannustaa laajempaan kokeiluun. Tämä lähestymistapa sopii hyvin nopeaan epäonnistumiseen, jotta oppeja voidaan saada nopeammin.

Epäonnistumisten leimautumisen vähentäminen tuo kuitenkin mukanaan lisäriskejä, jotka voivat suistaa projektisi raiteiltaan. Organisaatio voi oppia epäonnistumisista vain, jos se dokumentoi oletukset ja päätöksenteon, joiden pohjalta kukin kokeilu toteutettiin.

Mitä seuraavaksi?

Jos tarvitset lisää apua riskienhallintaan, harkitse digitaalisen projektinhallinnan koulutuksemme suorittamista. Riskienhallinnan lisäksi opit hallitsemaan projekteja koko projektin elinkaaren ajan projektin käynnistämisestä sen päättämiseen.