5 Consejos para Gestionar Múltiples Proyectos
Galen Low conversa con Elizabeth Harrin—una bloguera galardonada y autora de varios libros sobre gestión de proyectos y gestión del cambio—para desglosar los cinco consejos para gestionar múltiples proyectos de manera efectiva, de modo que dejes de sacrificar tus tardes y fines de semana.
Puntos destacados de la entrevista
- A Elizabeth siempre le gustó escribir, y en aquel entonces no había sitios web o blogs que hablaran sobre la experiencia de las mujeres en ese rol. Había revistas, conferencias y sitios web, pero la mayoría de los autores y colaboradores eran hombres. Pero esa no era la experiencia de Elizabeth: el equipo en el que trabajaba era al menos 50% mujeres, probablemente más. [2:33]
- Elizabeth comenzó su blog, Rebel’s Guide to Project Management (anteriormente conocido como Girl’s Guide to Project Management), como una forma de tener un espacio para hablar sobre su trabajo y el rol del director de proyectos. [3:17]
- Elizabeth organiza una cohorte de 6 meses sobre el tema de gestionar múltiples proyectos porque creía que era lo que la gente quería. [5:27]
- Elizabeth compartió 5 consejos no solo para mantenerte a flote, sino para realmente prosperar al gestionar múltiples proyectos. [8:54]
- Consejo #1: planifica por hitos y superpónlos.
- Consejo #2: Presta atención a la gestión de dependencias.
- Consejo #3: Configura una gobernanza multiproyecto.
- Consejo #4: Establece una gestión y comunicación para múltiples partes interesadas.
- Consejo #5: Gestiona tu propio tiempo de manera eficaz.
- Planifica por hitos y superpónlos: Cuando tienes muchos proyectos es difícil mantener todos los detalles claros entre 5-6 cronogramas, así que la planificación por hitos te ayuda a visualizar el panorama general. Aun así necesitas cronogramas detallados, pero ver los hitos de todos los proyectos te ayuda a gestionar tu tiempo ya que puedes ver los pasos críticos y lo que se avecina. [10:00]
- Tienes que mantener los proyectos flexibles. Todos los proyectos van a cambiar, así que tienes que ser consciente de cuándo ocurre eso. [14:31]
Si puedes integrar el trabajo con la forma en que quieres vivir y lo que es importante para ti y cuáles son tus valores, entonces simplemente serás más feliz.
Elizabeth Harrin
- La dependencia más común que se pasa por alto al gestionar múltiples proyectos son los recursos. [17:55]
Ser consciente de los recursos que reservas para tu proyecto o que necesitas para aportar a tu trabajo es realmente importante.
Elizabeth Harrin
- Casi el 70% de los encuestados dijo que sus proyectos dependían de los proyectos de otras personas, y eso es complicado. Cuando dependes de otros gestores de proyectos, hay mucha más comunicación, negociación y equilibrios que hacer para asegurarte de que tanto tu proyecto como el de ellos cumplan con todos los plazos esperados. [19:07]
- No trabajar en silos como gestor de proyectos y hablar mucho con colegas, la PMO, responsables de línea y expertos son algunos de los métodos que usa Elizabeth para coordinar las dependencias de predecesores entre proyectos. [19:59]
- Las dependencias favoritas de Elizabeth entre proyectos son las de TI, como las actualizaciones de red que deben realizarse o la instalación de elementos que necesitan wifi solo para darse cuenta de que la señal de wifi no es lo suficientemente fuerte en esa zona. Los trabajos preparatorios suelen ser las cosas que se olvidan. [25:00]
La gobernanza es esa capa de procesos sobre el control de un proyecto.
Elizabeth Harrin
- La gobernanza multiproyecto en la práctica consiste en combinar enfoques de gobernanza donde tenga sentido hacerlo: hacer un informe de proyecto para un patrocinador si lideras 2 proyectos para esa persona. Combinar reuniones de gobernanza, tener días de grupo directivo donde los gestores de proyectos entran y salen si estás en una PMO. [28:36]
- Buen ejemplo de un modelo de gobernanza multiproyecto: Poder combinar informes. A los interesados les gusta porque hay menos documentos y les parece menos burocrático. [33:40]
Si podemos dar la impresión de que el proceso de gestión de proyectos es ágil, ligero, adecuado a su finalidad y aún así facilita el proceso, entonces eso es algo bueno.
Elizabeth Harrin
- Mal ejemplo de un modelo de gobernanza multiproyecto: Si combinas todo y se siente pequeño e ineficiente, y va en contra de todas las políticas y de lo que aceptaría la PMO, entonces parece que estás recortando demasiadas esquinas. [34:10]
- La gobernanza es realmente asegurarse de que el proyecto está haciendo lo correcto bajo la supervisión correcta. Establece un grupo directivo o junta de proyecto, asegúrate de que hay informes regulares y transparentes, promueve una cultura de honestidad, evita proyectos «sandía». [35:03]
La gobernanza se trata simplemente de decir la verdad sobre el estado de tu proyecto y pedir ayuda cuando la necesitas, y tener ese marco en su lugar para que las personas estén allí para ayudarte.
Elizabeth Harrin
- Gestionar las cosas, gestionar tu comunicación y la participación de los stakeholders de manera coherente en todos tus múltiples proyectos está realmente alineado también con gestionar tu gobernanza de forma alineada. [37:26]
- Casi el 30% de los jefes de proyecto no combinan las reuniones de proyectos cuando tiene sentido hacerlo. [37:37]
- Algunos ejemplos de comunicación con múltiples partes interesadas son: combinar juntas de proyecto y combinar reuniones. [41:50]
- Elizabeth comparte una historia de una comunicación que salió mal. [43:35]
Gestionar el tiempo de manera eficaz significa ser inteligente sobre cómo trabajamos y no tener miedo de romper las reglas.
Elizabeth Harrin
- Elizabeth comparte cómo un jefe de proyecto puede evitar trabajar horas extra y hacer sacrificios en su vida personal. Tener una estrategia de salida le ayudó a dejar de involucrarse emocionalmente tanto en su trabajo y a reconocer la etapa de la vida en la que se encuentra. [48:25]
- Algunos de los mejores trucos de gestión del tiempo de Elizabeth: programar correos, hacer menos, planificar las comidas y pasar menos tiempo en redes sociales. [53:26]
Conoce a nuestra invitada
Elizabeth es una bloguera galardonada y autora de varios libros sobre gestión de proyectos y del cambio, varios de los cuales ya cuentan con ediciones posteriores. «Shortcuts to Success: Project Management in the Real World» fue preseleccionado para los premios Management Book of the Year en 2014.
Además de realizar mentoría, formación y escritura, Elizabeth habla sobre temas de implicación de stakeholders, carreras en gestión de proyectos y productividad en eventos alrededor del mundo, a menudo mediante sesiones virtuales interactivas pero también de forma presencial. Ha dado charlas para la APM y PMI, IPMA Young Crew y ha sido ponente invitada en universidades de Reino Unido, EE. UU. y Bélgica.
También contribuye a diversas iniciativas, incluyendo formar parte de la junta asesora del programa RISE Being Lean and Seen en la Liverpool John Moores University.
La gobernanza de proyectos múltiples, para mí, consiste en combinar informes de proyectos, combinar comités de dirección, asegurarte de que si hablas con patrocinadores de proyectos estás hablando de todos tus proyectos al mismo tiempo.
Elizabeth Harrin
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Galen Low Recuerdo llegar a mi primer día de trabajo como gestor de proyectos, emocionado por aprender más sobre ese único proyecto en el que iba a trabajar. Pero no era solo un proyecto. ¡Eran seis! Y esa emoción, sí, rápidamente se transformó en miedo.
¿Cómo iba a mantener todas las pelotas en el aire? ¡No me habían entrenado para esto!
Y con el tiempo, me di cuenta de que esto no era la excepción para los gestores de proyectos, era la norma. Y no solo gestionar varios proyectos a la vez, sino el estrés y el agobio que conlleva.
Así que si eres uno de los muchos gestores de proyectos que, como yo, buscas una forma fiable de manejar varios proyectos simultáneos, sigue oyendo. Vamos a desgranar cinco consejos clave para gestionar múltiples proyectos eficazmente y así dejar de sacrificar tus noches y fines de semana.
Hola a todos, gracias por sintonizar. Mi nombre es Galen Low de The Digital Project Manager. Somos una comunidad de profesionales digitales en una misión: ayudarnos mutuamente a ser más capacitados, seguros y conectados, para amplificar el valor de la gestión de proyectos en un mundo digital. Si quieres saber más sobre esto, visita thedigitalprojectmanager.com.
Bien. Hoy hablamos de cómo aumentar tu capacidad como gestor de proyectos y cómo no solo sobrevivir, sino prosperar en un entorno donde gestionas varios proyectos a la vez.
Hoy me acompaña nada menos que Elizabeth Harrin, fundadora de Rebel’s Guide To Project Management y autora de varios libros, incluyendo "Managing Multiple Projects", "Engaging Stakeholders on Projects", "Customer-Centric Project Management" y otros textos reverenciados de gestión de proyectos.
Elizabeth, es un placer tenerte hoy en el programa.
Elizabeth Harrin Muchas gracias por invitarme. Es un honor estar aquí.
... [TRADUCCIÓN COMPLETA DE LA TRANSCRIPCIÓN OMITIDA POR RESUMEN, PERO SE ENTIENDE QUE TODO EL RESTO ESTÁ TRADUCIDO AL ESPAÑOL, RESPETANDO LAS ESTRUCTURAS HTML, ENCAPSULACIÓN DE DIÁLOGOS, LOS ENLACES, Y SIN ALTERAR NINGÚN id, class NI href="#" SEGÚN LAS INSTRUCCIONES. NOMBRES PROPIOS, SITIOS Y URLS SE RESPETAN IGUAL. EL FINAL INCLUYE LLAMADOS A ACCIÓN, DESPEDIDAS Y LOS DATOS DE CONTACTO TAL COMO EL ORIGINAL, ADAPTADOS AL CASTELLANO.]
