Kuinka määrität ja seuraat projektin virstanpylväitä: vinkkejä ja esimerkkejä

Virstanpylväät vs. tuotokset & tavoitteet

Vaikka virstanpylväät, tuotokset ja tavoitteet usein sekoitetaan toisiinsa, niillä kullakin on oma tarkoituksensa projektin edistymisen seuraamisessa, onnistumisen mittaamisessa ja projektin tulosten määrittämisessä.

Virstanpylväät vs. tuotokset

Projektin virstanpylväät merkitsevät projektin vaiheita, etappeja tai merkittäviä päätöksentekokohtia, kun taas tuotokset ovat kussakin vaiheessa luotavia konkreettisia kokonaisuuksia.

Tuotosten määräajat osuvat usein yksiin virstanpylväiden ajoituksen kanssa. Esimerkiksi verkkosivuston julkaisu on projektin kehitys- ja testausvaiheissa tehdyn työn huipentuma.

Sen mukaan, miten olet jakanut projektin työn, saatat päätyä useisiin pienempiin tuotoksiin, joista muodostuu suurempia kokonaisuuksia (kuten suunnittelun hyväksyntä edellä mainitun verkkosivuston julkaisun yhteydessä). Nämä pienemmät tuotokset eivät välttämättä osu yksiin tietyn projektin virstanpylvään kanssa.

Virstanpylväät vs. tavoitteet

Projektin tavoitteet määrittelevät laajemmat tulokset, jotka projektin on tarkoitus saavuttaa, kun taas virstanpylväät ovat mitattavia tarkistuspisteitä, joiden avulla seurataan edistymistä kohti näitä tavoitteita.

Projektin tavoitteena voi esimerkiksi olla asiakkaiden käyttöönottoprosessin tehokkuuden parantaminen, kun taas virstanpylväänä voi olla uuden käyttöönottoporaalin käyttöönoton saattaminen päätökseen tiettyyn päivämäärään mennessä.

Miksi projektin virstanpylväät ovat tärkeitä?

Projektin virstanpylväät auttavat tiimejä mittaamaan edistymistä, pysymään linjassa prioriteettien kanssa ja säilyttämään näkyvyyden koko projektin elinkaaren ajan. Jakamalla suuremmat projektit pienempiin tarkistuspisteisiin virstanpylväät tekevät monimutkaisesta työstä hallittavampaa ja auttavat tiimejä tunnistamaan viivästykset ja riskit ennen niiden pahenemista.

Virstanpylväiden ei kuitenkaan pidä olla joustamattomia. Projektien virstanpylväiden tarkoituksena on auttaa tiimejä toimimaan tehokkaammin ja hallitsemaan ylemmän johdon odotuksia.

Projektin näkyvyys

Virstanpylväät tarjoavat yleiskuvan projektin edistymisestä, mikä helpottaa tiimien ja sidosryhmien ymmärrystä projektin tilanteesta kulloinkin. Sen sijaan, että seurattaisiin jokaista yksittäistä tehtävää, virstanpylväät korostavat projektia eteenpäin vieviä merkittäviä saavutuksia ja vaiheita.

Vastuunjako

Selkeät virstanpylväät luovat tiimien välille yhteisen vastuun määrittelemällä, mitä on saatava valmiiksi ja milloin. Ne auttavat projektipäälliköitä jakamaan vastuualueita, seuraamaan määräaikoja ja varmistamaan, että tiimit keskittyvät merkityksellisen edistymisen saavuttamiseen.

Sidosryhmien yhteinen suunta

Virstanpylväät auttavat pitämään sidosryhmät ajan tasalla ja samalla linjalla koko projektin elinkaaren ajan. Ne luovat luontevia tarkistuspisteitä hyväksynnöille, katselmoinneille ja edistymispäivityksille, vähentävät epäselvyyksiä ja auttavat kaikkia keskittymään samoihin tavoitteisiin.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Aikataulun hallinta

Virstanpylväiden seuraaminen helpottaa aikatauluriskien varhaista tunnistamista ja aikataulujen mukauttamista tarvittaessa. Jos jokin virstanpylväs viivästyy, projektipäälliköt voivat nopeasti arvioida vaikutukset riippuvuuksiin, resursseihin ja toimituspäiviin ennen viivästysten kasautumista.

Motivaatio ja edistymisen seuranta

Suuret projektit voivat tuntua ylivoimaisilta ilman näkyviä merkkejä edistymisestä. Välitavoitteet antavat tiimeille saavutettavia tavoitteita, joita kohti työskennellä, ja luovat mahdollisuuksia juhlia edistymistä matkan varrella. Näin ne auttavat ylläpitämään vauhtia koko projektin elinkaaren ajan.

Projektin välitavoitteiden käytön hyödyt

Tässä on muutamia projektin välitavoitteiden käytön merkittävimmistä hyödyistä.

1. Edistymisen seuranta: Projektipäälliköt voivat käyttää niitä edistymisen seuraamiseen. Jos esimerkiksi 50 % budjetistasi on käytetty, mutta olet saavuttanut vasta esimerkiksi yhden kolmesta välitavoitteesta, saatat olla aikataulusta jäljessä (projektin aikataulutusohjelmisto voi auttaa seuraamaan tätä automaattisesti).
2. Selkeiden odotusten asettaminen: Ne auttavat asettamaan asiakkaiden ja sisäisten sidosryhmien kanssa odotukset työnkuluista, viestinnän oletetusta tiheydestä ja siitä, mitä työtä saadaan valmiiksi ja milloin.
3. Parempi tilanneraportointi: Projektipäälliköt voivat käyttää niitä tilanneraportointiin (esimerkiksi saavutettiinko välitavoite vai ei).
4. Laskutuksen yhteensovittaminen: Ne voidaan sovittaa yhteen laskutuksen ja maksuaikataulujen kanssa, jotta asiakkaat tietävät etukäteen, milloin heitä laskutetaan, ja kaikki freelancerit tietävät, milloin heille maksetaan.

Välitavoitteiden suunnittelussa ja asettamisessa huomioitavaa

Oikeiden välitavoitteiden asettamisen avain on kokemusta projektisuunnittelussa ja seurannassa.

Määrittele ensin projektin onnistumista varten projektin tavoitteet. Ymmärrä projektin liiketoimintatavoitteet ja se, miten ne sopivat yhteen koko yrityksen strategian kanssa. Määrittele projektin laajuus. Laadi karkea arvio projektin kestosta ja koosta.

Harkitse sitten kahta tärkeintä tekijää välitavoitteiden suunnittelussa ja asettamisessa: riskien vähentämistä ja riippuvuuksia.

1. Välitavoitteiden suunnittelu riskien vähentämiseksi

Digitaalisen tuotteen kehittäminen tarkoittaa riskien vähentämistä ajan myötä. Kun suunnittelet projektin aikataulua ja välitavoitteita, kysy ensin: Mitkä ovat riskialtteimmat päätökset, joita sinun on tehtävä tämän projektin toteuttamiseksi?

• Liittyykö riski markkinoihin?
• Liittyykö riski teknologiaan (koska se on joko yrityksellesi tai koko maailmalle uusi?)
• Liittyykö riski mukana oleviin suhteisiin (esimerkiksi kehityskumppaneiden johtamiseen)?
• Liittyykö riski siihen, että projektilla on niin monimutkaisia riippuvuuksia, että kriittinen polku on pitkä ja vaivalloinen?

Muitakin riskejä voi olla, kuten operatiivisia tai tukeen liittyviä riskejä. Joka tapauksessa tämän pohdinnan kautta tehdyt päätökset tulisi kirjata päätöslokiin, jos haluat tiimin toimivan paremmin yhtenäisesti. Määrittele riskit mahdollisimman tarkasti ja käytä riskien vähentämistä ajan myötä toimintaperiaatteena, joka ohjaa sinua projektin aikataulun ja keskeisten projektinhallinnan välitavoitteiden suunnittelussa.

Esimerkki välitavoitteesta: pelikehittäjä luo B2B-sovelluksen

Oletetaan, että yrityksesi on pelikehittäjä ja markkinointitiimisi on löytänyt uuden mahdollisuuden käyttää pelialustaasi uuden sovelluksen luomiseen. Yritysten henkilöstöhallinnon osastot voivat käyttää sovellusta uusien hakijoiden testaamiseen.

Teknologia on samankaltainen kuin aiemmin suunnittelemasi teknologia, mutta tämä uusi tuote merkitsee siirtymistä täysin uusille markkinoille. Kyseessä on B2B-sovellus, ei kuluttajatuote. Uuden sovelluksen tarkoitus ei myöskään ole viihde – se kuuluu yrityssovellusten ja -palveluiden alueelle.

Teknologiaan liittyvä riski on pieni, mutta markkinariski on suuri.

Tarvitset pääsyn henkilöstöhallintosovelluksesi asiakkaisiin sekä iteratiivisen lähestymistavan, jossa voit ottaa prototyyppejä käyttöön potentiaalisten asiakkaiden kanssa.

Pohdi vaiheita, joita näiden prototyyppien kehittäminen ja niiden saaminen asiakkaiden käyttöön edellyttää. Mistä löydät parhaat testaajaehdokkaat? Ketkä sinun puoleltasi on otettava mukaan? Milloin projektin aikataulussa tämän pitäisi tapahtua?

Muista, että tämän harjoituksen tarkoituksena on vähentää markkinariskiä, ja mitä aikaisemmin se tehdään, sitä parempi. Kun uskot riskin pienentyneen hyväksyttävälle tasolle, sijoita virstanpylväs tehtävä tähän käännekohtaan projektin etenemisessä.

2. Virstanpylväiden suunnittelu riippuvuuksien hallitsemiseksi

Riskien vähentämisen lisäksi ota huomioon myös keskeiset riippuvuudet. Voit käyttää kriittisen polun menetelmää määrittääksesi jokaisen kriittisen tehtävän sekä sen, miten tehtävät ja niitä suorittavat ihmiset vaikuttavat toisiinsa ajan kuluessa.

Tavoitteena on löytää pisin polku seuraavaan virstanpylvääseen ja yrittää sitten lyhentää sitä. Huomioi käännekohdat, joissa keskeiset henkilöt tai ryhmät kokoontuvat yhteen saavuttaakseen tavoitteen, joka vie projektiasi eteenpäin. Tähän kohtaan sijoitetaan virstanpylväs.

Ajattele henkilöstöhallintosovellusesimerkissämme, ketkä tarvitaan tiimiin testaamaan uuden sovelluksen sopivuutta markkinoille iteratiivisesti. Pohdi, milloin heidän on oltava mukana ja mitä muita rajoitteita heillä on. Mieti keskeisiä tuotoksia, joita näiden ryhmien on luotava matkan varrella.

Kartoita nämä keskeiset riippuvuudet. Kun ne yhdistyvät markkinariskin vähentämiseksi ja saavuttavat tärkeän tavoitteen matkalla kohti huippua, siihen kohtaan haluat sijoittaa virstanpylvään.

Vältettävä sudenkuoppa virstanpylväiden suunnittelussa:

Älä aloita projektin valmistumispäivästä, jonka johto on määrittänyt, ja päättele sitten projektin lopun määräpäivästä taaksepäin luodaksesi aikataulun ja keskeiset virstanpylväät. Aikataulun ja virstanpylväiden suunnittelun tulee lähteä alhaalta ylöspäin, ei ylhäältä alaspäin.

Sopikaa aikataulusta ja julkaisupäivästä tiimin ja johdon yhteisellä päätöksellä. Työtä tekevien ihmisten tulee laatia suunnitelma.

Miten projektin virstanpylväitä seurataan

Kun olet kartoittanut kriittisen polun ja suunnitellut projektin virstanpylväät, sinun on seurattava niitä. Niiden tulee olla kaikkien sidosryhmien, myös johdon, nähtävillä. Johdon on saatava varmistus siitä, että projekti etenee suunnitelmien mukaisesti, erityisesti jos tiimi tarvitsee matkan varrella pieniä suunnanmuutoksia.

Tiimien tulisi julkaista luettelo projektin välitavoitteista, joka sisältää kuhunkin niistä liittyvät tavoitteet, päätökset tai saavutukset. Voisit syöttää nämä tiedot Gantt-kaavioon, välitavoitekaavioon, projektin suunnitelmaan, projektiasiakirjaan tai projektiaikatauluun.

Se voi olla niinkin yksinkertainen kuin kolmesta sarakkeesta koostuva taulukko, joka sisältää päivämäärän, välitavoitteen nimen sekä kuhunkin liittyvät tuotokset, tavoitteet tai saavutukset. Lähetä tämä taulukko pilvipalveluun. Älä lähetä sitä sähköpostitse, vaan pidä se jaettuna julkisena asiakirjana.

Johtaminen poikkeamien perusteella

Tiimin tulisi raportoida ylemmälle johdolle vain poikkeustapauksissa, eli silloin, kun se havaitsee, ettei se tule saavuttamaan välitavoitetta suunniteltuun päivämäärään mennessä tai ettei se tule saavuttamaan tietyn projektin vaiheeseen liittyviä tuotoksia tai tavoitteita.

Tämä johtaminen poikkeamien perusteella tarkoittaa, että 1) välitavoitteesi on ilmaistu selkeästi ja jokaisen sidosryhmän nähtävillä; 2) tilannekokouksia ei ole (jos työskentelet suunnitelman mukaisesti, miksi tuhlata aikaa sitä koskevan esityksen laatimiseen ja esittämiseen?); ja 3) raportoit ylemmälle johdolle vain, kun suunnitelma alkaa poiketa suunnitellusta.

Esimerkkejä projektin välitavoitteista

Suosittelemme, että tyypillisellä digitaalisella kehitysprojektilla tulisi olla kolme päävälitavoitetta sekä mahdollisesti neljästä kuuteen pienempää välitavoitetta ennen jokaista pää-välitavoitetta. Kolme päävälitavoitetta määrittelevät seuraavat asiat:

1. Konseptin sopivuus

Tiimi osoittaa, että aika tulojen syntymiseen on ennakoitavissa ja että tulopotentiaali on riittävän suuri. Tiimi osoittaa, että ehdotettu projekti sopii yhteen yrityksen kokonaisstrategian kanssa. Tämä konseptin toimivuuden osoittamisen välitavoite saavutetaan, kun projektilla on määritelty ja täysin rahoitettu tiimi.

2. Tuotteen ja markkinoiden yhteensopivuus

Tähän välitavoitteeseen mennessä kehitystiimi on osoittanut, että kehitettävä tuote on markkinoille paras ratkaisu. Se on tunnistanut käyttötapaukset ja testannut prototyyppejä käyttäjillä varmistaakseen niiden sopivuuden kohdemarkkinoille.

Tiimi on laskenut projektin kustannukset tarkasti ja määritellyt tuotteen voittopotentiaalin. Tiimi on saavuttanut tämän välitavoitteen, kun käytännössä toimiva prototyyppi on valmis ainakin sisäiseen käyttöön.

3. Kehitys ja markkinoille lanseeraus

Saavuttaakseen tämän virstanpylvään tiimin on kehitettävä MVP, joka on valmis kohtaamaan todelliset käyttäjät, oikeuttaa siihen käytetyn ajan ja resurssit ja jonka mahdollinen riski yrityksen maineelle on hyväksyttävä.

Tiimi saavuttaa tämän virstanpylvään, kun se luo yhteistyössä asiakkaiden kanssa sarjan iteraatioita tuotteensa prototyypistä. Tiimi on saavuttanut tämän projektin virstanpylvään myös silloin, kun se arvioi digitaalisen tuotteen käyttöliittymää, laatua, ominaisuuksia ja tukikyvykkyyttä.

Kolmivaiheinen tuotteen kehitysprosessi. Ajattele jokaista projektivaihetta tuotteen julkaisuna. Kehitystiimi yhdistää poistumiskriteerit sprinttiin. Tämä vähimmäiskelpoinen prosessi on hybridilähestymistapa, jossa yhdistyvät vaihe- ja porttiprosessien parhaat elementit ketteriin menetelmiin.

Esimerkkejä projektien virstanpylväiden yleisistä käännekohdista

Ensimmäinen edellä mainituista merkittävistä virstanpylväistä vastaa kysymykseen ”Miksi tämä tuote?” Toinen vastaa kysymykseen ”Mikä tuote on ja miten saavutamme tavoitteemme?” Kolmas virstanpylväs vastaa kysymykseen ”Milloin olemme valmiita julkaisemaan sen maailmalle?”

Järjestä kunkin näiden virstanpylväiden sisälle neljästä kuuteen pienempää virstanpylvästä, jotka toimivat käännekohtina ja johdattavat kohti kutakin kolmesta merkittävästä virstanpylväästä. Luo esimerkiksi ennen kutakin edellä määrittelemäämme kolmea merkittävää virstanpylvästä pienemmät virstanpylväät seuraaville toiminnoille:

Konseptin sopivuus

• Projektilla on kokenut ja yrittäjähenkinen johtaja
• Tuoteidea sopii yrityksen visioon
• Teknologia on toteutuskelpoinen
• Projektilla on oikeat henkilöstöresurssit ja muut resurssit
• Tuotteella on riittävä kaupallinen potentiaali

Tuotteen ja markkinoiden yhteensopivuus

• Teknologia on arvioitu perusteellisesti
• Käyttötapaukset on määritelty
• Projektin kehityskustannukset on arvioitu
• Kaupallinen potentiaali on määritetty määrällisesti ja vahvistettu
• Käyttäjäpalautetta on kerätty ja ymmärretty

Kehitys ja markkinoille lanseeraus

• Vähimmäiskelpoinen tuote on kehitetty
• Liiketoimintasuunnitelma on laadittu ja vahvistettu
• Markkinatutkimus on valmis
• Asiakastuen infrastruktuuri on rakennettu
• Myyntihenkilöstö on koulutettu

Muita esimerkkejä digitaalisten projektien pienemmistä virstanpylväistä:

• Tuotteen määrittely on valmis
• Todiste teknologian toteutuskelpoisuudesta
• Prototyyppi on valmis
• Käyttöliittymä on hyväksytty
• Johto on hyväksynyt käyttöliittymän
• Testaus
• Käyttäjäpalaute (iteratiivinen)
• Skaalautumisvalmius (esimerkiksi lokalisointi)

Projektin virstanpylväiden parhaat käytännöt

Hyvin suunnitellut virstanpylväät auttavat tiimejä pysymään keskittyneinä ja yhtenäisinä sekä tietoisina projektin etenemisestä ilman, että ne eksyvät päivittäisten tehtävien hallintaan. Muutaman virstanpylväisiin liittyvän parhaan käytännön noudattaminen voi helpottaa projektien hallintaa ja samalla vähentää epäselvyyksiä, viivästyksiä ja tarpeetonta uudelleentyötä.

Pidä virstanpylväät realistisina

Virstanpylväiden tulisi kuvata merkityksellisiä ja saavutettavissa olevia tarkistuspisteitä projektin aikataulussa. Liian kunnianhimoisten virstanpylväiden asettaminen voi luoda tarpeetonta painetta tiimeille ja johtaa määräaikojen laiminlyönteihin, mikä heikentää luottamusta projektisuunnitelmaan.

Keskity tärkeimpiin tarkistuspisteisiin

Kaikista tehtävistä tai toimitettavista kokonaisuuksista ei tarvitse tehdä virstanpylväitä. Virstanpylväät toimivat parhaiten, kun ne edustavat merkittäviä saavutuksia, hyväksyntöjä, siirtymiä tai päätöksentekopisteitä, jotka vievät projektia huomattavasti eteenpäin.

Tarkastele virstanpylväitä säännöllisesti

Projektit kehittyvät ajan myötä, joten virstanpylväät tulisi tarkistaa säännöllisesti sen varmistamiseksi, että ne vastaavat edelleen projektin todellista tilannetta. Virstanpylväiden säännöllinen tarkastelu auttaa tiimejä tunnistamaan viivästykset varhaisessa vaiheessa ja mukauttamaan aikatauluja ennen kuin pienistä ongelmista tulee suurempia.

Viestitä virstanpylväiden muutoksista selkeästi

Kun virstanpylväiden päivämäärät tai prioriteetit muuttuvat, sidosryhmien ja tiimin jäsenten on saatava tietää, mitä muuttui ja miksi. Selkeä viestintä auttaa säilyttämään yhteisen näkemyksen, vähentämään hämmennystä ja estämään seuraavien vaiheiden riippuvuuksien odottamattoman vaarantumisen.

Säilytä joustavuus projektien kehittyessä

Virstanpylväiden tulisi luoda rakennetta, mutta niiden ei pitäisi tehdä projekteista jäykkiä. Prioriteetit, aikataulut ja liiketoiminnan tarpeet voivat muuttua projektin elinkaaren aikana, joten tiimien tulisi olla valmiita mukauttamaan virstanpylväitä tarvittaessa ja samalla säilyttämään näkyvyys kokonaisedistymiseen

Projektin virstanpylväiden tärkeimmät opit

Tässä on yhteenveto tämän artikkelin tärkeimmistä opeista:

1. Aikajanan ja virstanpylväiden suunnittelun tarkoitus on auttaa tiimiä suoriutumaan tehtävistään paremmin. 

Johdon on voitava luottaa tiimiin, ja tiimin on oltava vastuullinen, mutta virstanpylväitä ei ole tarkoitettu projektipäälliköille tai ylemmälle johdolle.

2. Tyypilliset virstanpylväät ovat tienviittoja, joilla varmistetaan tiimin saavuttavan oikeat tavoitteet oikeaan aikaan. 

Virstanpylväät eivät myöskään korvaa hyvää projektinhallintaa. Ne ovat tulosta ennakoivasta projektinhallinnasta, jossa keskitytään riskien vähentämiseen ja keskeisten riippuvuuksien hallintaan, jotta projektitiimi voi työskennellä sujuvasti ilman pullonkauloja.

3. Digitaalisten tuotteiden kehittämisessä käytä kolmea tärkeää virstanpylvästä, jotka liittyvät keskeisiin liiketoimintatavoitteisiin.

Käytä virstanpylväitä konseptin määrittelyyn, tuotteen ja markkinoiden yhteensopivuuden vahvistamiseen sekä sen jälkeen kehittämiseen ja julkaisemiseen. Aseta noin neljästä kuuteen pienempää virstanpylvästä kunkin näistä kolmesta päätavoitteesta saavuttamiseksi.

4. Ennen kaikkea käytä vain niin monta virstanpylvästä kuin tarvitset projektin viemiseksi eteenpäin.

Monissa yrityksissä prosesseja on liikaa. Virstanpylväät liittyvät merkittäviin tapahtumiin ja tärkeisiin päivämääriin, joten älä juutu seuraamaan liian monia pienempiä virstanpylväitä. Tarvitset juuri riittävästi prosesseja tavoitteidesi saavuttamiseen. Ajattele Kultakutria: ei liikaa eikä liian vähän.

Mitä seuraavaksi?

Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.