Älä jää ”tekemään projektin tiskihommia” (Patrice Embryn kanssa)

Lue tekstitys:

Kokeilemme podcastiemme tekstittämistä ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Tervetuloa DPM-podcastiin, jossa menemme teoriaa pidemmälle ja tarjoamme asiantuntevia projektipäälliköiden neuvoja parempien digitaalisten projektien johtamiseen. Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, The Digital Project Managerin perustaja. Mietin, kuulostaako tämä kenestäkään tutulta: ”Hei, voisitko vain järjestää meille kokouksen?” tai ”Hei, voisitko vain järjestää minulle neuvottelupuhelun?” tai vielä parempi: ”Hei, voisitko vain varata minulle lennot ja hotellin?”

Kysymys siis kuuluu: miten vastaat? ”Öö, toki.” Mutta pitäisikö siihen suostua? Pitäisikö sinun tehdä kaikkien likaiset työt? Siitä tämänpäiväisessä podcastissa on kyse: miten ja missä vedämme rajan aidon projektinhallinnan sekä muiden projektin tai henkilökohtaisten hallinnollisten tehtävien välillä – sellaisten, jotka heidän pitäisi hoitaa itse.

Tämän jakson sponsoroi Resource Guru, resurssien aikataulutustyökalu, jota käyttävät muun muassa Applen, Ogilvyn, Deloitten ja Publicisin tiimit. DPM:n kuuntelijat saavat tililleen 20 prosentin alennuksen koko sen käyttöajaksi koodilla DPM2018.

Lue lisää osoitteessa resourceguru.io/dpm

Tässä on projektipäälliköiden ongelma: olemme melko loistavia saamaan asioita tapahtumaan, ja ihmiset tunnistavat sen. He tietävät, että meidän puoleemme kannattaa kääntyä. Olemme tehokkaita ja järjestelmällisiä, mutta jos emme ole varovaisia, kaikki voivat alkaa ajatella, että meitä voi käyttää henkilökohtaisina avustajina. Käyttävätkö he meitä hyväkseen? Ja mitä voimme tehdä asialle? Tänään keskustelen Patrice Embryn kanssa. Patrice on etätyötä tekevä digitaalinen projektipäällikkö, sertifioitu Scrum Master, yksi The Digital Project Managerin vakituisista asiantuntijoista, ja hänellä on vahvoja mielipiteitä tästä projektien hallinnollisten tehtävien aiheesta. Keskustelemme siitä, miten voimme johtaa itseämme ja tiimejämme paremmin, jotta tiimimme ottaisivat vastuuta omista hallinnollisista tehtävistään. Kuulostaa hyvältä, eikö? Hei, Patrice.

Patrice Embry:

Hei!

Ben Aston:

Mukava saada sinut taas mukaan.

Patrice Embry:

Aina ilo olla mukana.

Ben Aston:

Patrice ja minä keskustelimme juuri ennen nauhoitusta. Patrice on valmistautumassa esiintymään – tai ehkä meidän pitäisi sanoa ”esiintymään” – DPM Summitissa lyhyen puheenvuoronsa kanssa. Patrice, voitko antaa meille pienen ennakkokatsauksen siitä, mistä puhut?

Patrice Embry:

Puhun projektien jälkiarvioinneista. Kutsun niitä jälkiarvioinneiksi, vaikka kaikki sanovat jatkuvasti, että sana on liian synkkä ja että niitä pitäisi kutsua retrospektiiveiksi. Siinä oli ennakkokatsauksenne. Kieltäydyn mukautumasta ja kutsun niitä jälkiarvioinneiksi.

Ben Aston:

Onko jokin erityinen syy, miksi pidät tuosta synkemmästä nimityksestä?

Patrice Embry:

En tiedä. Minusta se sopii itse asiassa hyvin. Ihmiset pitävät sitä synkkänä, mutta oikeastaan siinä projekti pilkotaan osiin –

Ben Aston:

… projekti on kuollut, eikö niin?

Patrice Embry:

Projekti on kuollut ja sinun täytyy selvittää, mikä sen tappoi. Joten kyllä, minusta se on osuva nimitys.

Ben Aston:

Onhan olemassa projektin elinkaari. Projekti syntyy, tulee eläväksi, kypsyy ja sitten …

Patrice Embry:

Kuolee.

Ben Aston:

Niinpä. Se on minusta reilua. Voisitko synkähkön puheenvuorosi lisäksi kertoa, mitä muuta parhaillasi työskentelet?

Patrice Embry:

Olen vähän siinä erikoisessa tilanteessa, johon freelancerit varmasti voivat samaistua: muutamat suuremmat projektini ovat päättymässä, ja yritän selvittää, miltä loppuvuoteni näyttää. Uskon, että freelancerit ymmärtävät hyvin, mitä se tekee ihmiselle. Kun samaan aikaan hieman jännittää puheenvuoro Digital Project Management Summitissa ja miettii, onko tulossa lisää töitä, tämä on minulle hieman stressaavaa aikaa, mutta tiedäthän, olet vain –

Ben Aston:

Tarkoittaako tämä sitä, että tarjolla on pian palkattava digitaalinen projektipäällikkö?

Patrice Embry:

Ehkä, ehkä, ehkä.

Ben Aston:

No niin. Jos haluat palkata Patricen, mene hänen verkkosivustolleen ja ota yhteyttä. Osoite on Patrice-Embry.com, eikö niin?

Patrice Embry:

Kyllä, Patrice-tavu-Embry-piste-com.

Ben Aston:

Selvä. Millaisissa projekteissa työskentelet mielelläsi? Mikä on sinulle ihanteellinen alue? Olen utelias siitä, millainen olet etäprojektipäällikkönä, missä olet parhaimmillasi ja millaisista projekteista pidät eniten. Millaisia projektit ovat, ja miten päätät, otatko työn vastaan, vaikka se ei osuisikaan aivan ihanteelliseen alueeseesi?

Patrice Embry:

Olen ehkä maininnut tämän viimeksi, kun teimme podcastin yhdessä, mutta ilman että olen erityisesti pyrkinyt siihen, olen tehnyt paljon enemmän voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden projekteja. Pidän siitä todella paljon, koska minusta tuntuu, että teen jotain hyvää maailman hyväksi. Siis voittoa tavoittelemattomat organisaatiot ja akateeminen maailma. Tuntuu siltä, että kun asian lähettää maailmankaikkeuteen, se palaa takaisin, joten viime aikoina olen tehnyt paljon tällaista työtä. Projektien budjetit eivät tietenkään ole samanlaisia kuin joissakin muissa projekteissa, joten se asettaa minut hieman epäedulliseen asemaan, mutta pidän työstä ja siitä, että voin tuntea tekeväni jotain merkityksellistä. Se ei tarkoita, ettenkö voisi koskaan tehdä jotain muutakin, mutta juuri nyt olen tässä tilanteessa. Projektin aihe ei minulle oikeastaan ole ratkaiseva, koska pidän todella paljon loppuasiakkaista, joiden kanssa työskentelen. Teen siis vähän kaikenlaista.

Ben Aston:

Budjettien lisäksi – tarkoitin, että voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden ja akateemisten toimijoiden kanssa työskennellessä on tuo budjettihaaste – miten selviät muista haasteista? Ensinnäkin budjettia ei tietenkään ole yhtä paljon projektipäällikölle tai sinulle. Mutta projektin hallinnan näkökulmasta, mitä olet oppinut jälkiarvioinneistasi? Mitä oppeja akateemisesta maailmasta ja voittoa tavoittelemattomista organisaatioista muut voisivat hyödyntää ottaessaan vastaan samanlaisen projektin?

Patrice Embry:

Luulen, että useimmat projektipäälliköt etsivät jatkuvasti tapoja sujuvoittaa asioita ja löytää tehokkuuksia. Kun työskentelet pienibudjettisen projektin parissa, tämä vain korostuu. Joskus pieni budjetti tarkoittaa sitä, että tiedät organisaatiolla olevan ylimääräistä rahaa varastossa. Nykyisessä työssäni näin ei ole – tiedän, ettei sitä ole. Joidenkin loppuasiakkaiden kohdalla tiedän jopa, miten he hankkivat rahoituksensa, ja tiedän, ettei rahaa yksinkertaisesti ole. Siksi etsit jokaista mahdollista tehokkuutta ja kerrot jatkuvasti työn tekijöille, että heillä on käytettävissään vain tietty määrä aikaa. Jos he eivät pysty tekemään tehtävää siinä ajassa, heidän täytyy kertoa siitä sinulle ajoissa. Jos he eivät pysty tekemään tiettyä pientä tehtävää kolmessa tunnissa, heidän täytyy ilmoittaa siitä viidentoista minuutin kuluessa. Se on hyvin tarkkaa.

Ben Aston:

Se on varmasti hyvä asia. Se pakottaa meidät kurinalaisemmiksi projektien hallinnassa ja valvonnassa. Sinun on tunnettava yksityiskohdat tarkasti, muuten asiat hajoavat nopeasti. Puhutaanpa artikkelistasi. Todellisuushan on, että päädymme tekemään tiimeillemme kaikenlaisia pieniä tehtäviä. Puhuimme tästä, kun kirjoitit artikkelia, ja vaikuttaa siltä, että projektipäälliköt joutuvat aina jostain syystä järjestämään kokoushuoneet, siivoamaan kokoushuoneet ja tuomaan veden kokouksiin. Jopa niinkin yksinkertainen asia kuin neuvottelupuhelun käynnistäminen kokoushuoneessa: jostain syystä kaikki odottavat projektipäällikön näppäilevän numerot puhelimeen. Me teemme muistiinpanot, haemme donitsit ja pidämme pyörät pyörimässä, jotta työ voi tapahtua ympärillämme. Mutta pitäisikö meidän tehdä sitä? Kuuluuko se todella projektipäällikön rooliin?

Patrice on kirjoittanut tästä todella hyvän artikkelin, joka kaikkien kannattaa lukea. Yksi artikkelissa esittämistäsi ajatuksista on, että päädymmekö tekemään tätä sukupuolemme vuoksi. Puhun nyt siitä, että minä olen mies ja sinä nainen. Vai teemmekö tätä vain siksi, että olemme liian mukavia? Tämä on selvästi aihe, josta välität, ja minäkin välitän siitä eri näkökulmasta. Sinusta tuntuu ilmeisesti usein, että naisena päätyy todennäköisemmin tekemään tällaisia tehtäviä. Miehenä voin sanoa, että olen ehdottomasti tehnyt niitä itsekin. Mutta puhutaan ensin näistä pyynnöistä. Mitkä ovat pahimpia asioita, joita joku on sinulta pyytänyt olettaessaan, että niiden tekeminen kuuluu rooliisi?

Patrice Embry:

En muista, että minulta olisi pyydetty mitään erityisen törkeää. Luulen, että hämmästyttävää on ollut ennen kaikkea se, kuinka monta kertaa minua on pyydetty tekemään samoja asioita.

Ben Aston:

Aivan.

Patrice Embry:

Tiedätkö mitä tarkoitan?

Ben Aston:

Kyllä.

Patrice Embry:

Mikään yksittäinen asia ei ole jäänyt mieleen niin, että ajattelisin: ”Voi luoja, yksi tyyppi käski minun leikata varpaankyntensä.” Ei mitään sellaista. Mutta se, kuinka usein minua pyydetään tekemään näitä asioita, on todella hämmästyttävää.

Ben Aston:

Niin. Minusta kyse on ehdottomasti määrästä ja toistuvuudesta. Jos emme ole varovaisia, voimme tukea kulttuuria, jossa meitä käytetään hyväksi.

Patrice Embry:

Niin.

Ben Aston:

Kun suostumme pyyntöön: ”Hei, voisitko vain varata minulle taksin lentokentälle, koska olen menossa asiakkaan tapaamiseen?” Ajattelemme: ”Toki. Autan sinua tällä kertaa, koska tiedän, että olet kiireinen enkä halua, että myöhästyt lennoltasi. Haluan, että pääset kokoukseen, koska jos et pääse sinne, koko projekti hajoaa.” Kyse on tasapainosta: haluamme auttaa tiimejämme tekemään parhaansa ja keskittymään työhön, mutta samalla voi kysyä, miksi he eivät voisi varata omaa taksiaan. Mennään siis asian ytimeen. Onko kyse siitä, että meidän pitäisi määritellä työnkuvamme paremmin, vai siitä, ettemme saisi olla niin helposti taivuteltavissa? Mitä ajattelet?

Patrice Embry:

Luulen, että suuri osa siitä, mitä sanoit, on aivan oikein. Työnkuvassamme ei ehkä lue tätä, mutta työhömme kuuluu poistaa esteitä, jotta ihmiset voivat tehdä työnsä ja projekti voi edetä. Tehtävämme on poistaa kaikki esteet ja raivata tie työn tekemiselle. Jos se tarkoittaa, että he työskentelevät kokousajan alkuun asti ja tarvitsevat jonkun koputtamaan oveen ja sanomaan: ”Hei, kokouksemme alkaa nyt”, olen joutunut tekemään sitä monta kertaa.

Ben Aston:

Niin.

Patrice Embry:

Heillä oli kalenterimuistutus. Mutta niin sitä vain toimii. Mielestäni ratkaiseva raja kulkee siinä, tekevätkö he pyynnön, koska tarvitsevat apua ja kunnioittavat edelleen rooliasi, vai tekevätkö he sen, koska eivät kunnioita rooliasi ja ajattelevat sen kuuluvan työhösi. Ero on siinä, autanko jotakuta, joka ei muuten pyytäisi minua ja joka kunnioittaa rooliani projektin johtajana, vai ajatteleeko hän: ”Minun ei tarvitse tehdä tätä, koska tämän toisen henkilön tehtävä on hoitaa se.” Silloin minulla alkaa olla sanottavaa. Minulla on muutamia kohteliaita tapoja osoittaa toiselle, etten aio tehdä sitä.

Ben Aston:

Kerro niistä. Millaisia ne ovat? Tehdään rooliharjoitus. Olen myöhässä tämänpäiväisestä kokouksesta. Voisitko varmistaa, että kokoushuone on valmis ja että neuvottelupuhelu on käynnistetty, jotta voimme aloittaa heti kun saavun?

Patrice Embry:

Sanoisin todennäköisesti jotain tällaista: ”Voin auttaa sinua tällä kertaa, ei ongelmaa. Kalenterissani ei ole juuri ennen sitä mitään, joten hyvä uutinen on, että pystyn auttamaan.” Näin korostan hienovaraisesti sitä, etten ehkä pysty tekemään tätä tulevaisuudessa. Jos minulla olisi jotain tehtävää aivan kokouksen alkuun asti, en pystyisi auttamaan. Se on totuus.

Ben Aston:

Niin.

Patrice Embry:

Kun viesti tuodaan esiin hienovaraisesti, useimmat ihmiset ymmärtävät sen. Se voi vaatia useamman toiston, mutta he tajuavat, että teet sen projektin vuoksi etkä siksi, että olisit heidän juoksupoikansa.

Ben Aston:

Kerro siis näkökulmasi. Jotkut meistä ovat olleet juoksupoikia vuosien ajan ja omaksuneet sen osaksi rooliaan. Itse aloitin harjoittelijana mainostoimistossa, joten –

Patrice Embry:

Olit siis ammattilaisjuoksupoika.

Ben Aston:

Juuri niin. Se tekee ihmisestä hyvin nöyrän, koska huomaat olevasi tikkaiden alimmalla askelmalla eikä alapuolellasi ole ketään. Jos jotakin likaista työtä täytyy tehdä, se olet sinä. Uran edetessä tällaisesta ajattelutavasta on vaikea päästä eroon. Kun ympärilläsi olevat ihmiset haluavat jotain tehtävän, yrität pitää pyörät pyörimässä ja tehdä mitä tahansa, jotta he voivat tehdä työnsä. Ajattelet helposti: ”Jos tämä pitää sinut tyytyväisenä ja asiat liikkeessä, tehdään sitten.” Kysymykseni onkin, missä määrin kyse on periaatteesta. Missä määrin meidän ei pitäisi tehdä kaikkien likaisia töitä? Ja missä määrin on hyväksyttävää ajatella: ”Joku tämän joutuu tekemään. Miksen siis minä?”

Patrice Embry:

Jos asia huolestuttaa sinua, suututtaa tai saa sinut haluamaan käskeä heitä painumaan helvettiin, pysähdy ja kysy itseltäsi, teetkö sitä siksi, että sinua käytetään hyväksi, vai oletko epävarma siitä, kuinka paljon johtajuutta sinulla on projektissa, toimistossa tai yrityksessä.

On monia syitä tuntea niin, ja sinun täytyy tutkia, mistä tunne johtuu. Ehkä et tunne olevasi riittävän vahvassa johtoasemassa tai olet epävarma itsestäsi. Epävarmuus omasta asemastasi ei kuitenkaan ole hyvä syy vastustaa pyyntöä. Hyvä syy vastustaa on se, että et saa omia tehtäviäsi tehdyksi, koska joudut hoitamaan näitä asioita.

Ben Aston:

Niin.

Patrice Embry:

Se on välitön varoitusmerkki. Tai jos olet kokeneessa asemassa ja pyynnön esittäjä on nuorempi suunnittelija, sinun varttituntisi maksaa toimistolle enemmän kuin hänen varttituntinsa.

Ben Aston:

Niin.

Patrice Embry:

Voit ajatella asiaa myös näin: sinulle pyytäminen maksaa heille 50 dollaria, mutta minulta pyytäminen maksaa 100 dollaria. Tämän työn pitäisi olla sinun tehtäväsi. Se on hyvä tapa hahmottaa asia mielessäsi ja arvioida, kannattaako vastaan sanoa. Jos minun aikani maksaa 100 dollaria mutta varapresidentin aika 200 dollaria, teen sen itse. Tässä on siis myös konkreettisia tapoja navigoida tilanteessa.

Ben Aston:

Hyvä. Se auttaa vetämään rajaa ja tekemään eron. Jotkin asiat voivat olla sellaisia, jotka vain me voimme tehdä, koska vain meillä on pääsy tiettyyn järjestelmään tai luottokorttitiedot. Siksi meitä pyydetään tilaamaan voileivät.

Patrice Embry:

Niin juuri.

Ben Aston:

Mutta on hyvä kysyä, onko tämä arvokkain tapa käyttää aikaani ja olisiko aikani hyödyllisempää jossain muualla. Niille, jotka ajattelevat, että tämä kaikki kuulostaa hyvältä mutta ovat toimineet vuosia kaikkien juoksupoikina: miten tästä pääsee eroon? Annoit esimerkin tavasta sanoa: ”Teen tämän tällä kertaa, koska minulla ei juuri nyt ole parempaakaan tekemistä, mutta ensi kerralla en ehkä pysty.” Mitä tehdään, jos toinen yllättyy, kun yhtäkkiä kieltäydymme?

Patrice Embry:

Jos olet tehnyt tätä koko ajan ja huomaat, että se haittaa muun työsi tekemistä, voit sanoa: ”Tiedän, että yleensä järjestän nämä kokoukset ja tilaan lounaan, mutta aikatauluni on niin täynnä, etten pysty siihen nyt. Voisimme ehkä jakaa tämän keskenämme: Jane voisi hoitaa tämän osan ja John tuon osan.” Kun sanot, että pystyit ennen tekemään sen mutta aikataulusi on kiireistynyt, ihmiset ymmärtävät. Se on hyvä syy olla tekemättä jotain uudelleen. Sen varaan voi rakentaa.

Ben Aston:

Hienoa.

Ben Aston:

Mikä olisi ensimmäinen askel sen tunnistamisessa, käytetäänkö sinua hyväksi tai tarvitseeko tilanteen muuttua?

Patrice Embry:

Muuta ensin helpointa asiaa. Uskon pieniin, helposti saavutettaviin voittoihin. Kaikki alkaa ensimmäisestä askeleesta, joten tee ensimmäisestä askeleesta helppo. Jos aloitat vastustamalla jotain pientä asiaa kunnioittavasti, suurempien asioiden kohdalla se ei tunnu yhtä yllättävältä. Muut huomaavat, että alat pitää puoliasi, eivätkä hämmästy, kun teet niin. Aloita pienestä ja etene suurempiin asioihin.

Ben Aston:

Onko tämä asia, jota olet aina vastustanut, vai tajusitko vasta hiljattain, ettei sinun pitäisi tehdä kaikkea tätä?

Patrice Embry:

En aloittanut harjoittelijana, mutta aloitin melko juniorina. Minulla ei ole kandidaatin tutkintoa, joten aluksi ajattelin, että minun täytyy tehdä kaikkeni saadakseni ihmiset ottamaan minut vakavasti. Tein kirjaimellisesti kaiken, koska kuvittelin virheellisesti, että ihmiset ajattelisivat: ”Patrice hallitsee kaiken. Voimme luottaa häneen.” Todellisuudessa tein vain itseni hyväksikäytöstä helpomman kohteen.

Uskon, että tämä neuvo puhuttelee erityisesti uransa alussa olevia. Uskon myös, että tätä tapahtuu naisille enemmän kuin miehille yhteiskunnallisten normien ja tiedostamattomien ennakkoluulojen vuoksi. Tiedostamaton on tärkeä sana, koska monet puolustautuvat heti: ”En ole seksisti. Kunnioitan naisia.” Kyse voi silti olla tiedostamattomasta ennakkoluulosta tai kulttuurisesta normista, johon sitoudutaan huomaamatta. Kun ajattelet tällaisia arkisia tehtäviä, mieleen tulee sana sihteeri, eikö niin?

Tutustumisen arvoinen: Pimeät tarinat, jaettu valo: naisten kuukauden paneelikeskustelu

Ben Aston:

Niin.

Minä en ole projektin sihteeri. Kun sanot sanan sihteeri, mitä ajattelet? Naisesta istumassa työpöydän takana. Tällainen tiedostamaton ennakkoluulo tekee naisille vaikeammaksi vastustaa näitä tehtäviä.

Ben Aston:

Olen itse mies ja olen kokenut –

Patrice Embry:

Ja olet hyvä mies. Tämä ei ehkä puhutele sinua, koska olet hyvä mies ja olen varma, että puuttuisit asiaan. Ymmärrän sen.

Ben Aston:

Luulen, että tähän vaikuttaa myös se, että erityisesti digitaalisessa projektinhallinnassa on ehkä enemmän naisia kuin miehiä. Tämä voi olla täysin väärä yleistys, mutta sellainen vaikutelma minulla on, kun katson vuosien aikana muodostamiani tiimejä ja koko alaa.

Patrice Embry:

Digitaalisessa projektinhallinnassa on enemmän naisia kuin miehiä. Kehitystehtävissä taas on paljon enemmän miehiä kuin naisia. Projektitiimissä on usein paljon kehittäjiä, ehkä yksi suunnittelija ja kaksi projektipäällikköä. Suunnittelijoiden sukupuolijakauma on melko tasainen, mutta kehittäjien kohdalla emme ole vielä siinä pisteessä. Tiimissä voi olla viisi miestä ja yksi nainen, jolloin dynamiikka muuttuu.

Ben Aston:

Niin.

Ben Aston:

Ajatukseni on, että tämän vuoksi naisena voi olla vaikeampaa vastustaa tällaisia pyyntöjä. Tässä keskustelussa minuun on kuitenkin erityisesti vedonnut ajatus siitä, että projektipäällikköinä pyrimme tuottamaan arvoa tiimeille, projekteille ja asiakkaille. On ihan hyväksyttävää tehdä joitakin tällaisia asioita joskus, mutta meidän täytyy miettiä, mikä on tärkeää ja mitä pitäisi priorisoida. Kiireellinen–tärkeä-ristiriidassa meidän pitäisi tehdä näitä vähämerkityksisiä tehtäviä vain, jos ne ovat sekä kiireellisiä että tärkeitä – tärkeitä projektille, budjetissa pysymiselle ja projektin etenemiselle.

Patrice Embry:

Ja jos olet kirjaimellisesti ainoa henkilö, joka pystyy tekemään sen. Yksi asia, josta emme ole puhuneet, on muistiinpanojen tekeminen. Kuka tahansa pystyy tekemään muistiinpanoja kokouksessa. Jos kokouksessa on vain sinä ja yksi toinen henkilö, joka puhuu kaiken aikaa, joku muu voi tehdä muistiinpanot. Minä teen aina muistiinpanoja itselleni, enkä välitä siitä, kuka muu tekee niitä, koska teen ne omaa käyttöäni varten.

Ben Aston:

Juuri tätä olin sanomassa. Projektipäällikkönä –

Patrice Embry:

Sanon yleensä: ”Teen muistiinpanoja itselleni. Olen hyvä tekemään omat muistiinpanoni, mutta en tee projektin muistiinpanoja.” Tai aloitan kokouksen sanomalla: ”Puhun tässä kokouksessa paljon, joten voisitko sinä, joka et puhu yhtä paljon, tehdä muistiinpanot?”

Ben Aston:

Niin.

Patrice Embry:

Se on järkevää. Kukaan ei vastusta sitä, koska se on järkevää.

Ben Aston:

Ellei kaikki tiedä, ettei kyseinen henkilö osaa tehdä hyviä muistiinpanoja. Projektipäällikön muistiinpanoissa voi olla erona se, että ne ovat jäsennellympiä.

Patrice Embry:

Parempia.

Ben Aston:

Niin, se käy järkeen.

Patrice Embry:

Ehkä jopa hieman parempia.

Ben Aston:

Jos muistiinpanot ovat muutaman kerran huonot, ihmiset saattavat sanoa: ”Frank, tai mikä nimesi nyt onkaan, muistiinpanosi ovat todella huonot. Puhu Patricen kanssa ja selvitä, miten ne tehdään oikein.”

Patrice Embry:

Niin. Muistiinpanoissa ja kaikessa muussakin on olennaista se, että tekemisesi tukee johtavaa rooliasi ja sitä, että ihmiset näkevät sinut johtajana. Et halua, että jatkuva muistiinpanojen tekeminen, matkojen varaaminen tai muu vastaava heikentää kykyäsi sanoa toiselle: ”Et tee pyytämääni työtä, ja sinun täytyy tehdä se toisin.” Jos olet asettanut itsesi asemaan, jossa olisi outoa käskeä jotakuta tekemään jotain, olet mennyt liian pitkälle. Jos olet asettanut itsesi vähäpätöisten tehtävien tekijän asemaan etkä enää pysty toimimaan johtajana, olet ollut liian mukautuva. Se on hyvä testi: pystytkö sanomaan toiselle, että tämä teki jotain väärin? Jos et, olet todennäköisesti tehnyt liikaa toiseen suuntaan.

Ben Aston:

Vaikuttaako tämä kykyysi toteuttaa tehtäväsi projektipäällikkönä asianmukaisesti? Patrice, kiitos paljon, että liityit seuraamme. On ollut hienoa saada sinut mukaan.

Patrice Embry:

Kiitos.

Ben Aston:

Yhtenä DPM-asiantuntijoistamme Patrice esiintyy pian järjestettävässä digitaalisten projektien huippukokouksessa ja pitää siellä lyhyen puheenvuoron. Lisäksi hän esiintyy syyskuussa alkavalla kurssillamme. Sen nimi on Millstream digitaalinen projektinhallinta. Jos et tiedä, mistä puhun, mutta tiedät tarvitsevasi projektinhallinnan koulutusta, tutustu siihen. Kyseessä on seitsemän viikon tiiviskurssi, joka sisältää vuorovaikutteisia videotunteja, tehtäviä, ryhmäkeskusteluja sekä mahdollisuuden valmennukseen.

Siirry DPM-kouluun ja ilmoittaudu mukaan. Paikkoja on jäljellä vielä muutama ennen kurssin täyttymistä. Jos haluat osallistua tähän keskusteluun, kyseessä on mielestäni todella kiinnostava aihe. Missä vedämme rajan? Miten vedämme rajan projektipäällikön roolin ja projektien hallinnollisten tehtävien välillä? Kommentoi julkaisua ja siirry myös thedigitalprojectmanager.comin resurssiosioon liittyäksesi Slack-tiimiimme. Siellä käydään paljon kiinnostavia keskusteluja. Ensi kertaan asti – kiitos kuuntelusta.