La IA en la gestión de proyectos: ¿Qué tan seguro está tu trabajo?
La IA preocupa a muchos gerentes de proyectos hoy en día, y no sin razón. Respondemos tus preguntas candentes sobre cuánto del trabajo de un gerente de proyectos puede hacer la IA o si llegará a reemplazarlos por completo. Además, cómo puedes prepararte para las disrupciones causadas por esta nueva tecnología.
¿La inteligencia artificial (IA) va a dejar obsoletos los empleos de gestión de proyectos? En 2019, los expertos estimaron que la IA asumiría el 80% de las tareas de PM para 2030, y eso fue antes de ChatGPT.
Como aprendí al investigar el impacto de la IA en los departamentos universitarios de ciencias de la computación para The Atlantic, cuando se trata de predecir qué trabajos están a salvo de las nuevas tecnologías, la sabiduría convencional de ayer acerca de las habilidades “a prueba de futuro” es hoy una cuestión abierta.
La verdad es que los gestores de proyectos están entre los más propensos a ser impactados por la IA: trabajadores con estudios universitarios y altos salarios. Es una marcada reversión de las predicciones pasadas, según las cuales los trabajadores del conocimiento serían menos susceptibles de automatización tecnológica.
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Pero eso no significa que todo esté perdido. Por el contrario, los expertos tecnológicos con los que hablé aseguraban que las herramientas de IA pueden mejorar considerablemente la vida profesional reduciendo el tiempo dedicado a tareas tediosas y despejando el camino para la innovación.
Los PMs que adopten estas herramientas en lugar de temerlas estarán bien preparados para conducir sus carreras—y a sus equipos—por las próximas olas de disrupción tecnológica de formas que podrían revolucionar todo el campo.
Quienes están a la vanguardia del uso de IA en gestión de proyectos comparten una opinión común: la IA reemplaza tareas, no personas.
Aunque parece probable que la IA generativa absorba muchas de las funciones administrativas típicas del PM, como la programación y la gestión de presupuestos y registros de riesgos, esas tareas son secundarias respecto al mandato más importante del PM: liderar personas. Esa pieza del rompecabezas—la parte humana—queda fuera del alcance de las capacidades de análisis de datos de una IA.
I’ll cover:
La IA solo es tan buena como la persona que la usa
“Todo aquel que conoce a Tony Stark sabe que tenía una IA llamada J.A.R.V.I.S.… y una de las cosas que hacía que los resultados de J.A.R.V.I.S. fueran tan buenos era lo precisas que eran las instrucciones de Tony Stark”, dice Joshua Ananaba, empresario y gestor digital de programas en Lagos, Nigeria. “Lo que Tony le pedía a J.A.R.V.I.S. siempre era muy detallado. Eso era lo que le permitía a J.A.R.V.I.S. crear cosas increíbles.”
Según Ananaba, J.A.R.V.I.S. ofrece más que una simple analogía astuta para la evolución actual de la IA. Esta IA de ficción sirve de recordatorio sobre la necesidad del toque humano en la interacción con las nuevas tecnologías en la vida real.
Es decir, la IA no debe verse como una amenaza existencial, sino como un compañero de confianza.
“Les estamos ayudando a ayudarnos a hacer mejor nuestro trabajo”, afirma Matthew Fox, PM independiente en Denver, Colorado. “Y no se trata de que las herramientas de IA vayan a reemplazar a ninguno de nosotros. Es que quienes usemos herramientas de IA reemplazaremos a quienes no las usen.”
Los primeros adoptantes se lanzan de lleno
La transición hacia una era de IA comienza con la curiosidad. Muchos líderes del sector ya están experimentando con herramientas de IA para acelerar flujos de trabajo y procesos y facilitar los resultados de proyecto deseados. Algunos ya consideran estas nuevas tecnologías como un añadido indispensable al kit de herramientas del gestor de proyectos.
Annie MacLeod, cofundadora de Project Management GameBoard en Kelowna, Columbia Británica y con más de 30 años de experiencia en la industria de la gestión de proyectos, es una de las primeras entusiastas en adoptar estas herramientas. Ella ve la revolución de la IA actual como un motor de cambio positivo. “Creo que tiene la oportunidad de aportar buenas prácticas a muchas situaciones de los gestores de proyectos”, afirma.
A modo de ejemplo, MacLeod explica que a menudo ve a sus estudiantes o clientes de coaching toparse con un obstáculo en la gestión de proyectos cuya solución es difícil de precisar entre el caos de las muchas piezas móviles de un proyecto.
Los programas de IA generativa impulsados por ChatGPT, y el propio ChatGPT, pueden ser útiles para aportar ideas sobre posibles enfoques para abordar diversos problemas. “Si tengo un equipo de proyecto y están haciendo una lluvia de ideas sobre las soluciones a un problema, podría pedirle a la IA cuáles son las posibles soluciones y luego hacer que el equipo las reduzca y las desarrolle”, comenta MacLeod.
Si tengo un equipo de proyecto y están haciendo una lluvia de ideas sobre las soluciones a un problema, podría pedirle a la IA cuáles son las posibles soluciones y luego hacer que el equipo las reduzca y las desarrolle.
MacLeod también utiliza la IA para identificar posibles carencias en la capacidad de un equipo para entregar resultados. A veces, le pregunta al chatbot qué habilidades necesita aprovechar su equipo para solucionar un problema concreto. A partir de ahí, puede evaluar si los miembros de su equipo cuentan con las habilidades necesarias y determinar cómo asignar las responsabilidades.
También puede decidir si tiene sentido externalizar ciertas tareas en contratistas. Este proceso requiere una gran dosis de juicio profesional y humano: las sugerencias de la IA suelen ser bastante genéricas, pero el ejercicio es útil para superar la fase de “folio en blanco” al definir el alcance del proyecto.
La IA impulsa el pensamiento estratégico
Luego está el beneficio de la IA que es menos un subproducto de la tecnología y más el resultado del potencial humano facilitado por la tecnología. Para que una IA genere resultados útiles, los PM deben hacer las preguntas adecuadas. Eso significa hacer una pausa para considerar cómo encaja cada parte de su proyecto y cómo un componente puede alimentar logísticamente al siguiente.
Para que una IA genere resultados útiles, los PM deben hacer las preguntas adecuadas en primer lugar.
En otras palabras, simplemente aprovechar la IA exige que los PM perfeccionen su pensamiento estratégico de alto nivel y consideren a fondo los posibles problemas y soluciones, al mismo tiempo que tienen en cuenta los nexos entre cada paso.
"Hay una enorme proporción de proyectos en los que vamos del problema a la solución, y no hacemos el trabajo intermedio, ni planificamos correctamente", dice MacLeod, un fenómeno que podría explicar por qué un gran porcentaje de los proyectos no se completan con éxito. Con la IA acelerando el proceso de planificación de proyectos, MacLeod supone que más proyectos en el futuro podrían "realmente ser... ejecutados con un plan".
Thako Harris, vicepresidente de operaciones de la agencia creativa con sede en Minneapolis Skully Rebels, señala un beneficio aún más directo de la tecnología de IA: la capacidad de aprovechar grandes volúmenes de datos de proyectos para mejorar las tasas de éxito.
En un futuro no tan lejano, los programas de IA podrán ofrecer una visión integral de proyectos pasados y datos históricos, lo que permitirá tomar decisiones más informadas sobre presupuestos y horas de las partes interesadas.
Esta transición reducirá la especulación y probablemente hará que las empresas sean más rentables, especialmente a medida que las herramientas de gestión de proyectos con IA sean capaces de aliviar el trabajo administrativo de los gestores de proyectos (y las herramientas gratuitas de gestión de proyectos con IA eliminen el coste como barrera de entrada). Pero, en cierto sentido, el cambio también modificará fundamentalmente la naturaleza del trabajo del PM.
El valor [de un PM] radicará en la estrategia de cómo tu conjunto de habilidades particular se integra con todos los factores estructurales y los actores clave de tu empresa.
Una IA tiene la capacidad de "hacer síntesis y agregación brutal de datos", explica Harris, pero es responsabilidad del PM "darle sentido estratégico" en el ámbito humano.
Él anticipa que será imprescindible que cada PM pueda observar a un equipo y averiguar cómo trabaja cada miembro: poder decir, por ejemplo, "esta persona está de mal humor, esta persona está feliz, estos dos se molestan porque sus personalidades no encajan bien a las 9:00 AM", afirma Harris. "Si puedes trabajar con la IA y hacer la organización maestra de cómo todos colaboran, creo que esa es la combinación ganadora".
Cómo los gestores de proyectos pueden ayudar a la IA a ayudarse a sí misma
Esto nos lleva de nuevo a la pregunta con doble filo con la que empezamos: si las capacidades—y los límites—de los programas de IA generativa han alcanzado un nivel de sofisticación que amenaza con volver obsoletos a los PM en el mundo laboral.
Desde un punto de vista puramente tecnológico, la respuesta es un rotundo no; la IA generativa aún no es lo suficientemente "inteligente" como para gestionar proyectos de manera autónoma. Así como la disciplina de la gestión de proyectos depende del toque humano, el uso de sistemas de IA requiere de una cuidadosa intervención humana.
La IA está aprendiendo actualmente. Desde ahora y quizás hasta la próxima década, la IA seguirá aprendiendo. Y una cosa que creo que todo profesional debería hacer es aprender con IA y aprender a crear prompts que permitan a la IA crecer y desempeñarse mejor.
Eso significa ser proactivo en adoptar herramientas de IA para ayudar en las tareas de gestión de proyectos mencionadas antes—ideación, planificación y la gestión de detalles administrativos como cronogramas y presupuestos—y redoblar las habilidades y responsabilidades de gestión de proyectos que la IA no puede replicar.
Los expertos coinciden en que los componentes de gestión de proyectos centrados en las personas y la estrategia no solo son habilidades que la IA no puede reproducir, sino que serán el enfoque de la disciplina en el futuro.
Estas habilidades incluyen la resolución de problemas y el pensamiento crítico; el liderazgo colaborativo; el pensamiento estratégico; la toma de decisiones bajo presión y, lo más importante, la comunicación—no solo con otros miembros humanos del equipo, sino con las herramientas de IA a lo largo de las distintas fases de ejecución de un proyecto.
Formular las preguntas correctas para obtener respuestas útiles de las plataformas de IA es, quizás de forma irónica, una habilidad fundamentalmente humana que todos los PM deben comenzar a perfeccionar.
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