Cómo organizar una reunión diaria más eficaz: 6 consejos de expertos
Si eres como la mayoría de los directores de proyectos o Scrum masters, probablemente hayas descubierto que las reuniones diarias de seguimiento pueden ser una forma útil de mantener a tu equipo encaminado. Probablemente hayas programado una reunión de 30 minutos en el calendario de tu equipo para reunirse cada día y hablar sobre lo que está ocurriendo.
Probablemente funcionó durante un tiempo, mientras facilitabas cada sesión, pero después empieza a desmoronarse. Las personas comienzan a extenderse demasiado y a compartir información que no es relevante, consumiendo una cantidad considerable de tiempo, y el valor de la reunión disminuye hasta el punto de que dejan de asistir con regularidad.
Puedes hacerlo mejor. Tu equipo necesita una sincronización eficaz. Vamos a solucionarlo.
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Quizás pienses: «Ah, las reuniones diarias de seguimiento son cosa de Scrum, ¿verdad?». Te equivocas. Las reuniones diarias de seguimiento pueden ayudar a cualquier equipo a mantenerse alineado y avanzar en conjunto.
Las reuniones diarias de seguimiento son un elemento fundamental de muchos procesos de gestión de proyectos y desarrollo, pero a menudo pueden ser ineficaces e improductivas. Personalmente, tengo una década de experiencia gestionando y facilitando numerosos proyectos y equipos, cada uno con su propia forma de llevar a cabo reuniones de seguimiento, sincronizaciones y reuniones de Scrum.
Tengo formación clásica tanto en metodologías de gestión de proyectos ágiles como predictivas, lo que me prepara adecuadamente para abordar este tema, que a menudo genera controversia.
En esta publicación del blog, analizaré cómo llevar a cabo una reunión diaria de seguimiento eficaz y aprovechar al máximo este importante proceso. También explicaré algunos consejos sobre los puntos del orden del día, la duración y cómo gestionar las distracciones durante la reunión.
Primero, ¿qué es una reunión diaria de seguimiento?
Una reunión diaria de seguimiento es una reunión que tiene lugar todos los días para ayudar a garantizar que todos estén al tanto de la situación y sepan qué deben hacer. Por lo general, dura entre 10 y 15 minutos, y participa todo el equipo del proyecto o de Scrum.
El objetivo de una reunión diaria de seguimiento es lograr que todos estén al tanto de la situación, celebrar los avances graduales y ayudar a identificar cualquier posible obstáculo para poder resolverlo rápidamente. ¡Las reuniones diarias de seguimiento no son solo para equipos ágiles o de desarrollo de software: son para todos!
En las reuniones diarias de seguimiento habituales, el equipo se reúne para responder, uno por uno, a tres preguntas breves (este es el orden del día de la reunión):
- ¿Qué hiciste ayer?
- ¿Qué vas a hacer hoy?
- ¿Qué te impide avanzar?
A medida que cada miembro responde a las tres preguntas, se anotan cualquier oportunidad de colaboración o de ayudar a otros miembros a superar sus obstáculos para debatirla después de que todos hayan compartido.
Alguien que comparta un obstáculo podría recibir una respuesta de seguimiento de otro miembro: «Hablemos; creo que puedo ayudarte a solucionarlo». Esto da lugar a un debate adicional una vez que la reunión de seguimiento ha cumplido su objetivo principal.
En el mejor de los casos, los miembros se reunirán brevemente justo después de la reunión de seguimiento para ocuparse de aquello que esté bloqueando el avance, de modo que todos puedan continuar con su día y ser lo más eficaces posible.
¡Y listo! ¡Eso es todo! Una reunión diaria de seguimiento es fácil de aprender, pero difícil de dominar con un equipo, porque los equipos cambian constantemente, surgen nuevos problemas y evolucionan los estilos de trabajo. ¡No te preocupes! También nos ocupamos de eso. ¡Sigue leyendo!
¿Cómo debería llamar a la sesión?
Esta reunión tan eficaz recibe muchos nombres. Lo más habitual es que la llamen reunión diaria de seguimiento, reunión diaria de Scrum, sincronización diaria, reunión de control, puesta al día o reunión rápida. Independientemente de cómo llame tu equipo a esta sesión, mantén el nombre de forma coherente y asegúrate de que todos los participantes entiendan el objetivo y la estructura de la reunión.
Cuando incorpores nuevos miembros al equipo, incluso podrías considerar permitirles observar una o dos sesiones antes de participar por sí mismos, para que adquieran confianza sobre la mejor manera de participar.
Cómo llevar a cabo una reunión diaria de seguimiento
Una reunión diaria de seguimiento es una reunión breve que normalmente se celebra cada día laborable a una hora establecida (personalmente, prefiero las mañanas, pero ten en cuenta las distintas zonas horarias), y su propósito es mantener a todos informados y alineados. La reunión breve no debería durar más de 10-15 minutos.
Preparación
Si eres el organizador de la sesión, encuentra una hora que funcione de forma constante en los calendarios de todos (ten en cuenta las distintas zonas horarias) y programa una sesión recurrente de 15 minutos. Si os reunís en persona, reserva el mismo lugar o sala de conferencias para cada reunión.
Si tus empleados remotos se van a reunir en un espacio virtual (como Zoom u otras herramientas de colaboración por vídeo), utiliza el mismo enlace de reunión en cada ocasión y asegúrate de configurar la reunión para permitir que los participantes se unan sin el anfitrión, por si te vas a esas vacaciones tan merecidas.
Los equipos distribuidos también pueden optar por reuniones de seguimiento asíncronas, en las que los miembros del equipo responden a las preguntas mediante una aplicación como Slack en el momento que mejor les convenga (esta es una excelente manera de reducir el número de reuniones a las que tienes que asistir).
Facilitación de la sesión
Cada reunión diaria de seguimiento debería tener un facilitador o alguien que comprenda el objetivo de la reunión breve y pueda ayudar a que el equipo se mantenga centrado en la tarea. Puede ser alguien nominado o designado para el puesto, o el facilitador puede asumir su voz de forma natural. Cualquiera de las dos opciones está bien.
Para facilitar una reunión diaria de seguimiento eficaz, es importante asegurarse de que todos estén presentes y de que la reunión siga el rumbo previsto. También es importante establecer algunas reglas básicas, como no permitir ordenadores portátiles ni teléfonos móviles (para equipos presenciales) o acordar no realizar varias tareas a la vez (para equipos híbridos o remotos).
Para iniciar la sesión, reúne al equipo y pide a cada participante que responda a esas tres preguntas (sí, tienen una estructura un tanto predeterminada) en unos 3 minutos o menos por persona.
A medida que se respondan las preguntas, toma nota de cualquier dependencia u oportunidad de colaboración para eliminar bloqueos y resolver problemas, de modo que el equipo pueda seguir avanzando.
Cuando cada participante termine, pasa a la siguiente persona siguiendo un orden lógico (por turnos) o pide a cada persona que elija al azar quién será la siguiente (es mi preferencia personal, ya que esto mantiene a todos involucrados y atentos por si les toca el turno siguiente).
A medida que avances en la sesión, es posible que los participantes encuentren algo interesante de lo que hablar que vaya más allá de responder a las tres preguntas anteriores.
Muchos equipos consideran útil utilizar un “aparcamiento” para “aparcar” temporalmente las conversaciones que no están alineadas con el objetivo de la sesión, pero que es valioso abordar después. Una vez que la sesión haya cumplido su objetivo, revisa el aparcamiento para resolver en grupo cualquier asunto que haya quedado pendiente.
Cuando todos hayan tenido la oportunidad de responder a las preguntas y la sesión haya cumplido su objetivo, ¡es hora de levantar la sesión! Da las gracias al equipo, deséales lo mejor y fomenta la accesibilidad, la apertura y la colaboración.
6 beneficios de las reuniones de seguimiento
Las reuniones diarias de seguimiento marcan una gran diferencia en la eficacia y la diversión del equipo. Estos son algunos beneficios concretos de invertir en reuniones diarias de seguimiento:
1. Sentido de urgencia
Celebrar una reunión diaria de seguimiento crea y mantiene un sentido de urgencia respecto a las tareas y ayuda a fomentar la responsabilidad de avanzar hacia los objetivos cada día.
2. Comunicación rápida y eficaz
La reunión diaria de puesta al día es un canal de comunicación rápido y eficaz para que los miembros del equipo compartan con el resto del equipo actualizaciones y aspectos destacados de su trabajo, y obtengan el apoyo que necesitan para seguir avanzando.
No hay nada como pedir ayuda a todo el equipo de una vez, en lugar de preguntar uno por uno a través del chat o, peor aún, recurrir al temido toque en el hombro que acaba convirtiéndose en una conversación de media hora.
3. Inspeccionar, adaptarse y alinearse
La reunión diaria de puesta al día permite que un equipo inspeccione, adapte y alinee su trabajo a un ritmo muy rápido, de modo que el equipo no debería desviarse demasiado de su rumbo si se reúne con regularidad.
Mantener un ciclo de retroalimentación estrecho hace que las personas tengan más confianza en que están haciendo lo correcto e inspira confianza en el liderazgo y en las partes interesadas clave, que pueden estar seguras de que se está trabajando en lo correcto y más importante en cada momento.
4. Identificar los bloqueos
Identificar y determinar los siguientes pasos y elementos de acción para los bloqueos o desafíos que dificultan el logro de los objetivos del equipo es quizá la parte más importante de la reunión diaria de puesta al día. Tener la oportunidad de plantear un problema y pedir ayuda rápidamente es excepcionalmente valioso.
¡Imagina que un bloqueo tuviera que esperar una semana entera antes de plantearse en una reunión del equipo! Mantén a los equipos avanzando eficazmente identificando rápidamente los bloqueos en las reuniones diarias de puesta al día y reuniendo después a las personas adecuadas para resolver los problemas con rapidez, de modo que el equipo pueda seguir avanzando.
5. Fomentar la colaboración
A las personas (por lo general) les gusta ser útiles, especialmente cuando se trata de personas que les agradan. Las reuniones diarias de puesta al día fomentan la colaboración, ya que los equipos se sienten implicados e incluidos en el trabajo que se está realizando no solo en su propio escritorio, sino también en los escritorios de los demás.
Para mí, saber qué está ocurriendo en otros grupos y qué es lo más importante para mis colegas me ayuda a estar informado sobre nuestra situación como grupo y sobre cómo puedo apoyarlos mejor.
A veces me entero de que un compañero está a punto de abordar algo que yo ya he hecho o para lo que tengo un ejemplo; ¡esa es una oportunidad para ayudarle a acortar su camino hacia el conocimiento compartiendo una guía o un ejemplo que, de otro modo, habría tenido que pedirme!
6. Mejorar la moral del equipo
Los seres humanos somos criaturas sociales y nos gusta resolver problemas juntos. Las reuniones diarias de puesta al día no solo fomentan la colaboración, sino que también facilitan la formación del equipo al ayudar a las personas a sentir que no están solas y que forman parte de un equipo.
Este aumento de la conexión social y el apoyo mejora la moral y el bienestar emocional de todos los participantes, con el beneficio añadido de crear relaciones que sin duda serán útiles cuando algo se estropee y el equipo tenga que reunirse rápidamente para solucionarlo.
6 consejos para que tus reuniones de puesta al día sean más eficaces
A veces, las reuniones de puesta al día se vuelven demasiado rutinarias y la pereza se apodera de la situación, por lo que la sincronización diaria se desvía. Olvidamos el resultado previsto y los beneficios de la colaboración, la comprensión y la planificación, y en su lugar adoptamos una actitud distante mientras los miembros del equipo compiten por tiempo y atención o, lo peor de todo, dejan de participar por completo.
Aquí tienes seis consejos para que tu reunión diaria de puesta al día sea menos una confrontación; evita algunos errores comunes con estos 6 consejos para que tus reuniones de puesta al día sean más eficaces.
1. Cambia tu forma de expresarte
Las tres preguntas en sí mismas suenan a informe de estado; ¡eso es lo que intentamos evitar! Intenta cambiar algunas palabras clave y conseguirás fácilmente el objetivo de comunicar los obstáculos, los avances y la planificación orientada al logro de los objetivos.
- ¿Qué logré ayer que nos acercó a nuestros objetivos?
- ¿Qué lograré hoy que nos acercará a nuestros objetivos?
- ¿Qué me impide alcanzar nuestros objetivos?
Este cambio también elimina conversaciones como «asistí a una reunión», «comí pizza en el almuerzo», «saqué a pasear a mi perro (espera, ¿no estabas trabajando?!)»
2. Elimina el desperdicio
Si ves que tu reunión diaria está durando demasiado o acaba derivando en demasiada charla informal, ¿qué tal si pruebas estas tres preguntas más concretas?
- ¿Qué has logrado que podamos celebrar?
- ¿Qué necesita saber todo el equipo sobre lo que ocurrirá a continuación?
- ¿En qué necesitas ayuda?
Sigue logrando el mismo resultado, pero elimina algunas de las conversaciones que no están directamente relacionadas con el logro de los objetivos colectivos. ¿Necesita el equipo saber qué comiste en el almuerzo? No. ¿Necesitan saber a qué reunión asististe? Quizá. ¿En qué necesitas ayuda? ¡Sí!
3. Reduce las distracciones
Este es un aspecto sencillo, pero con algunas variaciones según el lugar desde el que trabaje el equipo. Si las personas están mirando por una ventana y no prestan atención a lo que ocurre, aleja al grupo de la ventana o baja una persiana para bloquearla.
¿Hay otros equipos que hacen demasiado ruido? Trasládate a otra zona. ¿Los equipos están mirando sus ordenadores y haciendo varias tareas a la vez? Prueba con otro espacio o medio. ¿No están escuchando? Pide a todos que cierren los ojos si están presentes o que se alejen de su ordenador si participan virtualmente, para dedicar tiempo y atención al equipo. Experimenta.
4. Recorre el tablero, no el equipo
Muchos equipos utilizan un tablero Kanban o un tablero de trabajo para visualizar los elementos de trabajo en curso. Muchos equipos también realizan su reunión diaria siguiendo el mismo orden todos los días. Sí, tenemos que turnarnos, pero en lugar de organizar el tablero según las personas del equipo, ¡intenta abordar cada columna del tablero siguiendo el orden!
Ahora los equipos revisan todos los elementos en curso a la vez, no solo los suyos. Esto elimina la pregunta “¿En qué trabajo ahora?”, porque pueden ver qué sigue en curso. Mantiene el foco en las tareas que ayudan a alcanzar los objetivos del equipo y puede identificar cuándo los equipos están trabajando en elementos fuera del alcance.
5. Practica la gratitud
Cuando practicamos la gratitud o identificamos algo por lo que estamos agradecidos, reconfiguramos nuestro cerebro para encontrar lo bueno de la vida, no solo lo que está pendiente, el caos o los obstáculos. Encontrar algo por lo que estar agradecidos puede ayudar a contrarrestar el estrés y la incertidumbre, además de fomentar el trabajo en equipo y la camaradería (Fuente: HBR).
Considera añadir una pregunta a tu rutina diaria de tres preguntas para la reunión: “¿Por qué estás agradecido?” y ¡disfruta de los beneficios como grupo! Incluso podrías aprender un poco más sobre las personas con las que trabajas y sobre lo que más valoran de sus experiencias de vida.
6. Mantenla fresca
La reunión diaria aún puede volverse aburrida (¡la hacemos todos los días!). Mantenla fresca haciendo que, de vez en cuando, todos cuenten un chiste malo, lanzando una pelota y llevando algo para comer ocasionalmente.
¡Esto también la hace más divertida y puede fortalecer la conexión del equipo! Considera alinear estas acciones para mantener la frescura con celebraciones del equipo, como cumpleaños, días festivos o eventos de la empresa.
Consejo para responsables de varios proyectos y líderes de personas
Si trabajas en varios proyectos interrelacionados o gestionas varios equipos que realizan cada uno una reunión diaria, considera la secuencia de esas reuniones a lo largo del día.
Si te reúnes con tu grupo de colegas o con un grupo de partes interesadas de alto nivel a primera hora del día, luego puedes transmitir cualquier información importante a otros miembros del equipo mediante las reuniones diarias a las que asistas más tarde.
Una secuencia bien pensada permite a los líderes transmitir información rápidamente y mejora la percepción de transparencia dentro de la organización. Las personas quieren sentirse incluidas y recibir rápidamente información relevante para su trabajo; ¡organizar las reuniones diarias en una secuencia es una forma sencilla de darte la oportunidad de satisfacer estas necesidades!
Imagina una secuencia como esta:
- Reunión diaria del equipo directivo
- Reunión diaria del equipo
- Reunión diaria del proyecto
¡Hagámoslo!
Ya tienes las herramientas y los conocimientos necesarios para empezar a facilitar reuniones diarias eficaces.
Recuerda: cualquier equipo, proyecto o contexto puede beneficiarse de las reuniones diarias. Entonces, ¿a qué estás esperando? ¡Incluye esa primera reunión diaria en el calendario y adelante! Observa qué piensa el equipo y ajusta el proceso sobre la marcha.
Durante el proceso, asegúrate de suscribirte a The Digital Project Manager para aprender más sobre cómo facilitar que los equipos alcancen resultados eficaces.
