Los gestores de proyectos revelan sus mejores estrategias para tomar notas
Tomar notas precisas y concisas en las reuniones no es tarea fácil. Es difícil capturar todo lo valioso: la gente habla rápido, a veces es complicado distinguir qué es importante en el momento, y la reunión puede saltar entre diferentes temas.
Esto se discutió en un hilo reciente de Reddit en el subreddit de r/projectmanagement. Tomar notas y distribuirlas a las personas adecuadas después suele ser una gran parte del rol de un gerente de proyectos.
Aunque cuenten con un coordinador en quien apoyarse, nunca he conocido a un gerente de proyectos que no tenga las habilidades de organización, priorización y toma de decisiones necesarias para esto.
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A continuación, cubriré algunas soluciones para facilitar la toma de notas, según lo explicado por gerentes de proyectos en el hilo.
¿Por qué es tan difícil tomar notas de forma eficaz?
La toma de notas suele recaer en el gerente de proyectos, aunque si debería ser así es tema de debate (más sobre esto después). Así lo resume el autor original del hilo:
¿Cómo tomas notas en las reuniones?
por u/Tronracer en projectmanagement
Esto es doblemente difícil si además estás liderando la reunión; tienes que equilibrar esto con seguir lo que se ha dicho y cuáles son los puntos de acción. Sin embargo, existen algunas estrategias para facilitar la toma de notas.
Solución 1: Usa una herramienta de IA
Existen muchas herramientas que utilizan inteligencia artificial para ayudar con la toma de notas. El uso de una de estas herramientas puede quitarte esta tarea por completo. Además, estas plataformas son cada vez más avanzadas, por lo que automatizar este proceso resulta cada vez más fácil.
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por u/Tronracer desde la discusión
en projectmanagement
Otter.ai no es la única opción, tampoco.
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por u/Tronracer desde la discusión
en projectmanagement
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por u/Tronracer desde la discusión
en projectmanagement
Importante: Deberías revisar la política de tu empresa respecto al uso de IA y grabaciones de reuniones. Muchas industrias están sujetas a regulaciones por motivos de privacidad y seguridad. También podrías meterte en problemas por violar acuerdos de confidencialidad (NDA) u otros convenios.
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por u/Tronracer desde la discusión
en projectmanagement
Si no puedes usar IA, tal vez puedas igualmente grabar o transcribir automáticamente tus reuniones (revisa de nuevo las políticas de tu organización) para complementar después tus notas con cualquier información que pudieras haber pasado por alto.
Lo que debes evitar a toda costa es transcribir o grabar la reunión y luego volver sobre ella para tomar notas más tarde.
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por u/Tronracer desde la discusión
en projectmanagement
Solución 2: Usa Microsoft OneNote
Si no puedes usar IA, esta es tu mejor opción siguiente.
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por u/Tronracer desde la discusión
en projectmanagement
Es importante tener una agenda preparada para la reunión. Esto no solo asegurará que te mantengas enfocado en los temas que necesitas tratar, sino que también hará que tomar notas sea más fácil. Añade tus notas directamente en la sección correspondiente de la agenda; esto te ayudará a seguir el ritmo de la discusión con mayor facilidad.
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por u/Tronracer desde la discusión
en projectmanagement
Puedes integrar fácilmente OneNote con tu correo electrónico para que compartir las notas de la reunión sea aún más sencillo (una vez las hayas revisado).
Solución 3: Notas basadas en la agenda
Es similar a lo anterior, pero es un poco más difícil sin OneNote.
Este es el proceso básico:
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por u/Tronracer desde la discusión
en projectmanagement
También es recomendable compartir tu pantalla durante la reunión mostrando la agenda y las notas, a menos que haya algo más que deba mostrarse (por ejemplo, entregables pendientes de retroalimentación). Esto te evitará tener que volver atrás y confirmar las notas con los otros asistentes; ellos podrán ver tus notas y aclarar dudas en ese momento.
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por u/Tronracer desde la discusión
en projectmanagement
Pero recuerda: esto aún requerirá un poco de limpieza antes de que puedas enviar las notas.
4 Otros consejos útiles para tomar notas
Aquí tienes algunos otros consejos y trucos del hilo que pueden ayudarte a optimizar tu proceso.
Prioriza tus reuniones
No trates todas las reuniones con el mismo nivel de atención: prioriza según sea necesario.
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por u/Tronracer desde la discusión
en projectmanagement
Resume para el grupo
Antes de terminar la reunión o pasar al siguiente punto del orden del día, resume tu comprensión para el grupo para asegurarte de que todos estén de acuerdo y en la misma página.
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por u/Tronracer desde la discusión
en projectmanagement
No seas quien tome las notas
Si es posible, designa a otra persona como la encargada de tomar notas para que puedas centrarte en liderar la reunión.
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poru/Tronracer de la discusión
enprojectmanagement
Aquí tienes algunas ideas sobre quién debería tomar notas en su lugar:
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poru/Tronracer de la discusión
enprojectmanagement
Prueba un registro RAID
A pesar de cierto debate al respecto, los registros RAID pueden ser una herramienta eficaz para tomar notas. Asegúrate de crear uno que esté separado de tu registro RAID de proyecto (que normalmente se utiliza para la gestión de riesgos), y ten en cuenta que tendrás que reformatear tus notas antes de enviarlas a los destinatarios correspondientes.
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poru/Tronracer de la discusión
enprojectmanagement
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