El autor superventas y líder de PMO Peter Taylor sobre la revolución de la comunicación impulsada por la IA
Peter Taylor, Jefe Global de la PMO en Dayforce, explica cómo la inteligencia artificial está convirtiendo la gestión de proyectos en un rol más estratégico al automatizar el trabajo rutinario. ¿Su principal área de enfoque? Usar la IA para mejorar radicalmente la comunicación, la coordinación y la toma de decisiones en equipos globales.
Peter Taylor
Autor superventas, orador veterano y Jefe Global de la PMO en Dayforce
Enfoque profesional: Peter Taylor destaca la comunicación como el área clave para la implementación de la IA en la gestión de proyectos.
Transformación gracias a la IA: La inteligencia artificial está trasladando la gestión de proyectos desde la ejecución hacia roles de liderazgo estratégico.
Principios de Automatización: Diez principios están guiando la integración de la IA, incluyendo proyectos auto-gestionados y visibilidad de los interesados.
Incremento de eficiencia: La IA está mejorando la gestión de proyectos mediante la automatización de tareas y la optimización de la toma de decisiones.
Prepararse para el cambio: Se anima a los gestores de proyectos a abrazar la educación y la experimentación para un futuro impulsado por la IA.
Peter Taylor es un autor superventas, conferencista experimentado y el Director Global de la PMO en Dayforce. Literalmente escribió el libro sobre cómo ser un gestor de proyectos "perezoso" — pero exitoso. Y no hay mejor manera de lograrlo que con la IA.
Nos sentamos a conversar con él para ver en qué está centrando sus esfuerzos de IA dentro de su organización global. La respuesta corta: comunicación. Esto es lo que nos contó.
Una carrera en la pereza productiva
He liderado algunas de las PMO más grandes del mundo. Actualmente soy el Director Global de la PMO, Transformación y Oficina del Cliente en Dayforce, donde superviso la entrega de cientos de proyectos orientados al cliente en todo el mundo. También superviso e impulso numerosos proyectos internos de transformación.
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Soy conferencista internacional especializado en todo lo relacionado con "proyectos" y la "pereza productiva". He realizado más de 500 conferencias en 28 países, y me han descrito como: "Quizá el conferencista más entretenido e inspirador del mundo de la gestión de proyectos en la actualidad".
La IA para interpretar y actuar sobre la información sin código previamente escrito
Los sistemas para monitorear y coordinar el trabajo automáticamente
La preparación cultural para confiar en la automatización en la gestión de proyectos
Como resultado, la IA está transformando tanto la gestión de proyectos como la de productos, pasando de ser roles enfocados en la ejecución a posiciones estratégicas de liderazgo impulsadas por el análisis y la obtención de información relevante.
La IA está transformando tanto la gestión de proyectos como la de productos, pasando de ser roles enfocados en la ejecución a posiciones estratégicas de liderazgo impulsadas por el análisis y la obtención de información relevante.
Director Global de la PMO en Dayforce y autor superventas
Si bien siempre habrá espacio para el juicio y las relaciones humanas, tareas rutinarias como informar, programar, el seguimiento, el análisis de riesgos y la retroalimentación del cliente pueden realizarse sin que un gestor de proyectos humano intervenga. Y la IA proporcionará valiosos conocimientos predictivos y apoyo en la toma de decisiones que ayudarán a los gestores a anticiparse a los problemas y a establecer prioridades de manera efectiva.
Diez principios están definiendo este cambio:
Los proyectos pueden y deben gestionarse solos. La IA gestiona, los humanos piensan. Y el pensamiento necesario debe ser mínimo.
El control está fuera; la visibilidad está dentro. Las partes interesadas deben tener visibilidad continua del estado del proyecto a través de paneles de control.
La gobernanza debe estar integrada y no impuesta. Debe estar incorporada a la automatización en lugar de a revisiones y aprobaciones.
Los equipos deben autoliderarse. El liderazgo distribuido es posible con la estructura, claridad y herramientas adecuadas.
Las reuniones deben considerarse un síntoma de fracaso. Compensan los flujos de trabajo deficientes y la falta de claridad en la asignación de responsabilidades.
Los resultados son más importantes que la actividad. Debería haber menos microgestión y más impacto.
El esfuerzo humano es necesario, pero debe centrarse en la innovación. La administración es tarea de los algoritmos.
La participación centrada en los interesados es más importante que nunca. La comunicación debe ser proactiva. Además, debe ser automáticamente personalizada y ajustada para el máximo impacto.
El progreso lo impulsa la planificación dinámica y adaptativa. Los planes deben ser actualizados constantemente por IA según las condiciones del proyecto.
Las PMO y la IA deben aprender y evolucionar constantemente. Las PMO evolucionan hacia centros de aprendizaje en lugar de torres de control. La IA aprende de los resultados de cada proyecto.
En relación con la comunicación, la IA ofrece una oportunidad significativa de ahorro de tiempo en la elaboración de actas de reuniones, acciones y recomendaciones para todos los miembros del equipo del proyecto. Personalmente, veo las capacidades de traducción de idiomas como una gran ventaja para el entendimiento compartido y la reducción de problemas de comunicación en los proyectos, gracias a la traducción en tiempo real de audio y/o transcripciones en el idioma local — especialmente considerando que contamos con una comunidad mundial de personal de proyectos.
La IA ofrece una oportunidad significativa de ahorro de tiempo en la elaboración de actas, acciones y recomendaciones para todos los miembros del equipo del proyecto.
Global Head of PMO at Dayforce y autor superventas
Dónde la IA ofrece las mayores ganancias de automatización de alto impacto en la gestión de proyectos
Donde trabajo, el GPMO es uno de los muchos equipos que buscan formas de adoptar y extraer valor de la inversión en IA. Nos dedicamos al negocio de las personas — Gestión del Capital Humano — y por ello, siempre es "personas primero". Pero tenemos un enfoque claro en las oportunidades de la IA que nos permiten mejorar y avanzar rápidamente.
Nuestras principales áreas de enfoque son:
Mejoras en la comunicación mediante automatización, análisis de reportes, reuniones del equipo y soporte lingüístico
Coordinar los múltiples canales de discusión sobre las necesidades y expectativas del cliente en una única verdad de la necesidad
Recolección de requisitos de proyecto
Compartir conocimientos y obtener insights a través de una plataforma común de inteligencia de nuestros miles de proyectos y retrospectivas
Contenido de formación para uso interno
La comunicación y la recolección de requisitos son las más importantes.
Y la definición del alcance es una práctica clave donde se pueden conseguir avances. La IA nos permite asimilar cientos de horas de conversaciones, debates, notas, sesiones de alcance y mucho más en un único resultado coherente.
Cómo la IA está mejorando la eficiencia y la toma de decisiones en la gestión de proyectos
Recientemente completamos una investigación sobre la eficiencia en la gestión de proyectos. Se utilizó IA para ayudar en el análisis de datos e identificación de los puntos clave del ciclo de vida de la gestión de proyectos donde se podrían lograr mejoras mediante la automatización de procesos, el apoyo tecnológico y un mejor diseño de procesos y formación de nuestros equipos de proyecto.
No todo fue IA. Hubo componentes manuales, como recopilar estadísticas de seguimiento de muchos proyectos para identificar "zonas calientes" de alto consumo de recursos, y entrevistas con PM para detectar puntos de cambio que pudieran aportar beneficios de productividad.
Una vez compilada la información, utilizamos una implementación interna de ChatGPT para ejecutar evaluaciones de variables de proceso, validar las mejoras propuestas y priorizar las actividades de inversión.
Esta fue una investigación muy reciente, por lo que no tengo resultados para compartir todavía, pero parece prometedora.
Cómo la IA está transformando los rituales fundamentales de entrega en las PMOs modernas
Estamos rediseñando nuestros rituales fundamentales de entrega en torno a la IA como un participante pleno del equipo:
Ahora la IA redacta los alcances iniciales, resalta riesgos y alinea insumos antes de que los humanos siquiera se reúnan.
Durante la ejecución, sintetiza actualizaciones, identifica desalineaciones y pronostica problemas para que nuestras conversaciones se centren en tomar decisiones — no en recopilar datos.
Para la validación, la IA modela escenarios y pone a prueba suposiciones desde temprano, dándonos confianza más rápidamente para girar de rumbo o proceder.
Estamos rediseñando nuestros rituales fundamentales de entrega en torno a la IA como un participante pleno del equipo.
Jefe Global de PMO en Dayforce y autor superventas
En última instancia, la IA elimina el ruido del sistema para que nuestros equipos puedan enfocarse en el valor, los resultados y un liderazgo inteligente. Y el resultado es que los proyectos del futuro podrán empezar a entregar mucho más rápido.
Cómo es una pila tecnológica sencilla para la gestión de proyectos lista para la IA
La mayoría de las organizaciones gestionan proyectos donde la tecnología aporta poco valor a los PMs. La tecnología no funciona como un socio digital. Un mundo con IA debería ser diferente.
Los PMs trabajan en su mejor nivel cuando los sistemas que utilizan son simples, están alineados y les ofrecen orientación, en vez de limitarse a ser sistemas de reporte.
Así es nuestra pila tecnológica sencilla para la gestión de proyectos:
Certinia (PSA) con Smartsheet
EnterpriseGPT — una implementación interna de ChatGPT
MS Teams Premium
La mayoría de las organizaciones gestionan proyectos donde la tecnología aporta poco valor a los PMs. La tecnología no funciona como un socio digital. Un mundo con IA debería ser diferente.
Jefe Global de PMO en Dayforce y autor superventas
Cómo las PMOs pueden coordinar experimentos de IA en organizaciones globales
Me ha sorprendido gratamente el entusiasmo general de muchas personas sobre la oportunidad potencial de obtener beneficios a través de la IA. La resistencia a este cambio ha sido mínima, lo que no era la expectativa inicial.
La clave ha sido una inversión significativa por parte de la empresa en educación sobre IA. Y lo que ha generado es la necesidad de coordinar los experimentos de IA de muchas personas dentro de la organización para que podamos identificar dónde y cuándo las inversiones de tiempo y esfuerzo serán más beneficiosas.
Para ello, el GPMO ha establecido un registro de todas las ideas de IA dentro de nuestro ámbito de responsabilidad. Sancionamos e invertimos en pequeños experimentos. Y luego realizamos análisis comparativos de los datos históricos de proyectos frente a los nuevos procesos y automatizaciones.
Cómo prepararse para un futuro donde la IA es lo primero en la gestión de proyectos
Este es mi consejo para los PMs: Sean de mente abierta y prepárense a través de la educación. Lean, escuchen, debatan, experimenten, ¡y en general, involúcrense!
Aquí tienes mi consejo para los PM: mantén la mente abierta y prepárate mediante la educación. Lee, escucha, debate, experimenta y, en general, ¡involúcrate!
