Koska olen sen arvoinen (Tucker-Sauer Pivonkan kanssa Cremasta)

Lue tekstitys:

Kokeilemme podcastiemme tekstittämistä ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Tervetuloa DPM-podcastiin, jossa menemme teoriaa pidemmälle ja tarjoamme asiantuntevia projektipäälliköiden neuvoja parempien digitaalisten projektien johtamiseen. Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, The Digital Project Managerin perustaja.

Oletko koskaan ollut projektissa, jossa sinua projektipäällikkönä ei ole saanut tuntemaan itseäsi erityisen tervetulleeksi? Ehkä sinulle on sanottu: ”Hei, emme tarvitse projektipäällikköä tähän projektiin, kiitos.” Tai ehkä kuuntelet tätä podcastia yrittäessäsi päättää, tarvitsetko projektillesi lainkaan projektipäällikköä. No, riippuen siitä, keneltä kysyt, projektinhallinta on joko kokonaan katoamassa tai tärkeämpää kuin koskaan ennen. Kumpi siis on totta? Saatan olla puolueellinen, mutta valitsen jälkimmäisen. Tässä podcastissa keskustelemme siitä, miksi projektinhallintaa ei voi jättää pois ja miten me projektipäälliköt voimme käsitellä kielteisyyttä, joka liittyy työhömme ja tapaamme tehdä sitä.

Tänään seurassani on Tucker Sauer-Pivonka. Tucker toimii projektinhallinnan johtajana Cremassa. Hän työskentelee rahoitettujen yritysten, startup-yritysten ja suurasiakkaiden kanssa, ja he tekevät paljon mobiili- ja verkkoratkaisujen prototypointia, testausta ja rakentamista. Hän vastaa tuotantotiimien ja tuotejohtajien johtamisesta ja valvonnasta sekä heidän kehitystyönsä hallinnasta ja tukemisesta.

Hän on myös innokas vaeltaja ja pitää lomailusta, joten keskustelemme siitäkin. Tucker, kiitos paljon, että liityit seuraamme.

Tucker Sauer-Pivonka:

Hei Ben, mukava keskustella kanssasi tänään.

Ben Aston:

Olen utelias kuulemaan: kun keskustelimme viimeksi, puhuimme uudesta talostasi, joka ei taida enää olla kovin uusi. Työskenteletkö yhä uuden talosi parissa?

Tucker Sauer-Pivonka:

Kyllä. En usko, että saamme sitä koskaan valmiiksi. Huomaamme nopeasti, että heti kun yksi projekti on valmis, haluamme aloittaa uuden. Olemme kuitenkin saaneet jo paljon aikaan ja odotamme innolla vuotta 2019 sekä kotona tulevia projekteja.

Ben Aston:

Mitä tavoitteita sinulla siis on vuodelle 2019 kotisi ja lomien suhteen?

Tucker Sauer-Pivonka:

Lomien osalta teemme aina vuosipäivämatkan maaliskuussa, kevätloman aikaan. Puolisoni on opettaja, joten se on käytännössä ainoa ajankohta, jolloin hän voi pitää lomaa kouluvuoden aikana. Menemme luultavasti Palm Springsiin. Lisäksi olemme suunnitelleet muutaman muun matkan: yhden Meksikoon sekä kotimaanmatkoja ehkä Oregoniin ja Washingtoniin. Saatamme myös matkustaa itärannikolle jossain vaiheessa, mutta paljon on vielä päätettävänä. Nyt on vasta tammikuun seitsemäs päivä, joten aikaa on vielä hieman.

Ben Aston:

Kuulostaa siltä, että lomia on paljon mahdutettavaksi. En tiedä, kuinka paljon lomaa saat, mutta onnea matkaan. Entä henkilökohtaisesti? Vuoden alussa: oletko asettanut itsellesi ammatillisia tavoitteita? Mihin suuntaan urasi on menossa? Sinut on tavallaan ylennetty johtamaan tiimiä. Missä näet itsesi tästä eteenpäin?

Tucker Sauer-Pivonka:

Asetin vuodelle 2019 muutamia aikomuksia. Ne eivät ole tarkkoja tai ehdottomia tavoitteita, vaan asioita, joihin haluan tänä vuonna keskittyä. Yksi niistä on tietenkin Crema-projektinhallintatiimin kasvun tukeminen uudessa roolissani. Kun kasvamme yrityksenä ja tiiminä, haluan varmistaa, että suoralla tiimilläni on kaikki tarvittava parhaaseen suoritukseen.

Työskentelen myös itseluottamukseni kasvattamiseksi uudessa roolissani. Rooli alkoi tammikuun ensimmäisenä päivänä, joten olen siinä vielä melko uusi enkä ole koskaan aiemmin ollut esihenkilö. Luottamus kasvaa harjoittelemalla, joten sitä tulee varmasti paljon. Toinen tavoitteeni liittyy julkiseen puhumiseen. Haluan osallistua useampiin tilaisuuksiin sekä sisäisesti että ulkoisesti, jotta voin kehittää taitojani ja tuntea oloni varmemmaksi lavalle noustessani tai puhuessani pienelle ryhmälle.

Ben Aston:

Onko sinulla joitakin erityisiä aiheita, joista ajattelet puhuvasi tulevana vuonna?

Tucker Sauer-Pivonka:

Luulen, että…

Ben Aston:

Eivätkö ne ole vielä niin pitkällä?

Tucker Sauer-Pivonka:

Aiheita tulee olemaan monia. Kaikkia yhdistävä teema liittyy kuitenkin tuotehallintaan toimistoissa. Siihen liittyvälle sisällölle on paljon tilaa. Suuri osa saatavilla olevasta tuotehallinnan sisällöstä käsittelee tuotejohtajana toimimista ohjelmistoyrityksessä, esimerkiksi Spotifyssa. Se on hienoa ja todella informatiivista, mutta ei kuvaa aina sitä, miten tuotehallinta toimii toimistoissa. Vuonna 2019 haluan siis puhua ja kirjoittaa paljon tästä aiheesta.

Ben Aston:

Puhutaan siitä hetki. Jos et ole nähnyt Spotifyn tuotehallintaa käsitteleviä videoita, ne ovat erinomaisia ja suosittelen niiden katsomista. Miten tuotehallinta toimistossa eroaa tuotehallinnasta ohjelmistotuoteyrityksessä? Mitkä ovat haasteet? Meillä on tämä tuotehallinnan ja projektinhallinnan välinen sekoitus, joten missä näet yhtäläisyydet ja erot?

Tucker Sauer-Pivonka:

Näen paljon yhtäläisyyksiä. Kun ajattelet asiakkaita meidän maailmassamme ja vertaat sitä ohjelmistoyritykseen kuten Spotifyyn, siellä työskentelet oikeastaan sisäisten sidosryhmien kanssa. Toimistomallissa sävy on hieman erilainen. Asiakashallintaan on panostettava enemmän: on rakennettava luottamusta, varmistettava, että kaikki pysyvät samalla sivulla ja että asiakkaat osallistuvat projekteihin halutulla tavalla.

Myös kehittämistapa ja projektien rahoitus eroavat. Suuressa ohjelmistoyrityksessä, kuten Spotifyssa, sinulle osoitetaan tiimi ja se on sinun tiimisi. Toimistomaailmassa myyntiin panostetaan enemmän. Meidän on jatkuvasti tuotettava asiakkaalle arvoa ja osoitettava, että tiimi on edelleen hänen tiiminsä, vaikka se ei kuulu suoraan hänen yritykseensä.

Ben Aston:

Entä työkalupakkisi? Budjetteja ja aikatauluja on edelleen hallittava. Mitä tuotteisiin liittyviä projektinhallintatyökaluja käytät pitääksesi kaiken hallinnassa?

Tucker Sauer-Pivonka:

Käytän edelleen työkaluja, jotka auttavat projektien ennustamisessa, kuten Harvest Forecastia. Sen avulla näen tiimien kohdennukset ja tulevat projektit sekä voin suunnitella, miten projektit jaetaan. Meetingbirdiä käytän aikatauluttamiseen, koska en halua käyttää paljon aikaa sopivien aikojen etsimiseen. Lähetän mieluummin linkin ja annan toisen valita ajan.

Käytössä ovat tietenkin myös tavalliset Slack, Dropbox ja Paper. Yksi puute liittyy etenemissuunnitelman viestimiseen sekä 30 000 jalan korkeudelta että lähempää tarkasteltuna. Jira tarjoaa tähän ratkaisun, mutta en ole löytänyt Jiran ulkopuolelta työkalua, joka täyttäisi kaikki toiveeni.

Käytän siis paljon Keynotea viestintään ja aineistojen luomiseen. Näin asiakas pysyy kanssamme samalla sivulla sen suhteen, miten työ etenee ja mitä meidän on säännöllisesti toimitettava. Keynotessa tunnen oloni mukavaksi: voin lisätä asiat nopeasti diaan ja lähettää sen asiakkaalle.

Ben Aston:

Se on mielenkiintoinen taito. Etenemissuunnitelmatyökaluja on olemassa, mutta niiden yhteensopivuus Jiran tai muun käyttämäsi työkalun kanssa on heikko. On tärkeää pystyä näyttämään asiakkaalle tai tiimille kokonaiskuva, etenemissuunnitelma, kunkin sprintin tarkoitus ja se, mitä sprintissä tehdään, jotta voidaan osoittaa, miten sprintin tavoite tukee tuotteen etenemissuunnitelmaa.

Se on yksi Jiran haasteista ja heikkouksista. Asiakkaalle on tärkeää pystyä kertomaan, miksi teemme seuraavassa sprintissä tietyt asiat ja miksi emme tee muita asioita, joita hän toivoisi. Käytät siis Keynotea, vaikka se on hyvin manuaalinen ratkaisu.

Tucker Sauer-Pivonka:

Se ei todellakaan ole ihanteellinen, mutta tällä hetkellä mikään ei täytä kaikkia tarpeitani. Jira pääsee lähimmäksi, ja aion luultavasti kokeilla sen uutta ratkaisua tulevana vuonna. Toivon, että se voi automatisoida suuren osan manuaalisesta työstäni ja säästää aikaa.

Ben Aston:

Haluan puhua kirjoittamastasi artikkelista ja yhdistää sen keskusteluun projektinhallinnasta kokonaisuutena. Kirjoitit projektinhallinnan suurimmista valheista. Niihin kuuluu ajatus, etteivät asiakkaat tarvitse projektinhallintaa, että projektipäälliköitä kiinnostavat vain aika, raha ja budjetti sekä että projektipäälliköt eivät ole rehellisiä. Näiden ajatusten seurauksena asiakkaat tai kollegamme voivat ajatella, ettei projektinhallinta ole tärkeää.

Jotkut sanovat, että projektinhallinta on kuolemassa: miksi emme vain keskustelisi työtä tekevien ihmisten kanssa ja saisi asiaa valmiiksi? Minä väitän, että projektinhallinta on tärkeää monista syistä. Aloitetaan käsityksistä. Miksi meidän pitäisi välittää siitä, arvostavatko ihmiset työtämme?

Tucker Sauer-Pivonka:

Meidän pitäisi välittää, mutta asiaan kannattaa suhtautua hieman suhteellisuudentajulla. Emme useimmiten pelasta ihmishenkiä, ainakaan suoraan. On kuitenkin tärkeää tuntea itsensä arvostetuksi työssään, olipa kyse ohjelmistokehityksestä, projektinhallinnasta tai tuotehallinnasta. Liiketoiminnassa arvo tarkoittaa rahaa, ja kaikilla on laskuja maksettavanaan. Projektinhallintaprosessilla ja projektipäälliköillä on siis paljon arvoa.

Ben Aston:

Miksi ihmiset sitten uskovat, että projektinhallinta on tarpeeton kustannus, ja mitä voimme tehdä sen torjumiseksi?

Tucker Sauer-Pivonka:

Asiakkaita painostetaan neuvottelemaan toimittajien kanssa saadakseen mahdollisimman alhaiset kustannukset mahdollisimman suurella, tai ainakin sellaiseksi koetulla, arvolla. Projektipäälliköillä on usein vähiten konkreettinen työn tulos verrattuna suunnittelijoihin, kehittäjiin ja tekstinkirjoittajiin. Työtämme on vaikeampi nähdä suoraan, mutta se ei tarkoita, ettei se olisi arvokasta.

Projektinhallintaa aiemmin käyttäneet kokeneemmat asiakkaat tietävät, että näitä rooleja tarvitaan jokaisessa projektissa. He ovat ehkä joutuneet pyytämään projektipäällikön pelastamaan tilanteen ja huomanneet, että heidän budjettinsa ylittyi, koska projektipäällikköä ei otettu mukaan alusta alkaen.

Ben Aston:

Kymmenen syytä projektinhallinnan tärkeydelle ovat strateginen yhteensopivuus, projektin johtaminen, tavoitteiden selkeä painopiste, realistinen projektisuunnittelu, laadunvalvonta, riskienhallinta, järjestelmällinen prosessi, jatkuva valvonta, asiantuntemus sekä onnistumisista ja epäonnistumisista oppiminen.

Johtaminen on erityisen tärkeää. Joku pitää tiimin liikkeessä, huolehtii strategisesta yhteensopivuudesta ja antaa projektin tai tuotteen suunnan. Miten autat asiakasta ymmärtämään tämän arvon?

Tucker Sauer-Pivonka:

Jokaisessa projektissa jonkun on vietävä asioita eteenpäin päivittäin tai lähes päivittäin. Koskaan ei tiedä, milloin vastaan tulee poistettava este. Asiakkailla on usein paljon muutakin tehtävää kuin yksi projekti, joten he luottavat siihen, että me pidämme työn liikkeessä ja nostamme esiin asiat, jotka voivat hidastaa kokonaisuutta.

Asiakkaan on ymmärrettävä, että hän voi luottaa sinuun. Projektipäällikön tehtävä on tarjota johtamista ja puhua sekä sisäisesti että ulkoisesti, jotta työ etenee.

Ben Aston:

Hyvää projektinhallintaa ei oikeastaan huomaa. Se on kuin ilman laatu: huomaat sen vasta, kun se on huono. Sama pätee laadunvalvontaan, riskienhallintaan ja jatkuvaan valvontaan. Asiakas saattaa ajatella, että parhaat kehittäjät ja suunnittelijat eivät tarvitse paljon hallintaa, mutta todellisuudessa joku tarvitsee aina projektin johtamista ja valvontaa.

Toinen väitteesi on, että projektipäälliköt välittävät vain aikatauluista ja budjeteista. Sinä puhut suhdehallinnasta, viestinnästä ja neuvottelusta. Miltä tämä näyttää arjessa?

Tucker Sauer-Pivonka:

Se vaihtelee asiakkaan ja projektin mukaan. Se voi tarkoittaa kahdenkeskisiä tapaamisia asiakkaan ja tiimin kanssa, hyödyllisten aineistojen toimittamista asiakkaalle ja hänen sidosryhmilleen sekä asiakkaan haastamista, jotta tiimi kulkee parhaaseen mahdolliseen tuotteeseen johtavaa polkua.

Jos minulla on hyvä työsuhde tiimiin ja asiakkaaseen, jos viestintä toimii ja haastan jatkuvasti sekä tiimiä että asiakasta, tiedän, että pystymme etenemään yhdessä riippumatta siitä, mitä projektissa tapahtuu. Silloin ei synny syyttelyä, vaan tuottava keskustelu siitä, miten työ viedään eteenpäin.

Ben Aston:

Miten luot tiimille parhaat mahdolliset työskentelyolosuhteet?

Tucker Sauer-Pivonka:

Poista esteet, jotta tiimi voi jatkaa etenemistä. Anna ihmisille myös tilaa tehdä paras mahdollinen työ ilman tunnetta siitä, että hengität jatkuvasti heidän niskassaan. Haluan kohdella tiimiä aikuisina. Meillä kaikilla on tehtävämme, joten minun pitäisi luottaa siihen, että he hoitavat työnsä.

Sama koskee asiakasta. Tehtäväni ei ole toimia lapsenvahtina. Minun on luotettava asiakkaaseen ja tiimiin. Jos jokin ei valmistu, siitä keskustellaan, mutta työskentelyolosuhteiden optimointi tarkoittaa ennen kaikkea luottamuksen rakentamista ja tiimin työn mahdollistamista.

Ben Aston:

Artikkelissasi puhut myös siitä, etteivät projektipäälliköt ole rehellisiä. Miten vältät mikromanageerauksen ja annat samalla asiakkaalle oikea-aikaisia ja oikeita päivityksiä?

Tucker Sauer-Pivonka:

Viestintää on pidettävä jatkuvasti ajan tasalla ja haasteista on puhuttava rehellisesti. Jos tiimillä on vaikeuksia, uutisen pimittäminen ei hyödytä ketään. Se vain johtaa siihen, että odotuksia ei aseteta oikein ja suhde kärsii myöhemmin.

Samoin tiimille on kerrottava rehellisesti, jos asiakkaalta on vaikea saada tietoja tai jokin este on poistamatta. Näin kukaan ei ajattele, että yrität hallita tietoa tai toimia pahantahtoisesti. Yksi hankala keskustelu on paljon parempi kuin myöhemmin käytävä vielä hankalampi keskustelu siitä, miksi et kertonut asiasta aiemmin.

Ben Aston:

Mikä on suurin haaste projektinhallinnan puolustamisessa?

Tucker Sauer-Pivonka:

Suurin haaste on, että jotkut asiakkaat ajattelevat, etteivät heidän projektinsa tarvitse projektinhallintaa, koska heillä on oma projektinhallintatiiminsä. Paras tapa käsitellä asiaa on osoittaa, miksi projektinhallinta on tärkeää ja että tuot tiimille muutakin kuin päivityksiä ja hallinnollista työtä. Kaikki tämä osoittaa, että tuot asiakkaalle jatkuvasti arvoa.

Ben Aston:

Scrumin ja scrum masterin sekä tuoteomistajan roolien yleistyessä ilman projektipäällikköä, onko projektinhallinta muuttumassa tarpeettomaksi?

Tucker Sauer-Pivonka:

En usko projektipäälliköiden muuttuvan tarpeettomiksi. Digitaaliselle projektinhallinnalle on aina tarvetta, mutta työn painopiste voi muuttua. Crema tekee paljon tuotekehitystä, joka sopii hyvin tuotejohtajien taidoille. Perinteisemmät digitaaliset projektit, kuten sähköpostikampanjat ja markkinointisivustot, tarvitsevat edelleen digitaalista projektinhallintaa.

Kun digitaaliset tuotteet muuttuvat monimutkaisemmiksi, tarvitaan henkilöitä, jotka pystyvät tarkastelemaan yksityiskohtia ja kokonaisuutta sekä kertomaan, miten yksityiskohdat liittyvät tuotteen kokonaisstrategiaan. Muutos on käynnissä, mutta projektipäälliköt eivät ole katoamassa lähiaikoina.

Ben Aston:

Tuotehallinnan strateginen puoli on asia, joka projektipäälliköiden kannattaa ymmärtää. Tuoteomistaja tuntee liiketoiminnan ja sen, mikä tuottaa strategista arvoa. Jokaisen projektipäällikön pitäisi pohtia, miten hän voi tuottaa strategista arvoa eikä vain toimittaa projektia. Tämä on hyödyllistä riippumatta siitä, kutsutaanko roolia tulevaisuudessa tuote- vai projektipäälliköksi.

Tucker Sauer-Pivonka:

Täysin samaa mieltä.

Ben Aston:

Mikä on tärkein neuvo henkilölle, joka pohtii projektinhallinnan arvoa, tai projektipäällikölle, joka haluaa asiakkaan tuntevan saavansa arvoa?

Tucker Sauer-Pivonka:

Kaiken ytimessä on luottamuksen rakentaminen sekä asiakkaan että tiimin kanssa. Tutustu heihin ensin ihmisinä. Se auttaa suuresti, sillä projektin aikana annetaan enemmän ymmärrystä ja haasteista keskustellaan rakentavammin ilman syyttelyä.

Asiakkaan ajattelua kannattaa myös haastaa. Hän palkkaa sinut asiantuntijaksi, joten toimi sellaisena. Älä ajattele, ettet voisi haastaa hänen näkemyksiään vain siksi, että hän maksaa laskut. Hän todennäköisesti haluaa sitä. Se rakentaa nopeasti kunnioitusta sekä tiimin että asiakkaan kanssa.

Ben Aston:

Hyviä neuvoja. Tucker, kiitos paljon osallistumisestasi. On ollut hienoa saada sinut mukaan.

Tucker Sauer-Pivonka:

On ollut hienoa keskustella kanssasi. Kiitos, Ben.

Ben Aston:

Mitä mieltä olet? Oletko samaa mieltä? Onko projektinhallinta tärkeää vai ei? Kerro meille mielipiteesi. Kommentoi artikkelia ja siirry thedigitalprojectmanager.com-sivuston resurssiosioon liittyäksesi Slack-tiimiimme, jossa käydään kiinnostavia keskusteluja kaikesta digitaalisesta ja projektinhallintaan liittyvästä. Useimmat siellä luultavasti sanoisivat, että projektinhallinta on tärkeää, mutta kerro sinäkin näkökulmasi. Jos pidit kuulemastasi, tilaa podcast ja käytä pari minuuttia rehellisen arvion jättämiseen DPM-podcastista iTunesissa tai siellä, missä kuuntelet. Arviot ja palautteet ovat erittäin arvokkaita ja auttavat meitä kehittämään ohjelmaa. Kiitos kuuntelusta.