5 strategiaa useiden projektien hallintaan samanaikaisesti

1. Aseta rajasi

Kun otat vastuullesi useita projekteja samanaikaisesti, sinun on suhtauduttava realistisesti taitoihisi ja kapasiteettiisi. Tarvitset kokemusta, jotta sinulla on johtamiseen tarvittavaa uskottavuutta ja itseluottamusta. Jos olet uusi projektinhallinnan parissa, yhden tai kahden projektin aloittaminen taitojesi kehittämiseksi on todennäköisesti parempi valinta – sekä sinulle että organisaatiollesi. Näin minä aloitin, ja itseni tahdittaminen antoi minulle mahdollisuuden oppia, mikä toimii ja mikä ei. 

Perimmäinen asia on, että tunnet omat rajasi paremmin kuin kukaan muu. Jos organisaatiosi odottaa sinun työskentelevän kohtuuttoman paljon – tavalla, joka tosiasiassa johtaa projektien huonoihin lopputuloksiin – on tärkeää puhua asiasta ja sanoa työssä ei. Sinun on asetettava itsellesi ja tiimillesi kohtuulliset odotukset, jotta voit onnistua kaikilla osa-alueilla.

Asiantuntijan vinkki

Pohdi aiemmin hallinnoimiasi projekteja. Onko sinua aiemmin pyydetty ottamaan vastuullesi liian monta erilaista projektia? Mikä prosessissa oli sinulle stressaavaa? Onnistuivatko projektit? Mitkä taidot olisivat auttaneet sinua käsittelemään tilanteen paremmin?

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Ymmärrä tiimisi rajat

Moniprojektien hallinta perustuu yhteistyöhön. Myös tiimisi jäsenillä on omat rajansa ja rajoituksensa. Mikä on heidän työkuormakapasiteettinsa? Mitkä prioriteetit saattavat vaatia heidän huomiotaan?

Kun suunnittelet resursseja useille projekteille, sinun on tärkeää tietää, kuinka paljon tiimisi jäsenillä on käytettävissään kapasiteettia ottaa vastaan työtä, mitä heidän tehtävälistoillaan jo on sekä mitkä henkilökohtaiset rajoitteet vaikuttavat tilanteeseen (mukaan lukien henkilökohtaiset lomat, kansalliset vapaapäivät, vapaat ja niin edelleen). Viimeinen asia, jota haluat, on koko tiimin uupuminen.  

Tässä oikeanlainen projektinhallintaohjelmisto, joka auttaa sinua resurssienhallinnassa, voi olla erittäin hyödyllinen. Työkalusi voi tarjota sinulle selkeän koontinäytön siitä, kuka tiimistäsi työskentelee minkäkin asian parissa, mikä kyseisten tehtävien tila on ja kuka saattaa olla ylikuormittunut tehtävien vuoksi. Se voi auttaa sinua ymmärtämään paremmin, mitä resursseja käytetään, jotta voit tehdä tietoon perustuvampia päätöksiä tehtävien priorisoinnista ja delegoinnista.

Sinun on myös tärkeää tuntea tiimisi taidot – missä he ovat hyviä, mitä he haluavat kehittää ja missä heidän täytyy parantaa. Tämä auttaa sinua ehkäisemään pullonkauloja ja kitkaa sidosryhmiesi kanssa, ja se on yksi projektinhallintaratkaisujen tärkeimmistä käyttötarkoituksista.

Esimerkiksi vain yhden datatieteilijän työskentely tekoälyprojektin parissa ei tule toimimaan. Projektinjohtajana et todennäköisesti ole se henkilö, joka voi päättää ammatilliseen kehittymiseen osoitettavasta budjetista tai investoida siihen, mutta voit tunnistaa projektiportfoliosi tarvitsemat taidot ja toimia tiimisi puolestapuhujana.

Asiantuntijan vinkki

Tiimisi tunteminen ei tapahdu heti. Sinun on keskusteltava jokaisen tiimin jäsenen kanssa ja järjestettävä säännöllisiä tapaamisia oppiaksesi lisää heistä, heidän työskentelytavoistaan ja tavoitteistaan. Kahdenkeskisissä tapaamisissa esitä kysymyksiä, jotka auttavat sinua ymmärtämään paremmin heidän työkuormakapasiteettiaan ja osaamisaukkojaan. Voit esimerkiksi kysyä: ”Mikä on tällä hetkellä stressaavin osa työstäsi?” ja ”Minkä yhden taidon oppimisesta olisit innostunut, ja joka voisi auttaa sinua työssäsi?” Älä pidä näitä keskusteluja ajanhukkana; ne ovat perusta kyvyllesi vastata nopeasti sidosryhmiesi pyyntöihin.

3. Viesti sidosryhmiesi kanssa

Kun hallinnoit projekteja suuressa mittakaavassa, saat projektien sidosryhmiltä samanaikaisesti paljon pyyntöjä. Tietenkin jokainen pyyntö on ”kiireellinen”.

Jotta voit suodattaa hälyn ja ymmärtää, mitkä pyynnöt ovat todella tärkeimpiä, sinun on hahmotettava kokonaiskuva. Mitkä ovat kunkin projektin todelliset rajoitteet? Mitkä ovat projektien odotetut aikataulut ja tuotokset? Jos esimerkiksi ymmärrät työskenteleväsi sääntelyyn liittyvän projektin parissa, tiedät, kuinka tärkeää on toimittaa se ajallaan ja noudattaa projektin aikataulua.

Avainasemassa on sidosryhmien hallinta. Sinun on rakennettava läheiset suhteet eri projektiesi sidosryhmiin. Keskustele heidän kanssaan säännöllisesti, jotta ymmärrät paremmin heidän rajoitteitaan, tarpeitaan ja odotuksiaan. Kerro heille avoimesti tiimisi ongelmista ja käyttöön ottamistasi ratkaisuista. Pidä heidät vastaavasti ajan tasalla saavutuksistasi ja projektin tavoitteiden edistymisestä. Tässä parhaiden projektinhallintasovellusten hyödyntäminen voi auttaa sinua järjestämään ja jakamaan tietoa tehokkaasti.

Nämä säännölliset keskustelut auttavat sinua laatimaan realistisen etenemissuunnitelman ja ymmärtämään viivästysten salliman liikkumavaran. Jos sinulla on hyvät suhteet sidosryhmiisi, sinun on myös helpompi sanoa pyynnöille ”ei”. Useiden pyyntöjen tehokasta hallintaa helpottaa projektinhallinnan koontinäyttö, joka kokoaa edistymisen ja määräajat yhteen paikkaan.

Jos mahdollista, etsi valitsemiesi projektinhallinta-alustojen toiminnoista sidosryhmäviestinnän työkaluja.

Ammattilaisen vinkki

Varmista, että dokumentoit kunkin projektin ominaisuudet jaettuun tiedostoon, joka on helposti kaikkien projektitiimien saatavilla. Lisää tähän tiedostoon kunkin projektin määräaika ja perustelut sekä päivitä sitä säännöllisesti uuden tiedon tullessa saataville. Kerro tiimillesi projektimuutoksista heti, kun saat niistä tiedon.

4. Hallitse aikaasi tehokkaasti

Kun hallinnoit useita projekteja, sinun on hallittava ajankäyttöä mestarillisesti. 

Projektipäällikkönä sinusta tuntuu todennäköisesti, että suurin osa ajastasi kuluu kokouksissa. Kun tapaat tiimisi jäseniä keskustellaksesi saavutuksista ja esteistä sekä projektin sidosryhmiä, jotka tarvitsevat tietoa projektin etenemisestä, aikaa voi kulua todella paljon. 

Useita projekteja hallinnoidessasi tehokas projektin seuranta auttaa sinua pysymään ajan tasalla kaikkien hankkeiden etenemisestä.

Jotta kaaoksen hallinta olisi helpompaa, kerron seuraavaksi, miten itse lähestyn kalenteriani. Joka aamu aloitan tarkistamalla kunkin projektin keskeneräiset tehtävät nähdäkseni, onko jokin asia jumissa. Tarkistan keskeneräiset asiat, arvioin, miten tehtävät voi jakaa hallittaviin osiin, ja selvitän, kenelle minun on lähetettävä viesti tai keneen otettava yhteyttä varmistaakseni projektin etenemisen. Yritän myös ajoittaa kaikki neuvottelupuheluni aamuun. Ennen kokouksen järjestämistä kysyn itseltäni, kuinka tärkeää on keskustella kasvotusten. Yritän myös rajoittaa kokousten kestoa – järjestän esimerkiksi 50 minuutin kokouksen täyden tunnin sijaan. Iltapäivällä varaan kalenteristani aikablokkeja keskittymistä vaativalle työlle. Luon myös jokaista projektia varten kalenterimuistutukset tärkeistä virstanpylväistä ja määräajoista. 

Useiden projektien hallinta edellyttää projektien hallinnan keskeisiä taitoja, jotta määräajat saavutetaan kuormittamatta tiimiä liikaa.

Ammattilaisen vinkki

Sinun on myös hallittava tehtävienhallinta erinomaisesti. Seuraa kahden viikon ajan, kuinka kauan tiettyjen tehtävälistasi kohtien suorittamiseen kuluu aikaa. Saatat yllättyä havainnoistasi. Saatat esimerkiksi käyttää aivan liikaa aikaa kokouksen jälkeisten muistiinpanojesi kokoamiseen. Voit kokeilla työkalua, joka tallentaa ja litteroi videopuhelusi automaattisesti säästääksesi aikaa.

5. Hyödynnä mallipohjia ja automaatiota

Kun hallinnoit useita projekteja, mallipohjat ovat parhaita ystäviäsi. On tärkeää vakioida mahdollisimman paljon. Jos et ole vielä tehnyt niin, luo mallipohjat projektien aloituksia, toimituksia, jatketaanko vai ei -päätöksiä ja muita vastaavia tilanteita varten.

Sinun ei myöskään välttämättä tarvitse aloittaa alusta. Verkossa tai projektinhallintaohjelmistosi kautta on saatavilla runsaasti malleja. Niiden luomiseen tai mukauttamiseen tarpeidesi mukaan voi kulua jonkin verran aikaa, mutta säästät jatkossa valtavasti aikaa.  

Mallien ja automaatioiden tulisi olla keskeisiä projektinhallinta-alustan ominaisuuksia, joita etsit mistä tahansa uudesta työkalusta.

Vinkki ammattilaiselta

Kun prosessisi on standardoitu, sinun on myös helpompi automatisoida toistuvia tehtäviä ja työnkulkuja, jotka saattavat hidastaa tiimiäsi. Monet projektinhallintatyökalut ja -sovellukset mahdollistavat esimerkiksi ilmoitusten, ajanseurannan, tehtävien jakamisen ja monen muun asian automatisoinnin. Ne voivat myös tarjota integraatioita työkaluihin, joita käytät viestiessäsi tiimisi ja sidosryhmiesi kanssa, mikä voi auttaa sinua tehostamaan myös tätä prosessia.

Liity saadaksesi lisää projektinhallintaa koskevia näkemyksiä

Projektinhallintaohjelmistojen historia paljastaa, miten työkalut ovat kehittyneet vastaamaan nykyaikaisten yritysten kasvaviin tarpeisiin, mukaan lukien useiden projektien hallinta samanaikaisesti.

Etsitkö lisää vinkkejä projektiesi hallintaan? Tutustu tuottavuutta parantaviin projektinhallintavinkkeihimme tai liity jäsenyhteisöömme saadaksesi käyttöösi yli 100 mallia, näytettä ja esimerkkiä sekä yhteyden satoihin muihin Slackissa toimiviin digitaalisten projektien johtajiin.