3 razones por las que la gestión del cambio es clave para los gestores de proyectos
El cambio puede provocar muchas emociones en las personas. Puede ser emocionante, como comprar una casa o un coche nuevos, o conseguir un gran ascenso acompañado de un buen aumento de sueldo. Puede ser devastador, como perder a una mascota o un familiar, o que tu trabajo se vea afectado por una ronda de despidos.
Ya sea un cambio positivo o negativo, puede ser abrumador, y por eso el cambio debe gestionarse de manera eficaz.
Como gestor de proyectos, probablemente has tenido que gestionar muchos cambios en el trabajo. Estos esfuerzos de cambio pueden haber incluido:
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- Implementar nuevas tecnologías, metodologías o procesos
- Incorporar o desvincular a un miembro del equipo
- Redactar una orden de cambio para un proyecto
Gestionar bien el cambio es una de las cosas que pueden diferenciar a un gestor de proyectos adecuado de uno excepcional. Pero si eres nuevo en la gestión de proyectos, no pasa nada; ¡te explicaré por qué la gestión del cambio es tan importante y te daré algunas ideas para crear un enfoque estructurado al cambio mientras guías a tu equipo a través de él!
¿Qué es la gestión del cambio?
No me detendré demasiado en la definición de gestión del cambio en este artículo ya que nos centraremos en por qué es esencial, pero primero, asegurémonos de que todos entendemos de qué se trata.
La gestión del cambio es un término colectivo para todos los enfoques destinados a preparar, apoyar y ayudar a individuos, equipos y organizaciones a realizar cambios organizacionales.
Una estrategia de gestión del cambio pueden ser los pasos que das cuando piensas (o sabes) que un cambio está por venir en tu proyecto u organización. Por ejemplo, como gestor de proyectos, tu cliente puede pedirte que cambies el diseño o alguna funcionalidad del sitio web o la aplicación que tu equipo está creando para él.
Lo primero que haces es revisar el contrato para ver qué dice sobre los cambios: ¿están incluidas ciertas modificaciones o revisiones, y requieren otras cambios adicionales de tiempo y fondos?
Supongamos que tú y tu equipo determinan que los cambios solicitados por tu cliente requerirán dos semanas extra y 25 horas de un diseñador, y 30 horas de un desarrollador para completar. También sumas 12 horas de gestión de proyectos a tu estimación.
Trabajas con tu equipo directivo para crear un anexo al alcance de trabajo (SOW) de tu cliente y les presentas los cambios. Esta conversación también te permite, a ti, a tu cliente y a tu equipo, asegurarse de que todos estén alineados sobre el nuevo alcance y cronograma.
Luego, el cliente firma el anexo y el equipo continúa trabajando en el sitio o app con los cambios integrados en el plan del proyecto y el cronograma. ¡Felicidades! Acabas de demostrar un proceso exitoso de gestión del cambio.
¿Por qué es importante la gestión del cambio?
Aunque el ejemplo anterior de un proceso de gestión del cambio es bueno, no es la única ocasión en la que tendrás que gestionar cambios en un proyecto.
Puede que también necesites un proceso distinto si hay un cambio en el equipo del proyecto (ya sea del lado de tu equipo o del cliente) o si algo en el proyecto no va según lo planeado. La gestión del cambio puede utilizarse para apoyar cambios a corto plazo, como cuando alguien se ausenta por permiso parental o médico, o para iniciativas a largo plazo.
En la mayor parte de este artículo, puede parecer que hablamos de la gestión del cambio desde la perspectiva de la gestión de proyectos en cascada, pero no es así. Si diriges un equipo ágil, podrías argumentar que la gestión del cambio es parte natural del proceso ágil. Los equipos ágiles generalmente definen el "alcance" para cada sprint justo antes de iniciar dicho sprint.
¡Pero si eres gestor de proyectos ágil o scrum master, ser bueno en gestión del cambio también es una competencia esencial para ti! ¿Por qué? Veamos algunas razones por las cuales la gestión del cambio es tan crucial para el éxito del proyecto.
1. Menos estrés
La ambigüedad en las responsabilidades del proyecto, los cronogramas, el alcance y el presupuesto puede ser muy estresante para los gestores y sus equipos. Los buenos procesos de gestión de proyectos, incluida la gestión del cambio, pueden reducir el estrés de entregar proyectos de calidad.
Todos deberían tener claro el cronograma, el alcance y el presupuesto, y saber qué hacer si algo no sale según lo planeado o necesita cambiar. Esto aplica tanto para el equipo interno del proyecto como para tu cliente o cualquier otro interesado que se preocupe por el resultado del proyecto.
Tener roles y responsabilidades claras dentro de tu proceso de negocio también puede reducir la ambigüedad y el estrés. Si todos piensan que otra persona es responsable de algo, puede que no se haga o puede causar retrasos en el proyecto (¡lo cual también es estresante!).
2. Mejores resultados comerciales
La investigación de PROSCI, una organización líder en formación y certificación en gestión del cambio, demuestra que gestionar el cambio adecuadamente conduce a mejores resultados empresariales.
La investigación de Mejores Prácticas en Gestión del Cambio de Prosci muestra de manera consistente que "las iniciativas con una excelente gestión del cambio tienen seis veces más probabilidades de cumplir los objetivos que aquellas con una mala gestión del cambio".
Incluso una gestión del cambio regular triplica la probabilidad de alcanzar los objetivos empresariales en comparación con una gestión deficiente. Si bien los parámetros que determinan qué constituye una excelente gestión del cambio pueden variar de una organización a otra, la importancia de centrarse en mejorar la capacidad de adaptarse al cambio permanece intacta.
Así que, aunque existen muchas variables que pueden afectar el éxito de un proyecto, como contar con el equipo adecuado, un calendario alcanzable, un presupuesto saludable y una comunicación efectiva, tener un buen proceso de gestión del cambio tiene una correlación directa con apoyar la finalización exitosa de un proyecto.
3. Retención de empleados
Menos estrés y mayores éxitos en los proyectos pueden llevar a empleados más comprometidos. Esto puede resultar en una menor rotación y una mayor retención de empleados.
Según Gallup, un líder de la industria en compromiso de empleados e investigación asociada, solo el 15% de los trabajadores a nivel mundial se considera comprometido. Esta cifra es más alta en EE. UU., alcanzando el 35%, pero aún está lejos de donde debería (y podría) estar.
La mentalidad de crear un equipo enfocado en la importancia de la gestión del cambio es fundamental para los líderes de tu organización. Debe ser parte de la creación de una cultura empresarial en la que los miembros del equipo deseen participar y dar lo mejor de sí mismos todos los días.
Como gestor de proyectos, sabes que hay muchas cosas que pueden cambiar en una organización, y la gestión del cambio no es un evento puntual. Por eso, es importante proporcionar recursos como hojas de ruta, herramientas, plantillas y capacitación para ayudar a los miembros del equipo a aceptar y apoyar a la organización.
Si eres PMP, probablemente también tocaste el área de recursos humanos de la gestión de proyectos al prepararte para tu examen, y este es un ejemplo claro de cuándo deberías colaborar como gestor de proyectos con los líderes de RR. HH. de tu empresa en lo relacionado con el cambio.
Si no es así, este es otro aspecto de la gestión de proyectos sobre el que quizás quieras aprender más como parte de tu plan de desarrollo.
¿Por qué deberían los gestores de proyectos preocuparse por la gestión del cambio?
Aunque gran parte de este artículo se ha centrado en el proyecto, la organización y los resultados empresariales, la gestión del cambio tiene a las personas en su centro. Hay un elemento profundamente humano en la realización de iniciativas de cambio y el apoyo a los equipos de proyecto y clientes durante los procesos de cambio.
Como gestor de proyectos, tu trabajo es asegurar que el proyecto funcione sin problemas, pero una gran parte de ello es crear un entorno de adaptabilidad donde tu equipo pueda dar lo mejor de sí mismo.
Un buen líder de proyectos siempre se asegura de que el equipo y los clientes apoyen un plan de gestión del cambio para conseguir el mejor resultado posible.
4 beneficios de la gestión del cambio para los gestores de proyectos
En definitiva, los beneficios de la gestión del cambio para los gestores de proyectos (PMs) se traducen en proyectos más exitosos y equipos más felices y de mayor rendimiento. Pero, debes saber que cuando dominas la gestión del cambio organizacional, verás:
- Menos desviaciones de alcance: Deberías empezar a ver menos desviaciones de alcance en tus proyectos. Esto se debe a que el alcance está claro y el proceso de gestión del cambio está bien documentado. Cualquier desviación del alcance inicial debe ser definida y documentada.
- Equipos de proyecto más felices: El alcance del trabajo es claro y el equipo está bien apoyado durante cualquier cambio. Los modelos de gestión del cambio están bien alineados con los cambios que se realizan en el proyecto o los procesos.
- Proyectos más rentables: Los proyectos que se monitorizan y controlan correctamente, con procesos eficientes de gestión del cambio, son más rentables. Esto suele suceder cuando el presupuesto y el cronograma se estimaron precisa y conservadoramente al principio (inicio del proyecto), pero en general una buena gestión del cambio conduce a proyectos más rentables.
- Mejor capacidad de adaptación al cambio: Tener una cultura que celebra y apoya el cambio permite que los equipos de proyecto se adapten mejor al cambio cuando sea necesario. Ya sea que estos cambios sean proactivos o reactivos a situaciones como cambios económicos o en el panorama competitivo, la capacidad de adaptarse a nuevas formas de trabajar da lugar a equipos de alto rendimiento.
Encuentra aquí ejemplos de la gestión del cambio en acción.
Cómo poner en práctica la gestión del cambio en tu organización
Si buscas mejorar tus habilidades en gestión del cambio este año, ¡hay muchas oportunidades para profundizar tu conocimiento y práctica!
Consulta este artículo que describe un proceso de gestión del cambio en tres pasos o descubre software de gestión del cambio que puedes utilizar para crear y mantener los flujos de trabajo que te ayudarán a gestionar el cambio.
