BPM vs. työnkulku: 5 keskeistä eroa ja yhtäläisyyttä 

Se on jatkuvan parantamisen käytäntö, jota käytetään projektien lopputulosten, palvelujen tai prosessien kehittämiseen. Liiketoimintaprosessien hallinnan työnkulut ovat osa digitaalisen muutoksen hankkeita, joihin monet organisaatiot investoivat.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Mikä on työnkulku?

Työnkulku on kokoelma tehtäviä, jotka muodostavat liiketoiminnan toimintojen peräkkäisen kulun. Työnkulut eroavat prosesseista siinä, että ne ovat tehtäväkeskeisiä ja asettavat etusijalle tiettyjen prosessin sisäisten tehtävien automatisoinnin. 

Työnkulut sijaitsevat operatiivisissa järjestelmissä, joissa projektipäälliköt voivat seurata tehtävien tilaa, kuten edistymistä, kommentteja, hyväksyntöjä tai muita tietoja. Tehtävien seuranta ja kaksisuuntainen viestintä työnkulkutyökaluissa ovat suureksi avuksi esimerkiksi perehdyttämisessä. Projektipäälliköt pyrkivät usein myös optimoimaan työnkulkuja auttaakseen poistamaan projektien pullonkauloja tai viivästyksiä.

Paras työnkulunhallintaohjelmisto

1. 

   monday AI Workspace

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website
2. 

   Wrike

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website
3. 

   Moxo

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website

BPM:n ja työnkulun erot ja yhtäläisyydet

Vaikka liiketoimintaprosessien hallinta ja työnkulut tukevat toisiaan järjestelmässä, on tärkeää ymmärtää niiden erilaiset roolit ja toiminnot. Tämä tieto voi parantaa merkittävästi projektin suorituskykyä sekä työnkulun tehokkuutta ja liiketoiminnan suorituskykyä.

Tässä on yhteenveto liiketoimintaprosessien hallinnan ja työnkulkujen eroista ja yhtäläisyyksistä muutamilla keskeisillä osa-alueilla.

Erot

1. Laajuus: BPM on kokonaisvaltainen lähestymistapa, joka kattaa koko organisaation prosessit. Työnkulut puolestaan rajoittuvat organisaation tiettyihin prosesseihin.
2. Tarkoitus: BPM:n tavoitteena on parantaa liiketoiminnan yleistä suorituskykyä ja tehokkuutta, kun taas työnkulun tavoitteena on automatisoida tiettyjä tehtäviä.
3. Vastuu: Yleensä BPM:n käyttöönotosta ja hallinnasta vastaa organisaation ylin johto. Työnkulkuja puolestaan hallinnoivat prosessien omistajat tai esihenkilöt.
4. Työkalut: BPM:ssä hyödynnetään ohjelmistotyökaluja, kuten Onspringia; löydät Onspringin hinnoittelun täältä. Ne tarjoavat kokonaiskuvan organisaatiosi prosesseista. Työnkuluissa puolestaan käytetään automatisointityökaluja, jotka auttavat sujuvoittamaan tiettyjä tehtäviä.
5. Suorituskykymittarit: BPM:n suorituskykymittarit ovat yleensä laajoja, ja niihin kuuluvat esimerkiksi sijoitetun pääoman tuotto ja asiakastyytyväisyys. Työnkulun suorituskykymittarit puolestaan liittyvät tiettyyn tehtävään (esimerkiksi tehtävän suorittamiseen kuluva aika).

Yhtäläisyydet

1. Tehokkuuden parantaminen: Sekä BPM-alustat että työnkulkutyökalut pyrkivät parantamaan organisaation tehokkuutta. Ne saavuttavat tämän vastaavasti prosesseja tehostamalla ja tehtäviä järjestämällä.
2. Tehtävien järjestäminen: Sekä BPM että työnkulut sisältävät tehtävien sarjoja. BPM tarkastelee kaikkien organisaation tehtävien järjestystä, kun taas työnkulut keskittyvät tietyn prosessin sisäisiin toimintoihin.
3. Ihmisen valvonta: Työnkulkujen automaatiosta huolimatta sekä BPM että työnkulut edellyttävät ihmisen valvontaa. Tämä henkilökohtainen osallistuminen varmistaa, että prosessit ja tehtävät sujuvat ongelmitta ja että mahdollisiin ongelmiin voidaan puuttua mahdollisimman nopeasti.
4. Integrointi keskittämisen tukemiseksi: BPM-ohjelmistot ja prosessien työnkulkuohjelmistot voivat integroitua (vaihtelevassa määrin) olemassa oleviin järjestelmiisi ja työkaluihisi prosessien ja tehtävien keskittämisen tukemiseksi.
5. Mitattavuus: Sekä BPM:ää että työnkulkuja voidaan mitata yksilöllisten mittareiden avulla. Liiketoimintaprosessien ja niitä tukevien työnkulkujen avulla organisaatiot voivat seurata suorituskykyään ja parantaa prosesseja tarvittaessa. 

Lue lisää: Työnkulkujen automaatio verrattuna projektinhallintaohjelmistoon: mikä ero niillä on?

BPM:n ja työnkulkujen käytön hyödyt

BPM ja työnkulut tarjoavat liiketoiminnallesi monia hyötyjä:

• Parempi tuottavuus ja tehokkuus: BPM ja työnkulut tarjoavat mahdollisuuksia automaatioon erityisesti silloin, kun käytössä on ohjelmistotyökaluja (tämä on yksi BPM-ohjelmiston keskeisistä hyödyistä). Tämä voi auttaa vähentämään manuaalista työtä ja pullonkauloja. Työnkulkujen kartoittaminen voi myös auttaa vähentämään ylimääräisiä vaiheita ja varmistamaan, että toimintojen järjestys on järkevä.
• Vastuunalaisuus ja valvonta lisääntyvät: BPM ja työnkulut auttavat määrittelemään roolit ja vastuut. Kun jokainen tiimin jäsen tietää täsmälleen, mistä hän vastaa, hän voi ottaa vastuuta työstään ja tarttua toimeen. Tämä auttaa myös vähentämään tilanteita, joissa joku sanoo: "Luulin, että joku toinen hoiti sen."
• Laatu ja yhdenmukaisuus paranevat: BPM ja työnkulut auttavat varmistamaan, että asiat tehdään joka kerta samalla tavalla. Työ ja toimitettavat tuotokset ovat yhdenmukaisempia, laadukkaampia ja helpompia tarkistaa ja hyväksyä. Voit myös lisätä tarkistusvaiheita työnkulkuihin virheiden vähentämiseksi.
• Joustavuus ja mukautuvuus lisääntyvät: Kun työnkulut tai BPM on otettu käyttöön ja näet, miten prosessisi todellisuudessa toimivat, niitä on paljon helpompi mukauttaa tarpeidesi tai tavoitteidesi muuttuessa tai organisaatiosi kasvaessa. Ne voivat myös toimia kehyksenä muutosten toteuttamiselle organisaatiossasi.

Milloin käyttää BPM:ää ja milloin työnkulkuja

BPM-järjestelmät auttavat organisaatioita parantamaan kokonaissuorituskykyään ja tehokkuuttaan. Niistä on hyötyä myös käsiteltäessä monimutkaisia prosesseja, joihin osallistuu useita osastoja.

Työnkulut puolestaan on tarkoitettu tietyn prosessin sisäisten, toistuvien tehtävien automatisointiin. Ne ovat erityisen hyödyllisiä silloin, kun yksinkertaisiin tehtäviin ei osallistu useita osastoja.

BPM:n käyttötapaukset:

• Monimutkaisten osastojen välisten prosessien parantaminen
• Asiakaspolun parantaminen asiakastyytyväisyyden lisäämiseksi
• Projektinhallinnan projektisalkut ja resurssienhallinta
• Toimitusketjun optimointi

Työnkulkujen käyttötapaukset:

• Työntekijöiden perehdytysprosessien parantaminen
• Asiakastuen tikettien hallinta
• Sisällön yhteistoiminnallinen työstäminen ja hyväksynnät
• Tehostetut projektinhallinnan tehtävät

Vaikka BPM:llä ja työnkuluilla on erilaiset tarkoitukset, ne eivät sulje toisiaan pois. Ne toimivat usein parhaiten yhdessä siten, että työnkulku tukee laajempaa BPM-strategiaa. 

Liity mukaan saadaksesi lisää tietoa BPM:stä ja työnkuluista

Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa resurssien ja parhaiden käytäntöjen jakamiseksi? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.