Dónde la IA realmente ayuda a los gestores de proyectos en el trabajo de entrega

Becca Banyard: Hola a todos y bienvenidos al pódcast de The Digital Project Manager. Mi nombre es Becca Banyard y, en realidad, soy la productora de este programa. Pero hoy me pongo en la silla de presentadora en lugar de Galen, ya que tenemos un episodio que es un poco diferente a nuestro formato habitual. Esta conversación se grabó originalmente como parte de nuestra serie de eventos en vivo sobre el futuro de la IA en la gestión de proyectos, donde exploramos cómo la IA está cambiando la manera en que los equipos planifican, entregan y gestionan el trabajo.

En esta sesión, contamos con Scoro para profundizar en cómo la IA está apareciendo hoy en la entrega de proyectos y en qué deben poner atención los PMs y líderes de entrega, a continuación. No escucharás la demostración en vivo del producto en esta versión de pódcast, ya que puede ser difícil de seguir sin verlo. Puedes acceder a la grabación completa yendo al enlace en las notas del episodio, pero hoy escucharás toda la conversación estratégica sobre el uso práctico de la IA en equipos preparados.

Conmigo están dos invitados increíbles. El primero es Tim Fisher, vicepresidente de IA en Black & White Zebra. Tim va a co-liderar la conversación conmigo porque tiene más de 20 años de experiencia en tecnología e inteligencia artificial, y nos ayudará a desglosar lo que estamos viendo y a conectarlo con tu día a día como PM o líder.

Y nos acompaña de Scoro, Harv Nagra. Harv es un experto en entrega y operaciones y presentador de The Handbook: The Ops Podcast. Y si llevas un tiempo en la comunidad DPM, probablemente ya lo hayas escuchado en el programa o en algún evento nuestro. Es un amigo de la comunidad y estamos muy contentos de contar con él aquí.

Así que Harv, ¡bienvenido!

Harv Nagra: Un placer estar aquí. Gracias por invitarme.

Becca Banyard: Harv, antes de empezar, me gustaría saber más sobre Scoro. ¿Puedes darnos una visión general de 30 segundos de lo que hace Scoro y para quién está creado?

Harv Nagra: Por supuesto. Scoro es una plataforma de automatización de servicios profesionales. Ese término, también conocido como PSA.

No siempre es un término que resuene con las personas. Rara vez se escucha a alguien decir PSA. Lo que realmente significa es que está diseñada para cualquier tipo de negocio de servicios profesionales. Puede ser una agencia, una consultora, una empresa de TI, una firma de contabilidad, un bufete de abogados, cualquier tipo de empresa que vende tiempo y experiencia.

Se diferencia de un sistema de gestión de proyectos como los que conocemos, como Asana, JIRA, Trello y demás, en que va más allá de la gestión de proyectos y tareas, y más allá de la colaboración. Entonces, por un lado tenemos herramientas como esas y cuando se vuelven un poco más complejas, tienes herramientas como Monday, Clickup, Teamwork, etc., que te permiten juntar módulos y crear algo a medida.

Después tienes lo que yo llamo el espacio PSA, y con estos sistemas, es como un sistema operativo para tu negocio. Puedes crear presupuestos y cotizaciones en la plataforma. Puedes planificar tus recursos y agendar tus tiempos. Puedes convertir esas cotizaciones en proyectos y gestionar esos proyectos y presupuestos.

Y, finalmente, hacer seguimiento de tu tiempo, tus presupuestos, facturar, informar sobre tu negocio, y se conecta a otros sistemas como herramientas de contabilidad, RRHH, etc. Así que de verdad es de extremo a extremo, más allá de la simple gestión de proyectos.

Tim Fisher: Muy bien. Así que trabajas con equipos de proyectos, agencias y todos esos grupos de los que acabas de hablar todos los días.

Así que tienes un asiento en primera fila para ver qué es realmente difícil a la hora de entregar trabajo ahora mismo. Empecemos por ahí. Desde tu perspectiva, ¿cuál es hoy la parte más difícil de entregar proyectos con éxito?

Harv Nagra: Tim, hace muchos años fui productor digital. En algún momento, gestionaba un equipo de productores digitales, trabajando como director digital en una agencia, y no sé si esto ha cambiado mucho, sinceramente.

Por mi experiencia, siempre han sido los cambios en los plazos lo que crea la complejidad, ¿verdad? El número de revisiones nunca es el que el cliente espera al final. Hay solicitudes de cambio de alcance y suelen existir retrasos a la hora de recibir contenidos o feedback. Así que los planes bien hechos al inicio del proyecto terminan no siendo la realidad.

Así que hay mucho cambio y estar al tanto de todo eso, todas esas piezas en movimiento, tan solo la comunicación con todos los interesados, actualizar presupuestos cada vez que cambia el alcance, actualizar tareas, planes, plazos, todo ese tipo de cosas termina siendo mucho trabajo.

No creo que eso sea nuevo. Probablemente, esto ha sido así desde los inicios de la gestión de proyectos. Ese es el reto para nosotros.

Tim Fisher: Ciertamente, sí. ¿Qué crees que los líderes suelen interpretar mal sobre la gestión de proyectos que Scoro ayuda a arreglar?

Harv Nagra: Terminas sepultado por muchos cambios. Creo que siempre se parte desde una expectativa muy optimista, al inicio de un proyecto, suponiendo que todo va a salir perfecto.

Muchas veces también estamos bajo presión para crear presupuestos muy ajustados solo para ganar un proyecto. Así que tal vez lo hagamos y si algo sale mal no hay margen de maniobra. Y, además, como decía antes, cuando tienes muchas herramientas diferentes para coordinar todo, se convierte en una gran carga administrativa en lugar de hacer trabajo de verdadero valor añadido.

Construyes el presupuesto en otro lado. Usas Harvest, Asana, haces seguimiento del tiempo en otra plataforma, exportas hojas de cálculo para reconciliar tus presupuestos y eso termina llevando mucho tiempo. Así que aparecen varias cosas.

En primer lugar, hay mucha ineficiencia si tu equipo está constantemente importando y exportando datos o duplicando datos entre sistemas. Eso introduce errores humanos en el proceso cada vez que sucede. Además, hay una gran demora no solo en ver cómo está yendo tu negocio, sino también cómo están los proyectos.

Como digo, hablo a veces con agencias o consultoras que literalmente registran el tiempo en un sitio, lo exportan una vez a la semana y luego lo ponen en una hoja de Google para sumar lo que han acumulado entre un periodo y otro. Y si estás ocupado y no haces ese proceso en dos semanas, podría haber pasado cualquier cosa, podrías estar muy sobrepasado de presupuesto y ni enterarte. Así que hay mucha carga administrativa y falta de visibilidad, y ahí es donde entra algo como un PSA, como Scoro. Porque es una sola fuente de la verdad, todo está en un solo sitio, no estás exportando e importando ni copiando datos de un sitio a otro.

Simplemente existe, ¿verdad? Así que, como decía, es esa pieza de consolidación que abarca desde la cotización, la gestión de proyectos, la asignación de recursos, el seguimiento del tiempo, la facturación, todo en un solo lugar. Y lo último que diré, Tim, es que creo que las empresas llegan a ese punto tarde o temprano también. Al principio usas muchos sistemas diferentes, pero llega un momento en el crecimiento en el que la situación se vuelve caótica.

Ya somos demasiado grandes para operar así, o nuestros proyectos son demasiado complejos y necesitamos madurar un poco.

Tim Fisher: Sí, tiene sentido. Es increíble, he visto esto muchas veces, cómo nos parece normal esa locura de conectar todos esos sistemas distintos mediante copiar, pegar y hojas de cálculo; lo aceptamos como un hecho.

Entonces, la IA, dado todo esto, ¿dónde ves que la IA encaje en estos retos de los que hablabas?

Harv Nagra: Como decía, fui productor. Los gestores de proyectos acabamos orquestando mucho trabajo. Pero esa orquestación se hace manualmente. Otra cosa que veo con muchos negocios que usan IA es que lo hacen de manera bastante puntual para acelerar algo.

A veces eso significa acelerar un proceso roto. O sea, en vez de arreglarlo, decimos "bueno, al menos podemos hacerlo más rápido porque usamos un LLM". Pero creo que ahora mismo estamos en la antesala de algo mucho más transformador, que va a conseguir que PMs, productores y equipos de proyectos sientan que ese gestor tiene un equipo detrás, un equipo virtual como la IA, que les ayuda con todo el trabajo pesado. Así pueden alejarse, darle una instrucción a la IA y que haga todo el trabajo aburrido, para que el gestor se centre en el trabajo de mayor valor. Y eso es lo más emocionante de todo.

Tim Fisher: Si pudiéramos concretar un poco, ¿cuál es ese punto de dolor o fricción específico en el que la IA ha ayudado a tus clientes hasta ahora?

Harv Nagra: Volviendo al ejemplo que mencioné antes, los proyectos nunca salen según lo previsto, los plazos se retrasan, el alcance cambia, todo ese tipo de cosas.

Se retrasan las aprobaciones y usas varios sistemas, así que no tienes los insights que necesitas. Creo que ahí es donde vamos con la tecnología. Estamos construyendo para que los insights estén disponibles. Tradicionalmente, hemos tenido productos, incluido el nuestro, que generan informes.

El problema es que dependes de que una persona vaya a interpretar eso, lo cual está bien, es útil. Pero a veces resulta más útil recibir esa información de forma proactiva. Así no tienes que buscarla ni analizarla tú mismo, sino que alguien te dice "esto es lo que pasa y hay que solucionarlo".

Nuestros clientes han estado probando en beta nuestro MCP y dándonos muchas ideas y feedback de lo que les gustaría hacer, y es emocionante escuchar esas ideas. Algunas ahora mismo no son posibles, pero creo que llegaremos al punto en que cada vez más de estas cosas serán posibles.

Le dices a la IA qué ha cambiado o qué quieres que cambie o que haga, y va y ejecuta ese trabajo.

Tim Fisher: Tengo otra pregunta antes de seguir. Mencionaste un acrónimo que convendría definir rápido. MCP, ¿qué es exactamente? Creo que mucha gente conectada hoy lo habrá oído, pero vale la pena explicarlo.

Harv Nagra: Creo que todos aquí sí han oído hablar de API, ¿verdad? Interfaz de programación de aplicaciones, que es la forma en que dos aplicaciones se comunican entre sí, comparten datos y funcionalidades. Pero normalmente eso requiere que un desarrollador programe esa conexión para compartir datos y hacer lo que se necesite.

Como explico MCP en términos sencillos, es como una capa API para plataformas de IA como ChatGPT o Claude para conectar con otros sistemas. Lo genial es que, no solo fluye la información para que puedas conseguir respuestas basadas en tus sistemas o lo que sea, sino que puedes pedirles que realicen acciones en esos sistemas.

Así que, "haz esto", ¿no? Se convierte en un centro de mando para tus otras herramientas. Pero lo mejor, primero, es que, a diferencia de una API, no necesitas un desarrollador para codificar esto. Solo usas un prompt en tu LLM favorito, ¿verdad? Lo otro es la capacidad multitarea del MCP.

No solo toma acciones o te da información de un sistema, sino que puede hacer todo eso en múltiples sistemas a la vez. Y creo que eso es lo asombroso.

Tim Fisher: Ahora todo el mundo mete IA en todo. No puedes ni pasar un anuncio en Instagram, ni un solo anuncio, ni conversación sin que alguien diga "¡Mira cómo integramos IA en nuestro software!".

Ya es algo básico. Todo tiene alguna integración de inteligencia artificial. ¿Cuál es el enfoque diferente de Scoro? ¿Cómo están haciendo esto de manera distinta? ¿Qué hay de único en cómo usáis IA en vuestra plataforma versus otros en vuestro sector?

Harv Nagra: Hace un par de semanas celebramos el tercer cumpleaños de ChatGPT.

En cuanto salió, creo que muchos sistemas y productos se apresuraron a añadir un generador de texto solo para decir que tenían IA, ¿verdad? Ahora todos tenemos nuestro generador de texto favorito, nuestro LLM de preferencia y son punteros haciendo lo más innovador. ¿De verdad necesitamos un generador de texto en cada producto?

No lo creo. Y nunca ha sido nuestro enfoque. Casi lo consideramos hacer trampa. Es decir, sí, podríamos hacerlo, pero ¿por qué alguien querría un generador de texto en Scoro? ¿Cuál sería la lógica? Así que no tomamos ese camino. Ya sabíamos que somos un tipo de sistema operativo para empresas.

Como decía, tienes tus presupuestos, proyectos, facturas, informes y demás. Así que quisimos crear una capa de IA encima que diga: ya tienes este producto increíble que automatiza tus datos y tu flujo de trabajo, ahora te damos insights adicionales o te ayudamos a ejecutar el trabajo, etc.

Así que, nuestra visión era crear básicamente un compañero de trabajo que pueda hacer todo lo que tú haces en el producto, pero que lo haga por ti. Esa orquestación completa del flujo de trabajo, como decía antes, es una parte muy importante de nuestro enfoque.

Tim Fisher: Quiero ir un poco más allá y hablar de hacia dónde nos dirigimos. ¿Qué hay en el horizonte? Te lo pregunto directamente, ¿hacia dónde crees que va el viaje de Scoro con la IA?

Harv Nagra: Sí, creo que este año hemos invertido mucho en Eli y MCP. Como decía, ese ha sido el gran foco. No queríamos solo meter un generador de lenguaje o de texto en nuestro producto.

Lo que queríamos era decir: ya tenemos todos estos datos brillantes sobre proyectos y clientes (tus clientes si eres usuario, no los nuestros) y fuimos la primera plataforma PSA en lanzar soporte MCP este otoño. Eso es algo que nos enorgullece. Pero lo que realmente queremos es desarrollar las capacidades de Eli para que pueda hacer cualquier cosa que un usuario pueda hacer.

Como decía antes, cada semana expandimos lo que puede hacer literalmente. Pero, aparte de eso, hacer que sea tan capaz que puedas pedirle cualquier cosa y lo haga siempre que tú puedas hacerlo. Algunas cosas incluirán capacidades de voz, entre otras.

Pero muchos de nuestros clientes, como decía, nos inspiran sugiriendo cosas que les gustaría ver porque lo están probando. Si te doy un adelanto de lo que viene, aunque no esté muy lejos, es poder darle aún más capacidades para que le cuentes más sobre tu negocio, tu sector, tu nicho, y que tenga ese contexto adicional.

Eso es aún más potente porque no solo ve tus datos, sino que sabe el tipo de empresa, tus matices, si tus cotizaciones se hacen de cierta manera, si tus clientes necesitan ciertas cosas, etc. Así que ahí será súper personalizado y aún más indispensable para ti.

Tim Fisher: Sería increíble, sí. Creo que acabas de responder la pregunta, pero te pido un ejemplo más. Si piensas en todo lo que hacen tus clientes en sus organizaciones, ¿cuál sería esa funcionalidad específica, algo que Scoro ahora mismo no hace?

Lo más específico que puedas, aunque implique desvelar parte de tu hoja de ruta, que quizá no proceda, pero ¿qué podría ser? Busco entusiasmar a la gente sobre lo que pueda venir en concreto.

Harv Nagra: Tal vez te diga lo que me gustaría ver como ex-productor, pero también cosas que nos han pedido: automatizar la creación de cotizaciones con base en proyectos similares anteriores.

O el hecho de que este cliente es problemático porque tiene ciertas costumbres y analizar eso, darte información sobre ese tipo de proyecto. Es genial tener plantillas, pero siguen siendo solo plantillas. Así que podrías decir: usa esta plantilla como base, pero según este cliente y datos históricos, actualiza los precios según el alcance, etc.

Todo ese trabajo tedioso, como controles de salud de proyectos, programar la facturación de proyectos, crear resúmenes y, potencialmente, incluso reemplazar la API por completo por el MCP. Todo eso es tedioso y es posible o ya casi se puede. Pero como ex-productor, lo que me gustaría ver es ayuda para gestionar mejor a los clientes, filtrar solicitudes entrantes.

Y avisarme si algo está dentro o fuera del alcance, y ayudarme a rechazar al cliente, por ejemplo, para mantener el rumbo del proyecto. Guiar esa comunicación, negociación, ese tipo de cosas. Tal vez no sea una respuesta sexy, pero es el tipo de cosas que no mola hacer.

Y creo que los humanos lo sufrimos porque cuesta decirle que no a un cliente, entran en juego las emociones, etc. Así que si alguien me ayudara a gestionar esas consultas y decir "esto ya está asignado, esto es nuevo alcance así que pide más presupuesto y aquí tienes cómo hacerlo".

Y, quizá, aquí tienes el email, ¿lo quieres enviar? Sería muy útil ver esa funcionalidad.

Tim Fisher: Totalmente de acuerdo. Estas cosas poco vistosas son en realidad las más interesantes. Prefiero esto antes que cualquier vídeo loco de IA. Y es curioso, porque lo que describes son cosas para las que los LLM realmente ya son buenos, lo experimentamos a diario con ChatGPT o Claude.

Lo que falta es toda esa información del negocio que está dentro de Scoro o, lamentablemente para la mayoría, repartida en 15 sistemas distintos. Así que es una forma ingeniosa de unirlo todo y hacer algo más productivo que algunas de las tonterías para las que solemos usar la IA. Esto me lleva a mi gran última pregunta, que me gusta plantear de formas diversas.

Así que, ¿cómo ves que evolucione el rol del gestor de proyectos con todo esto? Porque muchas de las tareas que mencionas son parte del trabajo del PM o de personas que lo hacen cada día. Cuando me hago esa pregunta y pienso en diferentes sectores, veo las ventajas, el potencial de crecimiento, de hacer estrategia y demás.

Pero en tu mundo y entre tu público, ¿cómo esto ayudará a evolucionar, sí, el puesto del gestor de proyectos?

Harv Nagra: Sí. He dicho muchas veces hoy la palabra "orquestar" porque así veo las herramientas que mostramos hoy, ayudando a la gente a orquestar el trabajo. Como decía, ya lo hacemos como PMs pero de forma muy manual. Y justo hoy publiqué en LinkedIn algo sobre que el rol del gestor de proyectos no debería ser el de un administrativo caro, pero es lo que acaba pasando cuando solo te dedicas a copiar información y actualizar cien sistemas todo el día.

Eso no es necesario ni algo de lo que estar muy orgulloso o apasionado, porque a nadie le entusiasma. Así que creo que esto evolucionará para dejar que herramientas como Eli, MCP hagan ese trabajo y que nosotros podamos dedicarnos a tareas más estratégicas, de mayor valor, que disfruten más.

No conozco a nadie al que le guste actualizar cronogramas tipo Gantt. Es parte de la función, pero no lo divertido. No me preocupa que la IA ni estas herramientas sustituyan nuestro trabajo. El humano siempre aporta matices, criterio, valor y contexto, y eso siempre hará falta.

Estas herramientas te dan más potencia, es como tener un equipo detrás que se encargue de esas cosas. Así que va a ser emocionante ver cómo se vuelve más interesante el trabajo y productivo gracias a esto.

Tim Fisher: De acuerdo. Gracias, Harv.

Becca Banyard: Increíble.

Harv, ha sido fantástico. Muchísimas gracias por acompañarnos hoy y mostrarnos las funciones de IA de Scoro. Si alguien quiere explorar más acerca de Scoro, ¿dónde debe ir?

Harv Nagra: Sí, por favor visita scoro.com. Yo también tengo un pódcast, así que suscríbete. Es un pódcast de operaciones llamado The Handbook. Y claro, conéctame por LinkedIn, donde hablo sobre madurez operativa, eficiencia empresarial y ese tipo de temas. Es BLY barra score demo y puedes registrarte para una prueba ahí.

Becca Banyard: Nuevamente, gracias. Y Tim, gracias por ser un excelente coanfitrión hoy. Vamos a cerrar, que pasen un buen resto de día y nos vemos en la próxima sesión del futuro de la IA en la gestión de proyectos. ¡Cuídense!