Mikä on projektin aloituskokouksen tarkoitus?
Et voi hypätä projektin aloituskokoukseen ilman tarkoitusta. Projektisi tai projektin sidosryhmien yksilöllisistä tarpeista riippuen se, mitä odotat saavasi kokouksesta, voi vaihdella projektista toiseen.
Projektin aloituskokouksella on kuitenkin myös erityinen tarkoitus projektinhallinnan elinkaaren ja projektin käynnistämisprosessin yhteydessä. Mikä on projektin aloituskokouksen tarkoitus?
Mitä sinun on saavutettava tässä kokouksessa, jotta uusi projektisi lähtee menestyksekkäästi liikkeelle? Jatka lukemista saadaksesi selville!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projektin aloituskokouksen tarkoitus
Projektin aloituskokouksen yleisenä tarkoituksena – miksi se järjestetään – on saada projekti liikkeelle ja aloittaa projektityö virallisesti. Se on projektiryhmän ja asiakkaan tiimin lähtölaukaus. Molempien tulisi poistua tästä ensimmäisestä kokouksesta selkeiden seuraavien vaiheiden ja käsityksen kanssa siitä, mihin suuntaan asiat ovat etenemässä.
Tämän lisäksi projektin aloituskokouksilla on useita tätä yleistä tarkoitusta palvelevia tavoitteita:
- Esitellä tiimin jäsenet
- Luoda yhteinen ymmärrys projektin taustasta
- Luoda yhteinen käsitys siitä, miltä onnistunut projekti näyttää
- Luoda yhteinen ymmärrys siitä, mitä on tehtävä
- Sopia siitä, miten työskennellään yhdessä tehokkaasti
Se on tilaisuus varmistaa yhteinen ymmärrys ja saada tiimi, keskeiset sidosryhmät ja projektin sponsorit samalle sivulle.
Projektin toteutuksesta vastaavalle toimistotiimille projektin aloituskokous on tilaisuus saada onnistumiseen tarvittavat keskeiset tiedot sekä osoittaa innostuksensa ja ymmärryksensä projektista. Se on myös tilaisuus vahvistaa asiakkaan luottamusta siihen, että tämä on tehnyt hyvän päätöksen valitessaan toimiston ja projektitiimin.
Projektin aloituskokouksen tavoitteet
Kokouksen konkreettiset tavoitteet riippuvat jälleen projektisi erityispiirteistä. On kuitenkin olemassa muutamia keskeisiä tavoitteita – tiettyjä asioita, jotka projektipäällikkönä haluat varmistaa saavasi kokouksesta.
Näitä ovat:
- Projektin tavoitteiden ja projektin tarkoituksen määrittäminen ja niistä sopiminen
- Sävyjen määrittäminen selkeälle viestinnälle ja tiimityölle koko projektin ajaksi
- Projektikuvauksesta sopiminen ja sen selkeyttäminen
- Tiimin roolien ja vastuualueiden määrittäminen
- Projektin aikataulun, toimitusten sekä tilannepäivitysten muodon ja tiheyden määrittäminen
Tietenkin tarkoitus, yhteiset tavoitteet, aikataulu, toimitukset sekä tilannepäivitysten muoto ja tiheys voivat muuttua projektin aikana, mutta projektin aloituskokous auttaa asettamaan lähtökohdan, josta voidaan edetä.
On myös tärkeää perehtyä projektin yksityiskohtiin. Keskustelkaa projektin lähestymistavasta, menetelmästä ja laajuudesta sekä kaikista muista tärkeistä yksityiskohdista, jotka löytyvät projektin laajuuskuvauksesta. Projektipäälliköt voivat tallentaa nämä päätökset projektinhallintaohjelmistoon ja käyttää niitä alkuperäisen projektisuunnitelman vahvistamiseen sekä keskustelun vertaamiseen työmääritykseen ja projektiperuskirjaan.
Ei ole epäilystäkään siitä, etteikö onnistunut aloituskokous voisi määrittää projektin loppuosan suunnan ja sävyn. Oikein toteutettuna projektin aloituskokous voi siis vaikuttaa merkittävästi itse projektin onnistumiseen.
Etsitkö esimerkkejä ja malleja aloituskokouksen esityslistaan?
Seuraavat vaiheet
On tärkeää jäsentää projektin aloituskokouksen esityslista, jotta saavutat kokoukselle asettamasi tavoitteet. Harkitse huolellisesti mitä aloituskokouksessa käsitellään ja mistä siellä keskustellaan sekä mitä tehdään ennen kokousta, sen aikana ja sen jälkeen. Hyödynnä aloituskokouksen esityslistamalliamme saadaksesi etumatkaa.
Voit myös saada vinkkejä kokouksen tehokkaaseen johtamiseen täältä ja lukea lisää projektien aloituskokouksista täältä.
