Tidsregistrering: Din hemmelige superkraft inden for risikostyring
Da jeg begyndte som projektkoordinator for mange år siden, diskuterede projektledere ivrigt strategier til at få teams til at udfylde deres timesedler.
Det bureau, jeg arbejdede for på det tidspunkt, ville beslaglægge din bærbare computer, hvis du kom for langt bagud. Et andet bureau ville inddrage din adgang til øl- og vinkurven. Andre igen ville ty til opfordringer foran hele bureauet. Det vildeste var at tilbageholde lønninger (denne er måske en vandrehistorie).
Heldigvis har vi løst problemet siden projektledelsens mørke, mørke dage, ikke? LMAO. (Må jeg godt sige det?)
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Lad mig spole tilbage og forklare: Hvorfor taler jeg overhovedet om det her? Jorden er dækket af døde heste på dette område. Og alligevel fortsætter drabet på uskyldige heste. Kan vi stoppe galskaben? For at stoppe denne skødesløshed er vi nødt til at forstå hvorfor, eller HVORFOR OVERHOVEDET?
For at presse succes ud af ethvert projekt skal projektledere forstå den overflod af faktorer, der kan føre til dets fiasko. Når dette er forstået, kan der etableres en risikostyringsplan, hvor tidsregistrering skal være missionskritisk.
Hvordan hænger risikostyring og tidsregistrering sammen?
Her er et grundlag for risikostyring ifølge ChatGPT 3.5:
“Princippet for projektrisici handler om systematisk at håndtere usikkerheder og potentielle forstyrrelser i et projekt ved at identificere, vurdere, planlægge for og overvåge risici gennem hele dets livscyklus. Effektiv risikostyring kan forbedre et projekts chancer for succes og minimere de negative konsekvenser af uforudsete hændelser.”
Okay, fedt. Men hvordan passer tidsregistrering ind i risikostyringsprocessen? Lad os definere tidsregistrering. Chat GPT3.5, vær sød at berige os igen:
“Tidsregistrering i projekter er processen med at overvåge og registrere den tid, der bruges på forskellige opgaver, aktiviteter eller faser i et projekt. Det er et afgørende aspekt af projektledelse, som hjælper projektledere, teams og interessenter med at få indsigt i, hvordan tiden fordeles, identificere potentielle flaskehalse eller ineffektiviteter og sikre, at projektet holder tidsplanen.”
Igen, fedt fedt fedt. Men...
Her vil vi specifikt fokusere på, hvordan tidsregistrering skal være en kritisk komponent i din strategi for risikostyringsløsninger.
Den dag i dag er nøjagtig tidsregistrering stadig et varmt samtaleemne. Kernen i dette enkle dataindtastningsproblem er endnu ikke blevet knækket. Teams, jeg har arbejdet med, prioriterer tidsregistrering i varierende grad:
- Løbende, daglig tidsregistrering time for time, udført omhyggeligt, ligesom at vaske og sætte opvasken på plads efter et måltid. Høj prioritet! Næsten automatiseret dataindtastning og implementering på realtidsniveau. Denne person er din helt inden for risikostyring.
- Gentagen tidsblokering på 15 minutter sidst på dagen til indtastning af tid. Som at vaske op efter morgenmad, frokost og aftensmad om aftenen. Denne persons tidsregistrering, browserbaserede softwaredashboard er sandsynligvis fastgjort blandt 20 andre faner. Ikke helt rapportering i realtid, men heller ikke en stor trussel mod din specifikke strategi for risikoidentifikation.
- Gentagen tidsblokering sidst på ugen til indtastning af tid. Ugh, at lade mandagens opvask stå i vasken indtil fredag. Meget sværere at rengøre. Hvad er der overhovedet på den her? Risikoanalysen bygger nu på mangelfulde data, hvilket øger den potentielle indvirkning af uidentificerede risici og øger sandsynligheden for, at afværgeplaner ikke bliver implementeret. På en skala fra 1 til 3, hvor 3 er det værste. Dette er en 3'er. Ikke godt.
- Sidst og mest graverende på denne liste laver økonomiafdelingen en anmodning til hele bureauet ved månedens udgang om at få indtastet tiden, før arbejdsdagen afsluttes.
Jeg vil ikke beskrive dette med hensyn til opvask. Det er for ulækkert og har en tilsvarende ulækker indvirkning på den nøjagtige forståelse. Hvis alle ventede på denne opfordring med at registrere tid, ville risikoeksponeringen være gennem loftet, og afværgeplanerne kunne lige så godt være i toilettet, eftersom alle potentielle trusler ville gå rundt, som om de ejede stedet.
Det svarer til at navigere med bind for øjnene: Der er ingen måde at overvåge risiko på, afværge risiko, bede risikoen om at gå hjem, du er fuld. Projekter i denne lejr udfolder sig som det naturvidenskabelige eksperiment, hvor din “ven” sagde, at du skulle tilsætte vand, og derefter løb væk med hænderne over hovedet.
4 tips til tidsregistrering, der hjælper dig med at styre risiko bedre
Her er nogle bedste praksisser for tidsregistrering. Husk, at du også kan bruge AI i tidsregistrering sammen med disse tips for ekstra effektivitet og automatisering.
1. Gør dit projekt klar til succes: Udfør historisk projektanalyse
Når jeg fastlægger omfanget og planlægger et projekt, kan jeg godt lide at tage udgangspunkt i resultaterne fra lignende projekter, der tidligere er blevet gennemført. Overskred det budgettet? Holdt det sig under budgettet? Hvor mange timer var nødvendige? Hvem brugte mest tid? Hvem brugte mindst? Hvem havde tilstrækkeligt, eller ikke tilstrækkeligt? Kender vi årsagen til eventuelle uoverensstemmelser?
Grundlæggende giver dette indsigt i potentielle risici og sårbarheder og hjælper med at vejlede strategier til risikobegrænsning. Når du udvikler din overordnede risikostyringsstrategi, er dette trin 1. Det risikoregister, du begynder at oprette her, vil danne grundlag for din risikohåndtering.
Denne retsmedicinske indsats giver mig en bedre idé om, hvordan jeg skal gå videre, og er mit hemmelige våben i risikovurderingen. Viden er magt. Jeg bruger den til at informere min projektstrategi, tidsplan, min strategi for tidsregistrering (som nævnt kan tidsregistrering hjælpe med fremtidig projektplanlægning) og, næsten vigtigst af alt, den grundlæggende projektkonfiguration med hensyn til jobnumre.
Det kan være vanskeligt at opsætte jobnumre. Hvorfor? Jeg gætter på, at det skyldes, at vi alle er mennesker, der er mennesker og har travlt med mennesketing.
Om jobnumre: To tilgange til opsætning
1. Hovedjobnummer
Denne tilgang samler den kumulative indsats under ét jobnummer.
Fordel: Teamene har mindre at holde styr på. Hvis de arbejder på projektet, er dette deres jobnummer. Efter min erfaring har økonomiafdelingen foretrukket denne tilgang. Fakturaer, indkøbsordrer, tid—alt registreres ét sted, hvilket giver mindre plads til forvirring.
Ulempe: Det er sværere at udskille den tid, der er brugt på specifikke indsatser, hvilket altid er nyttigt, når man skal estimere lignende projekter i fremtiden. Kunder ønsker ofte omkostninger opdelt på linjeposter for specifikke indsatser. En rapport fra det tidligere job vil ikke have dette tal klar til reference, og det vil kræve en udskillelse ved at kontrollere datoer og timer, der er registreret pr. fagområde. Det kan være et smertefuldt og arbejdskrævende tilbageblik, især når teamene arbejder på overlappende indsatser.
2. Overordnet job med underjob
Denne tilgang registrerer specifikke indsatser for specifikke budgetter.
Fordel: Dette giver mulighed for målrettet tidsregistrering af specifikke indsatser, hvilket skaber bedre referencedata til fremtidige afgrænsningsindsatser, der kræver dokumentation opdelt på linjeposter.
Ulempe: Muligheden for, at teamene registrerer tid forkert, øges med hvert ekstra underjobnummer.
2. Kommunikér tydelige forventninger
Har alle teams en fælles forståelse af, hvordan, hvad og hvornår der skal registreres? Sørg for, at alle er enige om, hvad der udgør en fakturerbar kundeaktivitet, og hvad der ikke gør.
Registrerer I i intervaller på .25? Hvilken cloudbaseret projektstyringssoftware bruger alle til at registrere disse målepunkter? Får teamene påmindelser om at registrere tid? Hvordan identificeres og frasorteres inaktiv tid?
Her er nogle eksempler på fakturerbar tid inden for projektstyring eller digital projektstyring:
- Generelt
- Opsætning af projekt
- Kommunikation med leverandører, ressourcestyring
- Rapportering af budget og udgifter
- Forberedelse af statusmøder
- Sammenfatning af feedback
- Udskillelse af handlingspunkter
- Opsummering af næste skridt
- Kvalitetssikring (QA)
Her er nogle eksempler på ikke-fakturerbar tid:
- Generelt
- Eksperimenter med prøveafprøvning af software
- Møder om gennemgang af leverandørers kompetencer, som ikke vedrører specifikt projektarbejde
- Interne frokostmøder og læringssessioner eller deling af viden på tværs af afdelinger
- Generelle procesopdateringer (igen, ikke projektspecifikke)
- Gentagen introduktion af nye medarbejdere (det tyder på høj personaleudskiftning og ustabilitet)
3. Etabler en rapporteringsrytme for ansvarlighed
Ved projektets begyndelse skal du etablere en forudsigelig rytme for opfølgninger og rapportering, så teamene kan forudse og planlægge, hvornår deres tid skal registreres. Dette kan være drevet af statusmøder, der kræver forbrugsrapporter. Afsæt tid til din gennemgang, så du kan vurdere korrekt, om al tid er registreret. Hav en beredskabsplan klar, hvis den ikke er det.
4. Gennemgå tid efter dato og fagområde, og krydstjek med planen
Før der kan træffes beslutninger og iværksættes handlinger, er det vigtigt at forstå nogle få ting om registreret tid. Ofte, faktisk regelmæssigt, arbejder teams på flere projekter med en række forskellige leverancer.
Denne indsats skal registreres under enten et hovedjobnummer eller et paraplyjob med specifikke underjob for de enkelte indsatser. Det kan nemt ske, at mandagens indsats, som registreres den følgende uge, ved en fejl registreres på det forkerte jobnummer eller underjobnummer. Det kan være svært at opdage og rette hen mod afslutningen af et job. Derfor anbefaler jeg, at man etablerer en rutine for kontrol af registreret tid.
Afhængigt af dine projektparametre vil regelmæssige opfølgninger på fremdriften hjælpe dig med at håndtere risici. Og med opfølgning mener jeg, at man ser på tingene med et kritisk blik.
Gennemgå, hvem der registrerer tid på hvilke jobs, og om mængden er logisk i forhold til de aktuelle projektarbejdsgange. Hvordan stemmer tidsregistreringen overens med den overordnede projektplan? Er leverandørerne ajour med at indsende tid? Hvordan ligger de i forhold til deres tidsbudget?
Sørg for at markere og følge op på eventuelle identificerede problemer, og foretag korrektioner og justeringer efter behov. Hvis du opdager uregelmæssigheder, skal du samarbejde med dit team og økonomiafdelingen om at korrigere tidsregistreringen, så nøjagtigheden bevares.
Find flere bedste praksisser for tidsregistrering her.
Hvordan hjælper alt dette med at håndtere risici?
For at opsummere skal projektplanen og projektopsætningen formidles korrekt, og der skal anvendes en logisk strategi for jobnumre. Arbejdsgange, metoder og hyppighed for tidsregistrering skal være tydelige på tværs af teams, så der skabes en fælles forståelse af forventningerne.
Når disse grundregler er på plads, vil regelmæssige forbrugsrapporter markere problemer. Enhver uventet over- eller underanvendelse af tid bør undersøges med det samme, da det kan være tegn på problemer.
- Er specifikationerne uklare?
- Er der en flaskehals, som forhindrer et team i at gå i gang?
- Er der blevet introduceret uventet kompleksitet i systemet?
En regelmæssig rytme af opfølgninger kan synliggøre alle mulige potentielle faldgruber og måske give dig en ny chance for at komme problemerne i forkøbet.
Hvilke risici er forbundet med tidsregistrering?
Min første produktionsleder på et studie sagde engang til mig: Skidt ind. Skidt ud. Det gælder for alt, bortset fra måske genanvendelse af aluminium? Upræcis tidsregistrering kan skabe langvarigt kaos og underminere alt fra rentabilitet til kapacitetsudnyttelse, omsætning, teamets vækst, fastholdelse af teamet, bonusser og endda lønforhøjelser.
Du kan tænke på tidsregistrering som at forsøge at få hul på en kæmpestor sæbeboble. Jo længere du ser på den uden at handle, desto større er risikoen for, at du går glip af din chance. Jo længere tid der går mellem arbejdet og registreringen af tiden, desto større er risikoen for unøjagtige data. Invester i gode værktøjer til tidsregistrering.
Hvis du bruger tidsregistrering som straf eller som en form for detailstyring, vil du få dit team til at mene, at tidsregistrering er dårligt, hvilket udsætter dine fremtidige tidsdata for risiko.
Hvordan kan software til tidsregistrering hjælpe med risikostyring?
Implementering af en universelt accepteret software til tidsregistrering vil øge sandsynligheden for, at forskellen i nøjagtighed mellem teammedlemmerne mindskes.
Hvis alle arbejder på samme måde, registrerer konsekvent, bruger de samme værktøjer og følger de samme protokoller, vil noget af støjen blive fjernet fra systemdataene, og der opnås derfor større nøjagtighed. AI-værktøjer til tidsregistrering kan også hjælpe med at reducere noget af det manuelle arbejde, der er forbundet med dette.
Det fører til bedre beslutninger og bedre løsninger. To softwareløsninger til tidsregistrering, som jeg godt kan lide, er Harvest og Toggl Track. Jeg er sikker på, at der findes en million andre muligheder; jeg har brugt disse to.
Toggl har en praktisk notifikationsfunktion, der minder brugerne om at registrere tid, samt en automatisk tidsregistrering af inaktivitet. På de punkter vinder den efter min mening, selv om faktureringsfunktionerne i Harvest er gode. Vælg selv dit eventyr.
Tidsregistrering, ikke længere i vennezonen
Hvis du vil vide mere om dette sexede, vedvarende emne, kan du tilmelde dig The Digital Project Manager-nyhedsbrevet.
