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Cómo Ejecutar Un Kickoff Meeting Excelente, una Guía Completa

By 21/01/2019julio 17th, 2019 No Comments
 

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Todos los proyectos comienzan en alguna parte. Pero la forma en que se inician puede dictar cómo se ejecutará el resto del proyecto o la relación con el cliente. Ejecuta bien una reunión de inicio del proyecto con el cliente (kickoff meeting, por su traducción en inglés) y será mucho más probable que el resto tenga éxito – Si la ejecutas mal, podrías encontrar un proyecto o una relación que va hacia atrás, incluso antes de haber comenzado.

Pero antes de comenzar a pensar en el kick-off meeting, ¿te reuniste con el cliente y tuviste un kickoff meeting interno adecuado?

Si aún no lo has hecho, o simplemente quieres saber qué es un kick off meeting, marca esta página como favorita y consulta nuestra Kickoff meeting: la guía completa para comenzar proyectos con el pie derecho donde verás nuestros mejores consejos y trucos para llevarla a cabo. Y asegúrate de leer hasta el final esta publicación, pues encontrarás un modelo para la agenda de la reunión de inicio del proyecto (kickoff meeting agenda).

Ahora, volviendo a la kickoff meeting agenda, aquí hay algunos consejos para recordar en el camino.

1. Ten cuidado a quién invitas para evitar que la reunión se llene

Antes de programar el kickoff meeting, piensa con cuidado sobre quién quieres que esté allí y quién hará que la reunión sea un éxito. Cuando hay demasiada gente en la sala, puede terminar con sobrepoblación en las reuniones, lo que puede causar que el kick-off se estanque completamente.

Con demasiada gente en la sala, una reunión puede volverse totalmente inefectiva cuando nadie está muy seguro de quién se supone que “debe” hablar y decir, por lo que nadie termina diciendo nada útil. Y en esos casos, por lo general, terminan hablando sólo una o dos persona, así que, ¿por qué no invitarlos?

Por otro lado, si terminas reuniéndote y no tienes a las personas adecuadas allí, también resultará una total pérdida de tiempo. Mantén las invitaciones al mínimo, pero asegúrate de que las personas importantes estén allí; si no pueden ir, vuelve a programar la reinón. Es mejor demorar y hacer la reunión correctamente en lugar de hacer el kickoff meeting dos veces, lo que desperdicia aún más el tiempo de las personas y se gastará rápidamente el presupuesto de manera innecesaria.

2. Prepárate y da una buena primera impresión

No te limites a asistir a un kick-off empresarial con la esperanza de que todo salga bien y puedas salir del paso. Esto requiere un poco de pensamiento y preparación.

No hay nada peor que un kickoff meeting donde nadie se hace más sabio ni obtiene nada de ella. Es muy fácil tener una reunión y hablar mucho, pero en realidad no haber hecho nada para iniciar un proyecto porque no obtuviste la información que necesitabas.

Así que asegúrate de tener absolutamente claro el objetivo del kickoff meeting. Luego, asegúrate de estar en la misma página que la contraparte de tu cliente. A veces, una reunión es realmente sólo un saludo glorificado, y eso a veces está bien. Pero si quieres que el kickoff meeting sea útil, ten en claro cuáles crees que deberían ser los próximos / primeros pasos en el proyecto y resuelve lo que necesitas para que esto suceda.

3. Debes establecer una agenda clara

Una vez que hayas definido tus objetivos para el kickoff meeting, trabaja en desarrollar una agenda que te permita cumplir dichos objetivos.

Cuando se llevan a cabo los kickoff meetings, intentamos responder las preguntas básicas:

  • ¿Por qué ? – ¿por qué estamos haciendo este proyecto en primer lugar? ¿Qué necesidad de negocio satisface? ¿Cómo satisface este proyecto una necesidad del consumidor?
  • ¿Cuál es la solución? ¿Qué vamos a hacer?
  • ¿Cómo? – ¿cómo vamos a trabajar juntos para que el proyecto se lleve a cabo?
  • ¿Cuándo? – cuándo lo vamos a hacer?
  • ¿Dónde/quién? – ¿Dónde está el punto de partida para comenzar? ¿Quién va a hacer qué cosa?

A continuación se presenta una kickoff meeting agenda, y aunque no le daría ese formato en una reunión, la dividí en las secciones descritas anteriormente para aclarar cómo estos puntos de la agenda se corresponden con ellas:

  • Presentaciones – si es posible, incluye un recorrido por la oficina, haz que el cliente se reúna con el equipo que trabajará en el proyecto.

Por qué

  • El Panorama General: intenta que el cliente explique el contexto general brevemente
  • Resumen del Proyecto: haz que el cliente describa cual es el problema comercial, la necesidad del consumidor y la solución comercial
  • Éxito: debes comprender cómo sabrás si has tenido éxito y, si es posible, cualquier falla del proveedor anterior
  • Revisa los objetivos del negocio y del usuario
  • Revisa las prioridades de las dependencias y restricciones

¿Qué?

  • Discusión del Alcance de Trabajo (SOW): se debe discutir lo que cubre ( y lo que no) el presupuesto aprobado
  • Revisión del Proceso: revisar el proceso que se llevará a cabo para lograr los objetivos comerciales y satisfacer las necesidades del consumidor
  • Requisitos : si es posible, ten una sesión de recopilación de los requisitos de creación conjunta para comenzar a desarrollar los requisitos.

¿Cómo?

  • Revisa el Plan de Comunicación: analiza cómo y con qué frecuencia comunicarás el estado del proyecto.
  • Discute la Gestión de Riesgo, Problemas y Cambios: comprende la actitud del cliente ante el riesgo y define tu enfoque para gestionarla
  • Revisa las Funciones y Responsabilidades: debes establecer quién es el contacto diario, y a quién se le debe comunicar todo
  • Examina el gobierno del proyecto: es importante saber quién es el jefe y cuánto tiempo va a tomar para aprobar tus resultados

¿Cuándo?

  • Revisa los Tiempos: esto garantiza que todos tengan claro lo que está sucediendo y cuándo

¿Dónde?

  • Discute los Próximos Pasos: ¿hacia dónde vamos desde aquí? ¿Cuál es el punto de partida? Identifica quién es responsable de qué, y para cuándo deben hacerlo
  • Sesión de Preguntas y Respuestas: bríndale a las personas la oportunidad de plantear cualquier cosa que aún no haya sido cubierta.

4. Ten una reunión antes del kickoff meeting

He descubierto que los kickoff meetings donde hay más de 5 personas en la sala tienden a ir mejor si no es la primera vez que se reúnen. Una vez que hayas completado tu agenda, no te quedes sintiéndote presumido y envíala por adelantado a tu cliente. Así podrás obtener comentarios, preguntarles qué más quieren discutir y comenzar un diálogo sobre el contenido del kickoff meeting antes de que el mismo se realice.

Si es posible, busca una excusa para reunirte con el cliente antes del kickoff meeting para hablar sobre ella. Reunirse con el equipo del proyecto para aclarar la perspectiva de la agencia es igual de importante como reunirse con el cliente de antemano. Hacer esto también te ayudará a dar forma al kickoff meeting y a preparar la forma en que lo llevarás a cabo.

5. Mantén las cosas funcionando sin problemas en el kickoff meeting

En lo que respecta a lkickoff meeting en sí, como gerente del proyecto es tu trabajo asegurarte de que tú y tu equipo están preparados. Arregla la sala correctamente, asegúrate de que el proyector esté funcionando, de que en recepción saben los nombres de los clientes que asistirán. Ten tu agenda impresa y los refrigerios listos. Los kickoff meetings a veces pueden ser un poco “frías”, así que deberías tener algo para que la gente se distraiga. Ten una baraja, o algo para mostrar y compartir, tal vez una nueva pieza de tecnología que creas que podría ser aplicable al proyecto o simplemente un proyecto relacionado, para que la gente comience a hablar.

Finalmente, no olvides escribir un informe de contacto a medida que avanza para capturar todas tus discusiones.

Recursos del kickoff meeting

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Ben Aston

Ben Aston

Soy Ben Aston, gerente de proyectos digitales. He estado en la industria durante más de 10 años trabajando en el Reino Unido en las principales agencias digitales de Londres, incluidas Dare, Wunderman, Lowe y DDB. He entregado de todo, desde videos virales a CMS, juegos flash, anuncios publicitarios y eCRM a sitios de comercio electrónico. He tenido la suerte de trabajar en una amplia gama de grandes clientes; marcas automotrices como Land Rover, Volkswagen y Honda; Empresas de servicios públicos como BT, British Gas y Exxon, y de bienes de consumo como Unilever, así como también marcas de productos electrónicos, como por ejemplo Sony.

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