Kuinka käyttää Smartsheetia projektinhallintaan vuonna 2026
Onko sinua koskaan pyydetty laatimaan uuden projektin projektisuunnitelma alle 30 minuutissa? Entä silloin, kun pyynnön esittää C-tason johtaja ja kello on perjantaina 16.30? Näin on käynyt minulle. Vaikka tällainen pyyntö pysäyttäisi useimmat projektipäälliköt, jatkoin eteenpäin, koska tiesin, että käytössäni oli alan parhaat työkalut.
Vastasin tähän tarpeeseen käyttämällä Smartsheetia projektinhallintaan ja hyödyntämällä Smartsheet-alustan ytimessä olevia tehokkaita suunnittelutyökaluja. Tämän projektisuunnitelman pyytäjä oli onneksi laatinut kuvauksen tehtävistä ja siitä, milloin hän odotti niiden valmistuvan.
Näiden tietojen avulla pystyin luomaan Smartsheetissa projektisuunnitelman, joka sisälsi tehtävät, vastuuhenkilöt sekä kunkin tehtävän aloitus- ja päättymispäivät alle viidessätoista minuutissa. Huh! Viikonloppuni pääsi alkamaan ajallaan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Smartsheet on helppokäyttöinen ja aloittelijoille lähestyttävä, mutta se skaalautuu myös yritystason projektinhallinta-alustaksi. Jos osaat käyttää taulukkolaskentaohjelmaa, osaat käyttää myös Smartsheetia. Se onkin sen hienous – se on hyvin yksinkertainen ja helppokäyttöinen, myös muille kuin projektipäälliköille.
Olen itse käyttänyt Smartsheetia kaikkeen retken suunnittelusta PMO-salkunhallintaan ja kaikkeen siltä väliltä. Smartsheet on ensisijainen projektien suunnittelu- ja hallintatyökaluni, koska sen käyttö on melkoisen helppoa, kunhan sen käytön oppii.
Tässä artikkelissa käymme läpi, miten Smartsheetia käytetään projektinhallintaan, ja tarkastelemme ennakoivan projektinhallinnan elinkaaren jokaista vaihetta. Jaan myös asiantuntijavinkkini, joiden avulla saat Smartsheetista kaiken hyödyn irti.
Tarvitsetko ensin perustietoja päästäksesi alkuun? Kokeile tätä: Mitä projektinhallintaohjelmisto on?
Näin hallitset projekteja Smartsheetilla
Smartsheet on työkalu, jonka avulla projektia voidaan hallita suunnittelemalla, järjestämällä ja seuraamalla projektin etenemistä koko projektin elinkaaren ajan. Se tarjoaa useita ominaisuuksia ja työkaluja, joiden avulla voidaan luoda projektisuunnitelma, määrittää tehtäviä ja resursseja, seurata projektin etenemistä sekä viestiä tiimin jäsenten kanssa.
Projektinhallinnan elinkaarella tarkoitetaan eri vaiheita, jotka projekti käy läpi aloituksesta päätökseen. Näihin vaiheisiin kuuluvat yleensä (erityisesti ennakoivaa projektityyppiä tarkasteltaessa) aloittaminen, suunnittelu, toteutus, seuranta ja ohjaus sekä päättäminen.
Näiden vaiheiden tarkka määrä ja luonne voivat vaihdella projektin erityispiirteiden ja käytettävän projektinhallintamenetelmän mukaan.
Monet ennakoivaa projektinhallintatyyliä käyttävät projektipäälliköt ovat perinteisesti hyödyntäneet Microsoft Projectia tai muita projekti- ja resurssienhallintasovelluksia ensisijaisena projektinhallintatyökalunaan.
Oman kokemukseni perusteella Smartsheet on helpompi käyttää ja lähestyttävämpi vaihtoehto kuin Microsoft Project, kun verrataan projektinhallintaohjelmistoja. Mukautuvaa projektia lähestyttäessä käytän yleensä Jira Softwarea ja Jira Work Managementia. Tai vähintään Jiraan integroitua projektinhallintaohjelmistoa.
Jotta voisit hallita projektia Smartsheetilla, sinun on ensin luotava projektisuunnitelma, jossa kuvataan projektiin liittyvät tehtävät ja välitavoitteet sekä mahdolliset riippuvuudet ja rajoitteet. Sen jälkeen voit käyttää työkalua tehtävien määrittämiseen tiimin jäsenille, määräaikojen asettamiseen ja kunkin tehtävän etenemisen seuraamiseen.
Excelillä tai vastaavilla taulukkolaskentatyökaluilla projekteja hallinneet käyttäjät tuntevat olonsa erittäin mukavaksi Smartsheetia käyttäessään samankaltaisten käyttöliittymien ansiosta.
Smartsheet tuntuu luontevalta siirtymältä Excelistä. Se on käyttäjäystävällisempi, mutta siinä on edelleen sama tuttu käyttöliittymä, joka tekee käyttöönotosta helppoa.
Smartsheet tarjoaa myös ominaisuuksia, joiden avulla voit seurata ja hallita projektia, kuten mahdollisuuden luoda mukautettuja raportteja ja koontinäyttöjä sekä määrittää hälytyksiä ja ilmoituksia, jotta pysyt ajan tasalla kaikista muutoksista tai ongelmista. Lisäksi työkalun avulla voit tehdä yhteistyötä tiimin jäsenten ja sidosryhmien kanssa sekä jakaa heille päivityksiä ja edistymisraportteja.
Kaiken kaikkiaan Smartsheet voi olla arvokas työkalu projektinhallintaan, sillä se auttaa suunnittelemaan, järjestämään ja seuraamaan projektin etenemistä sekä helpottaa viestintää ja yhteistyötä tiimin jäsenten välillä.
Jos tämä kuulostaa siltä, että siitä voisi olla hyötyä omassa työssäsi, jatka lukemista, kun perehdymme jokaiseen vaiheeseen ja siihen, miten voit hyödyntää Smartsheetia tullaksesi paremmaksi ja fiksummaksi projektipäälliköksi.
Asiantuntijavinkki: Kun valitset työkalua, on tärkeää vertailla markkinoilla saatavilla olevia projektinhallintaratkaisujen tyyppejä.
Aloittaminen
Projektin aloittaminen on projektin ensimmäinen vaihe, jossa määritellään projektin yleiset päämäärät ja tavoitteet sekä laaditaan korkean tason suunnitelma niiden saavuttamiseksi. Tässä vaiheessa projektiryhmä kootaan ja projektin laajuus määritellään.
Projektin aloittaminen tapahtuu aivan alussa, kun projektipäällikkö, PMO-johtaja tai projektin sponsori saa ensimmäisen kerran idean projektista ja haluaa käynnistää sen. Tämä tapahtuu ennen projektisuunnitelman laatimista ja ennen kuin tiedämme, mitä olemme tekemässä.
Projektipäällikkönä ja projektipäälliköiden johtajana pidän erittäin tärkeänä sitä, että saan sidosryhmiltä tai projektin pyytäjiltä tietoa projektista sen aloitusvaiheessa.
Yhtenäistääkseni tämän prosessin käytän Smartsheet-lomakkeita kerätäkseni tietoa projektista suoraan projektin sponsorilta. Kerään tietoja pyynnön esittäjästä, projektin vaatimuksista sekä siitä, keiden on osallistuttava, mitä aiemmin on tapahtunut ja niin edelleen.
Kun projektin sponsori on toimittanut kaikki nämä tiedot Smartsheet-lomakkeeni kautta, saan sähköposti-ilmoituksen uudesta pyynnöstä. Sen jälkeen tiimi voi aloittaa pyynnön tarkastelun ja sopia pyynnön esittäjän kanssa tapaamisen, jossa käydään projektipyyntölomake läpi ja aloitetaan suunnittelu.
Suunnittelu
Tässä vaiheessa tiimi kokoontuu käsittelemään kysymyksiä siitä, miten projektin tavoitteet voidaan saavuttaa. Usein tässä vaiheessa järjestetään työpajoja ja keskusteluja, kerätään vaatimuksia sekä tarkastellaan ja päätetään arkkitehtuurista.
Kun käytät Smartsheetia projektin suunnitteluun, luo ensin uusi taulukko ja lisää tarvittavat sarakkeet projektia koskevien tietojen tallentamista varten. Näitä voivat olla esimerkiksi projektin nimi, ylätason tehtävien alku- ja päättymispäivät sekä kustakin tehtävästä tai osiosta vastaavat tiimin jäsenet.
Voit myös lisätä muistiinpanoja projektin tärkeiden virstanpylväiden ja riippuvuuksien seurantaa varten. Työn ositusrakenteet (WBS) on helppo luoda Smartsheetissa sisäänrakennettujen hierarkiavaihtoehtojen avulla. Niihin voi sisällyttää riippuvuudet ja edeltäjät useilla tasoilla.
Kun olet laatinut Smartsheetissa suunnitelman alun, kutsu projektiryhmän jäsenet taulukkoon, jotta he voivat osallistua projektisuunnitelman laatimiseen ja tehdä yhteistyötä sen parissa. Smartsheetin avulla tiimin jäsenet voivat helposti lisätä, päivittää ja seurata tehtävien ja virstanpylväiden edistymistä sekä pysyä ajan tasalla projektisuunnitelman muutoksista.
Pyydä tiimiä käymään läpi suunnitelman jokainen osa ja lisäämään kommentteja, jotta voit varmistaa, että kaikki projektista tiedossa oleva on kirjattu ja suunnitelma on ajan tasalla.
Kun projektisuunnitelma on valmis, voit käyttää Smartsheetin Gantt-kaavionäkymää projektin aikataulun havainnollistamiseen ja nähdä, miten eri tehtävät ja virstanpylväät liittyvät toisiinsa. Tämä voi auttaa tiimiä tunnistamaan mahdolliset riskit ja ongelmat mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
Toteutus
Projektin käynnistämisen helpottamisen lisäksi Smartsheetia voidaan käyttää koko projektin elinkaaren ajan tehtävien ja toimitettavien kokonaisuuksien edistymisen hallintaan ja seurantaan, tiimin jäsenten kanssa viestimiseen sekä tietoon perustuvien päätösten tekemiseen.
Smartsheetia voidaan käyttää projektin toteutusvaiheessa esimerkiksi seuraavilla tavoilla:
- Projektin aikajanan luominen sekä tehtävien ja virstanpylväiden edistymisen seuranta
- Tehtävienhallinta, tehtävien määrittäminen ja määräaikojen asettaminen tiimin jäsenille
- Gantt-kaavion vaiheistusominaisuuden käyttäminen projektin aikajanan ja tehtävien välisten riippuvuuksien havainnollistamiseen
- Ehdollisen muotoilun käyttäminen myöhässä olevien tai pian erääntyvien kohteiden korostamiseen, jotta ne huomataan ennen niiden määräaikaa
- Reaaliaikaisten yhteistyötyökalujen käyttäminen, jotta tiimin jäsenet voivat työskennellä yhdessä
Seuranta ja hallinta
Projektinhallintatyökaluna Smartsheet tarjoaa ominaisuuksia ja toimintoja, joiden avulla projektipäälliköt ja tiimit voivat seurata ja hallita projektejaan. Projekteja voidaan luonnollisesti seurata ajan kuluessa tehtävien, tilojen, virstanpylväiden ja muiden tietojen perusteella.
Tässä vaiheessa vielä tärkeämpiä ovat kuitenkin työkalut, joiden avulla projektipäälliköt voivat pysyä ajan tasalla kaikesta projektissa tapahtuvasta ja varmistaa, että kaikki seuraavat, mitä on tapahtunut ja mitä seuraavaksi tapahtuu.
Raportointi on keskeinen osa minkä tahansa projektin seurantaa ja hallintaa. Smartsheet auttaa projektipäälliköitä vähentämään raportoinnin manuaalista ja toistuvaa työtä sisäänrakennettujen koontinäyttöjen, yhteenvetokenttien ja raporttien avulla.
Raportteja voidaan luoda useista taulukoista, mikä auttaa projektipäälliköitä hallitsemaan useita projekteja tai suuremman projektin useita osa-alueita.
Toinen asia, jota käytän mielelläni Smartsheetissa projektin seuranta- ja hallintaosiossa, on työnkulun automatisointi, erityisesti se, että Smartsheet voi pyytää käyttäjiltä päivityksiä avoimista tai myöhässä olevista kohteista toistuvasti ilman, että minun tarvitsee huomata asiaa ja patistaa heitä henkilökohtaisesti.
Hyödynnän projekteissani myös usein automaattisia hälytyksiä varmistaakseni, etteivät käyttäjät muuta asioita liian merkittävästi ilman, että huomaan sitä, ja etteivät asioita suljeta liian aikaisin (eli ne putoa pois tutkaltani).
Automaattiset ilmoitukset ja käynnistimiin perustuvat työnkulut ovat olennaisia, jotta pysyn selvillä siitä, mitä projekteissani tapahtuu ja mikä on muuttunut. Ajattele sitä pienenä tarkastelun työvirtana sinulle projektipäällikkönä!
Päättäminen
Kun pääset projektin päättämisvaiheeseen, saatat ajatella, että työsi on täällä tehty — väärin! Päättämisvaiheessa tekemäsi työ on erittäin tärkeää nykyisen projektin onnistumisen sekä tulevan menestyksesi kannalta projektipäällikkönä ja/tai toimitustiimin jäsenenä.
Keskeistä on opittujen asioiden kirjaaminen ja sen varmistaminen, että kaikki päätetään asianmukaisesti. Smartsheetissa tämä tarkoittaa kaikkien I:iden pisteyttämistä ja T:iden yliviivaamista (I tarkoittaa aloitetta ja T tehtävää, tietenkin), kun sitoumus lähestyy loppuaan.
Kun siirryt projektin alasajovaiheeseen, käy projektisuunnitelma läpi ja päätä tiimin kanssa, ovatko he (sinä) saavuttaneet työn tavoitteeksi asetetut tulokset. Jos ovat, on aika päättää jäljellä olevat kohteet ja pohtia, mitä olisi voitu tehdä toisin nopeamman tai paremman lopputuloksen saavuttamiseksi.
Tämä prosessi ei ole hyvä vain projektin merkitsemiseen valmiiksi, vaan se auttaa tiimiä myös kokemaan päätöksen ja onnistumisen tunteen. Jos asiat jätetään kesken, ihmiset saattavat ajatella, että tulevat aloitteet voivat vain hiipua pois ja että toiminnasta on hyväksyttävää vetäytyä ennen virallista päätöstä… voi ei.
Hyödynnä Smartsheetia opittujen asioiden kirjaamiseen. Jotkin tiimit täyttävät myös projektin päättämisen tarkistuslistan, jossa jokainen tarkistuslistan kohta kuvataan ja nimetty hyväksyjä kuittaa sen virallisesti suoritetuksi. Kun kaikki on järjestyksessä, muista juhlia tiimisi kanssa!
9 asiantuntijavinkkiä ja -niksiä
Smartsheetin projektinhallintakäytöstä saamieni kokemusten perusteella olen omaksunut muutamia keskeisiä vinkkejä ja niksejä, joista on tullut minulle ja tiimeilleni vakiintuneita käytäntöjä.
Tässä on asiantuntijavinkkejä Smartsheetin käyttöön projektinhallinnassa:
- Hälvennä jokaisen Gantt-kaaviota sisältävää projektisuunnitelmaa haluavan johtajan pelkoja. Näe projektisi aikajana Gantt-näkymän avulla ja jaa se helposti sidosryhmille. Huolestuneet johtajat pyytävät minulta usein projektisuunnitelmia. Useimmissa tapauksissa he haluavat vain nähdä Gantt-kaavion. Varmista, että Gantt-kaavionäkymä on oletusarvoisesti käytössä, kun jaat taulukon johtajan kanssa!
- Puhu eri tiimien kieltä kalenterin avulla. Monet tiimit käyttävät kalentereita työnsä ohjaamiseen. Käytä Smartsheetin kalenterinäkymää kohdataksesi nämä tiimit heidän omassa ympäristössään ja auttaaksesi heitä tuntemaan, että hallitset kokonaisuuden. Yksi Smartsheetin suosikkiominaisuuksistani on tehtävien päivämäärien muuttaminen kalenteriksi, jonka muut voivat tilata! Olen käyttänyt tätä ominaisuutta monenlaisiin aikatauluihin, kuten kurssin ohjelman sisältöjen lisäämiseen omaan kalenteriini.
- Käytä Kanban-taulua tai Kanban-suunnittelumenetelmää tiimien kanssa, jotka työskentelevät usein Trellossa tai Jirassa. Smartsheet mahdollistaa erilaisen ja eritasoisen suunnittelun kuin Jira, mutta jotkin tiimit haluavat edelleen työskennellä korteilla, joten Smartsheet tarjoaa mukautettavan Kanban-taulunäkymän.
- Kerää tietoja keneltä tahansa Smartsheet-lomakkeilla. Olen hyödyntänyt lomakkeita asiakkaiden kanssa toteutettavissa projekteissa, sisäisen toiminnan hankkeissa, hyväksyntäprosesseissa ja monessa muussa. Lomakkeiden käyttö on erinomainen tapa kerätä tietoja suoraan lähteestä ja automatisoida sen jälkeen tapahtuvat toimet.
- Pysy kärryillä kaikesta, mitä projektitaulukossasi tapahtuu, toimintalokin avulla. En pysty kuvailemaan, kuinka turhauttavaa on olla tietämättä, mitä on muuttunut tai kuka on muuttanut mitäkin. Toimintaloki pitää kirjaa kaikista henkilöiden tekemistä muutoksista, muutosten sisällöstä, ajankohdasta ja muusta.
- Toteutatko ajan mittaan samankaltaisia projekteja? Käytä Smartsheetin mallit -ominaisuutta säästääksesi aikaa ja vähentääksesi toistuvia tehtäviä aloittamalla projektisi valmiiksi laadituista malleista sen sijaan, että loisit uuden taulukon tai projektin alusta alkaen. Et ole rajoitettu sisäänrakennettuihin malleihin, vaan voit luoda myös omia!
- Hyödynnä Smartsheetin integraatioita. Jos työskentelet tiimien kanssa, jotka käyttävät ensisijaisesti muita työkaluja, tai jos olet alkanut automatisoida työnkulkuasi, pohdi, mitkä Smartsheet-integraatiot voisivat helpottaa työtäsi. Haetko tietoja toisesta lähteestä Smartsheetiin? Luo sitä varten integraatio. Olen itse integroinut Smartsheetin Google Sheetsin, Microsoft Excelin, PowerBIn, Salesforcen, Microsoft Teamsin ja Atlassian Jiran kanssa.
- Jos jäät matkan varrella jumiin, Smartsheetilla on verkossa valtava määrä resursseja ja opastusohjeita sekä webinaareja, jotka käsittelevät monia eri aiheita ja käyttötapauksia. Käytän yleensä Googlea löytääkseni juuri sen, mitä etsin, ja ongelmani ratkeaa usein muutamassa minuutissa. Lue lisää Smartsheetin tietopankista.
Ota Smartsheet haltuun!
Tässä artikkelissa esittelimme joitakin vinkkejä ja niksejä ohjelmiston käyttämiseen projektinhallinnassa. Älä kuitenkaan pysähdy tähän — kokeile ja selvitä, mikä toimii parhaiten sinulle.
Smartsheetin hieno puoli on sen joustavuus: voit mukauttaa sen tarpeidesi mukaan. Ole siis luova ja katso, miten voit käyttää tätä tehokasta työkalua projektiesi sujuvoittamiseen. Jos innostut Smartsheetista todella, voit jopa harkita Smartsheet-sertifioinnin hankkimista!
Miten aiot käyttää Smartsheetia seuraavassa projektissasi? Kerro siitä alla olevissa kommenteissa ja muista tilata The Digital Project Managerin päivitykset, jotta pysyt ajan tasalla vinkeistä, nikseistä ja trendeistä, jotka helpottavat työtäsi!
