10 projektinhallintavinkkiä tuottavuutesi parantamiseen
Saatat projektipäällikkönä tuhlata tuntikausia aikaa, eivätkä syyllisiä välttämättä ole tavanomaiset epäillyt – kokoukset, sähköpostit ja chatit. Arjessamme on paljon aikaa vieviä tehtäviä, jotka voidaan ratkaista muutamilla yksinkertaisilla projektinhallinnan nikseillä: esimerkiksi tehtävien automatisoinnilla, viestintätottumuksilla ja projektin suunnitteluvinkeillä.
10 parasta projektinhallinnan niksiä
Lue eteenpäin ja tutustu kymmeneen projektinhallinnan niksiin, jotka ovat auttaneet minua kehittymään entistä paremmaksi projektipäälliköksi.
1. Hyödynnä automaatioita mahdollisimman paljon
Slack, Google Calendar, sähköposti, mikä tahansa: opettele käyttämiesi työkalujen ja niiden tarjoamien automaatiomahdollisuuksien asiantuntijaksi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Käyttämieni työkalujen mahdollisimman tehokas hyödyntäminen säästää pitkällä aikavälillä valtavasti aikaa – sen sijaan, että tarkistaisin jatkuvasti samoja työkaluja ja ilmoituksia, käytän integraatioita ja hienosäädettyjä asetuksia, joiden avulla voin käyttää työkaluja juuri tarvitsemillani tavoilla.
Näin se onnistuu:
Määritä integraatiot kaikkien työkalujesi välille aina, kun se on mahdollista. Käytän usein Slackia, Trelloa ja Dropboxia. Slack on pääasiallinen käyttämäni sovellus, ja muissa työkaluissa on Slack-sovellukset, jotka yhdistyvät suoraan tileihini ja mahdollistavat helpon ja nopean käytön. Jos tiimisi luottaa viestinnässä vahvasti Slackiin, Slackiin integroituvan projektinhallintaohjelmiston käyttö voi sujuvoittaa päivityksiä, tehtävien jakoa ja keskusteluja – kaikki pysyy keskitettynä ilman jatkuvaa sovellusten välillä vaihtamista.
Dropbox-integraation avulla voin jakaa ja ladata tiedostoja Dropbox-tililtäni suoraan Slackiin. Slack tuo automaattisesti Dropbox-linkin kautta jaetut kuvat näkyviin, kun kuvatiedosto jaetaan. Näin minun ei tarvitse ladata tiedostoa erikseen, ja tiimini säästyy yhdeltä linkin lataamiseen tarvittavalta napsautukselta.
Paperbot-sovellus (kiitos The Digital Project Manager Communitylle, joka esitteli sen minulle) lähettää päivittäisen tai viikoittaisen koosteen tiimikanavilla jaetuista linkeistä. Se on hyödyllinen silloin, kun olen liian kiireinen käymään kanavia läpi päivittyneiden tarkistettavien tiedostojen ja projektin linkkien löytämiseksi.
Google Calendarissa on melko kattavat ilmoitusasetukset. Jos esimerkiksi ajastan tärkeän kokouksen kuukautta etukäteen, voin asettaa sen lähettämään tiimilleni sähköpostimuistutuksen kolme päivää ennen kokousta, jotta he muistavat valmistautua, eikä minun tarvitse huolehtia asian muistamisesta.
2. Käytä RACI-matriisia jokaisessa projektissa
RACI-matriisi on työkalu, joka määrittelee projektin vastuut, roolit ja omistajuuden. Sen avulla vältetään tehtäviin liittyvä epäselvyys ja asetetaan odotukset heti alusta alkaen. Näitä kaavioita voidaan käyttää lähes missä tahansa projektin vaiheessa helppona viitteenä ja selkeyden lisääjänä ilman ylimääräistä työtä.
Näin se onnistuu:
RACI-matriisi voi olla niin yksityiskohtainen tai yksinkertainen kuin haluat, mutta tärkeintä on tehdä siitä sinulle ja projektillesi toimiva.
Luo nopeasti täytettävä taulukkomalli, jota voit käyttää uudelleen tulevaisuudessa. Pidän RACI-kaavioiden käyttämisestä kaikenlaisiin projektitarpeisiin: projektin yleisten vastuiden määrittelystä sisällönhallinnan työnkulun kartoittamiseen sekä julkaisun tarpeisiin ja vastuisiin. Projektin monimutkaisuudesta riippuen RACI-päätökset voi olla hyödyllistä jakaa useisiin kaavioihin. Voit myös valita RASCI-kaavion, joka lisää yhden roolin – tukihenkilön.
Käytän tätä yksityiskohtaisuuden tasoa itse ja käyn sen läpi projektiasiakkaan kanssa projektin alussa. Se riittää vastuita koskevien odotusten asettamiseen ja varmistamaan, että kaikki ymmärtävät asiat samalla tavalla. Lisäksi sen päivittäminen ja jakaminen vie vain vähän aikaa – se on lähes aina samanlainen jokaisessa projektissa.
Monimutkaisissa projekteissa laadin tarvittaessa enemmän työnkulkuun perustuvia RACI-kaavioita. Niihin voi esimerkiksi sisältyä tietyn vaiheen yksityiskohtaiset vaiheet, kaikki mukana olevat tiimin jäsenet ja sidosryhmät (ei vain vastuuhenkilöitä) sekä toimintatavat sille, miten kustakin vastuutyypistä viestitään tai miten sen perusteella toimitaan.
3. Ole päivittäin yhteydessä tiimiisi ja työkavereihisi
Selvä, tämä saattaa vaikuttaa itsestään selvältä – mutta kuuntele loppuun. Jonkun tervehtiminen tai rento keskustelu hänen kanssaan auttaa sinua tutustumaan häneen hieman paremmin.
Rakennat luottamusta, luot myönteisen ilmapiirin ja synnytät luonnollisesti kanavan jutella tiimikavereidesi kanssa heidän elämässään tapahtuvista arkisista tai merkittävistä asioista.
He tuntevat olonsa mukavaksi kertoessaan sinulle pienistä ongelmista ennen kuin ne muuttuvat myöhemmin suuriksi esteiksi. Tämä auttaa tiimiäsi myös pyytämään apua tai tuomaan esiin parempia ratkaisuja projekteissa useammin ja epämuodollisemmin.
Näin teet sen:
Minulla on tapana aloittaa keskusteluja viikon lopulla Slackissa – tulevan viikonlopun suunnitelmista kysyminen on helppo tapa aloittaa keskustelu. Yritän jutella yksittäisten tiimin jäsenten kanssa noin kerran viikossa, kun työskentelen heidän kanssaan projektissa.
Yritän tervehtiä hyvää huomenta ja kysyä, mitä heille kuuluu, ja varmistan, etten jatka keskustelua jollakin työhön liittyvällä tarpeella tai kysymyksellä. Perimmäisenä tavoitteenani on luoda vilpitön viestintätapa, jotta kumpi tahansa meistä voi tarvittaessa helposti ottaa yhteyttä toiseen.
4. Sano ”ei” kohteliaasti mutta päättäväisesti
Ei:n sanominen on yksi vaikeimmista ja voimaannuttavimmista asioista, joita voimme projektipäällikköinä tehdä.
Olipa kyseessä huonosti ajoitetun laajuusmuutoksen ohjaaminen toisaalle, tiimiemme suojaaminen tarpeettomalta stressiltä tai sen varmistaminen, ettemme itse kuormitu liikaa, meidän on opittava sanomaan ei työpaikalla (kun se on tarkoituksenmukaista) ammattimaisesti ja itsevarmasti.
Näin teet sen:
Vaikeinta minulle on tietää, milloin jollekin pitäisi sanoa ei. Tässä on lyhyt luettelo pyynnöistä, joille olen ymmärtänyt, että minun pitäisi sanoa ei:
- Kun pyydetty tehtävä on mahdollista toteuttaa vain rikkomalla ehdotonta lupausta tai tärkeää prioriteettia tai kun se vaikuttaisi muiden joustamattomiin prioriteetteihin.
- Kun pyydetty asia vaarantaisi projektin tilanteen.
- Kun pyydetty asia pakottaisi tiimini työskentelemään tavalla, joka ei ole tuottava tai ihanteellinen.
Varmistan kaikissa näissä tilanteissa, että selitän syyni kieltäytyä sen sijaan, että antaisin tylyn vastauksen.
Kun asiakas esimerkiksi pyysi lisäämään sivustolleen tapahtumatoiminnon kaksi viikkoa ennen julkaisua, selitin, että huomioon piti ottaa useita vaikutuksia (lipunmyynti, käyttäjien seuranta ja kassatoiminto). He ymmärsivät, ettei näin lähellä julkaisua ollut ihanteellista käyttää aikaa tähän, joten lisäsimme sen sijaan linkin ulkopuoliseen tapahtumasivuun.
Vinkki: Projektin ja tiimin tavoitteiden asettaminen auttaa hahmottamaan vieläkin selkeämmin, milloin projektille kannattaa sanoa ei.
5. Suhtaudu projekteihin oppimismahdollisuuksina
Vaikka projekteissasi saattaa toistua aiemmista projekteista tuttuja kaavoja, suhtaudu jokaiseen uuteen projektiin ainutlaatuisena oppimismahdollisuutena.
Hyödynnä tilaisuudet uuden taidon oppimiseen, jonkin tietyn aiheen ymmärryksen syventämiseen, haastavan ongelman ratkaisemiseen tai viestintätyylisi vaihteluun. Se voi ratkaista, saavuttaako projekti vain tavoitteensa vai ylittääkö se ne.
Näin teet sen:
Olen saanut valtavasti tietoa onnistuneista projekteista ja aiemmista virheistä. Helpoin tapa valmistautua oppimaan on toteuttaa projektin retrospektiivi.
Retrospektiivit ovat auttaneet minua ymmärtämään, mitä minun pitäisi tehdä paremmin projektipäällikkönä, minkä kanssa tiimini kamppailee (ja missä se onnistuu!), mitkä prosessit toimivat tai eivät toimi ja antaneet minulle näkemyksiä monista asioista, joita en muuten ehkä olisi huomannut.
Esitä seuraavat projektin retrospektiivikysymykset kaikille projektitiimin jäsenille:
- Mitä lähdimme saavuttamaan?
- Mitä tässä projektissa todella tapahtui?
- Miksi niin tapahtui?
- Mitä aiomme tehdä ensi kerralla?
Ottakaa tiiminne keksimät vastaukset käyttöön seuraavassa projektissanne – retrospektiivien avulla voi tarvittaessa saada aikaan jopa prosessimuutoksia.
6. Ota ilmoitukset hallintaasi
Inhoan ilmoitusmerkkejä ja lukemattomia viestejä kaikkialla, joten käytän kaikkia käytettävissäni olevia ilmoitusasetuksia ja mykistän tai piilotan armotta tarpeettomat ilmoitukset.
Tiedän, että ne vain vetävät minut mukaansa enkä pysty odottamaan tarpeeksi kauan tehtävien ryhmittelemiseksi viestien tarkistamista varten – sen sijaan olen tarkka säätäessäni ilmoitukset toimimaan puolestani.
Näin teet sen:
Slackissa on paljon ilmoitusten mukautusmahdollisuuksia: en käytä telakan ilmoituksia mihinkään sosiaaliseen, mykistän kanavat, joita seuraan mutta joissa en aktiivisesti lähetä yksityisviestejä, ja asetan projektikohtaisille tileille avainsanoja, jotta minun ei tarvitse kahlata keskusteluja läpi, jos minulla ei ole aikaa.
Useimmat projektinhallintatyökalut eivät ole yhtä yksityiskohtaisesti mukautettavia kuin Slack, mutta monissa niistä on sähköpostikoosteita ja projektiraportteja, jotka voit määrittää projektikohtaisesti saadaksesi ilmoituksesi paremmin hallintaan.
Tarkistan ja päivitän myös ilmoitusasetukseni muutaman kuukauden välein, jos huomaan tarvitsevani jotain muuta tai käsitteleväni edelleen enemmän tietoa kuin tarvitsen.
7. Opeta mahdollisimman paljon
Tarjoa viestinnälle ja projektipäätöksille taustaa aina kun voit. Selitä, miksi asiat etenevät tiettyyn suuntaan, miksi sinun on tiedettävä tiimiltäsi pyytämäsi asiat ja kaikki syvällinen tekninen tieto tavalla, jonka he voivat ymmärtää tuntematta oloaan ylikuormittuneeksi.
Käytä kysymyksiä vastaavasti myös omana oppimismahdollisuutenasi – pyydä asiakkailtasi ja tiimiltäsi taustatietoja, pyydä lisää selkeyttä, jos et ymmärrä jotain käsitettä, ja opi aina kun voit.
Näin teet sen:
Muutaman kuukauden välein kysyn projektieni tekniseltä vetäjältä, voisimmeko varata tunnin tai kaksi keskustellaksemme tarkemmin käsitteestä, jota en ymmärrä. Olen tehnyt näin kaikenlaisten asioiden kanssa: DNS-ongelmien, palvelinkokoonpanojen ja monimutkaisten integraatioiden.
Tämä auttaa minua suunnittelemaan paremmin, mitä tietoja minun on kerättävä asiakkailtani, antaa minulle tarkemman käsityksen siitä, milloin asiantuntijaa tarvitaan, ja pystyn havaitsemaan tekniset varoitusmerkit nopeammin .
Olen kutsunut suunnitteluvetäjiä säännöllisiin viikoittaisiin asiakaspuheluihin selittämään paremmin projektin visiota tai päätöksiä ja antamaan taustatietoa projektin vaiheeseen, joka saattaa olla erityisen epäselvä.
8. Sano useammin ”en tiedä”
Kyky sanoa asiakkaalle tai tiimin jäsenelle ”en tiedä” on voimakas asia. Se antaa sinulle mahdollisuuden pysähtyä ja kerätä tarvittaessa lisää tietoa sekä saada puuttuvasta tiedosta palautetta tai taustaa.
Tämä on vaikein asia, jonka olen vuosien aikana oppinut – projektipäällikkönä voi olla helppo tuntea, että meillä täytyy olla vastaukset, mutta juuri siksi työskentelemme tiimimme eli asiantuntijoiden kanssa, jotta he voivat tehdä oman työnsä.
Näin teet sen:
Haluan välttää kuulostamasta siltä, etten tiedä, mitä teen, käyttämällä tätä ilmausta väärässä tilanteessa, mutta kokouksen tai puhelun yhteydessä se on helppo saada toimimaan. Erityisesti haastavan projektipuhelun aikana olen huomannut hyödylliseksi täsmentää ”en tiedä” -lausuntoani muutamilla hyödyllisillä ilmauksilla.
Esimerkkejä: ”Kehityksestä vastaava henkilö osaisi antaa paljon tarkemman vastauksen kuin minä – pyydän häntä palaamaan asiaan.” Tai: ”En ole paras henkilö vastaamaan tähän, mutta otan yhteyttä suunnittelupäällikköön ja pyydän häntä selittämään asian.”
Jos et välttämättä halua myöntää, ettet tiedä, voit aina ilmaista asian yksinkertaisemmin: ”Tekninen vetäjä osaa vastata tähän. Otan hänet mukaan keskusteluun.”
9. Käytä sähköpostisuodattimia ja automaatioita
Toistuvan postilaatikon järjestämisen automatisointi, joka on yleinen sähköpostien arkistointiohjelmiston käyttötapaus, säästää minulta paljon aikaa sähköpostien lajittelussa ja käsittelyssä silloin, kun olen erityisen kiireinen tai poissa toimistolta. Sen ansiosta pääsen suoraan tärkeiden asioiden pariin, kun palaan lukemaan sähköposteja ja vastaamaan niihin. Valmiit, tallennetut tai ”valmiiksi kirjoitetut” sähköpostivastaukset antavat lähtökohdan tietyntyyppisille sähköposteille, joita saatat lähettää säännöllisesti.
Näin se tehdään:
Säilytän Gmailin ”Valmiit vastaukset” -ominaisuudella joukon valmiita sähköposteja, jotta minun ei tarvitse kirjoittaa samaa asiaa uudelleen joka kerta. Jos sähköpostiohjelmassasi ei ole vastaavaa ominaisuutta, tekstitiedosto tai muistio toimii yhtä helposti. Varmista, että noudatat ammattimaista sähköpostietikettiä valmiissa vastauksissasi.
Käytän myös sähköpostisuodattimia mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Outlookissa ja Gmailissa voi määrittää saapuville viesteille sääntöjä etukäteen. Niiden avulla merkitsen automaattisesti useita sähköpostityyppejä, jotta voin myöhemmin helposti lukea ja löytää ne.
Asiakkaiden sähköpostit merkitään projektin nimen mukaan ja siirretään Gmailin Tärkeät-postilaatikkooni, ilmoitukset merkitään luetuiksi ja siirretään vähemmän tärkeiden viestien postilaatikkoon (myöhempää tarkastelua varten), ja sisäiset sähköpostit merkitään sisäisiksi sekä luetuiksi (myöhempää tarkastelua varten), jos minut on lisätty vastaanottajaksi piilokopion sijaan kopioon.
10. Tunne luvut
Projektia koskevien tietojen kerääminen antaa hyvän kuvan siitä, missä vaiheessa projekti on ja mitä ongelmia saattaa ilmetä lähitulevaisuudessa. Näin voit perehtyä asioihin ja pysyä ajan tasalla sekä ymmärtää tili- tai projektitason päätösten seuraukset.
Lukujen ymmärtäminen projektin aikana antaa paremman kokonaiskuvan projektista ja auttaa keskustelemaan asiakkaan tai asiakkuustiimin kanssa mahdollisista muutostarpeista sen sijaan, että odottaisit projektin loppuun tai kriittiseen vaiheeseen asti.
Näin se tehdään:
Projektin tyyppi (esimerkiksi aikaan ja materiaaleihin perustuvat projektit, kertaluonteiset projektit ja jatkuvaan toimeksiantoon perustuvat projektit) määrittää yleensä, mitä raportteja haluan, mutta perusajatus on sama jokaisessa projektissa. Seuraan yleensä näitä asioita:
- Työaikaraportit
- Tiimin etenemisvauhti
- Valmiiden, käynnissä olevien ja jäljellä olevien tehtävien määrä
- Lomajärjestelyt ja resurssit julkaisuun asti
- Tähän mennessä käytetty tai jäljellä oleva budjetti
Näiden asioiden seuraaminen viikoittain (tai jopa useita kertoja viikossa) auttaa minua havaitsemaan heti projektin tähänastisesta normaalista poikkeavat trendit, mikä yleensä viittaa ongelmaan. Se auttaa myös huomaamaan, jos aiemmissa tiedoissa on jotain puuttuvaa tai virheellistä, ja välttämään suuret yllätykset, jotka saattaisivat paljastua, jos tarkistaisin tilanteen vain muutaman viikon välein.
Työaika- ja budjettiraporttien laatiminen on paras tapa havaita projektin suunnitteluun liittyvät ongelmat, jotka on ymmärrettävä ja viestittävä asiakkaalle. Projektin valmistumisasteen ja tiimin etenemisvauhdin tarkastelu auttaa minua näkemään, onko sisäisissä prosesseissa esteitä, jotka on ratkaistava – esimerkiksi ominaisuus voi olla odotettua monimutkaisempi tai käytettävissä ei ole riittävästi resursseja (mikä voi vaikuttaa kielteisesti ihmisten ja resurssien tuottavuuteen).
Projektinhallintatyökalut voivat helpottaa tätä prosessia huomattavasti kokoamalla kaikki projektin tiedot yhteen paikkaan, automatisoimalla työaika- ja budjettiraporttien luomisen sekä tarjoamalla reaaliaikaisia koontinäyttöjä tiimin etenemisvauhdin, resurssien saatavuuden ja projektin yleisen tilanteen seuraamiseen.
Näiden tietojen kerääminen ja projektin tilanteen ymmärtäminen auttaa minua hahmottamaan projektin yleisen tilanteen ja tarkastelemaan ongelmia ennen kuin ne saavuttavat pisteen, josta ei ole paluuta.
Jos haluat lisää vinkkejä, tilaa nämä tuottavuuteen keskittyvät uutiskirjeet, niin saat ne suoraan sähköpostiisi.
Mitä seuraavaksi?
Löydät lisää keskustelua projektinhallinnan vinkeistä, nikseistä ja oikopoluista liittymällä DPM-jäseneksi. Saat pääsyn Slack-keskusteluun satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa sekä satoihin tärkeän projektidokumentaation malleihin, näytteisiin ja esimerkkeihin.
