Cómo usar Wrike para la gestión de proyectos en fabricación

Un proveedor incumple una fecha y la dirección quiere saber si el lanzamiento sigue previsto. 

Antes de poder responder, tienes que revisar el plan del proyecto, encontrar la última solicitud de cambio y preguntar a distintos equipos qué ha cambiado. Todos tienen parte de la respuesta, pero nadie puede ver el efecto completo en el programa.

Lo que necesitas es una forma práctica de conectar el cronograma con las personas, los cambios y las decisiones que lo sustentan. 

Ahí es donde Wrike puede ayudarte. 

Ofrece a los equipos de fabricación un espacio compartido para coordinar el trabajo del programa sin dejar de utilizar sus sistemas ERP, PLM y de producción existentes.

En esta guía, te explicaremos cómo utilizar Wrike para la gestión de proyectos de fabricación. 

Aprenderás a estructurar programas, asignar dependencias y holguras, gestionar solicitudes de cambio, coordinar entregas, controlar el acceso de los proveedores y crear informes que la dirección pueda utilizar realmente.

Cómo funciona Wrike como software de gestión de proyectos de fabricación

Si gestionas programas de fabricación, ya sabes que la parte difícil no es crear una lista de tareas. Lo complicado es mantener alineados a ingeniería, operaciones, calidad, proveedores y dirección mientras cambian los cronogramas y el trabajo pasa de un equipo a otro.

Wrike para fabricación te ofrece un espacio compartido para gestionar esa coordinación en cronogramas, flujos de trabajo, recursos e informes.

• Puedes ver qué retrasos importan realmente. Las dependencias, la ruta crítica y la holgura te muestran qué tareas tienen margen para moverse y cuáles podrían retrasar la producción o el lanzamiento.
• No tienes que reconstruir cada programa desde cero. Los planos te permiten comenzar cada proyecto con las mismas fases, tareas, hitos y campos.
• Los cambios siguen un proceso claro. Los formularios de solicitud recopilan los detalles adecuados, mientras que los flujos de trabajo y las automatizaciones dirigen cada solicitud a las personas responsables de revisarla y actuar en consecuencia.
• Todos trabajan con la misma información. El etiquetado cruzado permite a los equipos consultar el mismo trabajo en el contexto que necesitan, mientras que los paneles, informes y vistas de carga ofrecen a los responsables una visión más clara del progreso, capacidad y riesgos.

El objetivo es sencillo: ayudarte a dedicar menos tiempo a perseguir actualizaciones y más tiempo a abordar las decisiones que pueden afectar a la entrega. Wrike facilita esta coordinación mientras funciona junto con tus sistemas ERP, PLM y SCM existentes.

Qué necesitas antes de utilizar Wrike para la gestión de proyectos de fabricación

Antes de empezar a crear elementos en Wrike, dedica un momento a confirmar los aspectos básicos. Resolver estas decisiones ahora te evitará tener que reestructurar el espacio de trabajo cuando las personas ya lo estén utilizando.

Asegúrate de tener el plan adecuado

Para la configuración que se explica en esta guía, Business es el punto de partida más práctico. 

Incluye acceso a planos, formularios de solicitud, gráficos de carga y ruta crítica con holgura, y actualmente cuesta $25 por usuario al mes cuando se factura anualmente. 

Si necesitas informes de actividad detallados para fines de auditoría o tienes necesidades amplias de integraciones e inteligencia artificial, necesitarás Pinnacle o Apex.

Decide quién se encargará de la configuración

Necesitarás un administrador de la cuenta que gestione las licencias y la configuración de la cuenta, además de un administrador del espacio que pueda mantener tus planos, campos personalizados, agentes de inteligencia artificial, flujos de trabajo y formularios de solicitud. 

Incluye en la conversación sobre la configuración a los equipos que realmente utilizarán el proceso, para que las responsabilidades y los traspasos reflejen cómo se realiza el trabajo.

Define cómo encaja Wrike con tus sistemas existentes

Decide qué información debe estar en Wrike y cuál debe permanecer en tus sistemas ERP, PLM, MES, SCM u otros sistemas de fabricación.

Si los datos deben trasladarse entre ellos, trata la integración como un proyecto independiente y confirma el conector, los responsables y los requisitos de desarrollo antes de la implementación. 

Wrike Integrate está incluido con Apex y disponible como complemento de pago para Business y Pinnacle. 

NetSuite tiene un conector preparado, mientras que SAP, Oracle y las plataformas PLM generalmente requieren la API, middleware, una plataforma de integración o desarrollo personalizado.

Si utilizas asistentes de inteligencia artificial como Claude, Microsoft Copilot o ChatGPT, hay disponible un conector MCP. El conector no tiene ningún coste.

Cómo configurar la gestión de proyectos de fabricación en Wrike

Comienza con un programa activo en lugar de configurar toda la operación de fabricación de una sola vez. Crea el flujo de trabajo, pruébalo con trabajo real y perfecciónalo antes de ampliarlo a otros programas o plantas.

Paso 1: crea la arquitectura de tus espacios

Utiliza los espacios para establecer límites de acceso o responsabilidades a largo plazo, como una división de fabricación, una planta o una cartera de programas. Dentro de cada espacio, utiliza proyectos para programas individuales y carpetas para agrupaciones como plantas y líneas de productos.

Cuando una misma tarea pertenece a varias vistas operativas, asígnale varias etiquetas en lugar de crear un duplicado. Por ejemplo, una aprobación de utillaje puede permanecer en el proyecto de su programa y aparecer también en las carpetas de la planta y de la línea de productos correspondientes.

Comprueba los permisos antes de asignar varias etiquetas a un trabajo confidencial en una ubicación con un acceso más amplio.

Si quieres contar con un punto de partida preparado, la plantilla de fabricación de productos de Wrike incluye una estructura y vistas diseñadas para los flujos de trabajo de desarrollo de productos. 

Paso 2: estandariza las configuraciones repetibles como planos

Convierte la estructura estable y repetible de un programa en un plano que contenga sus fases, tareas, dependencias, campos, hitos y responsables estándar.

Al iniciar un programa nuevo, reprograma el plano en torno a la nueva fecha de inicio o finalización y revisa los responsables, las dependencias y los hitos en lugar de dar por hecho que todo sigue siendo aplicable.

Los planos de Wrike son plantillas reutilizables para tareas, carpetas y proyectos. En las cuentas Business y superiores, la creación mediante planos y la duplicación están limitadas a 12 000 elementos durante los siete días anteriores.

Paso 3: configura los campos de fabricación y los datos de recursos

Añade los campos que realmente utilizas para gestionar tus programas, como el número de pieza, la planta, la línea de productos, la fase del programa, el proveedor, la clasificación del cambio y el nivel de riesgo.

Utiliza menús desplegables controlados siempre que sea posible para que los equipos no introduzcan varias versiones del mismo valor. Decide también qué campos deben estar disponibles en toda la cuenta y cuáles deben permanecer específicos de un solo espacio.

Estos campos personalizados se pueden utilizar posteriormente para filtrar, agrupar, asignar y generar informes sobre el trabajo.

Si tienes previsto supervisar la capacidad, asigna responsables y esfuerzo a las tareas que consumen recursos. Los gráficos de carga de trabajo de Wrike utilizan tareas con esfuerzo asignado para calcular la carga de trabajo con precisión.

Paso 4: programa con dependencias e interpreta la holgura

Representa el programa en el diagrama de Gantt y conecta las tareas según cómo se desarrolla el trabajo. 

Wrike admite dependencias de fin a inicio, de inicio a inicio, de fin a fin y de inicio a fin, además de tiempo de adelanto y retraso, hitos y líneas base.

Antes de confiar en el cronograma, confirma que los días laborables, los periodos de espera, las dependencias y los hitos fijos estén representados correctamente.

A continuación, activa la ruta crítica y muestra las columnas Holgura total y Holgura libre:

• La holgura total muestra cuánto tiempo puede desplazarse una tarea sin retrasar el programa general.
• La holgura libre muestra cuánto tiempo puede desplazarse sin retrasar a su sucesora inmediata.
• La holgura negativa indica que ya no se puede cumplir una fecha de finalización planificada o la fecha de una sucesora con el cronograma actual.

Wrike documenta estos cálculos en su guía sobre la ruta crítica.

Una vez aprobado el cronograma, establece una línea base para poder comparar las fechas actuales con el plan original.

Paso 5: Configura la recepción de solicitudes de cambio y escalaciones de calidad

Crea formularios de solicitud para cambios de ingeniería y escalaciones de calidad. 

Captura detalles como la pieza afectada, la planta, la línea de productos, la clasificación, la fecha solicitada, el impacto potencial y los documentos de respaldo.

Asigna cada respuesta al título, la descripción, la fecha, el responsable o el campo personalizado correspondiente. La asignación de respuestas de Wrike mantiene las solicitudes uniformes y listas para su enrutamiento.

Un formulario de solicitud de Wrike crea una tarea, un proyecto, un elemento personalizado o una copia nuevos. No edita directamente una tarea de producción existente no relacionada. El formulario de solicitud también se puede completar mediante lenguaje natural usando un asistente de IA como Claude o Chat GPT conectado a Wrike mediante MCP. Modela la solicitud de cambio como un elemento de trabajo independiente e incluye una referencia al programa o la tarea afectados.

Cuando un formulario crea trabajo a partir de una tarea, un proyecto o un plan maestro existentes, puede reprogramar la copia creada en torno a una tarea seleccionada. Esa opción no actualiza el trabajo original afectado.

Paso 6: Conecta las transferencias entre funciones

Crea flujos de trabajo que reflejen los estados reales por los que pasa el trabajo, como los siguientes:

Enviado → Revisión de ingeniería → Evaluación del impacto → Aprobación → Implementación → Verificación de calidad → Cerrado

Después, utiliza reglas de automatización para gestionar las transferencias.

Por ejemplo:

Cuando Ingeniería apruebe un cambio que afecte a la producción, asígnalo a Operaciones, cambia su estado a Implementación requerida, añádelo a la carpeta de la planta afectada y notifica a Calidad.

Cada regla de automatización de Wrike puede contener hasta 10 acciones. Prueba cada regla antes de aplicarla al trabajo activo para confirmar que llega al responsable correcto y no crea tareas duplicadas ni notificaciones innecesarias.

Paso 7: Proporciona a proveedores y contratistas el acceso adecuado

Elige el acceso externo en función de lo que el proveedor necesite hacer:

• Visor: Ver y comentar el trabajo compartido
• Colaborador: Actualizar estados o fechas, aprobar trabajo, comentar y adjuntar archivos
• Usuario externo: Crear y participar en el trabajo con un acceso de pago más amplio
• Revisor invitado: Revisar y aprobar archivos adjuntos sin crear una cuenta de Wrike

Consulta la documentación actual sobre licencias de Wrike antes de elegir un tipo de usuario.

Comparte únicamente los proyectos, las carpetas y las tareas que cada proveedor necesite y, después, prueba los permisos usando una cuenta que no sea de administrador.

Paso 8: Crea y valida el panel de control para la dirección

Crea un panel de control centrado en las decisiones que debe tomar la dirección. Entre los widgets útiles se incluyen:

• Solicitudes de cambio abiertas por estado o clasificación
• Próximos hitos
• Tareas de implementación atrasadas por planta
• Desviación de las fechas de vencimiento de la línea base por programa
• Elementos de alto riesgo
• Aprobaciones pendientes

Los paneles de control de Wrike pueden extraer datos de varios proyectos, carpetas y espacios cuando el usuario que los consulta tiene permiso para acceder a ellos. También puedes utilizar funciones de IA mediante lenguaje natural para crear el widget del panel de control que necesites.

Mantén el análisis detallado de la ruta crítica y de la holgura en el diagrama de Gantt, donde esos cálculos se muestran directamente. Utiliza el panel de control para resumir los cambios del cronograma, los riesgos, las modificaciones, las aprobaciones y la carga de trabajo.

Antes de ampliar la configuración, ejecuta un programa completo de principio a fin. 

Inícielo desde el plano, envíe una solicitud de cambio de prueba, verifique cada traspaso, compruebe el acceso de los proveedores, introduzca un retraso de muestra y compare el panel con el trabajo subyacente. 

Corrija cualquier deficiencia antes de implementar la configuración de forma más amplia.

Cómo es una gestión de proyectos de fabricación eficaz en Wrike

No necesita un panel perfecto ni un flujo de trabajo totalmente automatizado desde el primer día. Empiece buscando algunas señales prácticas de que la configuración funciona:

• Los calendarios de los programas siguen la misma estructura porque el trabajo nuevo comienza a partir de un plano aprobado.
• Los equipos pueden ver qué retrasos consumen la holgura o afectan a la ruta crítica, en lugar de limitarse a ver que una tarea lleva retraso.
• Las solicitudes de cambios y de calidad llegan con la información necesaria y se asignan a los responsables adecuados.
• Las transferencias entre ingeniería, operaciones y calidad avanzan por estados claros con menos seguimientos manuales.
• Los proveedores y contratistas pueden completar su parte sin ver trabajos a los que no deberían tener acceso.
• Las revisiones de los programas utilizan datos actuales de Wrike en lugar de una presentación preparada la noche anterior.

La señal más clara es la coherencia. 

Si el siguiente programa es más fácil de poner en marcha, los cambios son más fáciles de rastrear y los responsables pueden comprender el calendario y los riesgos sin perseguir a varios equipos para obtener actualizaciones, el sistema está cumpliendo su función. 

Si esas cosas aún no están ocurriendo, vuelva a revisar el paso de configuración correspondiente y perfecciónelo antes de implementar Wrike de forma más amplia.

Errores habituales y consejos profesionales para la gestión de proyectos de fabricación en Wrike

Incluso con la configuración principal en su sitio, algunos comportamientos menos evidentes de Wrike pueden afectar a lo que ven sus equipos y a cómo se ejecuta el flujo de trabajo.

Revise la ruta crítica en el nivel adecuado

Wrike calcula la ruta crítica dentro de la carpeta, el proyecto o el espacio que está visualizando. 

Al revisar un programa de fabricación, abra directamente su proyecto para que el trabajo de una planta o cartera más amplia no cambie la cadena resaltada.

Tenga en cuenta el trabajo que queda fuera del gráfico de carga de trabajo

Un gráfico de carga de trabajo puede mostrar tareas de una ubicación seleccionada, pero Wrike puede seguir incluyendo el esfuerzo programado de una persona en otras partes de la cuenta. Compruebe el esfuerzo sombreado antes de asumir que las tareas visibles representan toda la carga de trabajo de esa persona.

Sepa qué acciones no activarán la automatización

Las reglas de automatización de Wrike no se activan con actualizaciones realizadas mediante la API, importaciones, edición masiva o reprogramación de dependencias. Si su flujo de trabajo depende de alguno de estos métodos de actualización, pruebe el proceso por separado y planifique cómo se realizará el siguiente traspaso.

No combine las duraciones de las subtareas

Cuando las fechas principales se amplían en torno a las subtareas, la tarea principal abarca el periodo entre el inicio más temprano y la finalización más tardía. Ese intervalo de fechas no es la duración ni el esfuerzo combinados de todas las subtareas.

No trate los planos como trabajo activo

Las tareas incluidas en los planos no aparecen en los paneles, informes ni listas de tareas personales como asignaciones activas. Cree el programa real a partir del plano antes de esperar que aparezca en los informes activos.

Reflexiones finales

Wrike puede ayudar a gestionar programas de fabricación mediante planos reutilizables, recopilación estructurada de solicitudes, calendarios conectados e informes entre equipos. 

El grado de adaptación dependerá de hasta qué punto esa estructura refleje sus programas actuales y los sistemas que los rodean. Para obtener una evaluación más amplia de la plataforma, lea nuestro análisis detallado de Wrike o hable directamente con su equipo para empezar hoy mismo.

Antes de implementarlo de forma más amplia, recree un programa completado como plano y pruébelo con dependencias reales y requisitos de generación de informes. Utilice lo aprendido para perfeccionar la configuración antes de trasladar el siguiente programa a Wrike. 

Buena suerte con la implementación.

Preguntas frecuentes sobre el uso de Wrike para la gestión de proyectos en el sector manufacturero

¿Qué plan de Wrike necesitan los equipos de fabricación?

Para la configuración descrita en esta guía, Business es el punto de partida práctico porque los planos, los formularios de solicitud, los gráficos de carga de trabajo y la ruta crítica con holgura están disponibles en Business y planes superiores. Actualmente, Business cuesta $25 por usuario al mes cuando se factura anualmente, mientras que los informes de actividad y los agentes de IA requieren Pinnacle o Apex.

¿Pueden los proveedores y contratistas obtener acceso sin una licencia completa?

Sí, según lo que necesiten hacer. Los revisores invitados pueden revisar archivos adjuntos sin una cuenta, mientras que los lectores, colaboradores y usuarios externos ofrecen niveles de acceso progresivamente mayores para actualizar el trabajo.

¿Se integra Wrike con nuestro sistema ERP o PLM?

NetSuite es compatible a través de Wrike Integrate, incluido con Apex y disponible como complemento de pago para Business y Pinnacle. Otras conexiones con sistemas ERP y PLM pueden requerir Wrike Integrate, la API, middleware o desarrollo personalizado, por lo que primero debes confirmar la compatibilidad con tu sistema específico.

¿Cómo gestiona Wrike la visibilidad entre varias plantas?

Las etiquetas cruzadas permiten que el mismo elemento de trabajo aparezca tanto en las ubicaciones del programa como en las de la planta sin crear registros duplicados. También puedes utilizar un campo personalizado Planta para filtrar y generar informes, pero comprueba los permisos porque las etiquetas cruzadas pueden ampliar el acceso al elemento.

¿Es Wrike un software de gestión de proyectos de fabricación o una plataforma general de gestión del trabajo?

Wrike es una plataforma general de gestión del trabajo con plantillas y flujos de trabajo para el sector manufacturero que permiten programar, coordinar cambios, gestionar recursos y elaborar informes. Wrike presenta la plataforma como una solución que funciona junto con los sistemas ERP, PLM y SCM, en lugar de sustituirlos.

¿Cuánto dura una implementación?

No existe un plazo de implementación estándar porque depende del número de usuarios, flujos de trabajo, ubicaciones e integraciones implicados. Empieza con un programa activo, corrige cualquier deficiencia de configuración y amplía la implementación cuando el flujo de trabajo funcione de forma coherente.