Mikä on RAID-loki (ja kuinka integroida se projektityönkulkuusi)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmistolla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Galen Low: Etsit jälleen kuumeisesti sähköpostiasi. Tällä kertaa etsit pomosi lähettämää viestiä, jossa vahvistetaan projektiasi koskeva päätös. Mikä hänen nimensä olikaan? Mikä päätös oli? Kaikki on pysähdyksissä, kunnes löydät viestin, joten keität kahvia ja jatkat etsintää. Tästä tulee pitkä yö.

Tarkastelemme RAID-lokien käytännön hyötyjä ja sitä, kuinka ne integroidaan projektityönkulkuun, jotta voit ohjata keskusteluja sidosryhmiesi kanssa, viestiä helposti projektisi tilanteesta ja välttyä jälleen tuntikausien sähköpostien etsinnältä.

Hei kaikille, kiitos kun kuuntelette. Nimeni on Galen Low, ja työskentelen The Digital Project Managerissa. Olemme digitaalisten ammattilaisten yhteisö, jonka tavoitteena on auttaa toisiamme kehittämään osaamista, kasvattamaan itsevarmuutta ja verkostoitumaan, jotta voimme vahvistaa projektinhallinnan arvoa digitaalisessa maailmassa. Jos haluat kuulla lisää, vieraile osoitteessa thedigitalprojectmanager.com.

Tänään puhumme RAID-lokeista ja projektiriskien, toimenpiteiden, ongelmien ja päätösten seurannan hienovaraisesta taidosta, jonka avulla projektit voidaan ohjata onnistumiseen.

Seurassani on Kim Essendrup, Kolme Groupin entinen jäsen. Organisaation tavoitteena on auttaa yrityksiä rakentamaan tietoon perustuva päätöksenteko osaksi prosessejaan. Monet tuntevat hänet kuitenkin erittäin suositun PM Happy Hour -podcastin toisena perustajana ja juontajana.

Tervetuloa, Kim!

Kim Essendrup: Hei, Galen! Kiitos kutsusta.

Galen Low: Kiitos, että olet mukana. Voi hyvänen aika, tämä on minulle julkkishetki. PM Happy Hour on todella hauska. Jokainen kuuntelemani jakso on ollut hulvaton.

Olen oikeastaan hieman kateellinen podcastistasi. Se on mielestäni loistava. Jos joku kuuntelijoistamme ei tunne sitä, käykää ehdottomasti tutustumassa. Sen dynamiikka on todella hyvä. Voinko aloittaa todellisen fanikysymyksen kanssa: mikä sai sinut alun perin perustamaan PM Happy Hour -podcastin?

Kim Essendrup: Ensinnäkin minun on sanottava, että olen myös suuri sinun ohjelmasi fani, joten ihailu on molemminpuolista. Valmensin paljon projektipäälliköitä ja huomasin toistavani samoja valmennusvinkkejä yhä uudelleen. Ajattelin, että kirjoitan ne blogiin ja ihmiset lukevat blogia. Sitten tajusin, etteivät ihmiset oikeastaan halua lukea 10 000 sanan blogikirjoituksia projektinhallinnasta.

Se ei ole kovin hauskaa. Työskentelin lisäksi pienen, toiseen aiheeseen liittyvän startup-yrityksen parissa, ja konsultti sanoi, että minun pitäisi tehdä podcast. Selvitin, kuinka se tehdään, hankin mikrofonin ja aloitin podcastin tuota toista yritystä varten. Se ei lopulta edennyt pitkälle, mutta opin tekemään podcasteja.

Ajattelin, että voisin muuttaa joitakin blogikirjoituksiani kiinnostavammiksi. Sitten mietin, kuka olisi ainoa ihminen, jonka voisin kutsua mukaan podcastiin tekemään projektinhallinnasta kiinnostavaa.

Vastaus oli ehdottomasti Kate. Otin häneen yhteyttä ja kysyin, haluaisiko hän lähteä mukaan tähän hulluun ideaan. Kate oli heti mukana, ja siitä lähtien tämä on ollut aina vain hauskempaa.

Galen Low: Rakastan sitä. Teillä on todella hyvä dynamiikka. Kuuntelen sitä melkein kuin hyvää aamuradiota. Se on hulvatonta sanailua, mutta aiheena ovat projektit.

Ajattelen, että tämä on minun juttuni. Olen suuri fani. Jos ette ole vielä tutustuneet ohjelmaan, PM Happy Hour eli Project Management Happy Hour löytyy nähdäkseni lähes kaikista podcast-sovelluksista.

Kim Essendrup: Kaikista, jotka löysimme.

Galen Low: Hienoa. Sukelletaan aiheeseen.

Tänään perehdymme RAID-lokeihin. Voisitko ensin määritellä kuuntelijoillemme, mikä RAID-loki on ja miksi se on tärkeä?

Kim Essendrup: Yksinkertaisimmillaan RAID on lyhenne sanoista riskit, toimenpiteet, ongelmat ja päätökset. Jotkin organisaatiot käyttävät toimenpiteiden ja päätösten sijaan oletuksia ja riippuvuuksia, mutta voimme puhua siitä myöhemmin.

Perusidea on, että riskirekisteri, toimenpiderekisteri ja muut rekisterit, joita projektipäälliköitä opetetaan tekemään esimerkiksi PMI-menetelmiä noudatettaessa, kootaan samaan taulukkoon. Näin on tehty jo vuosikymmeniä.

RAID-loki on siis ollut käytössä pitkään, ja se on välttämätön operatiivinen työkalu, joka auttaa projektipäälliköitä johtamaan projektejaan. Kyselyidemme perusteella noin puolet tai jopa kaksi kolmasosaa projektipäälliköistä on käyttänyt sitä tai tietää sen, joten kyseessä on todella tärkeä työkalu.

Galen Low: Minä olin yksi niistä ihmisistä, jotka eivät olleet edes tajunneet käyttävänsä sitä. Olin keskustelemassa ihmisten kanssa RAID-lokistamme, ja minulle oli opetettu riskien, oletusten, ongelmien ja riippuvuuksien malli. Joku kysyi, olinko varma, ettei malliin pitäisi sisällyttää toimenpiteitä ja päätöksiä. Aloimme pohtia, kumpi vaihtoehto on parempi ja miksi.

Kim Essendrup: Pidän toimenpiteistä ja päätöksistä, koska oletus on suunnitteluun liittyvä oletus. Kun päätät toteuttaa projektin, sinulla on oletuksia sen laajuudesta ja suunnitelmasta. Oletus toimii lähtötietona.

Jos oletus osoittautuu virheelliseksi, siitä tulee riski. Siksi oletukset kuuluvat mielestäni luontevasti riskien alle. Myös riippuvuudet toimivat samalla tavalla. Ulkoinen riippuvuus on joko riski tai osa projektin aikataulua, jos siihen liittyy ajoitus, edeltäjiä ja seuraajia.

Jos keskityt toimenpiteisiin ja päätöksiin, ne ovat operatiivisia asioita, joita täytyy seurata projektin toimituksen aikana. Näin RAID-loki pysyy päivittäisenä johtamisen ja järjestäytymisen työkaluna.

Galen Low: Pidän tuosta ajatuksesta. Oletukseni ja riippuvuuteni olivat usein käytännössä riskejä. Ne näyttäytyivät projekteissani riskinä, joten mietin aina, teinkö jotain väärin.

Kim Essendrup: Hyvä tapa aloittaa riskiloki onkin kirjata ensin kaikki oletukset ja riippuvuudet, joihin koko suunnitelmasi perustuu.

Galen Low: Kun jotkin oletukset vahvistuvat tai osoittautuvat virheellisiksi, ne voidaan poistaa. Pidän siitä. Puhuimme RAID-lokin tärkeydestä, erityisesti päätöksistä. On hyödyllistä pitää kaikki yhdessä lokissa sen sijaan, että olisi kahdeksan erillistä asiakirjaa, joita pitäisi tarkastaa ja päivittää, mutta joita ei projektin aikana lopulta juuri katsota.

Kim Essendrup: Muuten joudut etsimään asioita Outlookista ja miettimään, missä se sähköposti taas oli.

Galen Low: Olen Outlook-hakujen kuningas, koska en järjestä postilaatikkoani lainkaan. Mutta tämä käy järkeen. RAID-loki ei ole vain riskejä varten, vaan se voi estää projektia ajautumasta katastrofaaliseen tilanteeseen ja auttaa pitämään sen oikealla kurssilla. Miten käyttäisit RAID-lokia tähän käytännössä?

Kim Essendrup: Ajattelen, että sitä käytetään projektin johtamiseen tai pelastamiseen. Johtaminen on tärkeää, koska jos et tee sitä, saatat myöhemmin joutua pelastamaan oman projektisi.

Projektin hallintaan käytät suunnitelmaa tai työjonoa, jossa ovat toimituksiin suoraan liittyvät tehtävät. RAID-loki ei ole suunnitelma, vaan tapa varmistaa, että suunnitelma toteutuu.

Mikään projekti ei suju täydellisesti. Ongelmat ja haasteet ovat väistämättömiä. RAID-lokin avulla tunnistat, mikä voi mennä pieleen, mitkä toimenpiteet täytyy pitää hallinnassa, mitkä ongelmat ovat syntyneet ja kuinka ne ratkaistaan nopeasti.

Sen avulla seuraat myös päätöksiä, jotka täytyy tehdä projektin aikana, vaikka niitä ei olisi alussa osattu ennakoida. Kun riskejä ei ajatella, päätöksiä ei kirjata ja toimenpiteitä ei suunnitella, suunnitelma alkaa hajota.

RAID-lokin taika on siinä, että se on erittäin yksinkertainen, mutta auttaa pitämään projektinhallinnan perusasiat hallinnassa.

Galen Low: Mainitsit valmentamisen taustasi. Onko sinulla esimerkkiä tilanteesta, jossa projekti oli ajautumassa raiteiltaan ja RAID-loki auttoi ratkaisemaan tilanteen?

Kim Essendrup: Vuosia sitten otin vastuulleni Euroopassa toimivan PMO:n. Kun otat PMO-päällikön roolin, vastaat myös kaikista tulipaloista. Eräänä perjantaina sain puhelun projektista, joka oli menossa niin huonosti, että asiakas uhkasi laskuttaa ongelmista ja peruuttaa sopimuksen.

Maanantaiaamuna olin Yhdistyneen kuningaskunnan Midlandsissa ottamassa projektia hallintaan. Asiakas oli raivoissaan. He kävivät läpi kaikki ongelmat, ja ajattelin, että heidän huolensa olivat perusteltuja.

Kysyin sitten omalta tiimiltäni, oliko heillä ongelmia. He sanoivat, ettei asiakas ollut toimittanut tarvittavia asioita ja ettei tiimimme voinut onnistua ilman niitä. Asiakas puolestaan sanoi, ettei ollut tiennyt tästä.

Kysyin: ”Voitteko näyttää RAID-lokinne?” Kaikki hiljenivät. Heillä ei ollut RAID-lokia. Avasin kannettavani ja aloitimme sellaisen tekemisen.

Kirjasimme kaikki ongelmat projektoriin näkyvälle lokille. Kun kaikki näkivät huolensa kirjattavan, he kokivat, että heitä kuunneltiin. Sen jälkeen tarkastelimme riippuvuuksia ja sitä, mitä osapuolten välillä odotettiin.

Kokouksen aikana emme enää väitelleet toisiamme vastaan, vaan tarkastelimme yhdessä projektorin ongelmalistaa. RAID-loki auttoi luomaan yhteisen näkemyksen, yhdenmukaistamaan osapuolet ja antamaan meille yhteisen ongelmapohjan, jonka ratkaisemiseksi voimme työskennellä yhdessä.

Galen Low: Rakastan tuota tarinaa ja myös kehonkielen muutosta. Osapuolet eivät enää olleet vastakkain, vaan kääntyivät kohti yhteistyötä.

Projektinhallinnan tekniikoiden, taktiikoiden ja prosessien tarkoitus on viime kädessä mahdollistaa viestintä ja yhteistyö. Riippuvuudet voivat tarkoittaa, että jos sinä et tee tätä, me emme voi tehdä tuota. Toisaalta ne voivat myös tarkoittaa, että kun sinä teet tämän, me pystymme tekemään tuon.

Jos ihmisillä ei ole näkyvyyttä riippuvuuksiin, heidän on vaikea ymmärtää, miksi tietty asia täytyy tehdä. Se voidaan siirtää myöhemmäksi, kukaan ei sano mitään ja projekti ajautuu kauas tavoitteestaan.

Kim Essendrup: Kun asia kirjataan asiakirjaan, erityisesti jaettuun asiakirjaan, kaikki näkevät sen. Kun henkilön nimi liitetään asiaan, siitä tulee todellinen vastuu. RAID-loki on siis myös erinomainen viestintä- ja vastuullisuustyökalu.

Kun aloitat uudessa ympäristössä tai otat projektin vastuullesi, hanki RAID-loki, jos sellaista ei ole. Jos työskentelet julkishallinnon projektissa, käsittele RAID-lokia niin kuin se voisi joutua oikeuden määräyksellä luovutettavaksi. Jonain päivänä se voi olla mahdollista.

Galen Low: Olen ollut mukana projekteissa, joita on auditoitu, ja puuttuva dokumentaatio tekee tilanteesta vaikean. Vaikka tiedot olisivat jossain olemassa, niiden etsiminen on oma projektinsa. Selkeä jälki siitä, mitä tapahtui, millaisia riskejä oli ja kuinka niistä keskusteltiin, on erittäin hyödyllinen.

Kim Essendrup: RAID-lokin täytyy olla projektipäällikön käytännön työväline. Se vaatii enemmän seurantaa, mutta vaihtoehtona on kulkea keltaisten liikennevalojen läpi silmät kiinni ja toivoa, ettei mitään tapahdu.

Kaikissa pelastamissani epäonnistuneissa projekteissa vastaus RAID-lokia koskevaan kysymykseen on ollut ei. Kun projekti alkaa ajautua pois kurssilta, huomaan usein, etten ole pitänyt RAID-lokia ajan tasalla.

Tilastot vaihtelevat tutkimuksesta toiseen, mutta suuri osa projekteista ei saavuta keskeisiä tavoitteitaan. Jos tiedät, että ongelmia todennäköisesti syntyy, etkö tee itsellesi ja projektillesi karhunpalvelusta, jos et käytä hieman aikaa niiden ehkäisemiseen?

RAID-loki on projektipäällikön eräänlainen supersankarien työkalu, joka auttaa pitämään projektin kurssilla.

Galen Low: Pidän siitä, että RAID-loki kokoaa asiat yhteen ja tekee niistä selkeitä. Ihmiset voivat tehdä yhteistyötä sen parissa kokoushuoneessa. Se on projektin ohjauspyörä, ei vain kartta.

Monille projektipäälliköille RAID-loki on ollut taulukko. Mitä muita työkaluja sen hallintaan on Excelin tai Google Sheetsin lisäksi?

Kim Essendrup: Markkinoilla on paljon projektinhallintatyökaluja, mutta olemme huomanneet, etteivät ne yleensä hallitse RAID-lokia hyvin. Osa keskittyy ylimmän johdon näkymiin, yritystason suunnitteluun ja portfolioihin. Toiset taas on suunniteltu tiimitasolle: tehtäville, Kanban-tauluille ja nopealle seurannalle.

Projektipäällikkö jää näiden väliin. Työkalut voivat tarjota hieman riski- tai ongelmaseurantaa, mutta RAID-lokin yksinkertaisuus ja arvo katoavat helposti.

Siksi loimme SaaS-pohjaisen RAID-lokin osoitteeseen raidlog.com. Sen tarkoitus on auttaa projektipäälliköitä onnistumaan.

Galen Low: Miten työkalu toimii? Liittyykö se muihin ohjelmistoihin vai toimiiko se itsenäisesti?

Kim Essendrup: Se on itsenäinen ohjelmisto. Käyttöliittymä muistuttaa taulukkoa, joten RAID-lokeihin tottunut käyttäjä voi työskennellä nopeasti. Tarjolla on myös visuaalisempi käyttöliittymä, jolla yksittäinen kriittinen ongelma tai päätös voidaan esittää sidosryhmille ja johdolle selkeästi.

Päätösmoduuliin voi esimerkiksi rakentaa T-kaavion, jossa verrataan vaihtoehtojen hyötyjä ja haittoja. Lisäksi kehitämme lämpökarttoja, edistynyttä analytiikkaa, Monte Carlo -analyyseja ja myöhemmin tekoälyyn perustuvia ominaisuuksia.

RAID-loki ei ole projektin ainoa työkalu, joten rakennamme integraatioita. Meillä on jo integraatio Planview Adaptive Workiin, ja lisäämme integraatioita Jiraan ja muihin työkaluihin. Olemme myös yhteydessä Zapieriin.

Tavoitteemme on tehdä taulukkolaskentaan perustuvasta RAID-lokista vanhentunut. Tarjoamme tehokkaan ilmaisen version peruskäyttöön sekä edistyneitä ominaisuuksia tehokäyttäjille.

Galen Low: Pidän siitä, että kyse ei ole vain lokista. Siinä voi tehdä analyysiä ja käyttää T-kaaviota. Se on enemmän RAID-hallintaa kuin pelkkä RAID-loki.

Kim Essendrup: Haluamme tarjota projektipäälliköille kaikki projektin johtamiseen tarvittavat työkalut. Aiomme lisätä oppeja, kokousmuistioita ja muita ominaisuuksia. Kokousmuistiot voi päivittää samalla kun RAID-lokia, mikä säästää viikoittain paljon aikaa.

Tavoitteemme on olla ensisijainen työkalu, joka toimii lisäosana käyttämällesi aikataulu-, suunnittelu- tai työjonotyökalulle. Haluamme poistaa projektinhallinnan tuskaa.

Galen Low: Pidän siitä, että ratkaisu integroidaan muihin avoimiin työkaluihin.

Kim Essendrup: Haluamme tarjota myös koulutusta ja ohjausta. Jos olet uusi riskienhallinnassa, järjestelmä auttaa ymmärtämään esimerkiksi todennäköisyyden ja vaikutuksen. Se tarjoaa kontekstisidonnaista apua sekä edistyneitä laskelmia, kuten odotetun rahallisen arvon ja Monte Carlo -analyysin.

Galen Low: Olen rakentanut riskirekistereitä alusta alkaen, ja kaavoja on paljon. Olisi hienoa, jos niitä ei tarvitsisi tehdä itse.

Kim Essendrup: Jossain vaiheessa ajattelee, että tämä riittää, koska projektikin täytyy saada käyntiin.

Galen Low: Laitetaan vain 15 prosentin varaus ja jatketaan.

Onko RAID vain projektipäälliköille? Voiko sitä käyttää tiimikulttuurin rakentamiseen ja riskien, toimenpiteiden, ongelmien ja riippuvuuksien yhteiseen hallintaan?

Kim Essendrup: RAID ei rajoitu perinteiseen vesiputousprojektinhallintaan. Sitä voi käyttää ketterässä tuotekehityksessä, tuotteen omistajan työssä ja Scrum-tiimin johtamisessa.

Tuotteen omistaja voi seurata tuotteen riskejä ja päätöksiä. Scrum Master voi tarkastella, kuinka tiimi voi toimia tehokkaasti. RAID-loki ei koske ainoastaan tuotetta, vaan myös tiimiä ja sen onnistumisen edellytyksiä.

PMO-päällikkö voi pyytää projektipäällikköä näyttämään RAID-lokin nähdäkseen, kuinka projektia johdetaan. Projektipäällikkö voi puolestaan suodattaa lokista kolme tai neljä tärkeintä asiaa ja käyttää niitä keskusteluun johdon ja sidosryhmien kanssa.

RAID on paljon enemmän kuin operatiivinen projektityökalu. Se on työskentelytapa, yhteistyön väline ja tapa pitää tiimi järjestäytyneenä, motivoituneena ja tietoisena tilanteesta.

Galen Low: Kaikki käsittelevät jollain tavalla riskejä, toimenpiteitä, ongelmia tai päätöksiä. RAID-loki voi toimia yhteistyövälineenä monenlaisessa työssä.

Kim Essendrup: RAID on vasta alku. Sen rinnalle voi lisätä esimerkiksi opit. On huono asia, jos ongelmia syntyy, mutta vielä huonompaa on kohdata sama ongelma uudelleen ja uudelleen. Opit auttavat parantamaan toimintaa seuraavaa kertaa varten.

Galen Low: Olen kiinnostunut myös tekoälyominaisuuksista. Mistä ihmiset voivat löytää lisätietoa RAID-lokista?

Kim Essendrup: Osoitteesta raidlog.com. Toivomme, että ihmiset kokeilevat tuotetta ja antavat palautetta. Minuun voi ottaa yhteyttä LinkedInissä. Jos haluat perehtyä aiheeseen, kirjoitin myös kirjan nimeltä "Ultimate Guide to RAID Log". Se löytyy Amazonista hakemalla kirjan nimellä.

Galen Low: Uskomatonta. En tiennyt, että aiheesta on kirja. Lisään kaikki linkit ohjelman muistiinpanoihin ja tutustun itsekin palveluun.

Kim Essendrup: Hienoa.

Galen Low: Kim, kiitos paljon, että olit mukana. Arvostan näkemyksiäsi. On aina hauskaa perehtyä projektinhallinnan tällaisiin perusasioihin: RAID-lokeihin, riskirekistereihin ja muihin asioihin, jotka saattavat ensin vaikuttaa vaikeilta mutta ovat lopulta hyvin järkeviä.

Kim Essendrup: Kiitos paljon kutsusta, Galen.

Galen Low: Siinä kaikki tältä kertaa. Jos haluat liittyä yli tuhannen samanhenkisen projektinhallinnan ammattilaisen keskusteluun, liity yhteisöömme. Lisätietoja löydät osoitteesta thedigitalprojectmanager.com/membership.

Jos pidit kuulemastasi, tilaa podcast ja pysy yhteydessä osoitteessa thedigitalprojectmanager.com. Kuullaan seuraavalla kerralla. Kiitos kuuntelusta.