Automatización de flujos de trabajo frente a gestión de proyectos: comparación de herramientas
Si has estado explorando software de gestión de proyectos, es muy probable que te hayas encontrado con el término «automatización de flujos de trabajo» más de una vez, y por una buena razón. Los flujos de trabajo son una parte natural de la gestión de proyectos. Después de todo, cada proyecto sigue una serie de pasos en los que la información pasa de una tarea, persona o etapa a la siguiente.
Muchas herramientas de gestión de proyectos ofrecen funciones básicas de automatización de flujos de trabajo, como creadores de arrastrar y soltar que activan acciones, por ejemplo, enviar una notificación cuando cambia el estado de una tarea. Estas funciones resultan útiles para reducir el trabajo repetitivo.
Sin embargo, aunque estas automatizaciones integradas son útiles, no ofrecen la misma potencia ni flexibilidad que el software dedicado a la automatización de flujos de trabajo. En este artículo, analizaré el software de automatización de flujos de trabajo frente al software de gestión de proyectos y destacaré las diferencias clave.
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¿Qué es el software de automatización de flujos de trabajo?
El software de automatización de flujos de trabajo es una herramienta digital que utiliza código bajo o ningún código para permitir la automatización de tareas sin intervención humana. Estas plataformas ayudan a los equipos a optimizar los procesos repetitivos y a mantener el trabajo en marcha sin necesidad de introducir datos manualmente.
Normalmente incluyen un creador visual que simplifica la automatización de procesos empresariales mediante la funcionalidad de arrastrar y soltar. Otras funciones habituales del software de flujos de trabajo incluyen un sistema de notificaciones (para alertas en la aplicación o por correo electrónico), un conjunto de activadores que ponen en marcha acciones específicas y un registro de auditoría para revisar cada paso realizado dentro de un flujo de trabajo.
En el centro de la automatización de flujos de trabajo se encuentra la lógica si-entonces. Defines un activador, como marcar una tarea como completada, y el software realiza automáticamente una o más acciones en respuesta, como notificar a un miembro del equipo, actualizar un registro o asignar el siguiente paso. Las ventajas de la automatización de flujos de trabajo son que ayuda a los equipos a ahorrar tiempo, reducir errores y centrarse en tareas de mayor valor.
Si acabas de empezar a explorar estas herramientas o quieres entender cómo diseñar flujos de trabajo más inteligentes, los cursos de automatización de procesos empresariales pueden guiarte a través de los principios de la automatización, la lógica si-entonces y la selección de software.
Ejemplos de software de automatización de flujos de trabajo
El crecimiento del mercado de aplicaciones de gestión de proyectos se ha visto fuertemente influido por avances tecnológicos como la automatización de flujos de trabajo. Consulta aquí nuestra lista completa del software de automatización de flujos de trabajo disponible actualmente.
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Observa que esta lista de software contiene algunas herramientas conocidas principalmente como software de gestión de proyectos, pero que cuentan con excelentes funciones de automatización. Las demás son aplicaciones dedicadas a los flujos de trabajo que te ofrecerán más funciones relacionadas con estos.
También existen muchos tipos de herramientas de flujos de trabajo y planes de precios diseñados para adaptarse a tus necesidades y presupuesto específicos. Estos incluyen:
- Software de gestión de flujos de trabajo, que proporciona una solución integral para planificar, supervisar y optimizar los flujos de trabajo.
- Software de flujos de trabajo de proyectos, que puede agilizar la gestión de tareas, automatizar las aprobaciones y mejorar la colaboración del equipo.
- Software de flujos de trabajo de documentos, que simplifica el control de versiones, centraliza la gestión de archivos y garantiza el cumplimiento mediante registros de auditoría detallados.
- Software empresarial de flujos de trabajo o software empresarial de automatización de procesos, diseñados para gestionar procesos complejos de toda la organización mediante la integración de varios departamentos y sistemas.
- Software de automatización de servicios profesionales, diseñado para profesionales de sectores como el derecho, la informática y la consultoría. Puede ayudarte a gestionar proyectos, recursos, facturas y cobros.
¿Qué es el software de gestión de proyectos?
El software de gestión de proyectos está diseñado para ayudar a los directores de proyectos a planificar, ejecutar y supervisar sus proyectos a lo largo de las cinco fases del ciclo de vida del proyecto.
La historia de los sistemas de gestión de proyectos se caracteriza por la mejora continua y la adaptación a los requisitos cambiantes de los proyectos.
Es un conjunto de herramientas cuyo objetivo es mejorar la colaboración entre los directores de proyectos, el equipo del proyecto y las partes interesadas. El propósito principal del software de gestión de proyectos es mejorar la productividad al permitir una mejor organización, comunicación y gestión, lo que en última instancia conduce a una entrega de valor más eficiente.
Comprender los distintos tipos de software de gestión de proyectos puede ayudar a agilizar el flujo de trabajo de tu proyecto.
Ejemplos de software de gestión de proyectos
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Software de automatización de flujos de trabajo frente a software de gestión de proyectos: la diferencia principal
Aunque la mayoría de los programas de gestión de proyectos tienen excelentes capacidades de automatización, es posible que puedan o no realizar todas las automatizaciones de proyectos que desea un usuario, o supervisar el rendimiento de dichas automatizaciones.
El software de automatización de procesos se acerca más a lo que se obtiene de un sistema de gestión de procesos empresariales (BPMS): encontrarás más información sobre BPM frente a flujos de trabajo aquí. Con estos tipos de software, extraes información relacionada con los flujos en lugar de información sobre los proyectos.
Este enfoque centrado en los flujos de trabajo significa que puedes:
- Consultar registros de auditoría con información histórica. Puedes utilizar los registros de auditoría para consultar los datos introducidos, las marcas de fecha y hora, todas las acciones que realizó un usuario a lo largo del flujo de trabajo y cualquier comentario o archivo adjunto asociado. Esta también es una ventaja clave del software BPM, que está relacionado con el software de automatización de flujos de trabajo.
- Crear paneles que supervisen el rendimiento. Puedes crear paneles que supervisen la eficiencia de tu proceso. Utiliza la información para realizar ajustes y ayudar a tu equipo a acercarse al cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio.
- Invitar a otras personas a crear flujos de trabajo. A diferencia del software de gestión de proyectos, las herramientas de flujos de trabajo te permiten invitar a personas al creador de flujos de trabajo y recibir sus aportaciones. Esto facilita la creación conjunta y garantiza que tu flujo de trabajo refleje los intereses de todos.
Preguntas frecuentes sobre la automatización del flujo de trabajo de gestión de proyectos
¿Cuál es la diferencia entre la gestión de proyectos y la gestión de flujos de trabajo?
La gestión de proyectos implica planificar, ejecutar y cerrar proyectos, centrándose en alcanzar objetivos específicos dentro de un plazo y presupuesto determinados. A menudo incluye tareas como la asignación de recursos, la programación y la comunicación con las partes interesadas. La gestión de flujos de trabajo, por otro lado, se centra en optimizar y automatizar el flujo de tareas e información dentro de los procesos para mejorar la eficiencia y la coherencia. Se trata más de gestionar la secuencia de pasos de un proceso que de supervisar un proyecto completo.
¿La automatización de flujos de trabajo es lo mismo que la gestión de flujos de trabajo?
La automatización de flujos de trabajo se refiere al uso de tecnología para realizar tareas sin intervención humana, normalmente dentro de un sistema de gestión de flujos de trabajo. Automatiza tareas y procesos repetitivos para mejorar la eficiencia. La gestión de flujos de trabajo abarca un ámbito más amplio: diseñar, ejecutar y supervisar flujos de trabajo, que pueden incluir automatización o no. La gestión de flujos de trabajo consiste en garantizar que estos sean eficaces y eficientes, mientras que la automatización es una herramienta dentro de ese proceso.
¿Cuáles son los 4 tipos de flujos de trabajo?
Los tipos de flujos de trabajo pueden variar según el contexto, pero generalmente incluyen:
- Flujos de trabajo secuenciales: las tareas se completan en un orden establecido.
- Flujos de trabajo paralelos: varias tareas se realizan simultáneamente.
- Flujos de trabajo de máquina de estados: las tareas pasan de un estado a otro en función de condiciones o eventos.
- Flujos de trabajo basados en reglas: las tareas se completan según reglas o lógica predefinidas.
Estos tipos ayudan a organizar las tareas según las necesidades del proceso.
¿Cuál es la diferencia entre la gestión de flujos de trabajo y la gestión del trabajo?
La gestión de flujos de trabajo se centra específicamente en los procesos y las secuencias de tareas dentro de una operación empresarial, y a menudo implica automatización para agilizar estos procesos. La gestión del trabajo es más amplia e incluye no solo los flujos de trabajo, sino también otros aspectos de la gestión del trabajo, como la asignación de recursos, los plazos de los proyectos y la colaboración. Incluye herramientas y estrategias para gestionar todos los aspectos del trabajo dentro de una organización.
