Inhimillistä tiimiresurssien suunnitteluprosessia pitkän aikavälin kulttuurin vahvistamiseksi (Morgan Megannety Skeleton Crew Creative Studiolta)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä robotti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Galen:

Eilen hyväksyttäväksi tarkoitetun työn piti tulla hyväksytyksi. No, sitä ei hyväksytty. Nyt yrität kiireesti selvittää, mitä tiimisi tekee ensi viikolla. Samaan aikaan toisesta projektista on tullut kasa käyttöliittymän muutospyyntöjä. Sonia on käytettävissä, mutta hän ei työskentele Reactilla. Rishi voisi tehdä työn, mutta hänellä on vaikeuksia käsitellä samanaikaisesti useampaa kuin kahta projektia. Arlen joutuu todennäköisesti ottamaan työn, vaikka hän toivoi uuden projektin pitävän hänet motivoituneena työssään. Nyt hän saattaa olla lähtöriskissä. Mikseivät palapelin palaset koskaan vain loksahda paikoilleen? Jos tämä korkean stressin resurssienhallinnan Tetris-peli kuulostaa tutulta, jatka kuuntelemista. Puhumme vinkeistä ja nikseistä, joiden avulla voit suodattaa hälyn pois ja pitää toiminnan inhimillisenä, jotta voit tasapainottaa lyhyen aikavälin päätökset tiimisi kulttuurin pitkän aikavälin hyvinvoinnin kanssa. Kiitos, että kuuntelet. Nimeni on Galen Low The Digital Project Managerista. Olemme digitaalisten ammattilaisten yhteisö, jonka tavoitteena on auttaa toisiamme kehittämään osaamistamme, vahvistamaan itseluottamustamme ja verkostoitumaan, jotta voimme toteuttaa projekteja paremmin. Jos haluat kuulla siitä lisää, siirry osoitteeseen thedigitalprojectmanager.com.

Hei kaikille! Kiitos, että vietätte aikaa kanssamme DPM-podcastissa. Vieraani on tänään entinen digitaalinen projektipäällikkö, josta on tullut toimistojen operaatioiden asiantuntija. Hänellä on yli kymmenen vuoden kokemus suurten brittiläisten toimistojen sujuvan toiminnan varmistamisesta, ja hänen tiiminsä valitsi hänet kerran vuosikymmenen työntekijäksi. Sivutoimenaan hän valmisti ennen lasimaalauksia pihansa kolmimetrisessä vajassa, ja hiljattain hän luovutti uuden vancouverilaisen kotinsa kulmahuoneen kissalleen. Tänään hän jakaa parhaita salaisuuksiaan tiimiresurssien onnistuneeseen aikatauluttamiseen useissa samanaikaisissa projekteissa – asiassa, jota monet kuuntelijoistamme eivät ole vielä ratkaisseet. Toivottakaa tervetulleeksi Morgan Megannety. Hei, Morgan.

Morgan:

Hei Galen. Mitä kuuluu?

Galen:

Minulle kuuluu hyvää, kiitos kun tulit ohjelmaan. Hienoa saada sinut mukaan.

Morgan:

Hienoa olla täällä. Kiitos paljon kutsusta.

Galen:

Tartumme tänään kiinnostavaan aiheeseen, josta ihmiset kysyvät minulta jatkuvasti. He kertovat aina päänsäryistään ja haasteistaan, jotka liittyvät tiimiresurssien aikatauluttamiseen useissa samanaikaisissa projekteissa – resurssien jakamiseen, projektipäälliköiden yhteistyökyvyn varmistamiseen ja toiminnan sujuvuuden ylläpitämiseen. Se on pulma, jonka kanssa monet kamppailevat. Olen siis todella innoissani, että pääsemme perehtymään siihen. Haluan kuitenkin ensin sanoa, että olen nauttinut viimeaikaisista keskusteluistamme. Olen pitänyt siitä, että olen saanut tutustua sinuun. Se on ollut hauskaa. Vaikutat ihmiseltä, joka saa paljon energiaa työstään, vaikka työsi on mielestäni samanaikaisesti todella stressaavaa. Kiireisen toimiston pyörittäminen lähes hengästyttävällä vauhdilla on vakavaa jonglöörausta. Myös kaltaiselleni digitaalisen projektinhallinnan taustan omaavalle se on erittäin vaikuttava saavutus. Halusin kysyä sinulta: mistä saat inspiraatiosi?

Morgan:

Luulen, että saan inspiraationi ihmisiltä, joiden kanssa työskentelen. Operaatioissa ja resurssienhallinnassa on pohjimmiltaan kyse prosessien luomisesta ja niiden noudattamisen varmistamisesta. Käyttöön ottamasi prosessit ovat hyödyllisiä vain, jos ne hyödyttävät kanssasi työskenteleviä ihmisiä. Kyse on siis heidän kuuntelemisestaan, persoonallisuuksien ymmärtämisestä ja sen selvittämisestä, mikä auttaisi heitä työskentelemään paremmin, sekä käyttämästämme teknologiasta ja asiakkaiden tarvitsemista prosesseista.

Galen:

Sinä siis vain rakastat työtäsi. Siitä saat inspiraatiosi. Mutta kyllä, kyse on ehdottomasti ihmisistä. Arvasin, että sanoisit noin – pidän vastauksestasi. Olet tehnyt tätä jo jonkin aikaa. Mitä asioita yrität nykyään kehittää?

Morgan:

En tiedä, oletko kuullut viime kuukausina tapahtuneesta asiasta, mutta käynnissä on pandemia. Se on melko suuri asia, joten suurin haaste on varmaankin se, miten autetaan studiota ja tiimiä tuntemaan itsensä yhtenäiseksi ilman fyysistä tilaa, jossa kaikki tapaavat ja ovat yhdessä joka päivä. Se on jatkuva haaste kaikille ympäri maailmaa juuri nyt. Lisäksi hiomme jatkuvasti toimintatapojamme. Kuten aiemmin sanoin, kuuntelemme tiimiä ja asiakkaita sekä säädämme prosesseja työn edetessä. Emme koskaan pysähdy.

Galen:

Selvä, mennään asiaan. Puhutaan tiimiresurssien aikatauluttamisesta, siitä, miten teet sen, pysyt järjissäsi ja millaisia vinkkejä olet oppinut kymmenen vuoden aikana operaatioissa. Ne voivat auttaa kuuntelijoitamme selviytymään vastaavista resurssien kohdentamisen päänsäryistä ja haasteista. Voisitko ensin kertoa kuuntelijoille hieman ammatillisesta taustastasi: työstäsi tuottajana tai projektipäällikkönä ja siirtymisestäsi operaatioihin?

Morgan:

Sain työpaikan digitaalisesta toimistosta sen jälkeen, kun minut oli irtisanottu ei-digitaalisesta toimistosta vuonna 2008. Suuren taantuman aikana jäin ilman työtä, mutta digitaalisen alan yritykset palkkasivat. Sain työpaikan ja siirryin melko nopeasti yleistoimistotyöntekijästä heidän ensimmäiseksi digitaaliseksi projektipäällikökseen. Se oli todella mielenkiintoista ja pidin siitä paljon. Minulla oli työtä, mikä oli minulle erittäin tärkeää, ja siirryin pian suurempaan digitaaliseen osastoon melko suuressa integroidussa mainostoimistossa. Oltuani siellä noin kuusi kuukautta siirryin operaatioihin studion johtajaksi, mikä oli minulle ehdottomasti oikea ratkaisu. Olin siellä yhdeksän vuotta ja kasvatin operaatio-osaston yhdestä studiopäälliköstä nelihenkiseksi tiimiksi. Kun lähdin aiemmin tänä vuonna, tiimissä oli rekrytointiin erikoistunut henkilö, studion johtaja, joka vastasi päivittäisestä resurssienhallinnasta, sekä studioassistentti, koska operaatioihin liittyy paljon hallinnollista työtä.

Galen:

Kuulostaa hienolta unelmatiimiltä.

Morgan:

Se olikin aivan mahtava. Meillä oli paljon suuria asiakkaita ja todella kiinnostavia projekteja, kuten Cadbury, O2, Kia, Transport for London ja EasyJet. Teimme valtavan monenlaisia digitaalisia projekteja tavallisista bannereista ja animaatioista Alexa-sovelluksiin, peleihin ja Instagram-tyyppiseen kuvahakuun. Keväästä lähtien olen ollut pienemmän ja ketterämmän studion operaatiojohtaja. Teemme edelleen todella kiinnostavaa työtä, joka on vähemmän digipainotteista, vaikka mukana on myös digitaalista tekemistä. Hyödynnän samoja periaatteita ja prosesseja, jotka olivat keskeisiä suuremmassa toimistossa.

Galen:

Hienoa, että saat tehdä samaa työtä eri mittakaavoissa. Kerro siirtymisestä projektinhallinnasta operaatioihin. Se vaikutti melko saumattomalta siirtymältä. Mitä yhteisiä piirteitä projektinhallinnalla ja operaatioilla on? Ovatko kieli ja taidot osittain samoja?

Morgan:

Projektinhallinnan taustasta oli ehdottomasti hyötyä. Se auttoi minua ymmärtämään projektipäälliköiden ja tuottajien kohtaamia haasteita sekä suhtautumaan empaattisesti heidän resurssitarpeisiinsa. Rehellisesti sanottuna projektipäällikkönä oleminen oli minulle todella vaikeaa. Projektinhallinnassa on jotain sellaista, joka aktivoi kaikki syvimmät huoleni. En pystynyt nukkumaan öisin. Siirtyminen studion johtajaksi oli minulle sivuaskel. Projektipäällikkönä välität tietysti ihmisistä, mutta pääpaino on projektin toimittamisessa ajallaan ja budjetissa. Studion johtajana pääsin keskittymään ihmisten huolehtimiseen, ja se tuntui paljon innostavammalta. Jos ihmiset kokevat, että heistä pidetään huolta, paras työ syntyy luonnostaan. Se sopi minulle paremmin, enkä enää katsonut taakseni.

Galen:

Pidän tuosta ihmiskeskeisyydestä. Projektipäällikkönä toimitus on tärkein vastuualue, kun taas operatiivisessa tehtävässä ihmisistä todella huolehditaan. Otetaan ensin hieman vauhtia. Sukellamme resurssienhallintaan, mutta mitä resurssienhallinta tarkoittaa ja miksi jokaisen organisaation pitäisi tehdä sitä?

Morgan:

Resurssienhallinta tarkoittaa pohjimmiltaan sitä, että käytettävissä on joukko ihmisiä, joilla on erilaisia taitoja, ja päätetään tehokkaasti, minkä parissa he työskentelevät joka päivä. Kyse on osaston rahanteosta ja siitä, ettei liian moni ihminen joudu olemaan tyhjän panttina. Katsotaan mahdollisimman pitkälle eteenpäin, jotta tiedetään, missä pullonkauloja saattaa syntyä. Jos niitä on tulossa, yritetään järjestellä asioita uudelleen. Jos niitä ei ole, tehdään henkilöstöpäätöksiä esimerkiksi freelancereiden palkkaamisesta tai vakituisen työntekijän rekrytoinnista. Minulle kiinnostavin osa on kuitenkin ihmisten loppuunpalamisen ehkäiseminen ja taitojen yhdistäminen tehtäviin. On ymmärrettävä, mitä ihmiset tarvitsevat pysyäkseen kiinnostuneina urastaan, ja etsittävä heille kiinnostavia mahdollisuuksia. Yksilön tarpeet on otettava huomioon, jotta hän pysyy motivoituneena. Kyse ei ole vain Tetriksestä.

Galen:

Ymmärrän. Asioissa on monta tasoa: yhdellä tasolla ihmiset yhdistetään siihen, mitä he osaavat tehdä, toisella siihen, mitä he haluavat tehdä. Lisäksi huomioidaan muut inhimilliset tekijät, kuten työn ja elämän yhteensovittaminen.

Morgan:

Aivan. Joskus on myös keskusteltava siitä, että välillä voi olla vaikeampia aikoja, jolloin täytyy tehdä asioita, joita ei oikeastaan haluaisi tehdä. On tärkeää tunnistaa, että ihmiset tarvitsevat joskus tilaisuuden purkaa turhautumistaan ja tuntea olonsa turvalliseksi.

Galen:

Pidän tuosta lähestymistavasta. Mikä on onnistuneen studion resurssienhallinnan ja johtamisen avain? Kerro salaisuutesi.

Morgan:

Ihannetapauksessa sinulla on tiimi, joka on erittäin tyytyväinen ollessaan siellä, eikä sitä tarvitse erikseen vahvistaa. Tyytyväinen studio on todella tärkeä asia. Ennen kaikkea kannattaa siis pohtia, mikä saa kanssasi työskentelevät ihmiset haluamaan olla siellä. Sen lisäksi olen huomannut, että viikolle kannattaa luoda selkeä rytmi. Mieti, miten resursoit työn, mitkä päivät sopivat tärkeille kokouksille ja millainen prosessi ja rakenne auttaa koko tiimiä työskentelemään niin, että ihmiset on varattu oikeisiin tehtäviin oikeaan aikaan. Tarvitaan myös riittävästi aikaa resurssipäätösten tekemiseen. Hyvä viikkosuunnitelma on resurssienhallinnan kannalta tärkeä. Samoin jonkinlaiset järjestelmät, joiden avulla seurataan resursseja ja pyyntöjä. Sen ei tarvitse olla erittäin kehittynyt järjestelmä, vaan jokin rakenne, joka auttaa varmistamaan, että oikeat asiat tapahtuvat oikeaan aikaan.

Galen:

Se on täysin järkevää. Työssäsi minua ahdistaa juuri se, että sinulla on viisi työpäivää aikaa selvittää seuraava viikko. Kyse voi olla henkilöstöstä, projektien aikataulujen tai prioriteettien muutoksista, ja vuorokaudessa on vain rajallinen määrä tunteja. Kaikki on ratkaistava seuraavaan maanantaihin mennessä. Ymmärrän siis, mitä tarkoitat vakaalla rytmillä.

Morgan:

Juuri niin. Tarvitaan myös selkeä tapa ottaa resurssipyynnöt vastaan. Pyydä ihmisiä toimimaan tietyllä tavalla. Älä anna heidän vain napata minua käytävällä, lähettää sähköpostia tai Slack-viestiä. Jos tuottajia on 25, en pysty pitämään kaikkea hallinnassa.

Galen:

Mitään ei käytännössä ole varaa päästää halkeamien välistä. Sprintit ovat niin nopeita ja kiireellisyys niin suurta. Kun puhumme suuresta toimistosta, kuinka monta projektia oli keskimäärin käynnissä samanaikaisesti, minkä kokoinen projektitiimi yleensä oli ja kuinka monta projektia ihmisillä oli yhtä aikaa?

Morgan:

Toimistossa, jossa vietin eniten aikaa, työskenteli maailmanlaajuisesti noin tuhat ihmistä, joista suurin osa Lontoossa. Digitaalinen studio oli lähtiessäni noin sadan hengen kokoinen. Noin 75 heistä oli resursoitavia, eli heidät oli varattu projekteihin. Lisäksi käytimme freelancereita, yleensä vähintään viidestä kymmeneen, joskus enemmänkin, eri osaamisalueilla. Projekteja oli kerrallaan noin 75–100, kaikenkokoisia. Jotkut olivat muutaman päivän pieniä tuotantotöitä, kuten sosiaalisen median julkaisuja tai digitaalisen ulkomainonnan automaatiota. Toiset kestivät kuukausia, esimerkiksi suuren teleoperaattorin laaja suunnittelujärjestelmä. Mukana oli myös koko muu toimisto, joten kokonaisuus saattoi kasvaa melko suureksi.

Galen:

Kuinka monta asiaa yksi henkilö yleensä työsti samanaikaisesti?

Morgan:

Se riippui projektien tyypistä ja henkilöstä eli resurssista, jos haluat käyttää heidän robottinimeään. Osaamisalueiden vetäjät saattoivat olla mukana jopa 15 projektissa, mutta he eivät toimineet tuotantotehtävissä. He eivät siis istuneet kahta tai kolmea päivää yhtäjaksoisesti suunnittelemassa tai kehittämässä, vaan johtivat niitä ihmisiä, jotka tekivät varsinaisen työn. Tuotantoon keskittyvillä ihmisillä oli yleensä enintään kaksi tai kolme projektia. Pyrimme olemaan levittämättä ihmisiä liian ohuelle. Kaikista resursoinneista ja aikatauluista keskusteltiin osaamisalueiden vetäjien kanssa, jotta aikaa oli riittävästi ja taidot sopivat tehtävään. Joskus kuitenkin kävi niin, että mukava työtehtävä siirtyi tai putosi pois ja tilalle tuli useita muutospyyntöjä eri projekteista. Toivoimme, että tällaiset päivät olivat harvinaisia, mutta joskus projektit vain vaativat niitä.

Galen:

Olet puhunut hyvästä järjestelmästä. Se voi kuulostaa jäykältä. Mikä on filosofiasi resurssien aikatauluttamisen ja muutosten suhteen, kun elämä tapahtuu?

Morgan:

Olen ehdottomasti tanssija. Puhun paljon prosesseista ja järjestelmistä, koska uskon niiden auttavan joustamaan. Kun suurin osa asioista voidaan käsitellä ja kohdentaa tehokkaasti, jää kapasiteettia reagoida yllättäviin muutoksiin. Jos perjantaina joku ilmoittaa, että neljän UX-suunnittelijan maanantaina alkavaksi suunniteltu projekti valmistuukin vasta seuraavana keskiviikkona, pystyt selvittämään tilanteen. Voidaanko heille kohdentaa muuta laskutettavaa työtä? Voidaanko sopimusten aloituspäivää siirtää? Täytyykö kustannus hyväksyä ja voisiko asiakas maksaa sen? Joustavuutta tarvitaan aina. Kaikki muuttuu jatkuvasti, ja resurssivastaavan tehtävä on käsitellä nämä muutokset.

Galen:

Pidän ajatuksesta, että järjestelmä antaa kapasiteettia ratkaista ongelmia lennossa.

Morgan:

Pidän siitä itsekin, vaikka se on stressaavaa. Joskus tuntuu siltä, että kaikki romahtaa, mutta lopulta asiat järjestyvät. Sitten tulee helpottunut tunne: selvisimme tästä ja nyt voimme viettää mukavan viikonlopun.

Galen:

Ehkä olet vain todella onnekas.

Morgan:

En usko. Olen tehnyt tätä niin paljon, että kyse ei ole niinkään taidoista kuin ihmisten kanssa puhumisesta. Säännöt auttavat: jos asiakas ei ole valmis aloittamaan, voidaan resurssin aloitusta siirtää. Jos freelancer on sanonut ei muille sopimuksille tullakseen meille, on kohtuullista keskustella hänen kanssaan ja selvittää, miten tilanne voidaan ratkaista. Jos hän ei voi ottaa muuta työtä, on oikein selvittää, kattaako asiakas odotusajan kustannukset. Olemme täällä ansaitaksemme rahaa, emme hyväntekeväisyysjärjestönä maksamassa viestintävirheistä tai muista virheistä.

Galen:

Pidän tästä. Ihmisillä on oikeus elää omaa elämäänsä. Mielestäni siinä on paljon inhimillisyyttä.

Morgan:

En halua kohdella ihmisiä huonosti tai käyttää heitä hyväksi. Haluan freelancerin haluavan tulla meille töihin uudelleen. Haluan myös, että ihmiset puhuvat meistä hyvää ja että maineemme perustuu siihen, että pidämme huolta ihmisistämme – sekä vakituisista että freelancereista. Kaikki resurssienhallintaan ja operaatioihin liittyvä kytkeytyy tähän. Se on yksinkertaisesti oikein.

Galen:

Se on myös hyvää liiketoimintaa. Toimistot voivat saada urakoitsijoiden keskuudessa maineen, jonka vuoksi parhaat osaajat välttelevät niitä. Silloin luotettavaa ja jatkuvaa yhteistyötä on vaikea rakentaa.

Morgan:

Se ei ole sen arvoista eikä tunnu hyvältä. Meidän kaikkien täytyy tehdä töitä tai valitsemme tehdä niitä eri syistä, mutta kaikkien päivistä kannattaa tehdä mahdollisimman mukavia. Täytyy välittää ja kohdella ihmisiä hyvin.

Galen:

Puhutaan työskentelytavoista. Tiimin jäsenistä puhutaan usein resursseina, vaikka he ovat itsenäisiä, eläviä ja hengittäviä ihmisiä, joilla on erilaisia tarpeita, motivaatiotekijöitä, työskentelytyylejä, vahvuuksia ja heikkouksia. Miten huomioit erilaiset tavat työskennellä? Joillekin kehittäjille sopivat kokoukset vain aamuisin, jotta he voivat keskittyä iltapäivällä koodiin. Jotkut UX-arkkitehdit haluavat työskennellä vain kahden projektin parissa päivässä.

Morgan:

Entisessä toimistossani yritimme pitää päivän kaksi ensimmäistä tuntia kokouksettomina, jotta kaikki saivat keskittyä. Joidenkin ihmisten työ on kuitenkin käytännössä jatkuvaa kokouksissa olemista, kuten tuottajien. He tarvitsevat silti aikaa työmääritysten kirjoittamiseen. Tällaiset ratkaisut kannattaa kokeilla ja katsoa, mikä toimii tiimille. On hienoa pyrkiä siihen, että ihmiset työskentelevät vain kahdessa projektissa, koska ihmisiä voidaan ehdottomasti kuormittaa liikaa. Jos tehtävät kuitenkin kohdennetaan ja aikataulutetaan realistisen arvion perusteella, työ on tehtävä.

Galen:

Se palaa aiempaan ajatukseesi järjestelmästä, joka tarjoaa joustavuutta. Jos rajat ja odotukset määritellään, ihmiset voivat suurimman osan ajasta työskennellä itselleen optimaalisella tavalla, vaikka välillä elämä ja työ vaativat joustamista.

Morgan:

Juuri niin. On myös tärkeää ymmärtää, miksi jollakulla on vaikeuksia. Jos useampi kuin kaksi projektia päivässä on ongelma, ehkä tehtävien tekemiseen ei ole varattu riittävästi aikaa. Jos kahden tunnin tehtävä viekin kuusi tuntia, kyse on kokonaan toisesta keskustelusta. On ymmärrettävä ihmisten lähtökohdat ja pyrittävä tekemään heidän päivistään parempia.

Galen:

Asiayhteyden vaihtaminen vie aikaa. Se kannattaa huomioida työmääräarviossa. Viidentoista minuutin tehtävä ei yleensä vie vain viittätoista minuuttia, sillä ensin on koottava ajatukset ja taustamateriaali. Jos tehtävälle varataan 25–30 minuuttia, se voi antaa ihmisille tilaa vaihtaa asiayhteyttä useita kertoja päivässä.

Morgan:

Lisäksi on varmistettava, että tehtävän antajalla on täytetty työmääritys ja että kaikki tiedostot ovat oikeassa paikassa. Jos joku ottaa työn toiselta UX-suunnittelijalta, tiedostojen on oltava asianmukaisesti järjestetty. Tämä liittyy koko toimiston toimintatapaan: kaikkien on pystyttävä työskentelemään mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti.

Galen:

Monet kuuntelijamme kamppailevat resurssienhallinnan tarkkuustason kanssa. Kuinka yksityiskohtaisesti kaikki työ pitäisi suunnitella – päivä, puolikas päivä, tunti vai minuutti kerrallaan?

Morgan:

Se riippuu osittain siitä, miten asiakkailta laskutetaan. Useimmat projektit maksettiin projektikohtaisesti, joten käytännössä jokainen minuutti piti huomioida. Resursointia ei tietenkään tehdä minuutin tarkkuudella, koska se olisi järjetöntä, mutta hyvä tavoite on puolen tunnin tai tunnin tarkkuus. Projektin tarpeet kannattaa käydä läpi alussa, erityisesti jos mukana on useita suunnittelijoita ja kehittäjiä. Jos projekti vaatii aluksi kaksi päivää työtä, sen jälkeen on päivä ilman työtä ja seuraavana päivänä saadaan asiakaspalaute, milloin palaute tulee? Kuinka paljon aikaa muutoksille on varattu? Mitä projektisuunnitelmassa ja tarjouksessa on arvioitu ja mistä asiakas maksaa? Jos muutoksiin tarvitaan puoli päivää, varaa koko iltapäivä. Jos muutoksia on vähän, pari tuntia voi riittää. Näin resurssivastaava voi sijoittaa muita projekteja niiden ympärille. Se on tavallaan Tetristä, koska resurssiaikataulu näyttää Tetrikseltä, mutta kyse on oikeiden projektien sijoittamisesta oikeille ihmisille.

Galen:

Pitäisikö sisäiset kokoukset huomioida? Jos perjantaina on kahdeksan tunnin kaupungintalokokous, joka ei ole laskutettavaa projektityötä, se voi sotkea kaiken.

Morgan:

Jos kahdeksan tunnin kokous ei olisi huomioitu, olisin todella ärsyyntynyt. Sen pitäisi ehdottomasti näkyä resurssiaikataulussa viikkoja etukäteen. Pienemmät kokoukset, kuten maanantaiaamun puolen tunnin studion aloituskokoukset, eivät välttämättä tarvitse omaa merkintää resurssiaikatauluun, jos kaikki tietävät niiden olevan kalentereissa. Tärkeää on, että ihmiset ilmoittavat, jos he eivät pysty osallistumaan. Kaiken voi toki lisätä resurssiaikatauluun, jolloin kaikki näkevät tilanteen. Silloin voidaan keskustella siitä, riittääkö suunnittelijalla aikaa hoitaa kyseisen päivän työ kokouksesta huolimatta. Laita siis kaikki mukaan, jos se auttaa.

Galen:

Kaikki perustuu riittävään tietoon ja keskusteluihin. Ihmisten on voitava sanoa, jos sisäinen kokous aiheuttaa ongelman. Tarvitaan järjestelmiä ja prosesseja, mutta myös inhimillisyyttä, koska meidän kaikkien on tultava toimeen ja saatava työt tehdyksi yhdessä. Entä ihmiset, jotka ovat tyhjäkäynnillä tai odottavat palautetta? Miten pidät heidän moraalinsa yllä?

Morgan:

Meillä on aina ollut luettelo sisäisistä projekteista, jotka pitäisi tehdä. Se voi olla esittelyvideo tai asiakkaalle suunniteltu ennakoiva työ. Myös koulutukseen on mahdollisuuksia, esimerkiksi uuden After Effects -laajennuksen opettelu. Ihmisten pitäisi tietää, että hiljaisena aikana heidän tulee ensin ilmoittaa resurssienhallinnalle ja sitten tarkistaa omat tavoitteensa. Lisäksi on hyvä olla lista asioista, joihin ei normaalisti löydy aikaa. Jos joku vaikuttaa alakuloiselta, hänen kanssaan kannattaa keskustella, antaa hänen seurata kokeneempaa työntekijää tai työskennellä tämän rinnalla ja merkitä hänet seuraavaan kiinnostavaan projektiin. Tärkeintä on välittää.

Galen:

Miten vaikeat päätökset, kuten alikäyttö, lomautukset ja irtisanomiset, tehdään?

Morgan:

Jos asiakas vetää työn pois ja tiettyä osaamista ei enää tarvita, pitää selvittää, voiko henkilö siirtyä muunlaiseen työhön tai voidaanko muilta asiakkailta hankkia lisää vastaavaa työtä. Hyvien ihmisten menettäminen on kurjaa, ja heitä on vaikea löytää. Kaikille on kuitenkin maksettava kohtuudella. Joskus palkkaus ei vain sovi, vaikka haastattelu olisi mennyt hyvin. Silloin keskustelut voivat koskea osaamista, työn laatua, asennetta tai halukkuutta työskennellä. On tärkeää olla avoin, keskustella ihmisten kanssa ja selvittää, mistä on kyse. Uuteen työpaikkaan sopeutuminen voi olla vaikeaa, ja sitä voi olla vaikea huomata, jos itse on työskennellyt samassa paikassa vuosia. Jos tilannetta ei voida korjata, henkilöstöhallinto voi auttaa. Kukaan ei halua tehdä tällaisia päätöksiä, mutta joskus niitä tarvitaan.

Galen:

Puhutaan työkaluista ja tekniikoista. Monet etsivät täydellistä resurssienhallintatyökalua. Onko ohjelmistolla merkitystä, ja mikä on toiminut sinulle?

Morgan:

Ohjelmistolla on todella merkitystä. Täydellisen työkalun löytäminen on kuitenkin kuin yksisarvisen etsimistä. Ihanteellinen järjestelmä yhdistäisi talouden, työaikakirjaukset, resurssipyynnöt, resurssiaikataulun ja projektinhallintaohjelmiston. En ole löytänyt sellaista. Float sopii minulle hyvin. Se on helppo käyttää, siinä on eri käyttöoikeustasoja, raportteja ja työaikakirjaustoiminto. Voin syöttää tarjouksista saadun kokonaisbudjetin ja nähdä, ylitetäänkö budjetti, kun varaan henkilön työtä. Se on hyödyllistä.

Aiemmassa suuressa toimistossa käytimme resurssipyyntöihin Google-lomaketta. Pyyntö ei koskaan ole vain kaksi päivää suunnittelijan aikaa. Mitä hänen pitää tehdä? Millainen osaaminen tarvitaan? Millä tasolla henkilö on? Onko työ hyväksytty? Onko tarvittavat aineistot ja tekstit saatavilla? Mikä on työnumero ja toimituspäivä? Google-lomake täytti taulukon, jota seurasimme päivittäin. Pienet järjestelmät auttoivat meitä. Jos raportointi ei ole tärkeää, laskentataulukko voi riittää. Meille käyttöasteesta kertovat raportit olivat kuitenkin tärkeitä, koska niiden avulla ymmärsimme studion taloudellista tilannetta. Pelkällä taulukolla niitä oli vaikea saada.

Galen:

Sinut on nimetty vuosikymmenen työntekijäksi ja parhaaksi kannustajaksi, järjestelmällisimmäksi työntekijäksi sekä arvokkaimmaksi pelaajaksi. Miten pidät pääsi kylmänä kaiken tämän kaaoksen keskellä?

Morgan:

Pidän kaikista ihmisistä, joiden kanssa työskentelen. Kaikessa tekemässäni on kyse siitä, mikä auttaa ihmisiä, joiden kanssa vietän aikani ja joista välitän. Haluan varmistaa, että heidän päivänsä sujuvat hyvin. Jos tuottajalla on 15 projektia ja hän on samalla muuttamassa, voin tehdä resurssien saamisesta hänelle helppoa ja tarkistaa, että kaikki on kunnossa. Salaisuus on ehkä siinä, että pidän kiireestä ja siitä, että samanaikaisesti tapahtuu paljon. Nautin sen tuomasta energiasta.

Galen:

Resurssienhallinnassa on kyse yhtä paljon kannattavuudesta ja käyttöasteesta kuin ihmisistä välittämisestä ja sellaisen kulttuurin luomisesta, johon on mukava tulla tai kirjautua joka päivä. Resurssienhallinnalla on robottimainen maine: sitä pidetään Tetristä, aikatauluttamisena ja logistiikkana. Todellisuudessa siinä on kyse ihmisten toimeentulosta.

Morgan:

Sataprosenttisesti. Juuri se tekee siitä minulle loputtoman kiinnostavaa. Kyse ei ole vain siitä, miten työn palanen sijoitetaan aikataulun lohkoon, vaan kaikista ihmisistä.

Galen:

Morgan, kiitos kun tulit ohjelmaan. Keskustelu oli todella miellyttävä. Toivottavasti kuuntelijat kokivat sen hyödylliseksi.

Morgan:

Kiitos. Tämä oli todella hauskaa. Tämä on lempiaiheeni.

Galen:

Saatamme kutsua sinut takaisin. Resurssienhallintaan voisi perehtyä vielä paljon syvemmin. Jätetään tämä tällä kertaa tähän ja annetaan ihmisille jatko-osan odotus.

Morgan:

Tiedät, mistä minut löytää.

Galen:

Ehdottomasti. Mitä vinkkejä ja niksejä teillä on siihen, että kaikki projektit saavat tarvitsemansa tiimiresurssit? Mikä toimii ja mikä ei? Kertokaa tarina. Onko tiimiresurssien järjestäminen koskaan pettänyt projektissanne? Oletteko joutuneet vastakkain muiden projektipäälliköiden kanssa? Miten olette pitäneet tilanteen sovinnollisena? Kertokaa kommenteissa. Jos haluat oppia lisää ja edetä työssäsi, liity DPM-jäsenyyden kautta yhteisöömme.

Siirry osoitteeseen thedigitalprojectmanager.com/membership, niin pääset asiantuntijoidemme, keskustelufoorumin, mentorointiryhmien, minikurssikirjaston, live-mentorointitapaamisten, eri asiantuntijoiden kysy mitä tahansa -sessioiden, e-kirjojen, mallipohjien ja muun sisällön pariin. Jos pidit tämänpäiväisestä jaksosta, tilaa podcast ja pysy yhteydessä osoitteessa thedigitalprojectmanager.com. Kiitos kuuntelusta, kuullaan seuraavalla kerralla.