Domina el arte de finalizar proyectos con éxito (con Patrice Embry)

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Ben Aston:

Gracias por sintonizarnos, soy Ben Aston y este es el Podcast del Gestor Digital. Este podcast es presentado por Clarizen, líder en software de gestión de proyectos y carteras empresariales. Visita clarizen.com para más información.

Pasamos mucho tiempo hablando sobre la iniciación de proyectos, sobre cómo arrancar nuestros proyectos y cómo hacerlos “brillar” desde el inicio, pero finalizar los proyectos puede ser igual de complicado porque al principio todos están interesados y emocionados, pero al final, en realidad, todos tienden a aburrirse y ya no les entusiasma mucho.

Si no tenemos cuidado, nos volvemos descuidados y perezosos. Podemos dejar de preocuparnos, nuestro equipo deja de preocuparse y el cliente sigue pidiendo más y más. Así que si no lo terminamos bien, podemos dejar cosas sin hacer, sobrepasar el presupuesto, molestar al equipo, enfadar al cliente y no aprender nada del proyecto. Se puede perder mucho valor solo porque soltamos el acelerador justo al final.

Hoy hablo con Patrice y vamos a charlar sobre cómo podemos cerrar mejor los proyectos. Vamos a repasar una lista de qué hacer y qué no hacer que te permitirá cerrar bien tus proyectos, con impulso, y prepararte para el éxito en tu próximo proyecto también. Hola Patrice.

Patrice Embry:

Hola.

Ben Aston:

Bueno, han pasado solo un par de semanas desde que hablamos la última vez, pero cuéntanos, de hecho sé qué cosa emocionante te ha pasado recientemente, acabas de regresar de tu aventura por carretera, ¿recomendarías los viajes en carretera?

Patrice Embry:

Recomendaría los viajes en carretera a las personas que disfrutan conducir y ver lo mismo un buen rato si vas a cruzar algunos de los estados más grandes, pero sí, condujimos desde donde vivo, en las afueras de Filadelfia, hasta Colorado Springs. Pasamos por Pensilvania, Ohio, Indiana, subimos rápido a Chicago para cenar, fuimos a Iowa, almorzamos en Nebraska, cruzamos todo Dakota del Sur. Pasamos una noche en Wyoming y bajamos hasta Colorado y volamos de regreso, porque después de tanta conducción nadie quiere ver un coche nunca más.

En realidad no creo que haya salido mucho de casa desde que volvimos el viernes pasado.

Ben Aston:

Muy bien. En todo ese tiempo, ¿hay alguna anécdota graciosa que te haya pasado? ¿Algo divertido o desastroso?

Patrice Embry:

Bueno, divertido y desastroso, sí. Una de las cosas que realmente queríamos, la razón por la que fuimos tan al norte, a Dakota del Sur, era para ver Mount Rushmore y Crazy Horse. Están bastante cerca, son monumentos impresionantes, cosas que quieres ver en tu vida, y el único día que teníamos para hacerlo estaba totalmente cubierto de niebla, tipo "blanco total".

No se veía nada. Literalmente nada. Ni siquiera era como que se veía la silueta, no podía distinguirse nada. Igualmente fuimos por si la niebla se iba. No se fue. Así que sigue en la lista, y no sé si alguna vez volveré a intentarlo. Puede que simplemente no sea para mí.

Ben Aston:

Eso es de lo peor, cuando haces un plan especial y es un desastre. Eso es frustrante.

Patrice Embry:

Al menos tienen buenas tiendas de recuerdos.

Ben Aston:

Muy bien, muy bien.

Cuéntanos, ahora que has vuelto de tu épico viaje, ¿en qué tipo de proyectos trabajas ahora mismo? ¿Qué te ocupa este verano?

Patrice Embry:

Pues, tengo una carga de trabajo ligera este verano, la verdad. Acabo de terminar algo que fue a largo plazo, más de dos años, y como soy freelancer, eso es muchísimo tiempo. Ahora la carga es más ligera, lo que es genial porque fue duro cerrar todo aquello. Tengo algunas cosas de mantenimiento para clientes sin fines de lucro y veré qué surge, tengo un par de cosas en marcha y veremos, pero estaría totalmente bien así lo que queda del verano, así que veremos.

Ben Aston:

Así que si alguien quiere una PM remota excelente para septiembre, Patrice está abierta a ofertas. Pero, tienes algo en septiembre, vas a hablar en el Digital PM Summit. Yo nunca he ido, pero para los que no han ido, cuéntanos de qué trata.

Patrice Embry:

Básicamente verás a todas las personas con las que te gustaría encontrarte en persona si pudieras, porque conocen todos tus problemas y dificultades. Es como leer cualquier artículo de tu sitio Ben porque puedes relacionarte con literalmente todo lo que pasa en la conferencia. Hay muchas conferencias donde dices “vale, estas cuatro cosas aplican a lo que hago”, ya sea una conferencia de tecnología o liderazgo, pero esto sí aplica directa y totalmente. Es agradable conocer personas. Me interesa conocer a muchos de los que he conocido en Slack, tu canal, porque algunos irán. Estoy ansiosa por verlos en persona, así que debería estar bien. Haré una charla rápida sobre retrospectivas de proyectos. Es una especie de prueba para ver si puedo hablar ante la gente sin brotarme entera de nervios. Veremos qué tal.

Ben Aston:

¿Te pondrás tu pijama habitual?

Patrice Embry:

Probablemente sí, jeje. Quizá me ponga un cuello alto para tapar, porque en situaciones de estrés sí me salen ronchas. Soy buena manejándolo ante clientes, pero hablando ante gente será otro nivel, veremos cómo va.

Ben Aston:

Sí, en persona, en directo, eso da más miedo. Genial. Si piensas asistir al Digital PM Summit y aún no tienes tu entrada, Patrice tiene una oferta, ¿cierto?

Patrice Embry:

Sí. Si usas mi nombre, Patrice, P-A-T-R-I-C-E al pagar, tienes $100 de descuento y es en Memphis, así que esos $100 te comprarán mucho barbecue.

Ben Aston:

Es a principios de septiembre, ¿verdad?

Patrice Embry:

Sí.

Ben Aston:

¿El 2 de septiembre, creo?

Patrice Embry:

Sí, justo.

Ben Aston:

A principios de septiembre, así que si te gusta Patrice y quieres conocerla en persona y oír su charla sobre retrospectivas de proyectos y otras charlas interesantes, ve al sitio web del Digital PM Summit, que creo es bureauofdigital.com. Me encanta cómo deletreas P-A-T-R-I-C-E, para ganar tus $100 de descuento. Verás a Patrice y otros favoritos de DPM si vas allí. Además, hay otros ponentes habituales de DPM, como Suze Haworth, Kelly Sutter, así que habrá gente top. Échale un vistazo.

Bien, hablemos del artículo que escribiste para nosotros, que no fue sobre retrospectiva, sino, como decía al principio, sobre el cierre de proyectos, sobre cómo podemos cerrarlos mejor. Creo que los proyectos pueden desmoronarse en la recta final, como dije antes, porque soltamos el acelerador pensando que ya está hecho, pero ese último 2% puede durar semanas. Puede costar mucho terminar del todo.

Entonces, hablemos de cómo hacerlo mejor, cómo evitar que los proyectos se nos escapen a último minuto, creándonos problemas para nosotros, el equipo y el cliente. ¿Cómo hacerlo? Pero, enfrentemos la realidad: al final de un proyecto, dedicar esfuerzo es lo último que apetece. Ya tenemos otros proyectos en el horizonte. ¿Cómo te mantienes motivada al acabar, cuando francamente, tú y los demás han perdido interés?

Patrice Embry:

Básicamente, para mí y para el equipo, digo: “mirad, esto es lo último que tenemos que hacer y luego ya nunca más hablaremos de esto, o sí, si fue bien. Pero solo queda un poco de trabajo final. La mayor parte es asunto del gestor, así que solo tienes que motivarte tú. Y puedes quedarte tranquila sabiendo que ya quitarás este proyecto del parte de horas.”

Ben Aston:

Sí, eso en sí motiva, ¿no? Una cosa menos para tus partes de horas. Pero llegados a este punto, muchas veces estamos ya desconectados porque el proyecto está casi terminado, pronto se acabará el presupuesto y no quieres invertirle más tiempo. ¿Entonces qué haces? ¿Cuál es tu estrategia para cerrarlo bien aunque apenas quede tiempo o presupuesto?

Patrice Embry:

Cuando ves todo lo que hay que hacer para cerrar un proyecto y no tienes mucho tiempo ni presupuesto, tienes que decidir por cada proyecto qué es lo más importante. Si era uno complicado, con un cliente que cambiaba mucho de opinión, asegúrate de revisar bien los planes y cronogramas, ver tus notas, los primeros puntos del checklist, porque ahí es donde el cliente puede volver luego diciendo “¿no habíamos dicho que haríamos esto? ¿Qué pasó con eso?” Tienes que estar preparado, aunque ya no haya presupuesto y ni siquiera puedas hacerlo. Encuéntralo antes que el cliente y saca la bandera. Si ya no hay presupuesto, por lo menos habla con alguien de cómo lo manejarán. Si tienes poco tiempo y dinero, prioriza lo más crítico y hazlo. Pero es buena práctica intentar completar toda la lista.

Ben Aston:

En tu checklist hay nueve puntos; no entraremos en todos porque para eso está el artículo. Pero mencionas repasar el plan y la línea de tiempo, y buscar en tus notas cualquier cosa fuera de alcance o aparcada, para ver la diferencia entre lo prometido y lo entregado, e identificar riesgos del cliente diciendo “hey, dijiste que habría un formulario de contacto aquí y no está”. ¿Cómo registras esas cosas y cómo las gestionas explicándole al cliente que el proyecto está terminado y no se harán?

Patrice Embry:

Eso es lo difícil. Si durante el proyecto, y tienes buenos consejos en tu sitio sobre esto, capturas todo desde el principio y durante el proyecto, tomando buenas notas, ten una lista aparte con cosas fuera de alcance, lo que no harás pero que nadie quiere olvidar del todo, simplemente las apartas. Y no solo lo descartado, también lo que se iba a hacer y se perdió por el camino.

Encuentra esas cosas; primero asegúrate de que realmente no estén y que tengas un motivo de por qué no se hizo. Dependiendo de tu relación con el cliente puedes decir: “He encontrado esto. El proyecto está acabado y lanzado. ¿Quieres que hagamos una fase dos?”. Algunos dirán “Sí, lo hacemos en otra fase”. Otros: “¿Cuándo lo harás y gratis?”. Lo clave es encontrarlas tú antes de que te lo reclame el cliente. Así tienes tiempo de decidir la táctica.

Ben Aston:

Buen consejo. Adelantarte al cliente, porque cuando vuelva una semana después, con el equipo ya disperso y diga “oye, dijiste que harías esto”, suele pasar con el seguimiento de datos. Cuando algo sale en producción, hasta que el cliente ve los resultados en analytics quizá se da cuenta que no implementamos bien el seguimiento de conversiones u otras etiquetas de eventos.

Ese tipo de cosas el cliente no se da cuenta hasta después. Por eso llevar un registro y “status” durante el proyecto, y decisiones clave ayuda a tener argumentos ante el cliente. Decir “No hicimos esto porque tú dijiste que lo otro era más importante.” Ese status report y las decisiones tomadas serán herramientas valiosas.

Patrice Embry:

Exacto.

Ben Aston:

¿Se te ocurre algo más que suela olvidarse al final, además del seguimiento? ¿Qué más suele quedar fuera?

Patrice Embry:

Básicamente cualquier cosa que llegando al final se diga “bueno, vamos a definir el MVP, el producto mínimo viable, y lo demás después”. Esto es el después. Por ejemplo, me pasó una vez que no había etiquetas ALT en las imágenes. Era poca cosa, pero el cliente no las tenía listas y había que avanzar. Lo apunté, pero cuando terminamos lo olvidé y el cliente luego dijo que fallaron la auditoría de accesibilidad por no tener las alt tags.

Son detalles que parece que no importan pero hay que tenerlos, aunque luego decidas que no son importantes. Al menos tienes que saberlo para tomar decisiones mejores.

Ben Aston:

Otra cosa es el contenido. Sí, las ALT tags, pero también a veces los desarrolladores colocan imágenes de relleno. Me ha pasado ir a producción y que en una página siga la foto del gato de prueba, o contenido dummy que parece real si no revisas bien. Contenido, imágenes, tracking, ALT tags… ¿Y si el QA no está bien planeado se puede olvidar todo eso?

Patrice Embry:

Cierto. Pero pueden ser cosas como que dijimos que usaríamos un Widget para tal cosa. No es algo que QA detectaría, como las ALT tags o imágenes, sino algo que se mencionó y nunca más, o se decidió dejarlo para más adelante y nunca se retomó. Puede ser una funcionalidad que la persona de QA ni sabe que debía existir. Hay que estar atentos a todo tipo de detalles.

Ben Aston:

Supongamos que ya hemos cerrado eso y queremos realmente terminar el proyecto. Puede ser complicado aún. Por un lado hay cosas por hacer, pero por otro si queda abierto, la gente sigue apuntando horas y se sigue gastando dinero. ¿Cómo cierras el equipo y los procesos, y pones punto y final?

Patrice Embry:

Si escribes una nota de cierre a tu equipo, es un buen lugar para decir “y por cierto, ya no hay más horas facturables aquí”. Si tienes un sistema como Harvest puedes impedir que sigan registrando tiempo en ese proyecto. También un mensaje de cierre para dar las gracias, trasladar el feedback del cliente, aunque sea solo que el lanzamiento fue bien, cualquier reconocimiento. Agradece al equipo, menciona cosas difíciles, reconoce aportaciones, y cierra diciendo: “ha sido un placer, gracias a tal persona por esto, y no se puede facturar más”. Se envía y listo por la parte interna, hasta que hagas la retrospectiva si es posible.

Ben Aston:

Hablemos de retrospectivas, ya que es tu tema de charla, no desveles todo, pero uno de los puntos es hacer encuestas anónimas. Hemos hablado mucho últimamente de retrospectivas, pero nadie mencionó las encuestas anónimas. ¿Cómo las haces funcionar? ¿Qué preguntas? ¿Cómo motivas a la gente a responder si es anónima? ¿Sabes quién responde?

Cuéntanos cómo hacer que funcionen las encuestas anónimas.

Patrice Embry:

A mí me funcionan bien porque la gente tiende a decir cosas que no diría en persona o si se les atribuye directamente, son más sinceros, que es lo que quieres. Quieres saber lo bueno y lo malo, necesitas saber cómo fue realmente para poder mejorar. Si no obtienes feedback honesto y solo cumplidos por compromiso, no sirve.

Yo en la encuesta anónima pongo tres preguntas: ¿Qué salió bien? ¿Qué no salió bien? ¿Qué repetiríamos? Si veo que el grupo está motivado, pregunto más, pero si están cansados lo dejo simple.

Y cuando pregunto “¿qué salió bien?”, si es abierta, muchos no contestan. Entonces añado opciones múltiples con respuestas sugeridas y la opción de escribir, así al menos recibo algo de feedback y quizá eso anime a añadir respuestas propias. Todo lo sintetizo y en la retrospectiva lo traslado, pero suavizando los comentarios. Les digo que pueden escribir lo que quieran, no lo pondré literal en la retro. Quiero saber la verdad. Y suelen ser honestos, incluso reconociendo errores propios, así que me va bien.

Ben Aston:

Me gusta esa idea de pre-poblar las respuestas porque la gente se queda en blanco, sobre todo en las retros, y puedes tener a todos callados… Preguntas: “¿Qué creéis que salió bien?”

Patrice Embry:

“No sé”.

Ben Aston:

Y todo silencio.

Patrice Embry:

“Hemos acabado”.

Ben Aston:

“Supongo que estuvo bien”. Sí.

Patrice Embry:

Sí.

Ben Aston:

“Supongo que el diseño salió bien”.

“Vale, aquí tenéis tres cosas que se me ocurrieron”.

Y responden: “sí, eso mismo”.

Pero sí, darles sugerencias ayuda. Me gusta lo de anónimo, así la gente dice lo que piensa de verdad y es como se mejora, si somos honestos y no tememos molestar a alguien con quien tendremos que trabajar. Es una buena idea.

¿Alguna vez ha ido mal lo de la encuesta anónima? ¿Alguien ha descubierto algo? Dijiste que suavizas las respuestas…

Patrice Embry:

Lo único malo es si la gente no responde. Si es realmente anónima, no sabes quién falta por responder, así que tienes que insistir a todos, lo cual es un fastidio. A veces hago una casi anónima donde sé quién respondió por el correo, pero jamás los expongo, tienen mi confianza; si digo que no revelo autores, no lo haré. Si lo haces así, puedes hacer seguimiento. Pero en general solo insisto una vez. Si tienes que perseguir a alguien para que te dé feedback en una retro, no será útil porque lo hará por cumplir…

Ben Aston:

Lo haría sin ganas…

Patrice Embry:

Sí. No quieres respuestas por compromiso. Quieres información real.

Ben Aston:

Sí.

Patrice Embry:

Eso es lo peor de las encuestas anónimas, no poder hacer seguimiento individual.

Ben Aston:

Otro punto es pedir feedback al cliente. ¿Lo haces informal o con cuestionario? ¿Cómo lo haces incluso si el proyecto no fue bien?

Patrice Embry:

Normalmente digo: “¿Nos ayudarías diciéndonos esto o aquello, qué crees que salió bien, qué deberíamos mejorar?” Hay clientes y proyectos que fueron tan mal que ni quieres abrir esa puerta.

Pero también muchos buenos. Siempre recordamos los malos, pero también hay grandes clientes. Si tienes buena relación, puedes pedirlo y suelen preferir escribir para pensarlo mejor. Si te dan algo ya es útil. Puedes decidir internamente qué fue bien o mal, pero si el cliente opina distinto ¿de qué sirve? Incluso un poco de feedback del cliente ayuda para saber qué hacer en el futuro.

Ben Aston:

Sí, puede ser incómodo si solo pides feedback al final, sobre todo si salió mal.

Patrice Embry:

Totalmente.

Ben Aston:

Ayuda si lo haces como conversación continua, por ejemplo, cada mes preguntar qué va bien, qué no, cómo mejorar. Así es menos reactivo si algo recién salió mal y luego pides ayuda.

Patrice Embry:

Además, si durante el proyecto el cliente manda un mail diciendo “eso estuvo genial”, lo guardo en una carpeta especial.

Ben Aston:

Para enmarcarlo.

Patrice Embry:

Y los reviso cuando me siento mal. No miento, lo hago. También guardo los muy críticos. Incluso si es un mal proyecto y no quieres pedir feedback final, puedes revisar esos mails y ver claramente qué fue bien o mal. Si tomas buenas notas lo tienes todo para saber qué pensaba el cliente.

Ben Aston:

Bien, vamos a acabar aquí porque se nos acaba el tiempo, pero si quieres leer el resto del checklist, entra en thedigitalprojectmanager.com y busca el artículo de Patrice sobre cierre de proyectos. Patrice, muchas gracias por acompañarnos. Ha sido un placer tenerte hoy.

Patrice Embry:

Gracias a ti.

Ben Aston:

Como una de nuestras expertas en DPM, Patrice estará en el Digital PM Summit y también en nuestras llamadas de septiembre. Se llama el programa de maestría en gestión digital de proyectos. Si no sabes de qué hablo pero quieres formación en PM, míralo. Es un curso intensivo de siete semanas que incluye lecciones en vídeo, tareas semanales, debates en grupo y la opción de sesiones de coaching. Ve a DPM school.com e inscríbete antes de que se acaben las plazas. Si quieres aportar a la conversación sobre cerrar proyectos mejor, comenta en el post y ve a thedigitalprojectmanager.com para unirte a nuestro equipo de Slack, entra en la sección de recursos y verás todo tipo de conversaciones interesantes allí. Hasta la próxima, gracias por escucharnos.