3 formas prácticas de organizar y automatizar tus tareas de correo electrónico en Outlook

Gestionar correos electrónicos: cosas a considerar

El correo electrónico a menudo se ha convertido en un método secundario de comunicación personal, especialmente considerando la mensajería instantánea y los mensajes de texto. Pero en el mundo empresarial, el correo electrónico sigue dominando en muchas organizaciones. Las razones varían, siendo las legales y de archivo las más importantes.

Si miras tu bandeja de entrada ahora mismo, ¿ves más de una docena de correos electrónicos no leídos? ¿Todos tus correos están simplemente almacenados en la bandeja principal? ¿Has creado carpetas que dejaste de usar en semanas, incluso días? Este artículo te mostrará algunas formas de controlar esos correos, categorizarlos y hacerlos fácilmente localizables.

Las tres áreas clave para lograrlo son organizar, identificar y automatizar.

Paso 1: Organización

Existen dos formas de organizar los correos:

• Marcas: se crean como un indicador visual de que un correo electrónico necesita ser atendido. Estas marcas también pueden tener recordatorios asociados.
• Categorías: se utilizan para agrupar correos en conjuntos lógicos, estructurando tu bandeja de entrada por temas.

Lead Smarter in the Age of AI

Join the DPM community for access to exclusive content, practical templates, member-only events, and weekly leadership insights - it’s free to join.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Company

Este campo es un campo de validación y debe quedar sin cambios.

Name*

First name Last name

Business email*

Este campo está oculto cuando se visualiza el formulario

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

LinkedIn profile

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

Marcas

Cómo establecer una marca básica de seguimiento:

1. Identifica el correo que quieres marcar y haz clic en la bandera gris. Esto lo añadirá a la lista de tareas de Outlook, pero no establecerá un recordatorio.

2. Si deseas establecer un recordatorio, haz clic derecho en la marca y selecciona el plazo deseado de la lista.

3. La marca cambia al color correspondiente y aparece un mensaje de seguimiento en la cabecera del mensaje de correo.

Cómo ver la lista de correos pendientes de seguimiento:

1. Selecciona Vista > Barra de tareas > Tareas.

2. El panel de la Barra de tareas mostrará todas las marcas por orden cronológico.

Cómo marcar como completado o quitar la marca:

1. Haz clic derecho en el mensaje de correo.
2. Selecciona Seguimiento > Marcar como completado o Borrar marca.

Marcar una marca como completada te permitirá revisar tareas previas al hacer clic en el icono de Completado en la lista de tareas; este se mostrará automáticamente cuando la ventana de tareas esté activa, o puedes seleccionar Inicio > Vista actual y luego hacer clic en la marca de verificación verde.

Cómo establecer un recordatorio:

1. Haz clic derecho en el mensaje de correo electrónico para el que deseas establecer el recordatorio.
2. Selecciona Añadir recordatorio.

3. En el cuadro Personalizar, bajo Marcar Para, selecciona una de las opciones de Marcar Para, y establece una fecha de inicio y de vencimiento.
4. Marca la casilla Recordatorio, introduce la fecha y la hora, y luego selecciona Aceptar.
5. Un icono de campana de recordatorio aparecerá en el mensaje.
6. Para cambiar el recordatorio, haz clic derecho en el mensaje, selecciona Añadir recordatorio y luego modifica.

Con las banderas configuradas, ahora podrás ordenar por correos electrónicos marcados, recibir tus recordatorios e incluso aplicar reglas (que se discutirán más adelante en el artículo).

Categorías

Por defecto, las categorías están coloreadas. Puedes editarlas para representar una variedad de necesidades, como crítico, personal, reunión establecida, tarea por hacer, solo para información, archivo, etc.

Cómo modificar los nombres de las categorías:

1. Para que las categorías sean fácilmente identificables, agrega nombres y colores seleccionando Inicio > Grupo Etiquetas > Categorizar > Todas las categorías.
2. Para modificar el color de una categoría, selecciona la categoría y elige un color del cuadro desplegable en el lado derecho. 
3. Para renombrarla, selecciona una categoría y luego haz clic en Renombrar. Escribe el nombre que prefieras en el cuadro de nombre, selecciona un color y una tecla de acceso directo, y presiona Enter.
4. Para crear una nueva categoría de color, selecciona Nuevo, escribe un nombre, selecciona un color y selecciona OK.
   1. Nota: Puedes reutilizar colores, pero no puedes reutilizar nombres.

5. Cuando hayas terminado de agregar el nombre y el color, selecciona OK.

Cómo asignar la categoría:

1. Haz clic derecho en un mensaje de correo electrónico.
2. Selecciona Categorizar y luego selecciona una categoría de color apropiada para el mensaje.

Ahora que tienes tus correos electrónicos categorizados, puedes aplicar reglas para organizarlos lógicamente. Utilizando reglas (que se comentan más adelante en este artículo), puedes, por ejemplo, crear una regla que ordene cada correo categorizado como Tarea por hacer en una carpeta con el mismo nombre. Esto te permite gestionar estos correos creando las tareas y marcándolas como completadas a medida que avanzas en tu lista de pendientes.

Paso 2: Identificar

Carpetas de búsqueda

Una de las formas más sencillas de empezar a automatizar tu bandeja de entrada es mediante el uso de carpetas de búsqueda. Las carpetas de búsqueda son ubicaciones virtuales que compilan una lista de correos electrónicos que cumplen con los criterios designados.

Por ejemplo, puedes tener una carpeta que contenga todos los correos de un remitente en particular o con una marca específica. Compila los correos electrónicos para que puedas navegar rápidamente por los correos contenidos en la carpeta.

Cómo crear y usar carpetas de búsqueda predefinidas:

1. Selecciona el menú Carpeta.
2. En el grupo Nuevo, selecciona Nueva carpeta de búsqueda.
3. En la lista Seleccionar una carpeta de búsqueda, haz clic en la carpeta de búsqueda que deseas añadir.
4. Si la carpeta de búsqueda predefinida tiene opciones de personalización, éstas aparecerán bajo Personalizar carpeta de búsqueda. Si seleccionas Correo con palabras específicas, bajo Personalizar carpeta de búsqueda, especifica las palabras a utilizar.

Cómo crear una carpeta de búsqueda personalizada:

1. Selecciona el menú Carpeta.
2. En el grupo Nuevo, selecciona Nueva carpeta de búsqueda.
3. En la lista Seleccionar una carpeta de búsqueda, desplázate hasta el final y luego haz clic en Crear una carpeta de búsqueda personalizada.

4. En Personalizar carpeta de búsqueda, haz clic en Elegir.
5. Escribe un nombre para tu carpeta de búsqueda personalizada.

6. Haz clic en Criterios, y luego selecciona las opciones que desees.

7. Aplica modificaciones usando las pestañas:
   1. La pestaña Mensajes contiene criterios sobre el contenido o propiedades del mensaje, como remitente, palabras clave o destinatarios.
   2. La pestaña Más opciones contiene criterios sobre otras condiciones del mensaje, como importancia, banderas, archivos adjuntos o categorización.
   3. La pestaña Avanzadas te permite establecer criterios detallados. En Definir más criterios, haz clic en Campo, selecciona el tipo de criterio que deseas, y luego haz clic en el criterio específico de la lista. Después, en las casillas Condición y Valor, selecciona las opciones que desees y haz clic en Agregar a la lista. 
   4. Repite para cada criterio que quieras agregar a esta carpeta de búsqueda y, después, haz clic en Aceptar.
8. Haz clic en Examinar y luego selecciona las carpetas que desees que se busquen.
9. Haz clic en Aceptar para cerrar cada cuadro de diálogo abierto.

Paso 3: Automatización

Formato condicional: también conocido como la regla del jefe

Mucha gente conoce el formato condicional en Excel. Cuando ocurre cierta condición, el formato se aplica automáticamente. ¿Sabías que puedes hacer lo mismo en Outlook? La mejor manera de demostrar esto es con lo que llamo la regla del jefe.

1. Primero, debemos entrar en Outlook. Selecciona Vista > Sección Vista actual > Configuración de vista.

2. Ahora selecciona el botón que dice Formato condicional. 

3. Ingresa un nombre para la regla (por ejemplo, "Jefe"), luego selecciona Condición.

4. Introduce el nombre de tu jefe a la derecha del campo De y luego haz clic en Aceptar. Nota: es posible que necesites utilizar un directorio activo para encontrar la dirección de correo electrónico. En ese caso, haz clic en De e ingresa los criterios de búsqueda como si estuvieras redactando un correo. 

5. De regreso en el cuadro de diálogo Formato condicional, haz clic en el botón Fuente.

6. Aquí puedes elegir la fuente, el estilo, el tamaño y cualquier efecto. Si recibes muchos correos electrónicos, no exageres. Yo solo elegí la fuente predeterminada, la hice un poco más grande y la puse en verde. Luego haz clic en Aceptar.

7. De vuelta en el cuadro de diálogo de Formato condicional, verás el formato en el cuadro indicado por la flecha a continuación: 

8. Haz clic en Aceptar y ahora verás tu bandeja de entrada con tu formato condicional.

Ahora los correos electrónicos de tu jefe se destacarán para una fácil identificación. 

Macros

En Outlook, las macros se utilizan como automatizaciones programadas para reemplazar tareas repetitivas o tediosas para los usuarios. Las macros se almacenan en módulos, que son básicamente “cubos de código”. Utilizamos los módulos para ordenar y guardar las macros como una forma de separar funciones. 

Puedes tener varios módulos para clasificar tus automatizaciones en grupos como formato, gestión de correos, gestión de calendario, etc. Es un poco como un gestor de archivos para tu código.

Para crear una macro nueva:

1. Ve a Desarrollador > Visual Basic. Se abrirá la ventana del proyecto de Visual Basic.
   1. Si no se muestra la pestaña Desarrollador, haz clic en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones. 
   2. Marca la casilla junto a Desarrollador en el lado de pestañas principales del cuadro de diálogo.
   3. La pestaña Desarrollador ahora se mostrará en la ventana principal
2. Por defecto, las macros se pueden pegar en el módulo Objetos de Microsoft Outlook, pero puedes agregar módulos yendo al menú Insertar y eligiendo Insertar Módulo.
3. En la ventana del proyecto, haz doble clic en el módulo que quieres usar para guardar tu código.
4. En el menú Insertar, haz clic en Procedimiento.
5. En el cuadro Nombre, ponle nombre a tu macro. Este nombre no puede contener espacios, así que normalmente se usa un guion bajo.
6. Haz clic en Aceptar. Se crea la sección en la ventana del proyecto y ya está lista para que crees o pegues tu código:

7. Escribe el código que quieras ejecutar en el cuerpo de la subrutina.

Existen muchísimas razones para usar macros dentro de la aplicación. Muchas tienen un objetivo de una sola tarea, como archivar correos, mientras que otras se usan más ampliamente, como responder automáticamente a correos electrónicos. Una de mis primeras fuentes de ideas y herramientas útiles es Github. Debido al extenso espacio que requieren los scripts de macros, aquí tienes un enlace con muchos ejemplos excelentes.

Acciones rápidas

Outlook tiene una función de actividad con plantillas que muchas personas ignoran, pero es una de las mejores funciones para automatizar tu jornada. Está integrada y se puede personalizar. Primero, veamos las funcionalidades incorporadas:

Verás una de dos opciones en tu pantalla de inicio dependiendo del tamaño de la ventana (Nota: las acciones rápidas mostradas abajo pueden variar en tu pantalla, ver captura a continuación).

En la captura de pantalla anterior, puedes ver varios ejemplos. Por ejemplo, el paso rápido Añadir al calendario agregará correos electrónicos a tu calendario y creará recordatorios, y el paso rápido Correo de equipo generará rápidamente un correo electrónico para una lista de distribución que configures. Usar el elemento Crear nuevo te guiará por los pasos que se describen a continuación. 

Cómo crear un paso rápido:

1. Selecciona la pestaña Inicio > grupo Pasos rápidos > Crear nuevo paso rápido.
2. En el cuadro Nombre, crea un nombre corto para el nuevo paso rápido. Los nombres más cortos se muestran mejor en el grupo.
3. Selecciona el botón de icono de rayo junto al cuadro Nombre, elige un icono y selecciona Aceptar.
4. En Acciones, selecciona una acción para que el paso rápido realice. Si seleccionas Agregar acción, añadirás pasos adicionales según sea necesario. Por ejemplo, un elemento con múltiples pasos podría ser: marcar como completado y luego moverlo a una carpeta específica.

5. Para crear un atajo de teclado, en el cuadro Tecla de método abreviado, selecciona el atajo de teclado que deseas asignar.

Algunos buenos ejemplos de pasos rápidos son los siguientes:

• Automatizar correos electrónicos: Si creas un informe semanal, puedes tener un paso rápido que abra un correo electrónico en blanco, complete una lista de distribución, agregue un asunto y cualquier texto necesario en el cuerpo. Luego puedes añadir adjuntos o cualquier otro texto personalizado y enviarlo.
• Categorización de correos electrónicos: Una forma de gestionar mejor tu bandeja de entrada es usar categorías. Yo tengo varias, pero para mí las principales son hoy, esta semana, la próxima semana. Tengo tres pasos rápidos que lo hacen, y agrego los correos electrónicos a una carpeta de búsqueda correspondiente, así que solo tengo que revisar cada uno en ese momento.
• Mover a carpetas específicas: Puedes ordenar tu bandeja de entrada, seleccionar algunos correos, y luego seleccionar este paso rápido para mover los archivos a una carpeta designada, como Guardar para más tarde o No archivar.
• Establecer varias banderas y estados: Acciones como establecer banderas, limpiar banderas o marcarlas como incompletas se pueden realizar en varios correos electrónicos al mismo tiempo. Esto es útil cuando estás vaciando tu lista de tareas del día. Ordena por vencer hoy y a medida que los completes, márcalos como tales.

More Articles

• Gestión de Tareas: Importancia, Buenas Prácticas y Herramientas
• Cómo organizar y automatizar realmente tus tareas de correo electrónico en Gmail
• Gestión de Tareas vs Gestión de Proyectos: Las 3 Principales Diferencias

Reglas

Hay dos formas de usar reglas con Outlook:

• Power Automate: Power Automate te permite crear reglas avanzadas que no dependen de que estés conectado para funcionar. Puedes enviar correos, programar reuniones, agregar contactos y muchas otras funciones, pero requiere algo de operaciones de bajo o nulo código para funcionar, y la disponibilidad por parte del administrador de sistemas para su uso.
• Cliente: Las reglas del lado del cliente te permiten mover, marcar y responder automáticamente a mensajes de correo electrónico, junto con ciertas otras operaciones del lado del cliente (locales), pero la limitación es que debes estar conectado.

Como no todos los que lean este artículo podrán acceder y usar Power Automate (consulta el precio de Microsoft Power Automate aquí), nos centraremos en las reglas basadas en el cliente.

Cómo crear una regla básica:

1. Puedes comenzar haciendo clic derecho en el correo específico al que quieras aplicar la regla, selecciona Reglas, y luego Crear regla:

a. Alternativamente, desde la pestaña Inicio, selecciona el grupo Mover, luego el menú desplegable Reglas y luego Crear regla.

2. En el cuadro de diálogo Crear regla, selecciona los criterios y luego la acción que se debe realizar.

3. Hay muchas más opciones que se pueden aplicar al correo electrónico en Opciones avanzadas:

4. Después de establecer todos los criterios necesarios, haz clic en Siguiente.

5. Selecciona las acciones que deseas aplicar al correo y haz clic en Siguiente o Finalizar. Finalizar guardará la regla y cerrará el asistente de reglas. Siguiente te permitirá ingresar algunas excepciones.

6. Selecciona las excepciones que deseas aplicar a la regla y haz clic en Siguiente o Finalizar. Finalizar guardará la regla y cerrará el asistente de reglas. Si haces clic en Siguiente nuevamente podrás realizar los últimos ajustes y previsualizar la regla. 

7. Aquí puedes darle un nombre, cambiar algunas opciones de la regla y seleccionar Finalizar.

Los tipos de reglas son:

• Organizativas: mover, eliminar, archivar, responder, etc.
• Notificaciones: Estas te avisarán cuando recibas un mensaje que cumpla con los criterios de la regla
• Personalizadas: Con una amplia variedad de opciones, estas permiten aplicar distintos tipos de criterios y excepciones para realizar automáticamente varias acciones por ti.

¡Desenreda esa bandeja de entrada!

Con estos consejos, puedes desenredar casi cualquier bandeja de entrada. Solo recuerda lo básico: ordenar, identificar y automatizar. Estas herramientas están pensadas para utilizarse en combinación: categoriza y ordena, identifica y archiva, automatiza y categoriza.

Para más consejos sobre cómo automatizar tu bandeja de entrada y aumentar tu productividad, suscríbete al boletín de The Digital Project Manager.