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Las 10 Mejores Herramientas de Comunicación Para Conversaciones en Equipo Más Comprometidas y Efectivas

¿De verdad necesitas una herramienta de comunicación? Todos podemos comunicarnos con bastante facilidad cuando estamos sentados uno al lado del otro en la oficina, pero ¿qué pasa si estamos trabajando con equipos remotos, trabajando de forma asincrónica o en diferentes husos horarios?

Hay muchas opciones cuando se trata del software de comunicación ideal para tu equipo, pero estas 10 herramientas de comunicación se destacaron en nuestra evaluación:

Los proyectos a menudo se descarrilan debido a malentendidos, porque las charlas que deberían haber, no se dan. Por lo tanto, las herramientas de comunicación pueden facilitar las conversaciones que nos ayudan a resolver el desafío que al que nos enfrentamos para asegurarnos de que todos estén actualizados.

DPM - Communication Tools - Logo Soup

Seamos realistas, liderar (o ser parte de) un equipo exitoso es algo exigente, es importante poder tener discusiones rápidas y fáciles para proporcionar aclaraciones y dirección. Tener la información correcta es crucial, por supuesto, pero tenerla en el momento adecuado es ideal, y estas herramientas existen para ayudarte a hacer las cosas, a través de una comunicación clara y oportuna con el equipo.

Hoy en día, muchas aplicaciones de comunicación son económicas (o gratuitas). Son muy necesarias para agencias, estudios y nuevas empresas que necesitan coordinar los esfuerzos de proyectos que se desarrollan rápido realizados por equipos distribuidos. De hecho, muchas empresas jóvenes dependen en gran medida de aplicaciones diseñadas específicamente para comunicación online en el trabajo hasta que están listas para escalar hacia un software de gestión de proyectos más completo.

Aquí, evaluamos herramientas diseñadas específicamente para la comunicación online en el trabajo. Descubrirás cómo elegir la herramienta adecuada para llevar la comunicación de tu equipo al siguiente nivel.

¿Qué Son las Herramientas de Comunicación en Equipo? (Y Cómo Pueden Ayudarte)

Las herramientas de comunicación son aplicaciones que actúan como una sala de reuniones virtual para los miembros del equipo. Ayudan al equipo a charlar, intercambiar datos vitales del proyecto, actualizar a otros sobre el progreso, compartir archivos y crear trabajo en forma colaborativa.

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Si llevas al menos un día en el mundo de la gestión de proyectos, sabes el importante papel que desempeña la buena comunicación en un equipo. Algunas de las herramientas de software de gestión de proyectos más sólidas que del mercado ya incluyen funcionalidad para la comunicación en equipo, pero aquí, estamos explorando las mejores herramientas especializadas en comunicación. Hoy en día, estar online y conectarse con cada miembro del equipo no es un lujo, sino un estándar, y uno muy bueno.

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Las Mejores Herramientas de Comunicación Para Aumentar la Eficiencia del Equipo

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monday.com logo - Las 10 Mejores Herramientas de Comunicación Para Conversaciones en Equipo Más Comprometidas y Efectivas
  • 14 days free trial
  • From $17/month for two users

1. monday.com – Award-winning, visually intuitive tool for planning, tracking, and collaborating on everyday work.

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The monday.com interface showing upcoming talks. monday.com is an easy-to-learn tool for collaborating on any type of project imaginable.

monday.com is an intuitive platform where teams can track processes and workflows, communicate within and across teams, and bring all of their tools together under one system. Its simplistic design and flexible features mean teams can get started in minutes.

Teams can communicate easily by mentioning one another on updates and host conversations in context around certain projects or tasks. Sharing files is easy with Google Drive and Dropbox integrations and continuing the conversation on other platforms is made simple with Zoom and Slack integrations.

monday.com acts as a central place for teams to track projects, manage time, build and share reports, send messages, and easily understand and improve their workflow.

monday.com has over 40 integrations including Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Zendesk, Typeform, and many more, accessible via Zapier. monday.com allows teams to collaborate and communicate from everywhere—ensuring transparency and real-time updates.

monday.com costs from $17/month for two users.

Blink logo - Las 10 Mejores Herramientas de Comunicación Para Conversaciones en Equipo Más Comprometidas y Efectivas
  • 14 days free trial
  • From $3.40/user/month

2. Blink – A communication tool that brings deskless employees the same tech their desk-based colleagues enjoy.

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Blink is a communication tool for the unique needs of deskless workers, who, until now, didn’t have the same quality technology as their colleagues in HQ. In just one app, it includes workplace messaging, a social media style company Feed for top-down communications, directory, cloud storage, workplace analytics, polls, and more.

Blink is built around the concept of workplace messaging as the central functionality so peer-to-peer direct messaging, group Chats, and top-down communications via the company Feed, all play an important role. Moderators and admins who post in the company Feed also have the option of turning on and off push notification for each post depending on importance. Blink also features polls, powerful integrations, and digital forms for reporting.

Analytics for admins features prominently through the app: post by post analytics, Org-wide and Team analytics within the Admin Portal, and Hub analytics that measures interactions and adoption within the document storage and reporting section of the app.

Blink is a straight-out-of-the box Saas communication software; no technical knowledge is necessary to get started and to invite colleagues to the platform. Its user-friendly, brandable interface is designed with familiar social media style features (think emojis and like buttons) that encourages engagement from employees—even less tech-savvy ones.

You can use existing integrations with 3rd party systems such as Jira, Trello, Office 365 and G-suite or build new integrations to your existing systems using Blink’s public APIs. Blink supports Android, iOS, Windows, and Mac, and you can access Blink via your browser.

Blink costs from $3.40 user/month. They offer a free 14-day trial and you can book a demo through the homepage.

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  • freemium version
  • 14 days free trial
  • From $24.95/month

3. TeamGantt – Best For Sharing Project Updates and Documents Externally

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Share project milestones and progress both internally and externally.

TeamGantt is an online project management solution that works right in your browser, making it compatible with any OS. Users can plan and manage projects using Gantt charts and invite co-workers, teammates, and friends to view and collaborate on your work.

Users can see every project update and document on a single page and quickly share them with both internal and external stakeholders, making communication efficient and reliable.

TeamGantt’s project management software lets you keep all of your tasks, documents, conversations, and team availability in one place. You can also connect documents and conversations directly to the associated task or milestone.

TeamGantt integrates with Slack, Trello, Basecamp, Google Calendar, iCal, and Outlook. Or, build a custom integration using TeamGantt’s public RESTful API.

TeamGantt is free for up to 3 users and 1 project. Paid plans cost from $24.95/month.

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  • 14 days free trial
  • From $10/user/month

4. ProWorkflow – Best for integrating project communication and messaging with email

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Keep clients informed by integrating contact details and communication within the software.

Created in 2002, ProWorkflow was designed as a project management and communication solution. An internal messaging system connects users to one another as well as external clients. Make messages public or private, according to need, and facilitate workflow by attaching images and files. Incorporated, as well, is a WYSIWYG editor.

This tool also supplies comprehensive messaging features that are integrated with your existing email. Recipients can reply to the message from their email client and replies are added to the project discussion. The ProWorkflow mobile app works with a touchscreen smartphone or tablet and offers core features like message notification alerts, shared notes, internal project requests, and free client & contractor access.

ProWorkflow integrates with tools like Xero, Quickbooks, KashFlow, FreshBooks, MYOB AccountRight, Box Storage, DropBox, Google Drive, Microsoft OneDrive, and hundreds more through Zapier.

ProWorkflow costs from $10/user/month, which includes a maximum of 10 active projects.

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  • freemium version
  • 30 days free trial
  • From $9/month

5. Teamwork – Best for task specific communication channels

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Teamwork's project dashboard shows project overviews and allows users to add comments to projects.

Used by over 20,000 companies, Teamwork has all the project management functions you would expect plus features keyed-in to communication needs, like Teamwork Chat, a centralized work board, templates for project consistency, and user capacity check-ins.

Teamwork Projects excels in levels of collaboration that any marketing team will find useful, like task-specific communication channels, social media content channels, real-time activity logs, and “notebooks” for additional data compilation.

Integrations include Gmail, Hubspot, Slack, Float, Numerics, Automate.io, timeBro, Userback, Easy Insight, Integromat, Chatify, PieSync, and hundreds more through Zapier.

The user interface can be intimidating compared to alternatives, which may be difficult if you need to onboard a variety of external clients. Additional graphics or more digestible data on the dashboard, for example, would be welcome. This lost them a few points in the UX category of the review.

Teamwork Projects costs from $9/month and has a freemium version of the software for up to 2 projects.

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  • 14 days free trial
  • From $6/user/month

6. Nutcache – Best For Integrating Communication With Workflows

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Communication is built-in to projects, tasks, and workflows on Nutcache.

Nutcache is a project management tool with a suite of communication and collaboration tools built into daily workflow processes.

Use the Gantt chart to plan, track, and organize visually your tasks with easy drag-drop-and-click editing techniques. Nutcache offers tools to prioritize and focus on critical tasks: build custom workflows and attach multiple assignees to a task, break down each phase of your project, make adjustments to reschedule your tasks, and visualize project deadlines.

Integrations include Dynacom Accounting, PayPal, 2Checkout, Stripe, Authorized.Net, QuickBooks Online, Google Sign In, Google Drive, GitHub, Slack, and hundreds of other apps through Zapier.

Nutcache costs from $6/user/month with a “Pro” plan that requires 5 users.

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  • freemium version
  • 14 days free trial
  • From $49/month

7. Pastel – Best For Direct Feedback On Live Websites

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Users can leave feedback and comments directly on wireframes and live websites.

Pastel is a communication tool specifically made for website design and feedback. Type in a website URL and share a link with anyone to invite them to comment on elements of the website. Every comment is pinned to a specific element and records information like screen resolution and browser type to solve UX/UI issues faster.

You can toggle between commenting and browsing to navigate your website projects and take note of all suggestions and feedback. Make any changes to your website and Pastel will pull in the latest version to keep everyone in the loop—this is a pretty cool feature.

In addition, to live websites, you can upload wireframes and mockups to get fast design feedback from your clients and teammates. You can also make your conversations more actionable by exporting comments, screen size, browser type, and screenshots to enrich each task.

Pastel integrations include export options for Trello, Asana, Monday, Jira, as well as additional export possibilities to a webhook or Zapier.

Pastel is free to use for 1 user with unlimited canvases. Paid plans start at $49/month.

Gain logo - Las 10 Mejores Herramientas de Comunicación Para Conversaciones en Equipo Más Comprometidas y Efectivas
  • 30 days free trial
  • From $99/month

8. Gain – Best For Social Media Content Collaboration and Approvals

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Users can comment on and approve content in real time.

Gain is designed to bring content producers and their clients together. Seamless communication with excellent feedback loops and collaboration prompts allow product approvals to move faster, so no notes are missed.

With this tool, you can share your content with your clients no matter what program it was built in originally. Whether it’s a JPEG, PDF, Photoshop file, PowerPoint, or even a Google spreadsheet, Gain will create previews for your approvers and team members to review and collaborate on.

Communication in this tool is easy: share feedback, tag team members, assign tasks and keep a complete record of every activity as you track progress.

Gain integrates easily with Canva. No additional integrations are noted.

Gain costs from $99/month. If you pay for a full year up front, you can get 2 months free.

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  • 14 days free trial
  • From $12/user/month

9. Hive – Best For Multiple Project and Task Views

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Hive offers direct messages and document sharing for tasks and projects.

Hive is a robust tool for project management, collaboration, and flexible task coordination. It lets users organize projects in a Gantt chart, Kanban board, table, or calendar, and also easily switch between each layout, depending on the communication style they prefer. Updates are reflected across all project views so the whole team is informed no matter what option they use.

Hive enables users to easily collaborate by sending messages directly to individuals or groups. Need to share a document? Upload it directly to a task, project, or message. Hive’s Forms feature eliminates constant emails and collects all necessary information through simple fill-in-the-blanks.

It’s worth noting that if you’re switching to Hive from another tool, you can import tasks from tools including Asana, Trello, Basecamp, Smartsheet, and a few others. Hive integrates with Google Drive, Salesforce, Jira, Dropbox, Slack, Zoom, One Drive, Box, and more than one thousand other tools through Zapier.

Hive costs from $12/user/month.

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  • 30 days free trial
  • From $7/user/month

10. Teamwork Chat – Best For Searchable Communication Threads and Records

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Teamwork Chat is one of the best online communication tools for teams that share a lot of links and media among their members.

Teamwork Chat is designed as part of the Teamwork ecosystem. However, it has a lot to offer as a stand-alone communication app as well. Teamwork chat is best for teams that share a lot of external links and media, like videos and news articles, making itself very useful for marketing, creative, and advertising teams.

Teamwork Chat offers video and audio-conferencing, screen sharing, group and private messaging, and a visually beautiful interface with streamlined communication threading. A useful feature of this tool is that you can answer emails directly from within the app. Also helpful is the ability to tag team members on urgent messages.

Being native to the Teamwork ecosystem, this communication tool integrates with the same third party tools that Teamwork integrates with: Slack, Asana, SalesForce, Trello, Gravity Forms, Google Docs and Calendar, Gmail, Drive and Dropbox.

Teamwork Chat is free as a stand-alone app, and costs from $7.00/user/month as part of the Teamwork Desk app.

Resumen de las Herramientas de Comunicación

SoftwareOverviewFree OptionPriceSite
monday.commonday.com logo Read monday.com features & functionality

14 days free trial

From $17/month for two users Check out monday.com
BlinkBlink logo Read Blink features & functionality

14 days free trial

From $3.40/user/month Check out Blink
TeamGanttTeamGantt logo Read TeamGantt features & functionality Freemium version

14 days free trial

From $24.95/month Check out TeamGantt
ProWorkflowProWorkflow logo Read ProWorkflow features & functionality

14 days free trial

From $10/user/month Check out ProWorkflow
TeamworkTeamwork logo Read Teamwork features & functionality Freemium version

30 days free trial

From $9/month Check out Teamwork
NutcacheNutcache logo Read Nutcache features & functionality

14 days free trial

From $6/user/month Check out Nutcache
PastelPastel logo Read Pastel features & functionality Freemium version

14 days free trial

From $49/month Check out Pastel
GainGain logo Read Gain features & functionality

30 days free trial

From $99/month Check out Gain
HiveHive logo Read Hive features & functionality

14 days free trial

From $12/user/month Check out Hive
Teamwork ChatTeamwork Chat logo Read Teamwork Chat features & functionality

30 days free trial

From $7/user/month Check out Teamwork Chat

Otro Software de Comunicación Que Puede Ser Útil

Hay tantas herramientas de comunicación en el mercado, aquí hay algunas buenas opciones que no han entrado en esta reseña . ¡Echa un vistazo!

  1. Microsoft Teams
  2. Troop Messenger
  3. Yeymo
  4. Acquire
  5. Gridle
  6. Highside
  7. Mattermost
  8. Moxtra
  9. Azendoo
  10. Jostle
  11. Glip
  12. Samepage
  13. Stackfield
  14. Comindwork
  15. Pyrus
  16. Chanty

¿Necesitas Ayuda Para Reducir las Opciones?

Esta herramienta es bastante útil. Nos hemos asociado con Crozdesk para brindarte acceso a su “Buscador de software”.

Si ingresas algunos de los detalles sobre tu proyecto y las funciones que buscas en una herramienta de administración de proyectos, generará una lista de herramientas que coinciden con tus preferencias. Sólo debes proporcionar tu correo electrónico y te enviarán una bonita guía en PDF con un resumen de las mejores coincidencias.

Criterios Para la Selección de Herramientas de Comunicación

En el nivel más básico, estamos buscando herramientas diseñadas específicamente para ayudar a los equipos de trabajo a comunicarse, ya sean remotos o internos. Cuando evaluamos las mejores herramientas de comunicación, buscamos lo siguiente:

  1. Mensajería: la comunicación por texto es la base de toda comunicación. Las mejores herramientas de comunicación ofrecen múltiples maneras de enviar mensajes, incluyendo mensajes directos, chats privados, chats grupales, hilos, foros abiertos y mensajes ??en equipos o grupos. Las aplicaciones de mensajería en equipo deberían permitirte cargar y compartir documentos, así como GIFs de gatos o el último meme que hayas visto.
  2. Mensajes grupales/privados: de todas las funciones de mensajería, es fundamental que la herramienta te permita enviar mensajes privados, 1 a 1 y grupales.
  3. Enhebrado: un componente vital de la comunicación es saber exactamente dónde te encuentras con un determinado proyecto. Las herramientas de comunicación deberían tener comunicación enhebrada que proporcione un registro de comunicaciones pasadas fácil de navegar y buscar.
  4. Notificaciones: cada vez que se produce un mensaje, llamada, cambio de hilo o cualquier tipo de comunicación, se debe notificar a las personas adecuadas. La función de notificaciones debería permitirte actualizar sus preferencias para que su feed de notificaciones incluya todas las actualizaciones relevantes sin saturarse con actualizaciones sin relación alguna.
  5. Videollamadas: las videollamadas son una característica necesaria para los equipos distribuidos, pero también son una gran herramienta para las agencias que necesitan celebrar reuniones con clientes de otras ciudades. Como mínimo, buscamos videollamadas de alta calidad. Además, algunas herramientas de comunicación admiten transmisiones de video en vivo y videoconferencias con fácil acceso para invitados (imprescindible si planeas invitar personas que están fuera de tu organización).
  6. Compartir pantalla: una imagen vale más que mil palabras, por lo que poder compartir exactamente lo que ves en la pantalla con los miembros del equipo y guiarlos a través de los detalles puede ahorrar una enorme cantidad de tiempo. Esto es especialmente importante para las herramientas de comunicación empresarial en las que guiarás a los clientes a través del producto digital o progreso.
  7. Integración: las herramientas de comunicación independientes deben integrarse con las plataformas donde se informa al equipo y realmente genera su trabajo, para poder integrarse con el software de gestión de proyectos, el software de gestión de recursos, las herramientas de planificación de proyectos, las plataformas de desarrollo, las herramientas creativas, las herramientas de documentación, y tiempo.
  8. Precio: el software de comunicación en equipo a menudo está disponible con una versión básica de forma gratuita, y generalmente vemos herramientas de comunicación con un precio en el rango de $3-$7/usuario/mes.

¿Cómo Elegir las Mejores Herramientas de Comunicación Online Para tu Equipo?

Algo es seguro: no hay un buen equipo si hay mala comunicación. Usar la herramienta de comunicación adecuada es una forma de llevar a tus equipos hacia el éxito. Hablemos sobre qué factorizar en la ecuación al elegir entre las herramientas de comunicación para tu equipo.

¿Para Qué Necesitas el Software de Comunicación?

¿Estás actualizando desde un sistema de comunicación antiguo y necesitas importar datos existentes, o estás comenzando desde cero? Además, ¿cuáles son las necesidades de tu equipo? Si te comunicas por video, considera Slack u otras alternativas populares, como Flock o Ryver. Si el equipo no necesita llamadas de video o audio, tal vez Slenke o Rocket Chat sean las adecuadas.

¿Cuál es el Tamaño de tu Equipo?

Hacer que todos usen la misma aplicación puede ser difícil, especialmente cuando el equipo es grande y diverso en términos de conocimientos técnicos, ubicación, proyecto, etc. Las herramientas completas y con diferentes niveles de permisos de usuario y acceso de invitados, como Microsoft Teams son una buena opción para equipos grandes y distribuidos. Si tienes un equipo muy unido y experto en tecnología, Rocket Chat es una buena opción debido a sus capacidades como herramienta de código abierto.

¿Cómo Encajaría en tu Flujo de Trabajo?

Generalmente, esto es una cuestión de integración. Haz una lista de las herramientas que utilizas para realizar tus proyectos. Si ya tienes una colección de aplicaciones de control de tiempo, facturación (etc.), considera Fleep o Zoho Cliq, pues posen una gran biblioteca de integraciones por defecto. Por otro lado, si tu kit de herramientas es mínimo ahora pero piensas en escalar tus operaciones, prueba una solución como Slenke, que ofrece funciones de gestión de proyectos y gestión de tareas para ayudar a medida que escalas. Haz una lista de tus requisitos de integración y revísala dos veces, y no está de más preguntar a los miembros del equipo qué utilizan en términos de software adicional y qué prefieren.

¿Cuánto Tiempo Toma Configurarlo?

La mayoría de las herramientas de comunicación son intuitivas para usar y configurar como una aplicación online. Sin embargo, si prefieres alojar en tus propios servidores, eso lleva un poco más de tiempo. Rocket Chat tiene un equipo profesional para ayudarte, y Slack es una opción popular con un buen equipo de sporte. De cualquier manera, depende de la sensibilidad de los datos y de la cantidad de tráfico de datos que tu equipo espera.

¿Qué Tan Difícil es de Aprender?

Ya sea que estés obteniendo un nuevo sistema de comunicación o actualizando uno antiguo, todos los involucrados deben acostumbrarse a los cambios. La gestión de cambios a menudo se hace más fácil con interfaces fáciles de usar. Teamwork Chat es un ejemplo de una herramienta visualmente simple y fácil de aprender. Ten en cuenta que tu equipo no es el único que lo utiliza: puedes tener clientes o personas que no forman parte de tus procesos cotidianos y necesiten acceso a videoconferencias; Si este es el caso, asegúrate de que haya un portal de cliente bastante intuitivo.

¿Cuánto Cuesta?

¿Cuál es tu presupuesto para una herramienta de comunicación? Invertir en herramientas de comunicación es una buena idea, pero recuerda que menos (a menudo) es más; la buena noticia es que muchas herramientas de comunicación tienen una versión “gratuita para siempre” con funcionalidad limitada. La versión gratuita de las herramientas de comunicación puede satisfacer las necesidades del equipo, ofreciendo todos los “imprescindibles” sin ser demasiado complicado con los “lujos”.

¿Qué Opinas?

¿Cuáles han sido tus experiencias con el software de comunicación en equipo? ¿Eres fanático de Slack o prefieres una de las alternativas? Comenta a continuación o únete a nuestra comunidad de gerentes de proyectos digitales en Slack para hacer preguntas, obtener respuestas y hablar sobre los temas que te apasionan.

Ben Aston

About Ben Aston

Soy Ben Aston, gerente de proyectos digitales. He estado en la industria durante más de 10 años trabajando en el Reino Unido en las principales agencias digitales de Londres, incluidas Dare, Wunderman, Lowe y DDB. He entregado de todo, desde videos virales a CMS, juegos flash, anuncios publicitarios y eCRM a sitios de comercio electrónico. He tenido la suerte de trabajar en una amplia gama de grandes clientes; marcas automotrices como Land Rover, Volkswagen y Honda; Empresas de servicios públicos como BT, British Gas y Exxon, y de bienes de consumo como Unilever, así como también marcas de productos electrónicos, como por ejemplo Sony.

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