Cómo Cumplir Plazos Sin Microgestionar
Una de las cosas más definitorias del rol de es que a menudo tienes que sentirte cómodo siendo el “malo”, ¡aunque no sea nada divertido! Como normalmente es nuestra responsabilidad asegurarnos de que el cumpla con el del y de que todo vaya como debería, los PM frecuentemente supervisan el flujo de trabajo de otros y, de vez en cuando, tienen que intervenir para corregir el rumbo o aplicar algo de presión para asegurarse de que todas las necesidades del estén cubiertas.
Asegurarse de que se cumplan los plazos es uno de los mayores retos para los PM, en gran parte porque aunque puedes apoyar a tu de cien maneras, no puedes hacer el POR ellos, y probablemente tampoco tengas tiempo de sentarte a vigilar a la gente todo el día sólo para asegurarte de que terminen su a tiempo. Así que, aquí te cuento para que prepares tanto a tu como a ti mismo para el éxito y evites tener que actuar como el “poli malo” o microgestionar al equipo sólo para asegurarte de que están .
1. Deja Claras las Expectativas Desde el Inicio
Deberías tener varias oportunidades al comienzo de un para comunicar claramente a tu cuándo se espera que el esté terminado. Los plazos deben ser de las primeras cosas que se mencionen en las reuniones de inicio y la puesta en marcha del , y tudocumento de alcance de , , o cualquier otra documentación a la que tenga acceso el debe indicar claramente cualquier fecha límite relevante.
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En la reunión de puesta en marcha, me gusta distribuir un resumen al que detalla los objetivos clave y los hitos junto con los plazos asociados, y siempre me aseguro de que no haya confusión respecto a quién es responsable de qué tareas (y que esos plazos sean realistas).
Durante las reuniones de inicio también pregunto y me aseguro de que no haya confusiones. ¡Cerrar tu reunión o “huddle” preguntando simplemente “¿Todos saben qué tienen que hacer y para cuándo?” nunca está de más! Espero que también hayas construido una relación con tu en la que sepan que siempre pueden expresarse o consultarte si algo no está claro.
2. Sé un Jugador de Equipo
Hablando de relaciones, lo he dicho antes y lo volveré a decir: gran parte de la de se trata de confianza, honestidad y asegurarse de que tu de se sienta cómodo acudiendo a ti con problemas antes de que se conviertan en PROBLEMAS mayores. La mejor forma de construir estas relaciones es siendo PARTE del , en lugar de posicionarte como el tirano que solo empuña los . Simplemente presentar tu rol como uno de apoyo en lugar de castigo puede marcar una gran diferencia.
Asegúrate de comunicarle a tu diariamente, tanto con palabras como con acciones, que estás ahí para ayudarles a tener éxito, no para verlos fracasar o quedarse atrás. Las personas también estarán motivadas a cuando sienten la responsabilidad de contribuir al éxito del entero, en lugar de simplemente hacer las tareas para evitar una reprimenda del gestor de proyectos.
3. Haz Seguimiento
Ya he escrito antes sobre la importancia de hacer seguimientos, ya sea diarios, semanales o mensuales, con tus proyectos y tu equipo. Estas revisiones son increíblemente importantes cuando se trata del ritmo de un y de asegurarse de que estás en ruta para cumplir tus plazos. Un simple seguimiento diario o semanal con tu para asegurarte de que no se atrasen es esencial.
Los beneficios de hacer seguimiento también van en dos sentidos: esto le da al miembro del la oportunidad de plantear cualquier inquietud que tenga respecto a los tiempos (y serán honestos contigo si has establecido el tipo de relación correcta), y también te da a ti, como gestor de proyectos, una imagen clara de tu situación y si existe alguna preocupación sobre el que potencialmente no esté listo a tiempo. Esto puede ser informal, incluso realizado por mensajería instantánea o una charla presencial rápida.
4. Muestra la GRAN Perspectiva
Con frecuencia, cuando los proyectos se han retrasado o se han perdido plazos, miro hacia atrás y me doy cuenta de que un factor fue que el o la persona no comprendió totalmente la importancia o el valor del para la agencia o para el cliente. De nuevo, desde el inicio, asegúrate de que tu sepa cómo cada parte del encaja para lograr el resultado final, producto o , y resalta la importancia de cada hito para el éxito global.
A veces, cuando trabajas en mil cosas a la vez, puede ser fácil restarle importancia a una sola tarea. Si una persona entiende cómo su contribución afecta al conjunto, a menudo será más probable que entregue a tiempo. Este es otro punto que puedes añadir a tu protocolo de arranque: refuerza la idea de que cada pequeña importa y que no se pueden cumplir los objetivos sin el compromiso total de cada integrante.
5. Asegúrate de que la información siempre esté disponible
Como todos sabemos, existen tantos tipos diferentes de herramientas de gestión de recursos y sistemas para la como gestores de hay – pero lo que todos deberían tener en común es una forma de que tu pueda acceder fácilmente a la información cuando la necesite. Esto incluye tareas, plazos y cualquier otro detalle pertinente para completar el de manera efectiva y a tiempo.
Además de distribuir un o un resumen en el inicio, asegúrate de haber documentado la información en un lugar donde las personas puedan encontrarla fácilmente. Esto es tu seguro contra frases como "¡pues no sabía cuándo vencía!" o "no estaba seguro de cuánto tiempo tenía." Personalmente, me gusta crear listas de tareas para cada miembro del que simplemente describen las y los plazos, utilizando Trello. Haciendo esto se maximiza la transparencia del proyecto, asegurando que todos tengan acceso a su lista sin importar dónde estén.
6. Mantén una carga de trabajo saludable
A veces, las cosas se ponen locas, especialmente cuando tú y los miembros de tu tienen en marcha. Esta es una realidad inevitable del basado en , y bueno, ¿acaso no esto hace la vida más interesante? Aunque habrá algunas semanas ocupadas e incluso algo de horas extras de vez en cuando, es tu responsabilidad como asegurarte de que la carga de trabajo de tu sea manejable y que realmente sea posible que cumplan con el del . Los empleados estresados y sobrecargados de trabajo son mucho más propensos a perder el interés y la motivación por el , cometer errores descuidados o olvidar cosas.
Aunque nadie puede garantizar que todo fluya perfectamente todo el tiempo, procura aprovechar tus sesiones semanales/mensuales de para asegurar que la carga de trabajo de todos sea razonable y trata de anticipar atascos y sobrecargas antes de que sea demasiado tarde. Si velas por tu y te aseguras de que tengan tiempo y recursos suficientes para hacer su , seguro que minimizarás el tiempo que necesitas invertir en microgestionar personas o, peor aún, disculparte con los clientes por un .
Si has leído alguno de mis artículos anteriores, ya sabes que siempre insisto en la importancia de las relaciones, la honestidad y la confianza cuando se trata de la de . A veces, especialmente en agencias y estudios digitales, es fácil olvidar que la de no se trata solo de hojas de cálculo y de de .
De hecho, creo que la mayoría de las habilidades de gestión de proyectos<span data-slate-node="text" data-slate-fragment="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
