Kuinka jakaa digitaalisia aineistoja helposti: 6 asiantuntijoiden parasta käytäntöä
Olet todennäköisesti törmännyt digitaalisiin aineistoihin, jos olet työskennellyt missä tahansa liiketoimintaympäristössä. Myös jokapäiväisessä elämässämme jaamme jatkuvasti digitaalisia aineistoja ja etsimme parempia, nopeampia ja turvallisempia tapoja tehdä niin, jotta työmme ja elämämme olisi helpompaa.
Aineistojen jakaminen tiimien välillä voi olla monimutkaista, etenkin suuressa yrityksessä. Käyttäjät kohtaavat esimerkiksi rajallisen tallennustilan, tilanteita, joissa oikeaa työkalua tiedoston avaamiseen ei ole saatavilla, sekä hitaita lähetys- ja latausnopeuksia. Kaikki nämä vievät huomattavasti aikaa ihmisen työpäivästä.
Mitä digitaaliset aineistot ovat?
Digitaalisia aineistoja ovat asiakirjat, kuvat, videot ja taulukot, jotka kaikki ovat olennaisia liiketoiminnan kannalta ja jotka on kätevästi tallennettu verkkoon tai laitteelle.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Näihin aineistoihin voivat kuulua markkinointimateriaalit ja brändiaineistot, kuten logot ja tuotekuvat, tapahtumien digitaaliset aineistot , kuten videot ja valokuvat, työntekijöiden koulutusvideot, äänitiedostot sekä tärkeät asiakirjat, kuten sopimukset ja toimintaohjeet.
Paperisten asiakirjojen tapauksessa työntekijät käyttävät enemmän aikaa asiakirjojen etsimiseen kuin niiden lukemiseen. Keskimäärin asiakirjojen etsimiseen käytetty tunti johtaa vain 20 minuutin lukuaikaan (lähde). Digitaaliset aineistot voivat olla yhtä hankalia, riippuen siitä, miten järjestät ne.
4 tapaa jakaa digitaalisia aineistoja helposti
Tutkimusten mukaan työntekijät käyttävät merkittävän osan ajastaan, usein jopa 20–30 % (lähde), asiakirjojen etsimiseen tuottavien tehtävien tekemisen sijaan.
Digitaalisten aineistojen hallintajärjestelmä (DAM) voi vähentää tätä tehottomuutta merkittävästi. DAM-ratkaisun käyttöönotto voi tehostaa hakuprosessia ja vähentää fyysiseen tallennustilaan sekä väärin arkistoituihin asiakirjoihin liittyviä kustannuksia.
Yksi tärkeimmistä syistä siihen, että digitaalisten aineistojen hallinta-alustoilla on tämän luettelon menetelmistä korkein sijoitetun pääoman tuotto, on niiden kyky hakea asiakirjoja välittömästi suoraan pöytätietokoneelta tai kannettavalta tietokoneelta mistä tahansa. Tämä on suuri etu etätyön yleisyyden vuoksi. Oikean DAM-ratkaisun valitseminen tarpeisiisi voi kuitenkin olla haastavaa. Suosittelen laatimaan digitaalisten aineistojen hallintaa koskevan tarjouspyynnön (RFP) prosessin helpottamiseksi.
Alla vertaan muita digitaalisten aineistojen jakamismenetelmiä DAM-järjestelmiin.
| Jakotavat | Edut | Haitat | Työkalut |
| DAM-ohjelmisto | - Keskitetty aineistojen tallennus - Paremmat yhteistyömahdollisuudet erityisesti etätyöympäristössä - Parempi tietoturva - Skaalautuvuus - Tehokkaat työnkulut - Pilvipohjainen tallennus - API-integraatiot | - Alkuinvestointi - Metatietojen hallinta - Käyttäjien omaksuminen ja koulutus - Muutosten vastustaminen | Bynder, MediaValet, Brandfolder jne. |
| Tiedostonsiirtotyökalu | - Kustannustehokas - Tiedostojen helppo jakaminen - Kyseessä on todennäköisesti jo käytössä oleva työkalu, jota voidaan käyttää moniin tarkoituksiin | - Tiedostokokorajoitukset - Tiedostojen hallinnan heikkeneminen jakamisen jälkeen - Skaalautuvuus - Versiohallinta - Edellyttää internet-yhteyttä | Google Drive, MS OneDrive, WeTransfer, DropBox, Adobe jne. |
| USB-muistitikku | - Käyttöoikeuksien hallinta; tiedostoja voi käyttää vain muistitikulta - Helppokäyttöisyys - Ei tilausmaksua - Käyttö ilman verkkoyhteyttä - Täydentävä varmuuskopiointivaihtoehto | - Fyysinen jakaminen on tarpeen - Tietojen menettäminen laitteen kadotessa - Rajallinen tallennustila - Tietoturvariskit (virukset, haittaohjelmat) - Vaatimustenmukaisuusongelmat | |
| Sähköposti | - Kätevä - Käyttö ilman verkkoyhteyttä - Yhteensopivin | - Tiedostokokorajoitukset - Tietoturvariskit - Vaatimustenmukaisuusongelmat - Versiohallinnan painajainen - Ei keskitettyä tallennustilaa | Outlook, Gmail jne. |
6 vinkkiä digitaalisten aineistojen jakamiseen
Digitaalisten aineistojen hallinta on yhteistyötä edellyttävä tehtävä, joka vaatii onnistuakseen huolellista suunnittelua ja seurantaa. Näiden olennaisten vinkkien avulla voit tehostaa prosesseja ja tehdä niistä tehokkaampia.
On tärkeää, että kaikki liiketoiminta-alueet noudattavat samaa prosessia ja samoja kriteerejä digitaalisia resursseja luodessaan sekä tallentaessaan ja jakaessaan niitä.
- Luo yksinkertainen luokittelu ja resurssikirjasto. Lisää luokitteluusi vain muutama taso, mikä auttaa vähentämään käyttäjien turhautumista. Pyri rajoittamaan tasojen määrä enintään kolmeen.
- Luo selkeät tiedostojen nimeämiskäytännöt. Käytä esimerkiksi yhdistelmää projektin nimestä, resurssi- tai tiedostotyypistä ja versionumerosta. Tämä helpottaa digitaalisen sisällön tunnistamista ja järjestämistä.
- Hyödynnä metatietoja ja tunnisteita haettavuuden ja digitaalisten resurssien järjestämisen parantamiseksi.
- Ota käyttöön versionhallinta muutosten seuraamiseksi ja varmistaaksesi, että kaikki työskentelevät digitaalisen resurssin uusimman version parissa.
- Määritä käyttöoikeuksien hallinta. Määritä käyttöoikeudet hallitaksesi, kuka voi tarkastella, muokata tai jakaa digitaalisia tiedostoja. Käytä tarvittaessa vain luku -oikeutta tai ajallisesti rajoitettua käyttöoikeutta.
- Koulutus ja tuki. Tarjoa ohjeistusta tai koulutusta jaettujen resurssien käyttämiseen ja niihin pääsemiseen, erityisesti uusia työkaluja tai alustoja käytettäessä.
Edellä mainittuja vinkkejä toteutettaessa on tärkeää dokumentoida selkeät ohjeet. Nämä ohjeet toimivat kaikkien asiaan liittyvien henkilöiden pikaoppaana ja varmistavat, että he ymmärtävät, miten digitaalisten resurssien hallintaohjelmistoa (kuten MediaValet; tutustu hinnoitteluun täällä) ja digitaalisten resurssien jakamisen uutta rakennetta käytetään tehokkaasti. Tämä vaihe on tärkeä sujuvan ja tehokkaan työnkulun ylläpitämiseksi.
Aloitetaan jakaminen!
Digitaalisten resurssien tehokas jakaminen on ensiarvoisen tärkeää tuottavan ja yhteistyöhön perustuvan työympäristön ylläpitämiseksi. Työskennellessäsi etänä tai toimistossa asianmukaisten digitaalisten resurssien hallintatyökalujen hyödyntäminen ja parhaiden käytäntöjen noudattaminen voivat parantaa merkittävästi tehokkuutta, turvallisuutta ja työnkulkua kokonaisuudessaan.
Näiden prosessien ja työkalujen käyttöönotto varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet pääsevät helposti käsiksi digitaalisiin resursseihisi, että ne ovat suojattuja ja että niitä hyödynnetään tehokkaasti. Tämä johtaa parempaan yhteistyöhön ja tuottavuuteen.
Liity DPM-jäseneksi saadaksesi lisätietoja digitaalisten resurssien jakamisesta, niiden käsittelyyn käytettävistä ohjelmistoista ja muista hyödyllisistä tiedoista.
