Resurssien tasaaminen projektinhallinnassa: täydellinen opas
Oletetaan, että projektisi määräaika lähestyy kovaa vauhtia ja olet juuri saanut selville, että laskeutumissivun parissa työskentelemään tarvitsemasi kehittäjä on jo varattu toiseen tehtävään. Mitä teet?
Jos huomaat törmääväsi resurssien ylivaraamiseen tai resurssiristiriitoihin, resurssien tasaaminen saattaa olla etsimäsi ratkaisu.
Mitä resurssien tasaaminen on?
Resurssien tasaaminen on prosessi, jossa projektin tehtävien ja toimenpiteiden aikataulua muutetaan, kun niihin varatut resurssit eivät ole käytettävissä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jos tarvitsemasi tiimin jäsen työskentelee parhaillaan toisessa, korkeamman prioriteetin tehtävässä, voit siirtää tehtävän ajankohtaan, jolloin resurssien tarjonta (ketkä ovat käytettävissä tehtävän suorittamiseen) vastaa resurssien kysyntää (keitä tietyn tehtävän suorittamiseen tarvitaan).
Käytä resurssien tasaamista, kun projektin aikataulu on joustava. Kun projektin päättymispäivä ja kriittinen polku ovat kuitenkin joustamattomia, käytä sen sijaan toista tekniikkaa, jota kutsutaan resurssien tasoittamiseksi (lue lisää resurssien tasoittamisen ja resurssien tasauksen erosta täältä).
Resurssien tasaamista voidaan yleensä hallita resurssienhallintaohjelmistolla.
Milloin resurssien tasaamista käytetään?
Käytä resurssien tasaamista, kun:
- Tarvittavien resurssien saatavuus on rajallinen. Oletetaan, että DevOps-insinööri voi työskennellä ohjelmistokehitysprojektissa vain yhden viikon ajan. Muutat resurssiaikataulua hänen käytettävyytensä mukaan.
- Tarvittavat resurssit on jaettava. Oletetaan, että laadunvarmistusvastaavan on jaettava aikansa kahden tuotantolinjan kesken. Muutat linjojen laadunvarmistuksen seuranta- ja tarkastusaikatauluja laadunvarmistusvastaavan käytettävyyden mukaan.
- Tarvittavia resursseja on saatavilla vain rajallinen määrä. Oletetaan, että rakennusprojektissa tarvitaan kaksi nosturia, mutta käytettävissä on vain yksi eikä lisänosturia ole mahdollista hankkia. Järjestät projektin aikataulun uudelleen niin, että korkeamman prioriteetin tehtävä käyttää nosturia ensin.
- Tarvittavat resurssit on ylivarattu. Oletetaan, että kaksi päällekkäistä tehtävää tarvitsee projektin rakennesuunnittelijaa. Siirrät alemman prioriteetin tarkastustehtävää, jotta rakennesuunnittelija voi suorittaa korkeamman prioriteetin tarkastustehtävän ensin.
- Resurssien käytön on oltava tasaista. Oletetaan, että tehtävän arvioitu kesto on viisi päivää: kehittäjä A työskentelee 16 tuntia kolmen päivän ajan eikä lainkaan kahden päivän ajan. Resurssien tasaamisen jälkeen kehittäjä A työskentelee kahdeksan tuntia päivässä kuuden päivän ajan, mikä pidentää tehtävän kestoa yhdellä päivällä.
Matemaattisesti muutos näyttää tältä:
16 tuntia/päivä x 3 päivää = 48 tuntia = 8 tuntia/päivä x 6 päivää
4 resurssien tasaamisen hyötyä
Resurssien tasaaminen resurssien optimointitekniikkana auttaa luomaan optimaalisen resurssien käyttöönottosuunnitelman. Alla on esitelty resurssien tasaamisen erityiset hyödyt.
1. Tehokas toiminta
Sen avulla sinä, projektipäällikkönä (tai resurssipäällikkönä), voit hyödyntää ja hallita resursseja täysimääräisesti ja samalla vähentää käytettävissä oleviin resursseihin kohdistuvia kilpailevia vaatimuksia. Sinun ei tarvitse palkata lisää ihmisiä tai hankkia lisää laitteita, jos voit muuttaa projektin aikataulua resurssien saatavuuden mukaan.
2. Realistinen aikataulutus
Resurssien tasaaminen tarjoaa järjestelmällisen tavan ottaa resurssien rajoitukset huomioon projektin suunnitteluvaiheessa. Tuloksena on aikataulu, jota noudatetaan todennäköisemmin kuin optimoimatonta aikataulua. Jos pitäydyt optimoimattomassa aikataulussa, viivästykset ovat todennäköisempiä.
3. Mahdollistaa resurssien maksimaalisen optimoinnin
Resurssien tasaamisessa resurssien saatavuus on ensisijainen huomioon otettava asia. Aikataulumalli rakennetaan resurssien saatavuuden ympärille tai sitä muokataan resurssirajoitusten mukaisesti. Siten resurssien tasaaminen mahdollistaa resurssien maksimaalisen optimoinnin.
4. Paremmat mahdollisuudet onnistuneeseen lopputulokseen
Jos tarvittavat resurssit ovat käytettävissä silloin, kun niitä tarvitaan, saavutat todennäköisesti odotetut tulokset. Resurssien tasaaminen parantaa onnistumisen mahdollisuuksia, koska sen avulla voit järjestää projektiaikataulun projektin resurssien saatavuuden mukaan.
Resurssien tasaamisen rajoitukset
- Sitä ei voida käyttää tilanteissa, joissa projektin aikataulussa ei ole joustovaraa. Resurssien tasaaminen ratkaisee ristiriitoja aikatauluttamalla tehtäviä uudelleen ja pidentämällä kriittistä polkua. Et voi tasata resursseja, jos sitä ei sallita.
- Se muuttaa projektin aikataulua. Projekteissa, joissa ajan menettäminen aiheuttaa merkittäviä kustannuksia tai tappioita, aikataulun suunnitteleminen resurssien saatavuuden mukaan voi tulla kalliiksi. Parempi lähestymistapa on hankkia lisää resursseja sen sijaan, että odotetaan nykyisten resurssien vapautumista.
Esimerkki resurssien tasaamisesta
Oletetaan, että sinulla on yksinkertainen projekti, joka koostuu kolmesta komponenttitehtävästä – tehtävästä A, tehtävästä B ja tehtävästä C – joilla on seuraavat riippuvuudet ja arvioidut kestot:
- Tehtävän A, jonka kesto on kaksi päivää, on alettava, jotta tehtävä B voi alkaa
- Tehtävän B, jonka kesto on yksi päivä, on päätyttävä, jotta tehtävä A voi päättyä
- Tehtävä C, jonka kesto on yksi päivä, voi alkaa, kun tehtävät A ja B ovat päättyneet
Tällaisenaan projektin arvioitu kesto on kolme päivää.
Alla on esitys projektista yksinkertaisessa Gantt-kaaviossa.
Oletetaan, että hypoteettinen projektimme tarvitsee seuraavat henkilöstöresurssit.
Yksinkertaisuuden vuoksi oletetaan, ettei henkilöstöresurssien saatavuuden lisäksi ole muita resurssirajoitteita.
Roger ja Greg työskentelevät tämän lisäksi toisessa projektissa. He ovat käytettävissä vain osan päivästä: Roger neljä tuntia ja Greg kolme tuntia.
Verrataan resurssien päivittäistä saatavuutta kunkin tehtävän resurssien kohdentamiseen.
Edellä olevan perusteella sinun pitäisi havaita ilmeiset projektin resurssirajoitteet. Niitä ovat esimerkiksi seuraavat:
- Tehtävä A vaatii Rogerilta 16 tuntia, ja suunniteltu kesto on 2 päivää. Roger voi kuitenkin työskennellä tässä projektissa vain neljä tuntia päivässä.
- Tehtävä B vaatii Rogerilta neljä tuntia. Tehtävä B osuu kuitenkin osittain päällekkäin tehtävän A kanssa.
- Tehtävä A vaatii Minervalta kahdeksan tuntia. Tehtävä B vaatii häneltä neljä tuntia. Tehtävä B osuu kuitenkin osittain päällekkäin tehtävän A kanssa.
Projektin päivittäinen tiettyjen henkilöstöresurssien kysyntä ylittää selvästi kyseisten resurssien päivittäisen saatavuuden.
Projektin aikataulua tulisi muuttaa resurssien saatavuuden huomioimiseksi olemassa olevien tehtäväriippuvuuksien puitteissa. Laske myös resurssikapasiteetti ja käyttöasteet sekä vältä resurssin kapasiteetin kuormittamista ja ylikuormittamista, jos se ei ole tarpeen.
Nämä näkökohdat johtavat alla esitettyyn resurssien mukaan tasattuun aikatauluun.
Ja tässä on uusi Gantt-kaaviosi.
Resurssien tasaus pidensi aikataulun kolmesta päivästä 11 päivään, koska resurssit oli jaettava uudelleen niiden saatavuuden mukaan.
Resurssien tasausprosessi
- Jaa projektiaikataulu hallittaviin aikaväleihin, esimerkiksi yhden päivän mittaisiin.
- Tunnista projektiaikataulun jokaiselle aikavälille tehtävän tai kyseiselle päivälle ajoitettujen tehtävien edellyttämät resurssit (henkilöt, materiaalit ja laitteet).
- Jos jotkin ajoitetun tehtävän edellyttämistä resursseista eivät ole saatavilla, ajoita kyseinen tehtävä uudelleen toiselle päivälle, jolloin kyseinen resurssi on saatavilla.
- Jos kaksi projektitoimintoa on ajoitettu samalle päivälle ja ne kilpailevat samoista resursseista, aseta toinen toiminnoista etusijalle päättämällä, kumpi niistä on tärkeämpi.
- Jos pidät negatiivisen tai nollajouston toimintoja tärkeämpinä tai korkeamman prioriteetin toimintoina, kohdista niukat resurssit negatiivisen tai nollajouston tehtävälle ja siirrä kilpaileva tehtävä toiselle aikavälille.
Resurssien tasausprosessi on iteratiivinen. Kun projektin resurssit ovat rajalliset, ajoitat toimintoja uudelleen tarpeen mukaan, kunnes resurssit on optimoitu ja projektiaikataulu on tasattu resurssien mukaan.
Tietenkin on tilanteita, joissa toimintoa ei yksinkertaisesti voida ajoittaa uudelleen, vaikka tarvittavia resursseja ei olisi saatavilla tai toinen toimitettava kokonaisuus tarvitsisi kyseisiä resursseja ensisijaisesti.
Aina kun näin tapahtuu, sinulla ei välttämättä ole muuta vaihtoehtoa kuin jättää kilpailevat toiminnot ennalleen ajoitetuiksi, merkitä resurssien puute muistiin ja ratkaista resurssirajoite jollakin toisella tavalla.
Suositut resurssien tasaustyökalut
Tässä on joitakin resurssien tasaustekniikoita ja työkaluja, joita voit käyttää tämän prosessin aikana projekteissasi.
- Käytä Gantt-kaavioita. Kuten edellä esittelemästäni esimerkistä näit, Gantt-kaaviot ovat erittäin hyödyllisiä tehtävien ja päättymispäivien tai projektin kestojen visualisointiin sekä sellaisten riippuvuuksien tunnistamiseen, jotka vaikuttavat resurssitarpeeseen ja kohdentamiseen.
- Käytä projektinhallintatyökaluja, kuten projektinhallintaohjelmistoa (projektien kaikkien osa-alueiden hallintaan) tai resurssienhallintaohjelmistoa (joka keskittyy resurssien hallintaan ja suunnitteluun), jotka tarjoavat näkymiä resursseihin ja niiden kohdentamiseen. Niihin sisältyy usein algoritmeja, jotka ratkaisevat ajoitusristiriidat automaattisesti määrittämiesi kriteerien perusteella.
- Tunnista kriittinen polku (eli kriittisen polun menetelmä, CPM). Koska resurssien tasaus voi muuttaa projektin kriittistä polkua, on tärkeää tietää etukäteen tarkasti, miltä se näyttää. Näin voit ilmoittaa asiakkaalle tai sidosryhmille ajoissa, jos kriittinen polku (ja projektin valmistumispäivä tai määräaika) saattaa muuttua.
5 resurssien tasauksen parasta käytäntöä
- Seuraa resurssien kohdentamista jatkuvasti: Resurssien tasaaminen ei ole tilanne, joka hoidetaan vain kerran. Seuraa resurssien kohdentamismenetelmiäsi koko projektin ajan mahdollisten ristiriitojen varalta (esim. viime hetken pyynnöt muissa projekteissa, odottamattomat poissaolot, kuten sairauslomat jne.)
- Tavoittele työn tasaista jakautumista: Pyri mahdollisuuksien mukaan jakamaan työ tasaisesti tiimin jäsenten kesken. Näin vältät joidenkin tiimin jäsenten uupumisen tai sen, ettei toisilla ole mitään tekemistä.
- Ole muutoksista avoin: Kun sinun on muutettava aikatauluja tai tehtävään kohdennettua henkilöä, pidä sekä sidosryhmät että tiimi ajan tasalla.
- Laadi varasuunnitelma: Jos tietty tiimin jäsen ei ole käytettävissä tai et ehdottomasti voi siirtää määräaikaa, laadi suunnitelma B – anna työ toiselle tiimin jäsenelle, tiivistä aikataulua jne.
- Luo palautesilmukka: Sen lisäksi, että seuraat tiimisi työkuormia ohjelmistotyökalun avulla, keskustele heidän kanssaan säännöllisesti heidän työkuormastaan. Joskus saat selville tietoja, jotka eivät näy ohjelmistossa (esim. muita projekteja, joita ei ole lisätty ohjelmistoon jne.)
Mitä seuraavaksi?
Onko sinulla lisää kysymyksiä resurssien tasaamisesta? Liity keskusteluun Slackissa yhdessä satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa DPM-jäsenyydellä!
