Työprosessin kartoittaminen: käyttöopas esimerkkeineen

Luot kaavioita, joissa esitetään prosessin jokainen vaihe sekä niiden väliset suhteet ja riippuvuudet, jotta kaikki voivat ymmärtää, miten työ tehdään. Tätä tekniikkaa käytetään yleisesti muun muassa teollisuudessa, terveydenhuollossa, rahoitusalalla ja tietotekniikassa.

Miksi käyttää työnkulun prosessikartoitusta?

Työnkulun prosessikartoitus on tärkeää, koska se tarjoaa selkeän työnkulun visualisoinnin, jonka avulla prosessin pullonkaulat ja tehottomuudet on helppo tunnistaa, toimintoja voidaan sujuvoittaa ja sinun sekä tiimisi työskentelytapoja parantaa jatkuvasti.

Tässä on joitakin muita prosessikartoituksen hyötyjä: 

• Parantaa selkeyttä päätöksenteon ja ongelmanratkaisun tukemiseksi
• Auttaa vähentämään kustannuksia
• Helpottaa prosessin ymmärtämistä ja viestimistä tiimin jäsenille ja sidosryhmille
• Kannustaa tiimejä tarkastelemaan ja optimoimaan työnkulkujaan säännöllisesti

Työnkulun prosessikartoituksen tyypit

Tässä on joitakin keskeisiä prosessikarttojen tyyppejä, joita saatat käyttää tässä prosessissa.

• Vuokaaviot: Vuokaaviot luodaan yksinkertaisten muotojen ja nuolten avulla. Ne kuvaavat perusprosessin vaiheita ja niiden välisiä suhteita. Perusvuokaavio on helppo luoda ja ymmärtää, joten se on hyvä lähtökohta yksinkertaisille työnkuluille.
• Ylätason kartat: Ylätason prosessikarttoja käytetään prosessikartoituksen alkuvaiheissa työnkulun yleiskuvan hahmottamiseksi. Niissä keskitytään tärkeimpiin vaiheisiin ja keskeisiin toimijoihin, jotta voit nähdä kokonaisuuden ja tunnistaa prosessin kehittämiskohteita.
• Yksityiskohtaiset prosessikartat: Yksityiskohtaiset prosessikartat tarjoavat prosessista perusteellisemman näkymän ja sisältävät syötteet, tuotokset ja päätöksentekopisteet. Siksi ne sopivat erinomaisesti monimutkaisiin prosesseihin sekä tiettyjen kehittämiskohteiden ja mahdollisten ratkaisujen tunnistamiseen.
• Uimaratojen kartat: Uimuratakaaviot eli -kartat jakavat prosessit ratoihin, jotka edustavat eri tiimejä tai osastoja. Tämä selkeyttää rooleja ja vastuita sekä helpottaa vastuunvaihtojen ja mahdollisten pullonkaulojen tunnistamista. Ne ovat hyödyllisiä prosesseissa, joihin osallistuu useita tiimejä tai osastoja.
• Arvovirtakartat: Arvovirtakartat tarjoavat yksityiskohtaisen näkymän prosessiin ja keskittyvät materiaalien ja tiedon virtaukseen. Ne ovat yleisiä teollisuudessa, toimitusketjun hallinnassa ja autokorjaamoilla, ja niiden avulla voidaan tunnistaa ja poistaa hukkaa. Autoteollisuuden projektinhallintaohjelmisto voi myös olla tässä hyödyllinen.
• SIPOC-kaaviot: SIPOC-kaaviossa keskitytään toimittajiin, syötteisiin, prosessiin, tuotoksiin ja asiakkaisiin. Ne ovat hyödyllisiä prosessin keskeisten osien ymmärtämisessä ja kehittämiskohteiden tunnistamisessa, ja niitä käytetään usein työnkulun kartoituksen alkuvaiheissa työnkulun yleiskuvan hahmottamiseksi.

Työnkulun prosessikartoituksen symbolit

Tässä on joitakin yleisiä työnkulun prosessikartoituksen symboleita, joita käytät:

• Aloitus/lopetus: Tämä symboli edustaa prosessin alkua tai loppua. Se on yleensä soikea. 
• Prosessivaihe: Tämä edustaa yksittäistä vaihetta tai tehtävää, joka prosessissa on suoritettava, ja se on yleensä suorakulmio.
• Kulku: Kulkusymboli edustaa prosessin suuntaa. Se kuvataan nuolena.
• Päätös: Päätössymboli edustaa prosessin kohtaa, jossa on tehtävä päätös. Se on yleensä vinoneliön muotoinen.
• Viive: Tämä symboli ilmaisee prosessin tauon tai viiveen. Se esitetään puoliovaalin muotoisena.
• Asiakirja: Asiakirjasymboli edustaa asiakirjaa tai tietoa, jota prosessissa käytetään tai joka siinä tuotetaan. Se kuvataan suorakulmiona, jonka alareuna on aaltoileva.
• Manuaalinen syöte: Tämä symboli ilmaisee vaiheen, joka edellyttää ihmisen osallistumista, ja se esitetään suunnikkaana.
• Aliprosessi: Tämä symboli edustaa suuremman työnkulun sisällä olevaa pienempää prosessia. Se kuvataan yleensä suorakulmiona, jossa on kaksinkertainen reunus.

Näin kartoitat työnkulkuprosessin

Seuraavassa ovat vaiheet, joiden avulla voit luoda ja hallita yrityksesi työnkulkuja asianmukaisesti.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Tunnista kartoitettava prosessi

Ennen kuin luot työnkulun, tunnista kriittiset prosessit, prosessit, joissa on parantamisen mahdollisuuksia, sekä prosessien väliset rajat. Tämä helpottaa kartoitusta ja analysointia.

Aloita tarkastelemalla yrityksesi tavoitteita ja päämääriä. Harkitse prosesseja, jotka ovat organisaation tavoitteiden mukaisia ja vaikuttavat merkittävästi suorituskykyyn. Ota huomioon nykyiset prosessit, joissa esiintyy ongelmia tai tehottomuutta.

2. Nimeä prosessin omistaja

Nimeä prosessin omistaja valvomaan kartoitusta, varmistamaan toteutuksen onnistuminen, osallistumaan suoraan päivittäiseen työhön sekä käyttämään päätösvaltaa ja edistämään muutoksia.  

Tämä henkilö tarjoaa myös tarvittavat resurssit ja tuen, toimii kaikkien kysymysten tai huolenaiheiden ensisijaisena yhteyshenkilönä sekä varmistaa, että kartoitus vastaa yleisiä tavoitteita ja päämääriä.

3. Luettele kaikki toiminnot, syötteet ja tuotokset

Luettele kaikki prosessiin liittyvät toiminnot, syötteet ja tuotokset, jaa prosessi yksittäisiin osiin ja dokumentoi jokainen vaihe yksityiskohtaisesti. Sinun on myös lueteltava prosessin vaiheiden väliset riippuvuudet sekä se, mitkä vaatimukset kussakin vaiheessa on täytettävä, ennen kuin prosessi voi siirtyä seuraavaan vaiheeseen.

4. Järjestä vaiheet

Järjestä vaiheet oikeaan järjestykseen. Aseta toiminnot loogiseen järjestykseen siten, että ne kuvaavat prosessin todellista kulkua tai luonnollista järjestystä, joka muodostaa sujuvan ja loogisen kokonaisuuden. Tässä vaiheessa saatat huomata joitakin aiemmin huomaamatta jääneitä lisäriippuvuuksia – merkitse ne muistiin. 

5. Luo vuokaavio

Luo vuokaavio (jonka voit tehdä ajan säästämiseksi tekoälypohjaisella vuokaaviogeneraattorilla), jotta voit havainnollistaa koko prosessin. Tämä helpottaa prosessin ymmärtämistä ja analysointia sekä edistää viestintää ja yhteistyötä muiden prosessiin osallistuvien kanssa. 

Varmista, että valitset asianmukaiset vuokaaviosymbolit prosessin eri osien esittämiseen ja järjestät symbolit oikeaan järjestykseen toimintojen ja päätöskohtien järjestyksen mukaisesti.

Jos työnkuluissa on useita päätöshaaroja, harkitse päätösvuokaavion käyttämistä ehdollisen logiikan ja sen seurauksena syntyvien lopputulosten selkeään esittämiseen.

6. Dokumentoi työnkulku ohjelmistolla

Dokumentoi työnkulku työnkulunhallintaohjelmistolla tai työnkulkukaaviotyökaluilla. Useimmat työkalut tarjoavat malleja, intuitiiviset käyttöliittymät ja kaikki tarvittavat symbolit yksityiskohtaisten ja ammattimaisten työnkulkukaavioiden luomiseen. Suosittelen myös ohjelmiston käyttämistä, koska sen avulla työnkulkujen päivittäminen ja muokkaaminen niiden muuttuessa on helpompaa.

Aloita syöttämällä prosessin tiedot työkaluun. Yksi työnkulunhallintaohjelmiston hyödyistä on se, että sen avulla voit luoda vuokaaviostasi digitaalisen version ja sisällyttää siihen kaikki toiminnot, päätöskohdat, syötteet ja tuotokset.

7. Jaa prosessi

Tunnista keskeiset sidosryhmät, joille kartoitetusta prosessista on tiedotettava, ja valitse sopivin tapa prosessin jakamiseen. Tämä voi sisältää esityksiä, kokouksia, työpajoja tai digitaalisia alustoja, kuten sähköpostin tai yhteistyövälineet.

Korosta tehtyjä muutoksia tai parannuksia ja painota uuden prosessin hyötyjä. Sinun tulisi myös kannustaa palautteeseen ja kysymyksiin, jotta sidosryhmät ymmärtävät prosessin täysin ja kokevat olevansa mukana kartoitusharjoituksessa.

Työnkulun prosessikartoituksen esimerkkejä

Nämä liiketoimintaprosessien kartoitusesimerkit osoittavat, miten kartoitus auttaa sinua ja yritystäsi saavuttamaan tavoitteet.

Myyntiprosessi

Tältä työnkulkukarttasi voisi näyttää mahdollisen myyntiprosessin osalta:

• Myyntitiimi tunnistaa potentiaaliset asiakkaat eri kanavien kautta.
  • Syötteet: Markkinointimateriaalit, yhteystiedot ja liidien hankintatyökalujen tiedot.
  • Tulosteet: Luettelo potentiaalisista liideistä, jotka ovat valmiita siirtymään myyntiprosessin seuraavaan vaiheeseen.
• Myyntitiimi arvioi liidit määrittääkseen niiden potentiaalin ja asettaakseen ne tärkeysjärjestykseen.
  •  Syötteet: Liidiluettelo ja kvalifiointikriteerit. 
  • Tulosteet: Luettelo kvalifioiduista liideistä, jotka ovat valmiita seurantaa varten.  
• Myyntitiimi on yhteydessä kvalifioituihin liideihin ja vie niitä eteenpäin myyntiputkessa.
  • Syötteet: Luettelo kvalifioiduista liideistä, myyntimateriaalit ja tarjoukset. 
  • Tulosteet: Allekirjoitetut sopimukset ja uudet asiakkaat. 

Hankintaprosessi

Tältä työnkulkukarttasi voisi näyttää mahdollisen hankintaprosessin osalta:

• Osasto tunnistaa materiaalitarpeen. 
• Hankintatiimi tarkastelee varastotasoja, tuotantoaikatauluja ja myyntiennusteita määrittääkseen tarvittavien materiaalien määrän ja tyypin.
  • Syötteet: Varastotiedot, tuotantosuunnitelmat ja myyntiennusteet. 
  • Tulosteet: Ostopyyntö.
• Hankintatiimi arvioi potentiaalisia toimittajia esimerkiksi hinnan, laadun, toimitusajan ja luotettavuuden perusteella.
  • Syötteet: Ostopyyntö, toimittajatiedot ja arviointikriteerit. 
  • Tulosteet: Valittu toimittaja ja ostotilaus.  
• Tilaus tehdään.
• Materiaalit vastaanotetaan.

Työnkulun prosessikartoituksen työkalut

Tässä on joitakin ohjelmistotyökaluja, joita saatat käyttää työnkulkuprosessiesi kartoittamiseen:

• Työnkulkukaavio-ohjelmiston avulla voit luoda prosesseistasi visuaalisia karttoja. Tämä helpottaa tehottomuuksien havaitsemista, vastuiden selkeyttämistä ja työn sujuvan etenemisen varmistamista.
• Työnkulunhallintaohjelmisto auttaa keskittämään ja automatisoimaan työnkulkusi, vähentämään viivästyneitä tehtäviä, väärinkäsityksiä ja tehottomuutta sekä keskittymään tärkeään työhön.
• Työnkulun automatisointityökalujen avulla voit automatisoida toistuvia ja manuaalisia tehtäviä. Tämä helpottaa projektiesi hallintaa ja vähentää tarvetta käyttää tarpeettomasti aikaa ja energiaa toistuviin tehtäviin ja liiketoimintaprosesseihin.

Vinkkejä työnkulun prosessikartoitukseen

Tässä on muutamia lisävinkkejä työnkulun prosessikartoitukseen.

1. Ota sidosryhmät mukaan

Ota sidosryhmät mukaan alusta alkaen varmistaaksesi, että huomioit kaikki olennaiset näkökulmat ja saavutat kokonaisvaltaisen ymmärryksen prosessista. Tämä auttaa lisäämään sitoutumista, tukemaan kartoitusta ja parantamaan onnistumisen mahdollisuuksia.

Jos esimerkiksi kartoitat toimitusketjuprosessia, ota mukaan hankinnan, tuotannon ja logistiikan tiimin jäseniä. Järjestä työpajoja tai aivoriihiä avoimen viestinnän ja yhteistyön edistämiseksi. Muista ottaa heidät jatkuvasti mukaan myös käyttöönotto- ja tarkistusvaiheisiin sekä antaa säännöllisesti päivityksiä.

2. Pidä se yksinkertaisena

Keskity keskeisiin toimintoihin, syötteisiin, tuotoksiin ja päätöspisteisiin, jotka määrittelevät prosessin. Kuvaa kukin elementti selkeällä ja ytimekkäällä kielellä ja vältä ammattikieltä tai teknisiä projektinhallinnan termejä, jotka voivat hämmentää sidosryhmiä.

Luo projektinhallinnan vuokaavio, käytä vakiintuneita symboleja ja vältä sen kuormittamista liian suurella tietomäärällä. Varmista, että vuokaavio pysyy selkeänä ja helposti hahmotettavana – käytä sopivia välejä ja vältä viivojen tai symbolien päällekkäisyyksiä. Näin kaikkien on helpompi ymmärtää ja hallita prosessia.  

3. Tarkastele jatkuvasti ja tee parannuksia

Tarkastele työnkulkujasi säännöllisesti, jotta ne pysyvät tarkkoina ja ajantasaisina. Prosessit voivat muuttua ajan mittaan esimerkiksi uuden teknologian, markkinaolosuhteiden tai organisaatiomuutosten vuoksi.

Säännölliset tarkistukset auttavat tunnistamaan poikkeamat tai muutokset, joihin on puututtava. Muista kerätä tiimiltä palautetta osana säännöllistä tarkistusprosessia. 

4. Käytä tosielämän esimerkkejä

Kun käyt prosessiasi läpi, käytä todellista esimerkkiä työstäsi. Tämä tarjoaa käytännön kontekstia ja auttaa sidosryhmiä samaistumaan prosessiin. Esimerkit voivat myös auttaa tuomaan esiin parannusten vaikutukset.

Jos esimerkiksi kartoitat asiakaspalveluprosessia, käytä todellista tilannetta, jossa asiakas ottaa yritykseesi yhteyttä ongelman vuoksi. Käy prosessi vaihe vaiheelta läpi ja näytä, miten ongelma kirjataan, diagnosoidaan ja ratkaistaan. 

Liity saadaksesi lisää tietoa työnkulkujen hallinnasta

Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa resurssien ja parhaiden käytäntöjen jakamiseksi? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.