Mitä projektinhallintatyökaluja suuret yritykset todella käyttävät?
Yritystason projektinhallintatyökalut auttavat suuryrityksiä sujuvoittamaan erillisiä prosesseja ja vähentämään kitkaa tiedonkeruussa.
Projektinhallintatyökaluja on kuitenkin tarjolla niin paljon, että organisaatiolle sopivan ohjelmiston löytäminen voi olla haastavaa. Yritysten on otettava projektinhallintatyökalua valitessaan huomioon useita tekijöitä, kuten kustannukset, skaalautuvuus, integraatiot ja tietoturva.
Tässä artikkelissa opit erilaisista projektinhallintatyökaluista, joita suuret yritykset voivat käyttää, sekä siitä, miten niitä otetaan käyttöön, jotta yrityksesi projektinhallintaohjelmiston käyttö voidaan optimoida.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
10 suuryritysten käyttämää projektinhallintatyökalua
Tässä on esimerkkejä yritystason projektinhallintaohjelmistoista, joita suuret yritykset käyttävät.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Miksi suuret yritykset käyttävät projektinhallintatyökaluja?
On kolme pääsyytä siihen, miksi suuret yritykset tarvitsevat projektinhallintatyökaluja seuratakseen projektisalkkujaan tehokkaasti.
Ensinnäkin suurilla yrityksillä voi olla satoja eri osastoja ja toimipaikkoja ympäri maailmaa. Näin laajassa toiminnassa projektinhallintatyökalujen käyttö voi auttaa välttämään väärinkäsityksiä ja määräaikojen ylittymistä. Projektinhallintaohjelmisto auttaa tiimejä pysymään tehtävissään.
Toiseksi projektinhallintaohjelmisto voi auttaa organisaatioita pysymään budjetissa. Kun projekti viivästyy, suuret yritykset käyttävät lopulta enemmän rahaa kuin alun perin suunniteltiin. Tämä aiheuttaa puolestaan ketjureaktion, sillä muiden projektien rahoitus voi ehtyä.
Ohjelmistotyökalujen käyttö ei ainoastaan vahvista tiimin jäsenten vastuullisuutta yksittäisistä tehtävistä, vaan projektinhallintaohjelmisto tarjoaa myös tietoa riippuvuuksista. Mitä paremmin tiimit työskentelevät yhdessä, sitä suuremmat ovat mahdollisuudet projektin valmistumiseen ajallaan ja sitä pienempi on voittojen menettämisen riski.
Lopuksi suuret yritykset luottavat usein luottamuksen rakentamiseen ulkoisten sidosryhmien, kuten osakkeenomistajien tai neuvottelukuntien, kanssa. Saadakseen ja säilyttääkseen tämän luottamuksen yritysten on esitettävä ajantasaista tietoa ja raportointia aiemmista ja nykyisistä projekteista. Projektinhallintatyökalut tarjoavat reaaliaikaista raportointia, jonka ansiosta suurten yritysten on helppo jakaa tietoa projektien etenemisestä.
Mitä ominaisuuksia suuret yritykset etsivät projektinhallintatyökaluista?
Harkitse seuraavia ominaisuuksia, kun arvioit projektinhallintatyökaluja organisaatiollesi:
- Projektisuunnittelu: Suuret yritykset valvovat ja toteuttavat useita projekteja samanaikaisesti. Projektisuunnittelu on olennainen vaihe, jolla varmistetaan, että tiimin jäsenet pysyvät vaatimusten ja budjetin mukaisessa toiminnassa. Koko yrityksen kattavan projektinhallintatyökalun käyttöönotto voi auttaa suuria yrityksiä käynnistämään uusia hankkeita ja seuraamaan jatkuvasti projektien etenemistä. Etsi Gantt-kaavio-ominaisuuksia, työn ositusrakenteita ja riskienhallintaominaisuuksia.
- Resurssienhallinta: Projektinhallintaohjelmiston käyttö voi auttaa yrityksiä ohjaamaan varoja eri projekteihin. Yritystason projektinhallintaohjelmisto näyttää usein reaaliajassa kohdennettujen budjettien käytön. Tämä on toinen tapa, jolla suuret yritykset voivat välttää kustannusten ylittymisen.
- Viestintä: Suurilla yrityksillä on useita sisäisiä osastoja, joten tiimien välinen viestintä on tärkeää laajojen projektien toteuttamisessa. Yritystason yhteistyötyökalujen avulla osastot voivat nopeasti ja tehokkaasti jakaa tehtäviä, jakaa tiedostoja ja raportoida tietoja. Ne voivat myös tehdä yhteistyötä ulkoisten sidosryhmien kanssa tarpeen mukaan.
- Projektiseuranta: Projektinhallintajärjestelmät ovat erinomaisia tehtävienhallintatyökaluja. Reaaliaikaiset projektitiedot ja mittarit osoittavat, mikä työ on saatu päätökseen ja mitä on vielä tehtävä. Tiimin jäsenet voivat myös tarkastella toistensa tehtäviä ja antaa tilapäivityksiä eri aikaan, mikä vähentää tylsien tilannepalaverien tarvetta ja parantaa tuottavuutta.
- Projektiraportointi: Suuret yritykset siirtävät tiimin jäseniä usein projektista toiseen kysynnän vaihteluiden vuoksi. Projektinhallintatyökalut tarjoavat hyödyllisiä projektien yhteenvetoja, joiden avulla tiimin jäsenet voivat nopeasti ymmärtää projektin laajuuden ja tavoitteet sekä perehtyä uusiin tehtäviinsä.
Pidä myös mielessä, että yritystason projektinhallintatyökalut tarjoavat yleensä laajat mukautusmahdollisuudet, jotta suuret yritykset ja yksittäiset tiimin jäsenet voivat mukauttaa projektinhallintasovelluksen vastaamaan sekä projektisalkun tavoitteita että henkilökohtaisia työskentelytapoja. Tämä voi tehdä projektinhallintaohjelmistosta vaikeakäyttöisen, mutta pitkällä aikavälillä mukauttaminen tekee kaikesta sujuvampaa.
Monet palveluntarjoajat tarjoavat ohjelmistosta sekä ilmaisen että maksullisen version, joissa on erilaisia ominaisuuksia tai käyttöoikeustasoja. Varmista, että valitsemassasi paketissa on kaikki projektinhallintatyökalun tarkistuslistasi vaatimukset.
Yritystason projektinhallintaohjelmistoratkaisun valitseminen
Yritykset käsittelevät tyypillisesti laajoja ja monimutkaisia projekteja, jotka edellyttävät useita tiimin jäseniä, monimutkaisia työnkulkuja ja laajaa yhteistyötä. On tärkeää löytää projektinhallintaratkaisu, joka pystyy hallitsemaan laajan projektin kokonaisuuden ja vastaa samalla yrityksesi painopisteitä ja tavoitteita.
Ennen kuin alat valita tiettyä työkalua, selvitä ensin, mitä yrityksesi haluaa saavuttaa ottamalla käyttöön yritystason projektinhallintaohjelmiston. Tässä on joitakin kysymyksiä, joita kannattaa pohtia:
- Minkä tyyppisiä projekteja yrityksesi hallinnoi? Ovatko nämä sellaisia projekteja, joita odotat hallinnoivasi myös tulevaisuudessa?
- Mitkä ovat tärkeimmät operatiiviset toimintosi?
- Minkä operatiivisen ongelman tai ongelmat haluat ratkaista?
- Onko johdolla ja tiimillä halukkuutta käyttää ja ylläpitää projektinhallintatyökalua?
Seuraavaksi tarkastele yrityksesi päivittäisiä tehtäviä suhteessa yrityksesi tavoitteisiin ja projektisalkun koostumukseen. Jos olet esimerkiksi sisältömarkkinointiyrityksessä, suosit todennäköisesti visuaalista projektinhallintanäkymää suunnittelukonseptien esittelemiseksi ulkoisille sidosryhmille. Jos työskentelet rahoitusalalla, saatat suosia taulukkolaskentanäkymää analyysin helpottamiseksi.
Yrityksesi päivittäin toteuttamien projektien ja tehtävien tyypit yhdessä olemassa olevan yritystason projektinhallintakehyksesi kanssa auttavat sinua asettamaan eri ohjelmisto-ominaisuudet tärkeysjärjestykseen.
Kun olet arvioinut yrityksesi tarpeet, tutki ja vertaile eri ohjelmistoja selvittääksesi, mitkä projektinhallintatyökalut sopisivat sinulle parhaiten. Ota tutkimuksessasi huomioon myös se, mitkä projektinhallintaohjelmistovaihtoehdot toimivat hyvin kilpailijoillasi.
Projektinhallintatyökalut pienissä ja keskisuurissa yrityksissä (SMB:t)
Määritelmän mukaan pienissä ja keskisuurissa yrityksissä (SMB) on vähemmän osastoja, projektipäälliköitä ja tiimin jäseniä, ja ne työskentelevät yleensä harvempien projektien parissa kuin suuret yritykset. Lisäksi koska suurissa organisaatioissa on useita osastoja, ne voivat valvoa useita laajoja projekteja samanaikaisesti. Projekteja hallinnoivilla pienillä yrityksillä ei usein ole tarvetta tai resursseja useiden projektien samanaikaiseen toteuttamiseen.
Tämän seurauksena pienet ja keskisuuret yritykset eivät tarvitse yhtä monia ohjelmisto-ominaisuuksia kuin suuret yritykset. Suurten yritysten projektinhallintatyökalut keskittyvät salkunhallintaan ja raportointiominaisuuksiin, kun taas monet uusien yritysten tai pienten ja keskisuurten yritysten projektinhallintatyökalut painottavat tiimin tuottavuutta ja organisointia.
Lisäresurssit
Projektinhallintaohjelmiston käyttöönotto on erinomainen tapa tehostaa yrityksesi tuottavuutta. Projektinhallintatyökalut on suunniteltu auttamaan suuria yrityksiä projektien suunnittelussa, resurssien kohdentamisessa, tietojen raportoinnissa ja yhteistyössä.
Kun yrityksesi tavoitteet on määritetty, voit projektipäällikkönä valita projektinhallintatyökalun, joka on mukautettu projektitiimisi tarpeisiin. Vaikka rajaisit hakua, yrityksellesi sopivan järjestelmän valitseminen voi silti olla haastavaa.
Muista ladata yritystason projektinhallintaa käsittelevä PDF-oppaamme, josta löydät kaiken tarvittavan tiedon aiheesta.
