5 tapaa parantaa digitaalisten projektien hallintaprosessia

Miksi?

Koska PMI:n tutkimuksen mukaan 58 % yrityksistä ilmoittaa, että vakiintuneempien käytäntöjen ja prosessien olemassaolo on ratkaisevan tärkeää niiden projektien onnistumiselle. Tämä tarkoittaa, että organisaatiosi digitaalisen projektinhallinnan prosessit on tärkeää määritellä varhain ja huolellisesti. Tämä artikkeli auttaa siinä.

Lyhyt johdatus digitaaliseen projektinhallintaan

Vaikka digitaalinen projektinhallinta liittyy läheisesti projektinhallinnan maailmaan, siinä on joitakin keskeisiä eroja, jotka on hyvä huomioida.

Digitaalinen projektinhallinta keskittyy digitaalista sisältöä sisältävien projektien hallintaan. Siinä noudatetaan tavanomaista projektinhallinnan elinkaarta.

Tämän elinkaaren tärkeimmät vaiheet ovat projektin aloittaminen, projektin suunnittelu, projektin toteutus, seuranta & valvonta sekä projektin päättäminen. Tämä on digitaalisen projektinhallintaprosessin peruskulku.

Digitaalisissa projekteissa digitaalisen projektipäällikön rooli edellyttää, että hän tietää hieman kaikesta niiden projektien osalta, joiden parissa hän työskentelee. Tähän voivat kuulua laadunvarmistus, UI/UX, graafinen suunnittelu, ohjelmointi, verkkosivuston ylläpito, SEO ja analytiikka sekä tavanomaiset projektinhallinnan vastuut.

5 tapaa parantaa digitaalisen projektinhallinnan prosesseja

Organisaatiosi voi olla kolmella perustasolla:

1. Organisaatiollasi voi olla täysin vakiintuneet prosessit, jotka toimivat hyvin ja jättävät tilaa mukautumiselle.
2. Organisaatiollasi voi olla käytössä joitakin prosesseja, jotka kaipaavat hienosäätöä tai laajentamista.
3. Organisaatiollasi ei välttämättä ole käytössä lainkaan prosesseja.

Jos olet listan kohdassa #2 tai #3, digitaalisen projektinhallintaprosessisi parantamiseen tai luomiseen on muutamia tapoja.  Tässä muutamia ehdotuksia:

1. Käytä työkaluja

Tarjolla on paljon työkaluja, jotka on suunniteltu helpottamaan prosessien luomista ja parantamista. Joitakin yleisimpiä ovat:

•  Työnkulunhallintaohjelmisto projektinhallinnan työnkulkujen suunnitteluun ja automatisointiin
• Muutoksenhallintatyökalut prosessin muutosten järjestelmälliseen toteuttamiseen
• Liiketoimintaprosessien hallintajärjestelmät (BPMS) prosessien visualisointiin, automatisointiin, mukauttamiseen ja standardointiin

Näihin työkaluihin liittyy usein myös runsaasti tietoa tai vertaisten yhteisö (foorumin tai keskustelupalstan muodossa), josta voit ammentaa apua, jos prosessisi pysähtyvät.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Nimeä prosessinomistaja

Toinen vinkki prosessien parantamiseen on nimetä prosessinomistaja — henkilö tai ryhmä, joka vastaa prosessien parannusten ja luomisen valvonnasta. Useimmissa organisaatioissa tämä on usein projektinhallintatoimisto (PMO), sillä se voi toimia prosessien keskitettynä keskuksena ja hyväksyä prosessit lopullisesti (tässä myös tekoäly projektinhallintatoimistoissa voi auttaa), jotta kaikki projektipäälliköt pysyvät ajan tasalla.

Jos organisaatiollasi ei ole PMO:ta, voit nimetä yhden tai muutaman henkilön prosessinomistajiksi. Kun prosessimuutoksia, uusia prosesseja ja prosessien lopullista hyväksyntää varten on yksi henkilö tai komitea, jonka puoleen kääntyä, organisaatiolla on yksi totuuden lähde. Tämä varmistaa organisaation yhdenmukaisuuden prosessien toteuttamisessa sekä prosessien välisen yhdenmukaisuuden. Prosessinomistaja voi olla laadunvarmistuksen, operatiivisen toiminnan tai liiketoiminta-analyysin parissa työskentelevä henkilö.

3. Hanki johdon tuki

Prosessien luomisen tai muuttamisen perusteleminen johdolle voi kohdata vastarintaa.

Yritä selvittää vastarinnan taustalla olevat syyt ja ymmärtää johdon näkökulmaa. Sen jälkeen voit löytää kompromissiratkaisuja tai perustella, miksi prosessien parantaminen olisi todella hyödyllistä. Johdon näkökulma voi jopa johtaa siihen, että päätät siirtää prosessien parantamisen myöhemmäksi tai luopua siitä.

4. Etsi prosessien aukot

Missä nykyisissä prosesseissasi on aukkoja, ja miten voit täyttää ne?

Etsi kahdenlaisia puuttuvia prosesseja:

• Etsi prosessien välisiä aukkoja. Sinulla voi esimerkiksi olla riskienhallintaprosessi, mutta ei välttämättä lainkaan laadunhallinnan ohjeita.
• Etsi prosessien sisäisiä aukkoja. Sinulla voi olla projektin päättämisprosessi, josta puuttuu vaihe opittujen asioiden läpikäymiseksi tiimin kanssa.

Alla on lueteltu muutamia päivittäisen projektinhallinnan prosesseja, jotka saattavat puuttua sinulta. Arvioi nämä huolellisesti. Miten voisit tehdä kunkin niistä paremmin? Miten voit ottaa käyttöön prosessin kutakin varten?

Riskienhallinta

Riskienhallinta sisältää prosesseja, jotka liittyvät riskien ennakointiin, niihin varautumiseen, niiden lieventämiseen ja välttämiseen. Vuonna 2018 tehdyssä tutkimuksessa projektipäälliköt kertoivat käyttäneensä riskienhallintastrategioita vain 62 prosentissa tapauksista, mikä on melko vähän, kun otetaan huomioon tämän digitaalisen projektinhallintaprosessin suhteellinen merkitys.

Riskienhallintastrategiaa voi kehittää monin tavoin.

Yksi helpoimmista tavoista on luoda projektipäälliköiden käyttöön asiakirjamalleja esimerkiksi RAID-lokia varten.

Kannattaa myös määritellä ohjeet sille, miten ja milloin riskienhallintaa toteutetaan projektin aikana. Kun riskienhallinta toteutetaan projektiprosessissa aina samassa vaiheessa (mieluiten ennemmin aikaisemmin kuin myöhemmin), tiimisi pystyy havaitsemaan riskit tehokkaammin ennen kuin niistä tulee ongelmia.

Riskienhallintaan läheisesti liittyy ongelmanhallinta. Ongelmanhallinta käsittelee parhaillaan ilmeneviä ongelmia tai haasteita, kun taas riskienhallinta käsittelee mahdollisia riskejä, joita saattaa ilmetä projektin aikana tai olla ilmenemättä.

Lisätietoja: Tutustu oppaaseemme riskienhallintasuunnitelman tekemisestä.

Budjetointi ja arviointi

Budjetointi ja arviointi ovat tärkeä osa jokaista projektia, ja ne ovat usein jatkuvasti vaarassa tiimin jäsenten virhearvioiden, projektien aikana esitettävien asiakkaiden muutospyyntöjen sekä projektien aikana väistämättä ilmenevien odottamattomien ongelmien vuoksi.

Vaikka budjettia on vaikea saada joka kerta täsmälleen oikein, voit käyttää useita strategioita saadaksesi parempia arvioita asiakkaillesi tai ylemmälle johdolle.

Gartner havaitsi kiinnostavasti, että suuremman budjetin projekteilla oli myös korkeampi epäonnistumisaste — yli $1 miljoonan budjetin projektien epäonnistumisaste oli 50 % korkeampi kuin alle $350,000:n budjetin projekteilla.

Tämä voi johtua suurempaan budjettiin liittyvistä korkeammista odotuksista tai ajan ja resurssien virheellisestä arvioinnista.

Projektin budjetista riippumatta on olennaisen tärkeää, että käytössä on prosessi arviointia ja kyseisen arvion seuraamista varten koko projektin elinkaaren ajan.

Lisätietoja: Oppaamme aiheesta projektin arviointi on kattava opas, jossa kuvataan tehokas prosessi. Se on hyvä lähtökohta oman arviointiprosessisi parantamiseen — vaikka sinulla saattaa olla omia ideoita sen kehittämiseksi entisestään!

Projektin suunnittelu

Projektisuunnitelman laatiminen on toinen olennainen prosessi. Se auttaa arvioiden laatimisessa, tuotosten ja projektin laajuuden määrittelyssä, riippuvuuksien ja virstanpylväiden seurannassa sekä resurssien hallinnassa.

Projektin suunnitteluprosessin määrittely varmistaa, että projektisuunnitelmien laatiminen nopeutuu kerta kerralta ja että kaikkia oikeita henkilöitä kuullaan ja he hyväksyvät suunnitelman.

Lisätietoja: Oppaassamme projektisuunnitelman laatimisesta on vinkkejä projektisuunnitteluprosessin luomiseen tai parantamiseen. Niiden pohjalta voit luoda tiimillesi sopivan prosessin.

Muutoksenhallinta

Projektien tulokset voivat aiheuttaa organisaatiossa monia muutoksia. Esimerkkejä tilanteista, joissa tarvitset muutoksenhallintaa, ovat organisaatiorakenteen, henkilöstön, koulutuksen, prosessien ja toimintatapojen muutokset sekä paljon muuta. On tärkeää, että käytössä on muutoksenhallintaprosessi näiden tulosten käyttöönoton hallitsemiseksi.

Noin 68 % yrityksistä sisällyttää tällä hetkellä muutoksenhallinnan projektiensa perustamisprosessiin. Koska muutoksilla voi olla merkittävä vaikutus projekteihin ja organisaation kokonaismenestykseen, projektien ja prosessien muutosten huomioiminen ei voi olla valinnaista tai vain ajoittaista.

Kuten edellä mainittiin, nimeä prosessin omistaja tai omistajat johtamaan muutoksenhallintaa. Näin vähennät vertauskuvallisesti kokkien määrää keittiössä ja saat silti palautetta muulta organisaatiolta. Varmista, että muutoksenhallintaprosessista vallitsee laaja yhteisymmärrys, ja sisällytä siihen tarkistus- ja tasapainomekanismeja tulevia muutoksia varten.

Viestinnän hallinta

Asianmukainen viestintä on projekteissa erittäin tärkeää. Tiettyä projektia koskevien viestinnän ohjeiden ja prosessien laatiminen projektin alussa on hyvä käytäntö viestinnän hallinnassa.

Viestintäsuunnitelman laatiminen on yksi tapa määrittää nämä ohjeet ja prosessit. Voit määritellä, mitä, kenelle ja milloin viestitään aina palautteen keräämisestä laajuuden ja budjetin tilannekatsausten toimittamiseen sekä kokousten järjestämistiheyteen.

Standardoidusta viestinnän hallintaprosessista on hyötyä projektin onnistumista laajemmin — se auttaa myös määrittämään ja hallitsemaan odotuksia, hallitsemaan asiakkaita ja sidosryhmiä sekä suunnittelemaan projekteja.

Laadunhallinta

Ilman laadunhallintaprosessia on mahdotonta varmistaa laadun johdonmukaisuutta ja asianmukaisuutta toimituksesta toiseen ja projektista toiseen. Vaikka on tärkeää määritellä laadunhallintaprosessi tiettyä projektia varten, on vielä parempi määritellä se koko organisaatiolle. Kun aloitat uuden projektin, käytössäsi ovat jo valmiit standardit, joten sinun ei tarvitse keksiä pyörää uudelleen joka kerta.

Joka tapauksessa sinun on laadittava jokaiselle projektille laadunhallintasuunnitelma. Tästä on projekteillesi paljon hyötyä — se parantaa toimitusten yleistä laatua, lisää yhteistyötä ja palautetta sekä vähentää yleiskustannuksia. Organisaationlaajuisen prosessin määrittäminen tätä varten tuo nämä hyödyt koko organisaatiollesi, ei vain yksittäiseen projektiisi.

5. Luo asiakirjamalleja

Yksi helppo tapa parantaa prosesseja on luoda standardoituja asiakirjamalleja yleisimpiä projektinhallinnan tehtäviä varten. Jos kaikki projektipäälliköt aloittavat työskentelyn saman asiakirjan pohjalta, standardointi on helpompaa ja johdonmukaisempaa.

DPM-jäsenyydessämme on yli 90 valmista projektinhallintamallia sekä muiden projektipäälliköiden yhteisö, jonka kanssa voit keskustella prosessien hallinnasta.

Toimivan prosessin luominen on jatkuva työ

Kun digitaalisen projektinhallinnan prosessisi on käytössä, on väistämätöntä, että se muuttuu ja mukautuu ajan myötä. Löydät uusia toimintatapoja, tehostat työskentelyä tai otat käyttöön uusia työkaluja tai ohjelmistoja, jotka nopeuttavat työnkulkujasi.

Jotta voit seurata prosessiesi muuttumista ajan mittaan ja optimoida työnkulkujasi, on hyvä luoda käsikirja. Projektikenttä muuttuu jatkuvasti, joten myös prosessiesi tulisi muuttua.

Itse asiassa koko yli 700 jäsenen yhteisömme perustuu digitaalisten projektien jatkuvasti muuttuvaan luonteeseen. Projektipäällikköinä me vastaamme digitaalisten projektien toteutustavan käsikirjan kirjoittamisesta. Kyseessä on todella kiinnostava aihe, joten tutustu siihen!