Las mejores estrategias para resumir y tomar notas

Comencemos abordando el gran problema de la toma de notas.

¿Por Qué Es Tan Difícil Tomar Notas?

Es importante empezar aclarando el escenario de notas más común para dar un poco de contexto: tomar notas como gestor de proyectos en una reunión grupal, ya sea en una llamada con muchos interesados o en una sesión de planificación con tu equipo principal.

A menudo, este entorno requiere que el gestor de proyectos dirija la reunión y tome notas al mismo tiempo. Estas responsabilidades exigen habilidades diferentes y diferentes partes del cerebro; un rol consiste en presentar y guiar la dirección de la reunión (generalmente compartiendo información y conocimiento en el proceso), mientras que el otro requiere escuchar activamente, procesar, documentar y reaccionar.

Cambiar entre estos dos roles mientras gestionas una agenda planificada (y hacerlo bien) puede ser un gran desafío. De hecho, el rol más importante es liderar la reunión, por lo que crear estrategias para tomar notas que sean compatibles con el cambio continuo de contexto es imprescindible. 

Un Marco Para Priorizar Notas

Las notas más detalladas y exhaustivas suelen terminar siendo casi inútiles, considerando el contexto en el que fueron tomadas. No eres un taquígrafo cuya tarea es registrar palabra por palabra lo que se dijo. De hecho, por favor no lo hagas; el discurso humano a menudo resulta incoherente cuando se transcribe literalmente y te obliga a leer una cantidad excesiva de información para encontrar lo valioso.

En cuanto a las notas de reuniones, realmente solo son útiles si pueden ser buscadas y leídas rápidamente más adelante para encontrar la información relevante. Priorizarlas es clave.

Razones Más Comunes Para Buscar Notas Antiguas

1. Averiguar quién debe hacer qué
2. Revisar/aclarar las decisiones tomadas
3. Buscar más contexto sobre los requisitos
4. Resolver desacuerdos/disputas (y hasta cierto punto, cubrirse)

Así que la clave aquí es usar estrategias de toma de notas que se adapten a tus necesidades.

¿Qué Deberías Escribir en Tus Notas?

Obligatorio Capturar

• Elementos de Acción: Si no tomas nada más, registra las tareas a realizar (también conocidas como pendientes, tareas, solicitudes de acción o muchos otros términos en diferentes organizaciones). Estos servirán como la base para mantener a todos alineados y en marcha. Prefiero un formato sencillo: “[Nombre de la persona] debe [detalles específicos de la tarea] para [fecha límite].”
• Decisiones: Muchas reuniones se enredan en debates sobre funcionalidades y enfoques. Gran parte de ese detalle no será relevante después, pero definir claramente el resultado y la decisión acordada por el grupo es esencial.
• Requisitos/Especificaciones: Necesitarás desarrollar un sexto sentido para identificar cuándo surgen los requisitos durante la discusión. A veces aparecen de manera inesperada en medio de la conversación. Pero, obviamente, es importante documentarlos (y centralizarlos en lugar de solo guardarlos en notas) para no tener que volver a discutir sobre lo mismo más adelante.

Capturar a tu Discreción

• Puntos Misceláneos de Discusión: Usa tu mejor criterio para determinar qué elementos de la discusión debes registrar. Si tu intuición te dice que quizá necesites consultarlo más adelante, ¡mejor tómalo en nota! Si la discusión es sobre un tema ya bien documentado en los requisitos o no es esencial para el conocimiento del equipo, la brevedad es mejor.
• Opiniones y Debate: Como se mencionó antes, si se toma una decisión, registrar esa decisión es fundamental; ¿la discusión previa? Quizá no tanto. Pero si un asunto queda sin decidir, sin duda vale la pena anotar los distintos puntos considerados.
• Tormenta de ideas: De nuevo, los resultados y decisiones son lo más importante que debes capturar de una lluvia de ideas, aunque puede ser útil registrar algunos detalles. Si trabajas en una pizarra, ¡solo toma fotos y añade notas contextuales después!
• Conversación general: Gran parte de las veces registrar la conversación en detalle no aportará mucho valor más adelante. En su lugar, mantente atento a elementos de acción, decisiones y requisitos a medida que aparezcan.

No Captures

• Puntos de vista ambiguos: A veces, los interesados terminan debatiendo consigo mismos y cambiando de opinión mientras consideran un tema. Sugiero no registrar esto para no enturbiar el resultado (¡pero sí registra el resultado final!).
• Cortesías: Siempre es entretenido comparar quién tiene el mejor clima en ese momento, pero ¿para tomar notas? ¡Definitivamente no es necesario!

Perfeccionando tus estrategias para tomar notas

Ahora que hemos cubierto los detalles de cómo capturar notas, vale la pena tratar el proceso más general que conduce a unas buenas notas. Hay una serie de cosas clave que hago (o de las que me arrepiento si las omito) cuando tomo notas de reuniones, incluyendo:

• Crear una agenda: Esto es gestión de proyectos 101, pero incluso los líderes de reuniones más experimentados entran a veces sin suficiente preparación. Si dedicas tiempo de antemano para planificar una agenda, podrás controlar mejor el ritmo de la reunión y planificar los momentos clave para tomar notas.
• Tomar notas por adelantado: Lo mejor de tener una agenda es que te permite comenzar a tomar notas incluso antes de la reunión. Escribe los puntos clave de discusión que vas a presentar con antelación. ¡Sería absurdo intentar tomar nota de lo que dices mientras hablas!
• Preparar tus herramientas para tomar notas: Tener preparada la herramienta de notas, preformateada con la agenda y los temas contextuales antes de que inicie la reunión, reducirá el trabajo durante la misma.
• Reservar 10 minutos antes de la reunión (especialmente para llamadas): Podría escribir un post completo sobre herramientas de llamadas de voz y video, pero basta con decir que estar listo de antemano y probar el equipo AV reducirá dolores de cabeza y te asegurará un comienzo puntual. Tener todo el tiempo asignado y poder escuchar a todos hace que la llamada sea menos apresurada, lo que implica mejores notas.
• Reservar 10 minutos después de la reunión: El contexto de la discusión jamás estará más reciente en tu mente que justo después de la reunión. Usa ese tiempo para depurar tus notas, reorganizarlas según sea necesario, añadir detalles donde haya vacíos y eliminar notas que no resultaron muy útiles. Bono: revisa si en tus notas hay requisitos que deberían abstraerse y documentarse en un lugar central. Tienes uno, ¿verdad?

La clave para tomar notas memorables es hacerlo 10 minutos antes y después de las reuniones.

Trucos y consejos para tu kit de herramientas para tomar notas

Arriba tienes mis estrategias generales de toma de notas y mi forma de priorizar, pero también hay otros trucos que empleo para ser aún más eficiente y evitar dolores de cabeza:

• Toma notas parciales: Omite palabras, utiliza palabras clave, escribe oraciones incompletas. Luego, sigue al instante mientras todavía tienes contexto para hacerlas más entendibles.
• Toma notas en contexto: No dependas siempre de tus estrategias habituales para tomar notas. Si la reunión es una revisión de diseño de un cliente usando Invision, toma notas como comentarios en Invision. O si estás revisando avances de tickets en JIRA, toma notas como comentarios en los tickets apropiados de JIRA. O si estás revisando un documento de requisitos en Google Docs, toma notas como comentarios en ese Google Doc. Sea cual sea el software de gestión de proyectos que utilices. ¡Ya tienes la idea!
• Graba las realmente importantes: Si tienes que liderar un taller o una reunión grande con demasiadas complejidades para esperar tomar buenas notas, graba el audio (y/o video). Nadie aparte de ti se tomará el tiempo de escuchar el audio, pero al menos tendrás una manera de reconstruir los detalles después para documentarlos adecuadamente.
• Google es tu amigo: Cuando gestionas un proyecto en una plataforma nueva para ti, es inevitable que surjan términos y acrónimos que no entiendes. Haz tu mejor intento de interpretación fonética de lo que se dijo (si no pausaste para aclarar el término en la reunión) y lánzalo en Google con cualquier contexto adicional que tengas, y la mayoría de las veces conseguirás la respuesta. Si no, suponiendo que el equipo entero no tenía la misma cara de confusión durante la discusión, probablemente alguno podrá aclararte los detalles que te confundieron.

Menos es más

¡Si solo vas a quedarte con una cosa de este artículo, que sea que menos es más cuando se trata de las notas de reuniones! Mientras más tiempo llevo tomando notas, más concisas tienden a ser. No me malinterpretes: tener notas es esencial y tomarlas bien es clave para cualquier proyecto saludable. Pero mi definición actual de unas "buenas" notas adopta claramente una mentalidad de "menos es más".

A menudo una reunión de una hora tiene diez o menos temas y momentos clave que deben estar en las notas. Las reuniones pueden ser caóticas (incluso teniendo agenda), pero eso no significa que tus notas también; ¡encuentra la señal entre el ruido!